Sau khi phân tích kết quả khảo sát về quy trình này thì câu trả lời chung cho thấy “Tương đối chặt chẽ, nhưng cần điều chỉnh hoàn thiện” dựa vào trị trung bình (mean = 4,00) xem ở Phụ lục số 1. Để khắc phục được những bất cập trong quá trình lựa chọn nhà thầu Ban quản lý cần phải thực hiện ở từng giai đoạn đối với:
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu: đây là công việc rất quan trọng vì kế hoạch lựa chọn nhà thầu là “một bức tranh tổng thể” cho chủ đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng có sự định hướng, kế hoạch tổng quan về trình tự thực hiện các hạng mục của dự án, hình thức lựa chọn nhà thầu thi công, nhà thầu cung cấp và lắp đặt thiết bị, nhà thầu tư vấn, hình thức và thời gian thực hiện hợp đồng. Với tình hình thắt chặt chi tiêu công như hiện nay cần một kế hoạch về nhu cầu vốn khả thi để thực hiện dự án là cực kỳ quan trọng. Chúng ta cần phân chia các gói thầu hợp lý về độ lớn, độ phức tạp, tính kỹ thuật và phân kỳ thi công các gói thầu sao cho phù hợp để dự án khi đưa và hoạt động được đồng bộ, đúng mục tiêu, công năng khi duyệt dự án và hiệu quả sử dụng vốn tối ưu nhất. Tăng cường áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi và chào hàng cạnh tranh; hạn chế hình thức chỉ định thầu rút gọn.
Lập hồ sơ mời thầu (bao gồm hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh): Mặc dù hiện nay đã có các văn bản pháp quy hướng dẫn, quy định, mẫu biểu về hồ sơ mời thầu xây lắp, thiết bị, tư vấn… tuy nhiên để hồ sơ mời thầu đạt hiệu quả chúng ta cần lưu ý một số điểm sau:
Lựa chọn đơn vị tư vấn đấu thầu có năng lực, uy tín. Ngoài ra, hợp đồng tư vấn đấu thầu cũng cần nêu rõ trường hợp có sai sót do lỗi của đơn vị tư vấn thì đơn vị tư vấn phải bồi thường cho chủ đầu tư.
Yêu cầu năng lực kỹ thuật và tài chính của nhà thầu phải phù hợp với các gói thầu không nên đòi hỏi quá cao hoặc quá thấp so với yêu cầu. Trong đó nên có điểm ưu tiên cho nhà thầu địa phương, điều này sẽ thuận tiện hơn trong việc thực hiện hợp đồng.
Các biểu mẫu phải rõ ràng, dễ hiểu. Các điều kiện của mẫu hợp đồng trong hồ sơ mời thầu phải được chi tiết cụ thể để khi chọn được đơn vị trúng thầu thì chỉ cần điền các thông tin của nhà thầu, giá trúng thầu và một số thông tin khác.
Tiên lượng mời thầu: Theo quy định thì đơn vị tư vấn đấu thầu phải bóc lại khối lượng (tiên lượng) mời thầu và chủ đầu tư phải thẩm định lại, tuy nhiên do chi phí tư vấn đấu thầu thấp nên các đơn vị tư vấn thường không bóc lại tiên lượng mời thầu mà lấy theo khối lượng thiết kế đã duyệt do đó dễ dẫn đến rủi ro sai khối lượng và giá gói thầu (rủi ro sẽ lớn hơn là hợp đồng trọn gói). Ngoài ra, đối với gói thầu xây lắp, thiết bị Ban quản lý cũng phải lưu ý loại vật liệu mời thầu cho chính xác, rõ ràng để hạn chế rủi ro, nhầm lẫn khi chào thầu, thực hiện.
Riêng đối với trường hợp chỉ định thầu nên sơ tuyến ít nhất 03 nhà thầu để chọn nhà thầu đảm bảo đủ điều kiện về năng lực, kinh nghiệm và giải pháp thực hiện theo yêu cầu gói thầu chứ không nên chỉ lập hồ sơ yêu cầu cho 01 một nhà thầu như trước đây.
Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định kết quả đấu thầu: Việc đánh giá hồ sơ dự thầu sẽ do đơn vị tư vấn thực hiện, chủ đầu tư sẽ thẩm định kết quả đấu thầu. Tuy nhiên, theo Khoản 11 điều 74 của Luật đấu thầu (số 43/2013/QH13 năm 2013)[1] thì “ Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật và người có thẩm quyền về quá trình lựa chọn nhà thầu” và là người trực tiếp thực hiện hợp đồng này với đơn vị trúng thầu, do đó Ban quản lý phải soát xét, kiểm tra toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Để có thể đạt được những yêu cầu trên, Ban quản lý cần lưu ý một số điểm sau:
Tuỳ theo tính chất và mức độ phức tạp của gói thầu, thành phần tổ chuyên gia đấu thầu phải bao gồm các chuyên gia về lĩnh vực kỹ thuật, tài chính, thương mại, hành chính, pháp lý và các lĩnh vực có liên quan.
Việc phân cấp mạnh cho chủ đầu tư tạo điều kiện thuận lợi đẩy nhanh tiến độ xây dựng cơ bản. Tuy nhiên, năng lực chủ đầu tư tại Ban quản lý chưa thực sự mạnh, chưa đáp ứng kịp với tình hình của Luật đấu thầu mới dẫn đến một số trường hợp còn lúng túng trong việc tổ chức đấu thầu, chưa chủ động, còn trông chờ ỷ lại ở
đơn vị tư vấn mà không xem xét, kiểm tra kỹ các hồ sơ, thủ tục...trước khi phê duyệt. Bên cạnh đó còn chủ đầu tư vẫn sợ trách nhiệm nên trông mong vào sự hỗ trợ của các cơ quan Nhà nước có chức năng quản lý nhà nước về đấu thầu trong một số trường hợp phát sinh. Do đó Ban quản lý cần có phương án, chế độ đào tạo, nâng cao năng lực cho cán bộ về đấu thầu.
Quá trình đấu thầu từ khâu lập hồ sơ mời thầu đến ký hợp đồng phần lớn đều do chủ đầu tư tổ chức thực hiện, dẫn đến dễ phát sinh tiêu cực trong đấu thầu. Công tác theo dõi, phát hiện kịp thời những sai sót hoặc tiêu cực trong quá trình đấu thầu của cấp có thẩm quyền cũng khó khăn do chế độ báo cáo về quá trình lựa chọn nhà thầu hiện nay còn chung chung. Ngoài ra, toàn bộ quá trình đấu thầu chủ yếu do chủ đầu tư quyết định, gần như khép kín và không có cơ quan, thẩm tra, thẩm định. Các cơ quan quản lý đấu thầu hiện nay (người có thẩm quyền, phòng Tài chính kế hoạch huyện, Sở Kế hoạch đầu tư...) nếu có phát hiện ra thì phải sau đấu thầu, sau thanh kiểm tra, thậm chí sau khi thực hiện xong gói thầu, trừ trường hợp có kiến nghị. Do đó Ban quản lý cần có bộ phận kiểm soát nội bộ tốt, kiểm soát lại toàn bộ quá trình đấu thầu trược khi chủ đầu tư phê duyệt kết quả.
Chất lượng của một số đơn vị tư vấn ở địa phương còn hạn chế, đặc biệt là tư vấn đấu thầu. Nhiều hồ sơ do các đơn vị tư vấn lập để chủ đầu tư phê duyệt không đạt yêu cầu, có nhiều sai sót dẫn đến hồ sơ không đạt chất lượng và yêu cầu theo quy định, kéo dài thời gian thẩm định, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án.
Tình trạng dàn xếp, thông đồng giữa các nhà thầu để một nhà thầu trúng thầu trong cùng một gói thầu còn xảy ra ở một số nơi. Qua đó cho thấy chủ đầu tư, bên mời thầu và đơn vị tư vấn đấu thầu cần phải thực hiện tốt hơn nữa việc đánh giá tư cách hợp lệ và năng lực của nhà thầu khi tham gia dự thầu nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực đấu thầu để tránh xảy ra tình trạng đấu thầu hình thức, thiếu tính cạnh tranh làm giảm hiệu quả kinh tế.
Ngoài ra, do đặc thù một số gói thầu đơn vị tư vấn và bộ phận thẩm định của chủ đầu tư phải đưa ra các lưu ý, cảnh báo về các vấn đề bất thường, rủi ro cho chủ đầu tư khi thực hiện hợp đồng như: Nhà thầu bỏ đơn giá cao cho những hạng mục
thực hiện trước, hạng mục dễ thực hiện, đơn giá thấp cho những hạng mục được bù giá, không thực hiện hoặc khó thực hiện (sẽ huỷ thực hợp đồng).
