1.1 .Lập trang tính đơn giản
Hình 1.1 Giới thiệu về cửa sổ bảng tính Excel
1.1.1.4. Các thành phần của cửa sổ Bảng tính:
Cột (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính.
Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384.
Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, AB25.
Ô hiện tại: Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau đây gọi tắt là con trỏ). Toạ độ của ô này
Nhắp chuột vào đây để chọn toàn bộ bảng tính
Số thứ tự các hàng
Nút chuyển tới, lui bảng tính Bảng tính hiện tại
Tên các cột
được hiển thị trên thanh công thức.
Con trỏ bàn phím: Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào.
Con trỏ chuột có các dạng sau:
- Dấu | : Dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó.
- Dấu : Dùng để chọn lệnh, biểu tượng, vẽ hình hoặc cuộn bảng tính.
1.1.1.5. Dịch chuyển con trỏ ô trong bảng tính:
Theo một trong các cách sau :
Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái.
Ấn các phím mũi tên: Chuyển tới các hàng, cột lân cận. - PgUp, PgDn : Lên hoặc xuống một màn hình.
- Home: Về ô A1.
- Tab: Sang phải một màn hình
- Shift + Tab: Sang trái một màn hình. ↵ - End + Home: Đến ô cuối cùng của bảng tính.
F5, địa chỉ ô, ↵: Về ô đó, ví dụ để về ô H22, ta ấn phím F5, gõ H22 rồi ấn ↵
Chú ý: Các thao tác trên chỉ thực hiện được khi chọn lệnh Tools, Option, Transition, kích chọn ở tuỳ chọn Transition Navigation Keys.
1.1.1.6. Ra khỏi Excel:
Theo một trong các cách sau :
Chọn File/Exit hoặc ấn Alt + F4.
Tạo mới 1 file Excel
Mở 1 file Excel có sẵn Ghi file Excel đang làm vào ổ đĩa
Xem trước khi in
AutoSum: Tính tổng
Sort Acsending: Sắp xếp tăng
Sort Decsending: Sắp xếp giảm Chart Wizard: Vẽ đồ thị
Drawing: Vẽ một hình Zoom control: Phóng to, thu nhỏ cửa sổ bảng tính
Hỡnh 1.2: Ý nghĩa 1 số biểu tượng trên thanh công cụ (ToolBar)
Hình 1.3: Ý nghĩa 1 số biểu tượng trên thanh định dạng (Formating)
Chọn kiểu Font Chọn cỡ Font và kiểu chữ đậm, nghiêng, gạch chân Hợp nhất nhiều ô thành 1 ô duy nhất Currency Style: Điền dấu tiền tệ Percent Style: Nhân với
100 và điền dấu % Comma Style: Dấu phân
cách hàng nghìn
Decrease Decimal: Bớt đi 1sõ thập phân Increase Decimal: Tăng
thêm 1sõ thập phân
Borders: Chọn kiểu đường viền cho ô
Color: Chọn mầu nền cho ô Font Color: Mầu chữ Chọn kiểu hàm Huỷ nội dung vừa gõ Xem kết quả Nút gọi hàm
Nơi thể hiện nội dung của ô đang nhập dữ liệu
Hình 1.4: Ý nghĩa các thành phần của thanh công thức (Formula bar) 1.1.2. Định dạng và chỉnh trang dữ liệu
1.1.2.1. Lưu (ghi) bảng tính lên đĩa:
Chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ hoặc mục File / Save.
Nếu đây là lần đầu tiên thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính trong ô File Name, Excel sẽ tự gán kiểu đuôi là .xls cho nó. Tên bảng tính sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ. Sau đó trong quá trình làm việc, ta thường xuyên ghi bảng tính lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó.
Nếu ta cần lưu giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File /Save As và đặt tên mới cho nó.
1.1.2.2. Mở bảng tính đã có trên đĩa:
Chọn biểu tượng Open hoặc mục File/Open. Xuất hiện hộp thoại Open với danh sách các bảng tính trong khung File Name được xếp theo thứ tự A,B,C. Ta chọn tệp cần thiết rồi chọn OK. Nếu bảng tính ta cần lại ở trên đĩa khác hoặc thư mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp tại thư mục cần thiết của khung Directories.
Excel còn có cách mở bảng tính khác: Chọn mục File, xuất hiện Menu dọc với danh sách những File mới làm gần nhất ở phía dưới. Ta chọn tệp cần thiết từ danh sách này. Danh sách các bảng tính này có thể nhiều hơn tuỳ thuộc vào người cài đặt.
1.1.2.3. Đóng bảng tính:
Trước khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau đó mới đóng nó bằng cách chọn mục File /Close. Nếu quên chưa ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ hỏi :
Do you want to save change to <FileName>.xls ?
- Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho bảng tính.
