6.1 .6Giải pháp về quy trình quản lý quyết toán vốn đầu tư
6.2 Giải pháp về Năng lực quản lý, sự phổ biến thông tin về dự án đầutư của
các bên tham gia còn hạn chế cùng với khung pháp lý về xây dựng không ổn định
6.2.1Giải pháp về năng lực cùng với chế độ làm việc của cán bộ quản lý dự án
Đối với 03 nhân tố: Quá tải trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của bộ phận kỹ thuật trực tiếp quản lý dự án (một người cùng lúc quản lý nhiều công trình và đảm nhận nhiều việc); Bộ phận kỹ thuật trực tiếp quản lý dự án còn hạn chế về ý thức, năng lực và trình độ; Khả năng am hiểu pháp luật xây dựng, chuyên môn và ra quyết định theo thẩm quyền của Chủ đầu tư và Ban QLDA còn hạn chế. Để có giải pháp cho 03 nhân tố ảnh hưởng này ban quản lý cần phải thực hiện:
Đào tạo một đội ngũ cán bộ quản lý dự án có nghề nghiệp chuyên môn cao:
Bám sát quy định của Luật xây dựng và các quy định hiện hành tạo điều kiện để tất cả các cán bộ quản lý thuộc ban quản lý và các bộ phận liên quan tham gia các khoá học về quản lý dự án, giám sát, đấu thầu, thẩm định, định giá…có đầy đủ chứng chỉ hành nghề về lĩnh vực đang làm.
Xây dựng phong cách làm việc, phong cách lãnh đạo khoa học, phương thức đánh giá hiệu quả của trưởng ban, phó ban cũng như từng bộ phận, thành viên trong đơn vị.
Định kỳ có tổng kết, đánh giá những dự án đã thực hiện, đồng thời rút ra các bài học, kinh nghiệm để cho những dự án sau để thực hiện tốt hơn.
Tập huấn sử dụng những công cụ có chức năng hỗ trợ như quản lý tiến độ, quản lý nhân lực, phân công nhiệm vụ, thiết kế, phân tích nguồn lực nhưng cho tất cả các bộ phận kỹ thuật của ban quản lý, khuyến khích sự sáng tạo của các cá nhân. Áp dụng hệ thống quản lý rủi ro để lường trước các tình huống xấu có thể xảy ra để chủ động ứng phó.
Trang bị phần mềm cho công tác quản lý như, phần mềm quyết toán, phần mềm kế toán, phần mền quản lý tiến độ MS.Project …với phần mềm này là công cụ hỗ trợ cho công tác QLDA ở ban quản lý dễ dàng phân chia nhiệm vụ, tổ chức, quản lý quá trình thực hiện dự án và lập kế hoạch quản lý thời gian và tiến độ dự án nhằm tối ưu các công việc đạt được.
Kiện toàn bộ máy tổ chức Ban quản lý dự án: cần phân chia nhiệm vụ lại cho phù hợp với năng lực, sở trường của từng người và đặc biệt là khối lượng công việc đảm nhận. Như hiện nay một người phải làm quá nhiều việc từ khâu chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc đầu tư, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn như: các thủ tục chuẩn bị đầu tư, tham gia lựa chọn nhà thầu, giám sát thi công xây dựng, kiểm tra hồ sơ thanh quyết toán công trình hoàn thành đồng thời phải đảm nhận công việc báo cáo thường niên hàng tuần, tháng, quí và cả báo cáo đột xuất theo yêu cầu của UBND huyện và các Sở ngành; chưa kể công tác đảng, đoàn và tham gia phong trào do các tổ chức chính quyền phát động. Do đó cá nhân không thể làm hết được mọi việc, dẫn đến tình trạng quá tải, hệ lụy của nó là cá nhân phụ trách quản lý dự án không thể thường xuyên ra công trình kiểm tra nên phát sinh khối lượng thi công do không kiểm soát, chậm tiến độ dự án do thiếu sự đôn đốc và theo dõi cũng như kiểm tra, phát sinh chi phí làm tăng tổng mức đầu tư, chất lượng công trình không đảm bảo do phát sinh tiêu cực giữa đơn vị thi công và tư vấn giám mà không được giám sát
chặt chẽ. Do đó ban quản lý phải phân chia công việc và kiện toàn lại bộ máy tổ chức nhằm giảm áp lực cho cá nhân phụ trách quản lý dự án như hiện nay, cũng là thúc đẩy việc nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng vốn các dự án đầu tư công. Mô hình kiện toàn bộ máy tổ chức ban quản lý được đề xuất như sau:
Hình 6.7 Mô hình kiện toàn bộ máy tổ chức ban quản lý
Với mô hình đề xuất tổ chức như hình 6.7 thì công tác quản lý dự án được phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận và cá nhân theo vai trò chức năng của mình mà thực hiện. Có sự hỗ trợ kiểm tra giám sát giữa các tổ với nhau, dưới sự kiểm tra và chỉ đạo trực tiếp từ phía lãnh đạo ban quản lý. Do đó góp phần giảm áp lực cho cá nhân phụ trách dự án như trước đây.
Trưởng ban Phó trưởng ban Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Tổ phụ trách theo dõi hồ sơ TKKTTC- DT và giám sát công trình dân dụng và công nghiệp Tổ phụ trách theo dõi hồ sơ TKKTTC -DT và giám sát công trình giao thông Tổ phụ trách theo dõi hồ sơ TKKTTC -DT và giám sát công trình thủy lợi Tổ phụ trách theo dõi công tác lựa chọn nhà thầu, và kiểm tra hồ sơ thanh quyết toán Tổ phụ trách theo dõi Lập dự án và báo định kỳ Ghi chú: : Chức năng hỗ trợ lẫn nhau. : Chỉ đạo, kiểm tra.
