7. Kết cấu luận văn
1.5. Nội dung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh
doanh nghiệp
1.5.1. Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Chức năng là từ ghép của chức vụ và khả năng. Khi kết hợp hai từ khóa này với nhau, ta sẽ hiểu cơ bản là với một chức vụ, một vị trí nhất định thì sẽ có khả năng làm được những gì. Như vậy, chức năng là những công việc, khả năng mà một vị trí hay một sản phẩm có thể làm được.
Nhiệm vụ là những công việc cần làm để đảm bảo chức năng của vị trí
Tổng giám đốc P. Tổng giám đốc kỷ thuật P. Tổng giám đốc MAR P. Tổng giám đốc sản xuất P. Tổng giám đốc tài chính Trƣởng phòng Thiết kế Trƣởng phòng Cơ khí Trƣởng phòng Điện CN Trƣởng phòng Tự động hóa Chủ nhiệm dự án A Chủ nhiệm dự án B Chủ nhiệm dự án C
đó không bị sai lệch đi. Thông thường nhiệm vụ sẽ được giao cho một vị trí nào đó để hoàn thành, tuy nhiên khi giao việc cũng cần chú ý vào chức năng mà vị trí đó có thể thực hiện được.
Mỗi một bộ phận sẽ có các chức năng, nghĩa vụ riêng. Việc phân chia chức năng, nhiệm vụ sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, mục tiêu phát triển, năng lực của từng nhóm lao động trong tổ chức.
Đây là hoạt động chuyên môn hóa theo chiều ngang, hay được hiểu là sự tách biệt rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm của các phòng ban trong cùng một cấp của tổ chức. Việc tách biệt, phân nhiệm rõ ràng chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy quản lý tổ chức nhằm tránh sự trùng lặp gây lãng phí, làm giảm sức mạnh của tổ chức. Việc trùng lặp chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận sẽ gây ra mâu thuẫn, ảnh hưởng đến tính hệ thống của tổ chức và khiến cho tổ chức đứng trước nguy cơ suy yếu, tan rã.
Việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận cũng giúp các bộ phận định hình được công việc mình phải làm, phải hoàn thành và góp phần nâng cao tính tự chủ trong công việc của các bộ phận này.
Tùy từng yêu cầu, mục tiêu phát triển khác nhau mà chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý tổ chức cũng khác nhau.
1.5.2. Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận
Sau khi phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, tổ chức cần quy định mối quan hệ giữa các phân hệ để phát huy sức mạnh tổng hợp. Việc xác định các mối quan hệ giữa các bộ phận phải đảm bảo chính thức hóa rõ ràng để các bộ phận trong tổ chức đều nắm rõ được vai trò, vị trí của mình trong mối quan hệ tương quan với các bộ phận khác trong tổ chức. Nếu không xác định rõ mối quan hệ này, việc xác định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận sẽ trở nên vô nghĩa do sự chồng chéo, mâu thuẫn xảy ra bởi các bộ phận độc lập thực hiện các mục tiêu của mình và không gắn kết vì mục tiêu chung.
Trong một tổ chức, quyền hạn là quyền tự chủ hành động, trong quyết định hành động và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay
chức vụ) quản lý nhất định trong tổ chức. Quyền hạn được chia làm ba loại quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng, được phân biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình ra quyết định. Cụ thể như sau:
- Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép nhà quản lí ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quan hẹ quyền hạn giữa cấp tren và các cấp duới trực tiếp trải dài từ cấp cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức, tuong ứng với chuỗi chỉ huy theo nguyen lí thứ bạc.
Là mọt mắt xích trong chuỗi chỉ huy, mỗi nhà quản lí với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp duới trực tiếp và nhạn sự báo cáo từ họ.
Thuạt ngữ trực tuyến có thể đuợc hiểu theo nhiều nghĩa. Trong thực tế, trực tuyến còn đuợc dùng để chỉ các bọ phạn có mối quan hẹ trực tiếp với viẹc thực hiẹn các mục tieu của tổ chức nhu bọ phạn thiết kế sản phẩm và dịch vụ, sản xuất và phan phối sản phẩm (đoi khi cả bọ phạn tài chính).
- Quyền hạn tham mưu là quyền cung cấp lời khuyen và dịch vụ cho các nhà quản lí khác.
Bản chất của mối quan hẹ tham muu là cố vấn. Chức nang của các tham muu (hay bọ phạn tham muu) là điều tra, khảo sát, phan tích và đua ra ý kiến tu vấn cho những nhà quản lí mà họ có trách nhiẹm phải quan hẹ.
Sản phẩm lao đọng của nguời hay bọ phạn tham muu là lời khuyen chứ khong phải là các quyết định cuối cùng.