1.1.2.4. Chèn thêm 1 bảng tính (thêm sheet)
Các cách Thao tác
Cách 1 Insert / Worksheet
Cách 2 Nháy nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau đây chúng ta quy ước gọi thao tác này là [Menu tắt]), chọn Insert Worksheet
Cách 3 Tools/Option/ tab General/ Sheets in new workbook/ Gõ số lượng sheet mong muốn vào, giả sử 50 ↵
Bảng 1.1 : Thao tác chèn thêm 1 bảng tính
1.1.2.5. Xoá bớt 1 bảng tính
Các cách Thao tác
Cách 1 Edit/ Delete Sheet Cách 2 [Menu tắt], Delete Sheet
Bảng 1. 2 : Thao tác xóa bớt 1 bảng tính
1.1.2.6. Đổi tên bảng tính
Các cách Thao tác
Cách 1 Nháy đúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây chúng ta quy ước gọi là thẻ tên) trên thanh thẻ tên, gõ vào tên mới.
Cách 2 Format /Sheet /Rename, gõ vào tên mới. Cách 3 [Menu tắt], Rename, gõ vào tên mới
Bảng 1.3 : Thao tác đổi tên 1 bảng tính
1.1.2.7. Sao chép / Chuyển 1 bảng tính:
Các cách Thao tác
Cách 1 Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ được chuyển đi.
Cách 2 Edit, Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trước bảng tính nào trong khung Before Sheet. Nếu đánh dấu chọn vào Creat a Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không chuyển nó.
Bảng 1.4 : Thao tác sao chép/ di chuyển 1 bảng tính
Lưu ý: Chỉ dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc).
1.1.2.8. Tách bảng tính:
Các cách Thao tác
Cách 1 Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị trí cần tách.
bỏ tách chọn Window / Remove Split
Cách 3 Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes. Sau đó để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes
Bảng 1.5: Các tách bảng tính
Lưu ý: Việc tách bảng tính ra có ý nghĩa rất quan trọng, khi ta làm việc với những bảng tính có nhiều hàng, nhiều cột có những hàng hay cột ta luôn muốn quan sát để tiện làm việc thì ta phải sử dụng tính năng chia tách bảng tính
Hình 1.5: Một ví dụ về việc chia tách bảng tính1.1.2.9. Ẩn và hiện lại 1 bảng tính1.1.2.9. Ẩn và hiện lại 1 bảng tính 1.1.2.9. Ẩn và hiện lại 1 bảng tính Mục đích Thao tác Ẩn bảng tính Chọn Format/Sheet/Hide để ẩn bảng tính. Hiện lại bảng tính đã bị ẩn
Bảng 1.6 : Thao tác ẩn và hiện lại bảng tính
1.1.2.10. Bảo vệ bảng tính:
Để bảo vệ và che giấu những thông tin quan trọng trong bảng tính cần bảo vệ bảng tính. Cách làm như sau:
Mục đích Thao tác
Bảo vệ Tool / Protection
Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ file Excel.
Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password, 2 lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng mật khẩu trong Excel phân biệt chữ hoa với chữ thường
Bỏ tình trang bảo vệ
Chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu đúng ta mới cập nhật được bảng tính.
Bảng 1.7 : Thao tác tạo khóa bảo vệ/ bỏ tình trạng bảng tính
1.1.2.11. Chọn nhiều bảng tính
Trường hợp Thao tác
Các bảng tính liền kề
Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi nháy chuột vào thẻ tên cuối.
Các bảng tính cách nhau
Giữ Ctrl trong khi lần lượt nháy chuột vào các thẻ tên. Để bỏ việc chọn
một bảng tính nào
Bảng 1.8 : Các trường hợp chọn bảng tính
1.1.2.12. Xử lý dữ liệu trong bảng tính:
Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau :
- Dạng chuỗi (Text):
Ký hiệu ý nghĩa
a đến z hoặc A đến Z Các chữ cái Bắt đầu bằng dấu nháy
đơn (')
Số điện thoại, số nhà, mã số...vv khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán.
Bảng 1.9 : Xử lý dữ liệu dạng chuỗi trong bảng tính
Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô.
- Dạng số (Number):
Ký hiệu ý nghĩa
Các số từ 0 đến 9 Các chữ số
Các dấu +, - , (, *, $ Biểu diễn về giá trị âm, dương, tiền tệ
Bảng 1.10 : Xử lý dữ liệu dạng số trong bảng tính
Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.