Để nâng cao khả năng am hiểu pháp luật xây dựng, chuyên môn và ra quyết định theo thẩm quyền của Chủ đầu tư và Ban QLDA thì:
Trước hết, cần thường xuyên tổ chức nâng cao bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ cán bộ quản lý dự án. Đối với đội ngũ lãnh đạo yêu cần phải là những người vừa có khả năng nghiệp vụ, vừa có khả năng về trình độ quản lý, có trình độ, kinh nghiệm, có nhiệt huyết với nghề và đạo đức tốt. Tuy nhiên, để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý dự án thì cần phải xây dựng những tiêu chuẩn phải có đối với lãnh đạo như: Có năng lực điều hành hệ thống tổ chức, nắm vững nghiệp vụ, có trình độ về lý luận chính trị, nắm vững những chủ trương, chính sách của Đảng, thường xuyên được đào tạo và tự học tập để nâng cao năng lực.
Đối với đội ngũ trực tiếp tham gia quá trình quản lý dự án yêu cầu phải có năng lực, trình độ và nắm vững quy trình nghiệp vụ quản lý dự án. Đồng thời phải có phẩm chất đạo đức, nghiêm túc trong công việc và luôn đặt mục tiêu chất lượng của dự án lên hàng đầu.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ quản lý dự án tại ban quản lý đều là những người đã tốt nghiệp đại học do đó cần phải xây dựng kế hoạch nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý dự án như tăng cường tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề, tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu, mời các chuyên gia về tập huấn.
Vì những tài liệu về phân tích và quản lý dự án ở Việt Nam chưa được phong phú nên các cán bộ trong quá trình phân tích, thực hiện cần phải tìm hiểu thêm, tham khảo thêm tài liệu từ sách, báo… nước ngoài. Do đó, Ban quản lý cũng có chương trình, hỗ trợ chi phí để cán bộ học tập và nâng cao khả năng ngoại ngữ.
Phân cấp đồng bộ và toàn diện hơn trong việc trao quyền quyết định cho chủ đầu tư và ban quản lý đối với các công đoạn, thủ tục của dự án bao gồm cả việc giao quyền quyết định về tài chính và nhân sự của dự án theo nguyên tắc những gì cấp dưới không làm được thì cấp trên mới phải làm, cũng đồng nghĩa với việc chấm dứt tình trạng cấp quyết định đầu tư (UBND các cấp) là chủ đầu tư. Bên cạnh đó chính phủ và chính quyền địa phương cần đơn giản hóa thủ tục hành chính liên
quan đến đầu tư xây dựng, hạn chế những thủ tục không cần thiết nhằm góp phần nâng cao quyền quyết định của chủ đầu tư và ban quản lý dự án.
6.2.2Giải pháp về Sự phổ biến thông tin về dự án đầu tư của các bên tham gia còn hạn chế cùng với khung pháp lý về xây dựng không ổn định
Phần này gồm 03 nhân tố ảnh hưởng: Mức độ phổ biến các quy định về quản lý dự án đầu tư xây dựng còn hạn chế; Thay đổi chính sách pháp luật xây dựng thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án; Các đơn vị tư vấn nhà thầu có thức trách nhiệm không mốc ngoặc tham ô. Để có giải pháp cho 03 nhân tố này ban quản lý và các đơn vị liên quan cần phải thực hiện một số vấn đề sau:
Đối với nhân tố thay đổi chính sách pháp luật xây dựng thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án thì cần:
Tập trung nguồn vốn đầu tư hoàn chỉnh các công trình trọng điểm, tránh đầu tư dàn trải dẫn đến thiếu vốn làm kéo dài thời gian thi công. Lựa chọn giá hợp đồng trọn gói trong quá trình đàm phán hợp đồng thi công xây dựng. Chia nhỏ gói thầu và khống chế thời gian thi công là ngắn nhất. Nhằm tránh những ảnh hưởng từ việc thay đổi chính sách pháp luật trong thời gian thực hiện dự án.
Đối với nhân tố Các đơn vị tư vấn nhà thầu có thức trách nhiệm không mốc ngoặc tham ô:
Các đơn vị tư vấn và nhà thầu khi có sai phạm đề nghị chủ đầu tư và ban quản lý phạt bằng tiền trên khối lượng bị thiệt hại không khống chế phần trăm giá trị hợp đồng như hiện nay. Đồng thời có cơ chế tăng cường sự kiểm tra giám sát của các cơ quan chức năng về thanh tra, quản lý xây dựng ở từng giai đoạn thực hiện dự án nhằm phát hiện kịp thời những biểu hiện và dấu hiệu vi phạm của các chủ thể nêu trên.
Đối với nhân tố Mức độ phổ biến các quy định về quản lý dự án đầu tư xây dựng còn hạn chế:
Việc phổ biến pháp luật xây dựng với kinh phí từ ngân sách trên địa bàn huyện thời gian qua chưa thu hút được sự tham gia của chủ đầu tư, ban quản lý và các đơn vị cấp xã. Do đó, bên cạnh việc bố trí ngân sách, cần đổi mới hình thức truyền đạt,
nâng cao chất lượng về nội dung và tổ chức từng địa phương để thu hút được sự quan tâm của chủ đầu tư cũng như các bên tham gia dự án.