Sau khi phân tích kết quả khảo sát về quy trình này thì câu trả lời chung cho thấy “Tương đối chặt chẽ, nhưng cần điều chỉnh hoàn thiện” dựa vào trị trung bình (mean = 3,96) xem ở Phụ lục số 1. Để quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình đạt hiệu quả và có chiều sâu ban quản lý cần thực hiện một số nội dung sau:
Công việc phát sinh trong việc thực hiện hợp đồng thi công xây lắp là không thể tránh khỏi, tuy nhiên phải có giải pháp hạn chế đến mức thấp nhất, xử lý hợp lý và kịp thời khi có tình huống phát sinh. Các nội dung phát sinh phải được xử lý bằng biên bản hiện trường, được tổ chức lập thiết kế hiệu chỉnh, phê duyệt, thương
Tổ chức thực hiện Lập và trình duyệt tiến độ thi
công xây lắp (1)
Các bước thực hiện
Kiểm tra và phê duyệt tiến độ thi công xây lắp
(2)
Thi công theo tiến độ đã được phê duyệt
(3)
Có yếu tố phát sinh, lập và xin điều chỉnh tiến độ
(4)
Kiểm tra và phê duyệt tiến độ điều chỉnh
Hoàn thành tiến độ thi công xây lắp Đạt
Không đạt
(5) Đạt Không đạt
Nhà thầu thi công
Tư vấn giám sát, bộ phận kỹ thuật BQL kiểm tra, lãnh đạo ban phê duyệt
Tư vấn giám sát, nhà thầu và ban quản lý
Tư vấn giám sát, nhà thầu và ban quản lý
UBND huyện kiểm tra báo cáo, UBND tỉn phê duyệt Ban quản lý kiểm tra báo cáo,
thảo đàm phán và bổ sung phụ lục hợp đồng đảm bảo đúng trình tự và nội dung thủ tục quy định, giải pháp phải tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Khi bắt đầu khởi công thực hiện dự án, phải lập bảng theo dõi kiểm soát và quản lý khối lượng thi công công trình. Mỗi đợt phát sinh phải được cập nhật vào bảng theo dõi chi phí, cân đối sử dụng trong phần vốn còn lại của công trình từ chi phí dự phòng và phần tiết kiệm được từ đấu thầu, tránh tình trạng vượt dự toán, tổng dự toán, tổng mức đầu tư.
Cán bộ kỹ thuật của Ban quản lý phụ trách công trình phải thường xuyên xuống kiểm tra công trình, giám sát thi công để tránh một số hành vi bớt xén vật liệu, sử dụng vật liệu sai quy định….gây thất thoát, lãnh phí vốn đầu tư của dự án.
Yêu cầu đơn vị thi công hàng tháng phải báo cáo khối lượng đã thực hiện có xác nhận của tư vấn giám sát và nhà thầu thi công gửi cho bộ phận kỹ thuật của Ban quản lý dự án để theo dõi và kiểm tra.
Có chế tài xử lý đối với đơn vị thi công và đơn vị tư vấn giám sát không nghiêm túc báo cáo khối lượng đã thực hiện theo định kỳ, xác nhận khối lượng thanh toán không đúng làm cơ sở thanh toán cũng như khối lượng để làm cơ sở điều chỉnh, bổ sung giá vật liệu, nhân công, máy thi công thì không được thanh toán khối lượng cũng như khối lượng được hưởng giao thầu giá trị bổ sung theo quy định khi có chủ trương bù giá của nhà nước.
Khối lượng thi công xây dựng phải được nghiệm thu đúng với thực tế thi công đã hoàn thành và phải đảm bảo phù hợp với quy chuẩn và tiểu chuẩn hiện hành cùng với các yêu cầu kỹ thuật của thiết kế, có đầy đủ hồ sơ quản lý chất lượng công trình có xác nhận của đơn vị tư vấn giám sát và nhà thầu thi công. Tư vấn giám sát theo hàng tháng đối chiếu khối lượng thiết kế được duyệt làm cơ sở cho việc nghiệm thu, thanh quyết toán hợp đồng.
Để hiểu rõ hơn về quá trình quản lý khối lượng thi công các dự án đầu tư xây dựng công trình nhằm vận dụng một cách khoa học và đúng đắn trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên cơ sở tham chiếu Nghị định số 46/2015/NĐ-CP [6], Nghị định số 59/2015/NĐ-CP [7], Nghị định số 32/2015/NĐ-CP [5]. Tôi xin đề xuất lập và
đánh giá lại quy trình quản lý ở giai đoạn này gồm các bước thực hiện, các tổ chức tham gia cùng với các yếu tố đánh giá, kiểm tra đi kèm theo lưu đồ hình 6.5 sau:
Bước 1: Hồ sơ dự toán do tư vấn thiết kế lập đã được chủ đầu tư phê duyệt.
