Nói thêm về Consolidate (ghép dữ liệu trên nhiều bảng thành 1):
Khi báo cáo dữ liệu để người đọc có thể tiếp nhận thông tin 1 cách trực quan chúng ta có thể sử dụng tính năng vẽ đồ thị. Tuy nhiên để vẽ đồ thị chúng ta cần có dữ liệu, dữ liệu của 1 DN đôi khi nằm rải rác, vì vậy chúng ta cần ghép nối nhiều vùng dữ liệu của bảng tính, thậm chí trên nhiều bảng tính khác nhau thành một vùng kết quả trên bảng tính hiện thời. Trên thực tế số liệu được cập nhật và góp nhặt từ nhiều nguồn thông tin, nhiều địa điểm và hoàn cảnh khác nhau, do vậy ta phải đưa tất cả các dữ liệu ở tất cả các bảng vào 1 sheet (tương đương như tính năng Copy), các công việc vừa nêu ở trên có thể thực hiện bằng tính năng Consolidate.
Các bước thực hiện như sau:
TT Thao tác
1 Đặt con trỏ tại vị trí định kết xuất kết quả. Thực hiện lệnh Data /Consolidate. Hộp thoại Consolidate xuất hiện
2 Trong dòng Reference gõ hoặc chọn địa chỉ vùng cần tổng hợp. Kích nút Add để bổ sung địa chỉ đó vào hộp All references
3 Trong trường hợp vùng liên kết nằm trên bảng tính khác, chọn Browse và trong danh sách để chọn file gõ địa chỉ vùng dữ liệu gốc
4 Nếu muốn xoá địa chỉ trong hộp All references, kích chuột vào nó và chọn Delete
5 Trong hộp Function chọn hàm số cần tổng hợp 6 Chọn các lựa chọn sau nếu cần thiết:
7 Top Row: Sử dụng hàng trên cùng của các vùng dữ liệu gốc trong vùng đích 8 Left Column: Sử dụng cột đầu tiên bên trái của các vùng dữ liệu trong vùng
đích
9 Create links to Source Data: Tạo liên kết giữa dữ liệu các vùng gốc với kết quả của vùng đích. (Lựa chọn này chỉ được phép sử dụng khi vùng kết quả nằm ở bảng tính khác với các bảng tính chứa vùng dữ liệu gốc)
Bảng 2.31. Các bước thực hiện ghép dữ liệu trên nhiều bảng thành một
Lưu ý: Tất cả các bảng dữ liệu phải theo cùng 1 định dạng thống nhất theo quy định của người quản lý đặt ra.