Tham muu còn thực hiẹn sự trợ giúp trong triển khai chính sách, giám sát và đánh giá; trong các vấn đề pháp lí và tài chính; trong thiết kế và vạn hành hẹ thống dữ liẹu...
Tuy nhiên, loại quyền hạn này cũng tồn tại một số hạn chế như nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến, thiếu trách nhiệm của các tham mưu và các lời khuyên thiếu căn cứ, thiếu tính thực tiễn.
định và kiểm soát những hoạt đọng nhất định của các bọ phạn khác. Nếu nguyen lí thống nhất mẹnh lẹnh đuợc thực hiẹn vo điều kiẹn, quyền kiểm soát các hoạt đọng này chỉ thuọc về những nguời phụ trách trực tuyến mà thoi. Tuy nhien, trong nhiều truờng hợp, do sự hạn chế về kiến thức chuyen mon, thiếu khả nang giám sát quá trình, quyền hạn này lại đuợc nguời phụ trách chung giao cho mọt tham muu hay mọt nhà quản lí mọt bọ phạn nào khác.
Do quyền hạn chức nang vi phạm chế đọ mọt thủ truởng, viẹc hạn chế phạm vi quyền hạn chức nang là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của các cuong vị quản lí.
Như vậy, tùy từng mục tiêu phát triển mà doanh nghiệp xác định và phân chia quyền hạn cho các bộ phận quản lý một cách khác nhau.
1.6. Các nhân tố ảnh hƣởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.6.1. Nhân tố bên ngoài
* Hệ thống luật pháp, chính sách
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các tổ chức, công ty, doanh nghiệp đều phải được thành lập và hoạt động theo quy định của nhà nước. Nhà nước ban hành những cơ chế chính sách, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định về bộ máy quản lý của các loại hình doanh nghiệp như sau:
- Công ty nhà nước có quy mô lớn: Cơ cấu tổ chức phải bảo gồm: Hội đồng quản trị; Ban kiểm soát, Tổng giám đốc và bộ máy quản lý giúp việc.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gồm Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Công ty và Kiểm soát viên, Tổng giám đốc và bộ máy quản lý giúp việc
- Công ty cổ phần, cơ cấu bộ máy quản lý bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban kiểm duyệt, Tổng giám đốc và bộ máy quản lý giúp việc.
- Các loại hình doanh nghiệp khác được quyền tự chủ trong việc quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Như vậy, tùy từng hình thức hoạt động mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp sẽ được cơ cấu khác nhau, đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
* Môi trường kinh tế
Nền kinh tế có tác động nhất định đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Khi nền kinh tế phát triển, mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh đều phát triển, doanh nghiệp sẽ duy trì cơ cấu tổ chức theo hướng mở rộng hơn và phát triển hơn các thành viên trong bộ máy quản lý. Tuy nhiên, nếu nền kinh tế gặp khó khăn, việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bị ngưng trệ, doanh nghiệp buộc phải xem xét lại bộ máy quản lý cơ cấu tổ chức, thu hẹp lại bộ máy quản lý này, cắt giảm nhân sự, tinh gọn lại nhân sự để giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động.
* Môi trường ngành
Môi trường ngành ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp theo hai mặt, đó là tính phức tạp và tính ổn định của môi trường. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, doanh nghiệp thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc và thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu lực và hiệu quả cao. Ngược lại tổ chức muốn thành công trong môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thì phải xây dựng cơ cấu tổ chức sinh học với các mối quan hệ hữu cơ, nhanh chóng thích ứng được với các điều kiện môi trường.
* Công nghệ
Công nghệ được đo lường bởi: nhiệm vụ đa dạng phức tạp xảy ra. Nhiệm vụ đa dạng phức tạp cao và khả năng phân tích trước các vấn đề thấp thể hiện nhiều vấn đề khác thường đối với nhà quản trị, vì thế cơ cấu hữu cơ là thích hợp nhất cho điều kiện này. Nhiệm vụ đa dạng phức tạp thấp và khả năng phân tích trước các vấn đề cao cho phép nhà quản trị dựa vào những chương trình, thủ tục đã thiết kế để giải quyết vấn đề, vì thế cơ cấu thích hợp
là cơ cấu cơ giới. Có ba loại hình sản xuất đại diện cho ba loại công nghệ phân biệt theo hướng gia tăng mức độ phức tạp và khả năng phân tích trước các vấn đề. Loại đầu tiên, sản xuất đơn chiếc, mô tả việc sản xuất mang tính đơn chiếc, loại hình này dựa trên kỹ năng của người công nhân nên cơ cấu thích hợp là cơ cấu hữu cơ. Loại thứ hai, sản xuất khối lượng lớn, máy móc đã được tự động hóa để sản xuất một khối lượng lớn các sản phẩm tiêu chuẩn, và công nhân thực hiện các nhiệm vụ lặp lại, vì thế cơ cấu thích hợp là cơ cấu cơ giới. Cuối cùng, loại thứ ba và nhóm phức tạp về kỹ thuật nhất, sản xuất chế biến, bao gồm việc sản xuất một tiến trình liên tục, toàn bộ quá trình sản xuất đã được tự động, người công nhân phải theo dõi về các vấn đề bất trắc và tác động nhanh chóng đến nó, vì vậy một cơ cấu hữu cơ là hợp lý. Nhìn chung kỹ thuật càng thông thường thì cấu trúc càng càng cơ giới. Ngược lại, các tổ chức với công nghệ khác biệt thì càng có khả năng là cấu trúc hữu cơ.