Bước 2: Bộ phận kỹ thuật ban quản lý, nhà thầu, tư vấn giám sát căn cứ khối lượng được duyệt tiến hành thi công xây dựng, việc thi công xây dựng phải đảm bảo đúng chất lượng theo quy định.
Bước 3: Bộ phận kỹ thuật ban quản lý, tư vấn giám sát kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công và hồ sơ quản lý chất lượng của nhà thầu nếu đạt yêu cầu thì đề xuất nghiệm thu khối lượng, không đạt khắc phục sửa chữa và hoàn thiện lại phần thi công chưa đạt yêu cầu.
Bước 4: Sau khi nhà thầu thi công đạt yêu cầu về chất lượng và khối lượng thi công xây dựng thì tư vấn giám sát kiểm tra, mời kỹ thuật ban quản lý cùng tiến hành nghiệm khối lượng xây lắp hoàn thành giai đoạn thanh toán.
Bước 5: Bộ phận kỹ thuật và kế toán ban quản lý tiếp nhận hồ sơ thanh toán khối lượng từ nhà thầu kiểm tra nếu khối lượng thi công như khối lượng hồ sơ thiết kế được duyệt sẽ trình lãnh đạo ban quan lý phê duyệt và tiến hành thanh toán khối lượng cho nhà thầu.
Bước 6: Nếu có khối lượng phát sinh ngoài thiết kế làm vượt tổng mức đầu tư được duyệt, UBND huyện trình Sở xây dựng thẩm định làm cơ sở để UBND tỉnh phê duyệt và trường hợp khối lượng phát sinh vẫn nằm trong dự toán xây dựng được duyệt thì ban quản lý trình phòng Kinh tế - Hạ tầng thẩm định, sau đó trình UBND huyện Phê duyệt trước khi thanh toán khối lượng hoàn thành.
Hình 6.5 Lưu đồ quy trình quản lý khối lượng thi công nhà thầu
Không đạt chất lượng
Tổ chức thực hiện Khối lượng dự toán
thiết kế được duyệt (1)
Các bước thực hiện
Nhà thầu thi công theo khối lượng được duyệt, đảm bảo chất lượng
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán từ phía nhà thầu thi công
(5) (2)
Khối lượng như thiết kế
Thanh toán khối lượng hoàn thành KL phát sinh ngoài thiết kế (6) Kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công (3) Đạt chất lượng Kiểm tra hồ sơ quản lý chất lượng thi công Nghiệm thu
khối lượng thi công thực tế (4)
Tư vấn thiết kế lập, UBND huyện phê duyệt Kỹ thuật Ban quản lý, Tư vấn
giám sát và Nhà thầu Kỹ thuật Ban quản lý, Tư vấn
giám sát và Nhà thầu
Kỹ thuật Ban quản lý, Tư vấn giám sát và Nhà thầu
Ban quản lý, nhà thầu thi công
Ban quản lý, Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát và Nhà thầu Phòng Kinh tế - Hạ tầng thẩm định,
UBND huyện phê duyệt Sở xây dựng thẩm định, UBND tỉnh phê duyệt khi vượt dự toán xây dựng
và tổng mức đầu tư Thẩm định,
6.1.6Giải pháp về quy trình quản lý quyết toán vốn đầu tư
Sau khi phân tích kết quả khảo sát về quy trình này thì câu trả lời chung cho thấy “Tương đối chặt chẽ, nhưng cần điều chỉnh hoàn thiện” dựa vào trị trung bình (mean = 3,53) xem ở Phụ lục số 1. Để quản lý quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình đạt hiệu quả thì ban quản lý và các bên tham gia dự án cần thực hiện:
Đối với nhà thầu:
Thực hiện quyết toán giá trị thực hiện hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư theo quy định. Hoàn chỉnh hồ sơ quyết toán thuộc phạm vi trách nhiệm thực hiện và chịu về tình chính xác đối với số liệu và tính pháp lý đối với tài liệu đã cung cấp cho chủ đầu tư.