Đàm phán và ký kết hợp đồng: qua một số thực trạng trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng ở Ban quản lý có thể rút ra một số lưu ý đối với các gói thầu khác nhau như sau:
Để rút ngắn thời gian thương thảo hợp đồng thì khi lập hồ sơ mời thầu đối với các gói thầu thông thường chủ đầu tư cần hoàn thiện mẫu hợp đồng với các điều khoản đã được tính toán và cân nhắc trước xem đây như là “đề bài” đã ra đối với các nhà thầu tham dự, khi có quyết định trúng thầu chỉ cần cân nhắc thêm một số yếu tố phát sinh và điền thêm thông tin của đơn vị trúng thầu là hoàn thiện hợp đồng để ký kết và thực hiện.
Trong hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo hiểm cần phải thống nhất về phương pháp tính phí bảo hiểm và phí bảo hiểm bổ sung trong trường hợp kéo dài thời gian bảo hiểm do yêu cầu của chủ đầu tư. Một vấn đề nữa là các công trình xây dựng thường có một đặc điểm là thời gian thực hiện kéo dài, tuỳ thuộc rất nhiều vào điều kiện thi công, nguồn vốn và các chính sách của Nhà nước, vì vậy kiến nghị đối với hợp đồng bảo hiểm là thời hạn bảo hiểm cho tới khi công trình kết thúc đưa vào khai thác, sử dụng, tránh tình trạng thời gian thi công kéo dài do lỗi khách quan mà Ban quản lý vẫn phải trả phụ phí cho nhà thầu Bảo hiểm.
Hợp đồng ký kết cần chi tiết hoá các điều khoản để các bên theo dõi và thực hiện. Đặc biệt chú trọng là điều khoản tạm ứng và thanh toán, trong hợp đồng cần nêu rõ mức tạm ứng, điều kiện tạm ứng, thanh toán. Điều khoản tạm ứng, thanh toán trong việc thương thảo hợp đồng cần rõ ràng, đồng thời với việc tạm ứng, thanh toán cho nhà thầu thì các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng và đảm bảo tạm ứng cũng rất quan trọng kể cả trường hợp được gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng do lỗi của chủ đầu tư hoặc giãn tiến độ do yêu cầu của chủ đầu tư. Thông thường các biện pháp đảm bảo này do bảo lãnh của Ngân hàng như: Giấy (thư) bảo lãnh thực hiện hợp đồng, giấy (thư) bảo lãnh tạm ứng tương ứng với giá trị tạm ứng
cho nhà thầu, ngoài ra cũng cần thống nhất về thời gian bảo lãnh và gia hạn thời gian bảo lãnh tạm ứng.
Đối với các gói thầu có giá trúng thầu thấp so với giá gói thầu (giá gói thầu đã chính xác), những gói thầu có hạng mục, đơn giá chênh lệch lớn (có mục cao hơn, có mục thấp hơn) so với đơn giá theo quy định… thì có thể quy định phải nâng cao mức tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng hoặc ràng buộc điều kiện thanh toán để ràng buộc trách nhiệm thực hiện của hợp đồng.
Để hiểu rõ hơn về quá trình lựa chọn nhà thầu đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình nhằm vận dụng một cách khoa học và đúng đắn trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên cơ sở tham chiếu Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 [1], Nghị định số 63/2014/NĐ-CP [4]. Tôi xin đề xuất lập và đánh giá lại quy trình quản lý ở giai đoạn này gồm các bước thực hiện, các tổ chức tham gia cùng với các yếu tố đánh giá, kiểm tra đi kèm theo lưu đồ hình 6.2 sau:
Bước 1: UBND huyện giao BQL các DA.ĐT&XD tham mưu lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, trong đó Bộ phận đấu thầu của Ban quản lý sẽ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này thay vì 01 cán bộ phụ trách như trước đây nhằm đảm bảo tăng cường hiệu quả trong bước lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu ban đầu.
Bước 2: Trường hợp phân cấp UBND huyện là chủ đầu tư thì UBND huyện trình đến Sở Kế hoạch - Đầu tư thẩm định. Nếu kế hoạch lập không đạt yêu cầu theo qui định thì điều chỉnh lại kế hoạch cho tới khi đạt yêu cầu, sau đó Sở Kế hoạch - Đầu tư trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu. UBND huyện là cấp quyết định đầu tư thì Ban quản lý trình Phòng Tài chính - Kế hoạch thẩm định và UBND huyện phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Bước 3: UBND huyện giao BQL hoặc tư vấn làm tổ chuyên gia đấu thầu; sau khi lập hồ sơ mời thầu (BQL tự thực hiện hoặc thuê tư vấn) BQL trình Phòng Tài chính - Kế hoạch hoặc tư vấn thẩm định HSMT, sau khi có kết quả thẩm định HSMT BQL trình UBND huyện phê duyệt HSMT trước khi đăng tải thông báo mời thầu.