1.6.2. Nhân tố bên trong
* Chiến lược của tổ chức
Chiến lược và cơ cấu của tổ chức là hai mặt không thể tách rời của hoạt động quản lý. Khi doanh nghiệp đề ra chiến lược kinh doanh mới, sự khan hiếm về các nguồn lực sẽ tạo động lực cho sự thay đổi về cơ cấu tổ chức để tận dụng những nguồn lực sẵn có, phục vụ cho mục tiêu của tổ chức. Quá trình phát triển của cơ cấu tổ chức để đảm bảo tương thích với chiến lược kinh doanh thường trải qua các giai đoạn: xây dựng chiến lược mới; phát sinh các vấn đề quản lý; cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai; đạt được thành quả mong đợi. Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, chiến lược phát triển doanh nghiệp cũng ngày càng phức tạp, đòi hỏi hoàn thiện. Khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất theo hướng tập trung, chuyên môn hóa cao hay mở rộng sản xuất nhằm đạt mục tiêu. Mức độ chuyên môn hóa theo các lĩnh vực đòi hỏi cơ cấu tổ chức có sự phối hợp chặt chẽ với nhau hơn trên các lĩnh vực.
dịch vụ mới thường có một bộ máy quản lý phù hợp với chiến lược đó. Bộ máy quản lý đòi hỏi sự linh hoạt, phân công lao động giữa các bộ phận nhằm tạo sự thích ứng với chiến lược đổi mới của doanh nghiệp. Ngược lại, các doanh nghiệp theo chiến lược cắt giảm chi phí, cần xây dựng một bộ máy quản lý với các liên kết chặt chẽ đúng quy định và mức độ tập trung quyền lực cao nhất.
* Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Bộ máy quản lý tổ chức phục thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với từng quy mô khác nhau, doanh nghiệp có sự áp dụng quy trình sản xuất kinh doanh cũng như bố trí nhân lực sao cho hợp lý, nhằm đảm bảo năng suất lao động. Vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải xây dựng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp có quy mô càng lớn và phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp. Doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa cao hơn, tuy nhiên lại ít tập trung hơn các doanh nghiệp nhỏ. Do đó, nhà quản lý cần đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức sao cho không phức tạp, cồng kềnh.
* Công nghệ và tính chất công việc
Công nghệ và tính chất công việc trong một doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức cần sắp xếp nhân lực sao cho tăng cường khả năng thích nghi của doanh nghiệp trước những thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Tuy nhiên, trên thực tế cơ cấu tổ chức chưa có những chuyển biến nhanh, chủ động nên thường đi sau công nghệ gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới.
Các doanh nghiệp khi khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng các cán bộ quản lý cấp cao có trình độ học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật. Bên cạnh đó, các cán bộ quản lý cũng chú trọng đầu tư các dự án hướng vào việc duy trì và phát triển vị trí dẫn đầu của doanh nghiệp về mặt công nghệ.
Cơ cấu tổ chức phù hợp hệ thống công nghệ và đảm bảo tính chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức và công nghệ.
* Con người
Khi xem xét sự ảnh hưởng của yếu tố con người đến cơ cấu tổ chức, cần tìm hiểu trên hai khía cạnh: quan điểm của nhà lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân viên. Quan điểm của lãnh đạo cấp cao có tác động đến cơ cấu tổ chức. Các nhà quản lý theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít khi vận dụng hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới.
Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới mô hình có quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hóa như tổ chức theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định nhiệm vụ rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng.
Ngoài ra trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Cũng cần xem xét tới các yếu tố lực cản của quá trình thay đổi. Đó chính là quan điểm của nhà quản lý và sự đón nhận của người lao động.
1.7. Kinh nghiệm của một số doanh nghiệp và bài học rút ra cho Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Kỹ thuật máy bay Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Kỹ thuật máy bay
1.7.1. Kinh nghiệm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một số doanh nghiệp một số doanh nghiệp
1.7.1.1. Kinh nghiệm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của