Cùng chủ đầu tư xử lý dứt điểm các vấn đề còn tồn tại theo hợp đồng đã ký kết. Hoàn trả kịp thời số vốn mà chủ đầu tư đã chi trả cho nhà thầu sai quy định (nếu có). Một lưu ý khác đối với nhà thầu là thường gửi hồ sơ hoàn công chậm là do tâm lý khi đã thi công hoàn thành và đã nghiệm thu thanh toán từng đợt, tiền thanh toán không còn nhiều nên thường không chủ động để bàn giao hồ sơ hoàn công cho chủ đầu tư đúng theo thoả thuận hợp đồng do đó chủ đầu tư phải lưu ý và có biện pháp bắc buộc nhà thầu bàn giao hồ sơ đúng thời gian đã thảo thuận.
Đối với chủ đầu tư:
Đôn đốc nhà thầu tổ chức lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư kịp thời theo đúng quy định. Đối với nhà thầu không tích cực làm hồ sơ quyết toán, sau khi đã gửi công văn yêu cầu mà nhà thầu vẫn không có động thái tích cực thì ban quản lý cần đơn phương lập hồ sơ quyết toán với giá trị quyết toán đề nghị tối đa bằng số vốn đã thanh toán cho nhà thầu, đồng thời có chế tài xử phạt như công bố trên trang thông tin điện tử của địa phương và đề xuất các Sở, ngành trên địa bàn tỉnh cấm nhà thầu không cho hoạt động xây dựng trong thời gian từ 1 đến 3 năm.
Lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành đầy đủ, đúng nội dung và đảm bảo thời gian theo quy định.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác đối với số liệu, tính pháp lý đối với tài liệu trong hồ sơ trình duyệt quyết toán.
Để hiểu rõ hơn về quá trình quản lý quyết toán vốn đầu tư XDCT nhằm vận dụng một cách khoa học và đúng đắn trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên cở tham chiếu Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng, Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước. Tôi xin đề xuất lập và đánh giá lại quy trình QL ở giai đoạn này gồm các bước thực hiện, các tổ chức tham gia với các yếu tố đánh giá, kiểm tra đi kèm theo lưu đồ hình 6.6 sau:
Bước 1: Nhà thầu thi công hoàn thành công trình đủ điều kiện nghiệm thu.
Bước 2: BQL, TVGS, nhà thầu xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành.
Bước 3: Nhà thầu thi công lập HSQT theo biểu mẫu đã được hướng dẫn.
Bước 4: Bộ kỹ thuật BQL kiểm tra trình lãnh đạo phê duyệt hồ sơ quyết toán nếu đạt yêu cầu. Không đạt thì nhà thầu làm lại khi nào đạt yêu cầu thì trình duyệt.
Bước 5: Bộ phận kỹ thuật bàn giao hồ sơ, chứng từ cần thiết cho bộ phận kế toán ban quản lý.
Bước 6: Bộ phận kế toán ban quản lý kiểm tra và thanh toán cho nhà thầu nếu hồ sơ đầy đủ yêu cầu theo quy định. Nếu không đạt yêu cầu thì bộ phận kỹ thuật ban quản lý và nhà thầu điều chỉnh cho phù hợp trước khi thanh toán.
Bước 7: Tư vấn kiểm toán thực hiện nghĩa vụ theo đúng qui định đã ký trong hợp đồng với BQL. Kiểm tra về tính pháp lý cũng như giá trị hồ sơ quyết toán mà BQL và nhà thầu đã thống nhất trước đó. Trong quá trình kiểm toán nếu không đạt yêu cầu cần hiệu chỉnh lại cho phù hợp, giá trị quyết toán không đúng thì bộ phận kế toán BQL làm các thủ tục truy thu giá trị đã thanh toán cho nhà thầu nọp lại ngân sách.
Bước 8: Sau khi có kết quả kiểm toán bộ phận kế toán ban quản lý kiểm tra, tập hồ sơ và lập báo cáo quyết toán công trình trình lãnh đạo ban phê duyệt báo cáo. Khi đã đầy đủ các thủ tục cần thiết ban quản lý trình Sở Tài chính thẩm tra.
Bước 9: Sở Tài chính thẩm định xong nếu hồ sơ quyết toán công trình đạt yêu cầu thì ra hội đồng quyết toán và trình UBND tỉnh ra quyết định phê duyệt quyết
toán hoàn thành công trình. Trường hợp không đạt yêu cầu BQL, các đơn vị tham gia dự án phải hiệu chỉnh và hoàn thiện lại hồ sơ quyết toán hoàn thành công trình để Sở Tài chính kiểm tra và trình duyệt theo đúng qui định.
