7. Kết cấu luận văn
3.2.1. Xác lập mối quan hệ quyền hạn của các bộ phận, hoàn thiện sự phân
sự phân chia quyền hạn cho các bộ phận
Trong mô hình tổ chức hiện tại của Công ty, các mối quan hệ được xác lập một cách hợp lý, rõ ràng. Tuy nhiên, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, trong thời gian tới, Công ty vẫn cần tiếp tục xác lập mối quan hệ quyền hạn, hoàn thiện sự phân chia quyền hạn cho các bộ phận bằng một số giải pháp sau:
3.2.1.1. Xác lập mối quan hệ quyền hạn của các bộ phận
Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty, việc xác lập tầm hạn quản trị chính là xác định chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận; cơ chế tác động là quan hệ giữa từng bộ phận đã xác định trong cơ cấu mới với các xí nghiệp trong cơ cấu tổ chức. Cụ thể:
* Mối quan hệ trực tuyến
Theo mô hình tổ chức quản lý hiện tại của Công ty, mối quan hệ trực tuyến chính là sự chỉ huy trực tiếp của Hội đồng thành viên với Ban Kiểm
Soát, Tổng Giám Đốc đối với các Phó Tổng Giám đốc, các giám đốc đơn vị thành viên và các phòng ban chức năng như sau:
- Mối quan hệ giữa Tổng Giám đốc với các Phó Tổng Giám Đốc, trưởng phòng Kế toán: các Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng Phòng trong cấu trúc mới có quyền quyết định trực tiếp quản lý các chuyên viên và nhân viên của mình chức năng các lĩnh vực nhất định và có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ và báo cáo kết quả tình hình thực hiện cho Tổng Giám Đốc. Cùng với Giám đốc các trung tâm theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, phân nhiệm vụ cho các ban quản lý.
- Mối quan hệ giữa tổng giám đốc và các các xí nghiệp: Tổng Giám Đốc ủy phân công cho các xí nghiệp thực hiện các nhiệm vụ về xây dựng và cung cấp nguyên vật liệu xây dựng để hoàn thành các công trình của Công ty.
* Mối quan hệ chức năng
Các phòng chức năng căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của mình hỗ trợ, tham mưu cho giám đốc trong quá trình ra quyết định. Để hỗ trợ, tham mưu cho quá trình ra quyết định của giám đốc, các phòng chức năng phải thực hiện các công việc sau: Lập báo cáo định kỳ theo chức năng của các phòng, phân tích một cách khoa học các số liệu trong báo cáo đưa ra các nhận xét, các đánh giá chủ quan của mình; Phản ánh kịp thời với giám đốc các hiện tượng không bình thường phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các buổi giao ban hoặc trực tiếp trình bày cách thức đề nghị giải quyết các phát sinh đó; báo cáo thường xuyên tiến độ của phòng mình.
Các phòng chức năng được quyền đề ra các biện pháp để thực hiện các định mức và các chương trình công tác đã được phê duyệt. Trong quá trình thực hiện các chức năng của phòng, được quyền đề xuất giám đốc giải quyết các vướng mắc về chuyên môn cũng như các sắp xếp về công tác nhân sự của phòng. Các phòng triển khai kế hoạch của giám đốc giao, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận theo các chức năng nhằm hoàn thành kế hoạch được giao.
Để thực hiện nhiệm vụ của mình, các phòng chức năng phối hợp với nhau trong công tác thông qua các mối quan hệ ngang, mối quan hệ phối hợp được thể hiện:
- Các phòng cung cấp cho nhau các thông tin chuyên môn để xây dựng các báo cáo cũng như quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
- Các phòng phối hợp với nhau để giải quyết các công việc liên quan đến nhiều chức năng trong công ty.
- Mối quan hệ phối hợp nhằm bổ sung khiếm khuyết của việc áp dụng mô hình tổ chức cơ cấu sản xuất theo chức năng. Quan hệ phối hợp tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận chức năng liên kết với nhau thành một khối thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu chung của công ty.
- Kiểm tra, giám sát, tư vấn và hỗ trợ các trung tâm tại các tỉnh/thành. Tham mưu cho ban giám đốc để đưa ra các quyết định quản trị.
3.2.1.2. Hoàn thiện phân chia quyền hạn cho các bộ phận
Trong hệ thống phân quyền theo cấu trúc mới, thì Tổng Giám Đốc vẫn là người chịu trách nhiệm cao nhất trong toàn bộ Công ty. Và chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ Công ty, phải báo cáo trực tiếp với hội đồng thành viên và đại hội đồng cổ đông. Hệ thống phân quyền trong Công ty trong mô hình sẽ như sau:
* Tổng Giám Đốc phân quyền các Phó Tổng Giám Đốc
- Điều hành hoạt động của Công ty khi có sự ủy quyền của tổng giám đốc. - Có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế mua, bán hàng hóa và dịch vụ. - Quan hệ công tác với cấp trên, đối tác.
- Quản lí các vấn đề về nhân sự.
- Tổ chức quảng cáo và các hoạt động khuếch trương thương hiệu Công ty. - Tổ chức các hoạt động khuyến mãi, hậu mãi.
- Nghiên cứu thị trường và tham mưu cho tổng giám đốc về định hướng phát triển sản phẩm.
- Quyết định thu chi.
- Quyết định các biện pháp, giải pháp nhằm đảm bảo cho hoạt động của Ban đạt hiệu quả cao.
- Giải quyết các vướng mắc trong lĩnh vực tài chính.
- Có quyền kiểm soát số liệu tài chính, kế toán tại đơn vị cơ sở. - Có quyền phân công cán bộ nhân viên trong Ban.
* Tổng giám đốc phân quyền cho giám đốc các trung tâm - Tổ chức cơ cấu nhân sự trong trung tâm
- Có quyền yêu cầu sự phối hợp, giúp đỡ của các đơn vị khác. - Có quyền tuyển chọn nhân sự theo yêu cầu công việc.
- Có quyền khen thưởng, kỷ luật với các cán bộ công nhân viên của đơn vị. - Có quyền quản trị nhân sự theo phân cấp.