Bước 4: Tổ chuyên gia đấu thầu (Ban quản lý hoặc tư vấn) có trách nhiệm thực hiện các thủ tục cần thiết để đăng tải thông tin đấu thầu trên báo đấu thầu. Ban quản lý được giao nhiệm vụ thông báo mời và phát hành hồ sơ thầu đến các nhà thầu quan tâm. Trong thời gian nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu nếu có những vấn đề gì chưa rõ thì nhà thầu có thể liên hệ với tổ chuyên gia đấu thầu để được hướng dẫn, nếu cần thiết tổ chuyên gia đấu thầu sẽ mở cuộc họp mời các nhà thầu quan tâm đến giải đáp những vấn đề có liên quan đến hồ sơ mời thầu trước thời gian mở thầu theo qui định.
Bước 5: Chủ đầu tư, Ban quản lý hoặc tư vấn đấu thầu cùng các nhà thầu quan tâm đến nộp hồ sơ dự thầu thực hiện các thủ tục cần thiết để mở thầu theo luật định.
Bước 6: Tổ chuyên gia đấu thầu phân tích, đánh giá hồ sơ dự thầu theo các bước như: đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu ở bước này nếu hồ sơ dự thầu không đạt những điều kiện trong hồ sơ mời thầu thì có thể loại hồ sơ dự thầu không đánh giá bước tiếp theo hoặc có thể bổ sung hồ sơ nếu cần thiết để được xem xét tiếp. Những hồ sơ dự thầu đạt bước đánh giá trên thì tiếp tục đánh giá năng lực, kinh nghiệm và kỹ thuật của nhà thầu ở bước này nếu hồ sơ dự thầu không đạt yêu cầu thì sẽ bị loại không đánh giá tài chính. Bước đánh giá tài chính với những hồ sơ đạt yêu cầu tới bước này sẽ được xem xét để thực hiện việc xếp hạng theo từng mức độ với những điều kiện quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu.
Bước 7: Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ hoàn thiện báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu bàn giao cho bộ phận kế toán Ban quản lý để thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng nhất trước khi trình thẩm định báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu.
Bước 8: BQL sẽ tập hợp báo cáo đánh giá HST để trình Phòng TC - KH hoặc thuê tư vấn thẩm định trước khi trình UBND huyện phê duyệt kết quả đấu thầu.
Bước 9: Bộ phận đấu thầu BQL hoặc tư vấn sẽ thực hiện các thủ tục cần thiết để trình Trưởng BQL ra thông báo trúng thầu gửi cho nhà thầu đã đến tham gia dự thầu, gửi phiếu đăng ký cho Báo đấu thầu để đăng tải thông tin công bố kết quả đấu thầu theo luật định. Sau cùng BQL sẽ mời đơn vị trúng thầu đến trao đổi về các điều kiện trong hợp đồng nếu thống nhất sẽ ký kết và chuẩn bị các công tác cần thiết để tiến hành khởi công công trình.
Hình 6.2 Lưu đồ quy trình lựa chọn nhà thầu
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu (1) Các bước thực hiện (2) Lập tổ chuyên gia đấu thầu, HSMT. Thẩm định và phê duyệt HSMT
Thông báo mời thầu, Phát hành HSMT
Mở thầu
(6)
Đánh giá hồ sơ dự thầu
Thông báo trúng thầu, đăng tải thông tin kết quả đấu thầu
Sở Kế hoạch - Đầu tư thẩm định,UBND tỉnh phê duyệt Tổ chức thực hiện
Phòng TC - KH thẩm định, UBND huyện phê duyệt Phân
cấp
Bộ phận đấu thầu Ban quản lý lập Không
đạt
Thẩm định, phê duyệt
Ban quản lý lập, Phòng TC - KH thẩm định, UBND huyện phê duyệt Tư vấn lập và thẩm định HSMT, BQL
trình UBND huyện phê duyệt (3)
Tổ chuyên gia đấu thầu
(4) Hội nghị tiền đấu thầu làm rõ HSMT Nhà
thầu chưa rõ
Hội đồng mở thầu Tổ chuyên gia đấu thầu (5)
Báo cáo kết quả đánh giá HSDT, thương thảo hợp đồng