Hình 6.6 Lưu đồ quy trình quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình
Tổ chức thực hiện Công trình đã hoàn thành
(1)
Các bước thực hiện
Nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành Lập hồ sơ quyết toán
(2)
Kiểm toán quyết toán (6)
Thẩm tra quyết toán
Phê duyệt quyết toán công trình Bàn giao HSQT, chứng từ
(5)
Kiểm tra hồ sơ và thanh toán
(7) Đạt Không đạt
Báo cáo quyết toán vốn
(9) Đạt Không đạt
(8)
Nhà thầu thi công Ban quản lý, nhà thầu, TVGS
Nhà thầu thi công
Ban quản lý
(bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán) Ban quản lý(bộ phận kế toán)
Tư vấn kiểm toán Ban quản lý
(bộ phận kế toán, trưởng ban) Ban quản lý trình, Sở tài chính thẩm định
UBND tỉnh phê duyệt Kiểm tra, xác nhận HSQT (bộ phận kỹ thuật và lãnh đạo ban) Ban quản lý
(4) Đạt Không đạt
(3)
Đạt Không đạt
Bảng 6.1 so sánh quy trình sau cải tiến với quy trình đang áp dụng
Quy trình sau cải tiến và quy trình đang áp dụng Stt Nội dung
Điểm giống nhau Điểm khác nhau
1 Quy trình lập, thẩm định và phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình
- Trình tự và các tổ chức thực hiện trong quy trình cơ bản là như nhau.
- Quy trình đang áp dụng: 4 bước thực hiện, không có yêu tố kiểm tra đi kèm như đạt sẽ làm gì và không đạt sẽ làm gì sau từng bước của quy trình.
- Quy trình sau cải tiến: 7 bước thực hiện, có yếu tố kiểm tra đi kèm sau từng bước của quy trình. 2 Quy trình lựa chọn
nhà thầu dự án đầu tư xây dựng công trình
- Trình tự và các tổ chức thực hiện trong quy trình cơ bản là như nhau.
- Quy trình đang áp dụng: 8 bước thực hiện, không có yêu tố kiểm tra đi kèm như đạt sẽ làm gì và không đạt sẽ làm gì sau từng bước của quy trình.
- Quy trình sau cải tiến: 9 bước thực hiện, có yếu tố kiểm tra đi kèm sau từng bước của quy trình. 3 Quy trình QL chất
lượng thi công xây dựng công trình
- Trình tự và các tổ chức thực hiện trong quy trình cơ bản là như nhau.
- Quy trình đang áp dụng: 8 bước thực hiện, không có yêu tố kiểm tra đi kèm như đạt sẽ làm gì
và không đạt sẽ làm gì sau từng bước của quy trình.
- Quy trình sau cải tiến: 13 bước thực hiện, có yếu tố kiểm tra đi kèm sau từng bước của quy trình.
4 Quy trình quản lý tiế độ thi công xây dựng công trình
- Trình tự và các tổ chức thực hiện trong quy trình là như nhau
- Quy trình đang áp dụng: không có yêu tố kiểm tra đi kèm như đạt sẽ làm gì và không đạt sẽ làm gì sau từng bước của quy trình.
- Quy trình sau cải tiến: có yếu tố kiểm tra đi kèm sau từng bước của quy trình.
5 Quy trình quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình
- Trình tự và các tổ chức thực hiện trong quy trình cơ bản là như nhau
- Quy trình đang áp dụng: 4 bước thực hiện, không có yêu tố kiểm tra đi kèm như đạt sẽ làm gì và không đạt sẽ làm gì sau từng bước của quy trình.
- Quy trình sau cải tiến: 6 bước thực hiện, có yếu tố kiểm tra đi kèm sau từng bước của quy trình.
6 Quy trình quản lý quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình
- Trình tự và các tổ chức thực hiện trong quy trình cơ bản là như nhau
- Quy trình đang áp dụng: 5 bước thực hiện, không có yêu tố kiểm tra đi kèm như đạt sẽ làm gì và không đạt sẽ làm gì sau từng bước của quy trình.
- Quy trình sau cải tiến: 9 bước thực hiện, có yếu tố kiểm tra đi kèm sau từng bước của quy trình. Qua bảng 6.1 nêu trên với các bước thực hiện và các tổ chức tham gia trên cơ sở tham chiếu các quy định quy phạm pháp luật về xây dựng Việt Nam hiện hành,