- Dạng công thức (Formulas):
Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Nếu thấy các thông báo sau, lý do là:
Thông báo Lý do
##### Cột quá hẹp
#DIV/0? Lỗi khi chia 1 số cho số 0
#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả)
#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #VALUE? Sai về kiểu của toán hạng (giả sử như chia 1 số cho 1 dữ liệu là
Bảng 1.11 : Xử lý dữ liệu dạng công thức trong bảng tính
- Dạng Ngày (Date), Giờ (Time):Trong cách trình bày dưới đây :
Ký hiệu Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
DD Là 2 con số chỉ Ngày 14 Ngày 14
MM Là 2 con số chỉ Tháng 11 Tháng 11
YY Là 2 con số chỉ Năm 07 Năm 2007
MM/DD/YY Nhập theo kiểu Anh, Mỹ 11/14/07 Tháng 11 ngày 14 năm 2007 DD/MM/YY Nhập theo kiểu Việt,
Pháp
14/11/07 Ngày 14 tháng 11 năm 2007 Ctrl + ; Cho ta ngày tháng hiện
tại Ctrl + Shift
+ ;
Cho ta giờ hiện tại
Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô. Nếu nhập sai (không theo đúng định dạng ngày tháng) thì Excel sẽ căn dữ liệu sang bên trái ô và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán. Có thể nhập ngày bằng cách = DATE(YY,MM,DD), đây là cách nhập ngày tốt nhất. Để nhập dữ liệu ngày tháng theo kiểu Việt Nam ta thực hiện các bước như sau:
- Control Panel /Regional Option /Regional/ Chọn French /OK
Bảng 1.12 : Xử lý dữ liệu dạng thời gian trong bảng tính
1.1.2.13. Các toán tử (phép toán) trong công thức - Các phép toán với dữ liệu số: - Các phép toán với dữ liệu số: - Các phép toán với dữ liệu số: - Các phép toán với dữ liệu số:
Ký hiệu Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
+ Phép cộng 10+5 15 - Phép trừ 10-5 5 * Phép nhân 10*5 50 / Phép chia 10/5 2 ^ Luỹ thừa 5^2 25 % Lấy phần trăm 50% 0,5
Bảng 1.13 : Các phép toán trong công thức với dữ liệu số
Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: Luỹ thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên, dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
Ví dụ: Các ô A1, B1, C1 chứa các số 2,3, 4, nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 sẽ được kết quả 14, gõ =(A1+B1)*C1 sẽ được kết quả 20.
- Phép toán nối chuỗi (toán tử &):
Ký hiệu Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
& Nối các chuỗi lại thành 1 chuỗi
="Quản trị "&"kinh doanh"
“Quản trị kinh doanh“
Bảng 1.14 : Các phép toán nối chuỗi
- Phép toán so sánh
Ký hiệu Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
> Lớn hơn 14>13 True
>= Lớn hơn hoặc bằng 13>=14 False
<> Khác 13<>14 True
< Nhỏ hơn 14<13 False
<= Nhỏ hơn hoặc bằng 13<=14 True
Bảng 1.15 : Các phép toán so sánh
1.1.2.14. Nhập dữ liệu:
* Dữ liệu bất kỳ:
Đưa con trỏ ô về ô cần nhập.
Nhập dữ liệu theo mong muốn.
Để kết thúc việc nhập dữ liệu trong 1 ô, ta làm theo một trong các cách sau: - Ấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.
con trỏ ô sang bên phải, ấn phím (sẽ đưa con trỏ sang bên trái.)
- Kích chọn nút X ( (màu xanh lá cây) trên thanh công thức). - Trỏ chuột vào ô cần tới, ấn nút trái.
* Dữ liệu trong các ô giống nhau:
Đánh dấu khối miền cần điền dữ liệu (ví dụ A1:B5)
Gõ vào dữ liệu (ví dụ số 2007)
Kết thúc việc nhập bằng cách ấn phím Ctrl + ↵
Kết quả là: Miền A1:B5 sẽ được điền kín bởi số 2007 * Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật
Chuỗi số với bước nhảy là 1:
- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1, xuống ô tiếp theo gõ số 2.
- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo và thả chuột tại ô cuối của miền (từ đây về sau ta gọi thao tác này là điền tự động AutoFill). Kết quả ta được chuỗi số 1, 2, 3, 4...
Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:
- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi có số tt là 1, 3, 5,… ta gõ số 1
- Đưa con trỏ chuột về góc dưới cùng bên phải, vừa kéo vừa nhấn phím phải xuống dưới khi tới ô cuối thì thả ra.
- Nếu muốn bước nhảy là 1 thì ta chọn Fill series từ danh sách.
- Còn nếu muốn chọn bước nhảy bất kỳ thì ta chọn Series từ danh sách thả ra và sau đó ta điền bước nhảy vào ô tương ứng.
Chuỗi ngày tháng tăng:
- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu.
- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu +, bấm và giữ nút phải, kéo thả tại ô cuối miền. Khi đó sẽ xuất hiện 1 menu, ta sẽ chọn:
Chọn Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
Fill Days Để tăng 1 ngày 15/04/2007 15/04/2007,
16/04/2007, 17/04/2007 Fill Months Để tăng 1 tháng 15/04/2007 15/04/2007, 15/05/2007, 15/06/2007 Fill Years Để tăng 1 năm 15/04/2007 15/04/1999, 15/05/2000, 15/06/2001 Series Tự chọn bước nhảy Chọn step value =2
(ngày)
15/04/2007, 17/04/2007, 19/04/2007
Bảng 1.16 : bảng chuỗi ngày, tháng tăng
Điền một danh sách tự tạo : Không phải lúc nào việc điền tự động vào các ô kế tiếp cũng thoả mãn người dùng. Do vậy, trong Excel cung cấp cho chúng ta 1 phương pháp để tự tạo danh sách theo ý người dùng. Giả sử khi ta muốn các ô có giá trị Thứ Hai, Thứ Ba ... Chủ Nhật ta phải làm như sau :
- Nếu danh sách này chưa có thì phải tạo bằng cách :