Ở CÁC CHI CỤC THUẾ QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ
CHI CỤC THUẾ TP. HÀ NỘI
Chi cục Thuế là cơ quan Nhà nƣớc trực thuộc Cục thuế vì vậy hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ dựa trên các quy định của Nhà nƣớc và của ngành thuế. Để tìm hiểu về thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế chúng tơi tìm hiểu hệ thống những quy định sau:
2.1. Những quy định của Nhà nƣớc về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. liệu lƣu trữ.
Để quản lý, chỉ đạo về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ, Nhà nƣớc đã ban hành rất nhiều văn bản dƣới nhiều hình thức khác nhau nhƣ: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tƣ, Nghị quyết, Chị thị … Những văn bản này do các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành nhƣ: Hội đồng Nhà nƣớc, Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ nội vụ và một số các bộ nghành khác, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc. Các văn bản này đã quy định về nhiều vấn đề khác nhau trong cơng tác lƣu trữ, trong đó có những quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Mức độ điều chỉnh ở mỗi văn bản tuy có khác nhau nhƣng nhìn chung các quy định đã điều chỉnh một số vấn đề rất cơ bản về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Có thể khái quát các quy định đó ở các khía cạnh sau:
- Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lƣu trữ đƣợc khai thác, sử dụng nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tế của các cơ quan và của nhân dân, do vậy ngay tại Điều 5 của Nghị định 168-HĐBT ngày 26/12/1981 đã quy định về mặt nguyên tắc “Các tài liệu của Phông lƣu trữ Quốc gia cần đƣợc công bố, giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng”. Nhận
thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ trong việc phục vụ các mục đích kinh tế, chính trị, xã hội nên tại mục 2 điều 18 - Pháp lệnh lƣu trữ số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 đã quy định “Ngƣời đứng đầu lƣu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lƣu trữ lịch sử để phục vụ việc khai thác, sử dụng”. Không chỉ quy định trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức mà pháp luật lƣu trữ Việt Nam cịn quy định cả trách nhiệm của cán bộ, cơng chức làm công tác lƣu trữ đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ, điều 6 - Pháp lệnh lƣu trữ số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001, mục 2 có ghi “Cán bộ, cơng chức làm cơng tác lƣu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ quốc gia”. Đặc biệt gần đây nhất Luật lƣu trữ năm 2011 đã quy định tại khoản 3 điều 29 “Cơ quan, tổ chức có tài liệu lƣu trữ có trách nhiệm chủ động giới thiệu tài liệu lƣu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lƣu trữ đang quản lý trực tiếp” và điều 31 “Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ cơ quan, tổ chức mình”.
Từ các quy định trên cho thấy pháp luật lƣu trữ của nƣớc ta đã xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác, sử dụng tài liệu do mình quản lý.
- Quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
Quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là vấn đề quan trọng cần phải đƣợc quy định rõ. Theo Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia ngày 30/11/1982 thì quyền đƣợc khai thác, sử dụng tài liệu đƣợc nêu tại điều 11 cho thấy “Các cơ quan của Đảng và Nhà nƣớc, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân đƣợc sử dụng tài liệu lƣu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học. Công dân Việt Nam đƣợc sử dụng tài liệu lƣu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng Bộ trƣởng”. Về nghĩa vụ thì tại điều 12 có nêu “Việc sử
dụng và công bố tài liệu lƣu trữ quốc gia phải phục vụ đƣờng lối, chính sách và bảo đảm bí mật của Đảng và Nhà nƣớc”. Đến Pháp lệnh lƣu trữ năm 2001, vấn đề quyền và nghĩa vụ trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ đƣợc quy định chung tại điều 7 “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định của Pháp lệnh này và các quy định khác của pháp luật có liên quan”. Hiện nay, thì vấn đề này đã đƣợc quy định rõ hơn tại điều 29 Luật lƣu trữ “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lƣu trữ để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” bên cạnh đó thì các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lƣu trữ cũng phải có các nghĩa vụ “Chỉ dẫn số lƣu trữ, độ gốc của tài liệu lƣu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ, tơn trọng tính ngun bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lƣu trữ; khơng xâm phạm lợi ích của Nhà nƣớc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; nộp phí sử dụng tài liệu lƣu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan”. Ngồi ra, pháp luật lƣu trữ nƣớc ta cịn quy định về việc ngƣời nƣớc ngồi đƣợc sử dụng tài liệu lƣu trữ lịch sử trong cơ quan lƣu trữ lịch sử của Việt Nam đồng thời phải có trách nhiệm tuân thủ các quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
- Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lƣu trữ là di sản của dân tộc, tài liệu lƣu trữ phục vụ cho mục đích kinh tế, chính trị, xã hội chính vì vậy để tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng vào các mục đích chính đáng, pháp luật lƣu trữ Việt Nam cần quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Tại điều 17 của Nghị định 111/NĐ- CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia có nêu “Ngƣời đứng đầu Trung tâm lƣu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lƣu trữ bảo quản tại Trung tâm lƣu trữ quốc gia, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nƣớc và tài liệu đặc biệt quý, hiếm; Cục trƣởng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại các Trung tâm lƣu trữ quốc gia; Chủ tịch UBND cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ bảo quản tại lƣu trữ lịch sử của địa phƣơng mình; Ngƣời đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ bảo quản tại kho lƣu trữ của cơ quan, tổ chức mình”. Luật Lƣu trữ ra đời đã quy định vấn đề này một cách tóm lƣợc hơn ở điều 31 “Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình”. Ngồi ra điều 33 của Luật lƣu trữ còn quy định về việc sao lƣu tài liệu lƣu trữ, chứng thực tài liệu lƣu trữ, cụ thể “Việc sao tài liệu lƣu trữ và chứng thực lƣu trữ do Lƣu trữ cơ quan hoặc Lƣu trữ lịch sử thực hiện. Ngƣời có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lƣu trữ cho phép sao tài liệu lƣu trữ”.
Nhƣ vậy, các quy định nêu trên đã xác định thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu, sao lƣu tài liệu cũng nhƣ cấp chứng thực tài liệu lƣu trữ. Quy định này đánh dấu sự tiến bộ trong pháp luật lƣu trữ Việt Nam bởi vì trƣớc đây trong hầu hết các văn bản về cơng tác lƣu trữ chƣa có quy định nào về vấn đề này.
- Quy định về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Để tài liệu lƣu trữ có thể phục vụ một cách tốt nhất cho ngƣời cần khai thác thì việc quy định các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu là một vấn đề không thể thiếu trong pháp luật lƣu trữ Việt Nam. Tuy nhiên, trong các văn bản quy phạm pháp luật về lƣu trữ trƣớc đây chƣa có điều khoản nào quy định cụ thể về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ, nhƣng thơng qua các quy định có liên quan đã đề cập đến một số hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Ví dụ trong Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia năm 2001, tại điều 18 đề cập “Ngƣời đứng đầu lƣu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lƣu trữ để phục vụ việc khai thác, sử dụng” hay tại điều 22 có đề cấp đến hình thức “sao tài liệu lƣu
trữ” và “cấp chứng thực tài liệu lƣu trữ”. Mặc dù các quy định chƣa cụ thể nhƣng đây cũng là cơ sở pháp lý để các cơ quan có thể tổ chức thực hiện các hình thức đó. Hiện nay, Luật Lƣu trữ 2011 đã cụ thể hóa các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ tại điều 32 “Sử dụng tài liệu lƣu trữ tại phòng đọc của Lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lƣu trữ; Giới thiệu tài liệu lƣu trữ trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trƣng bày tài liệu lƣu trữ; Trích dẫn tài liệu lƣu trữ trong cơng trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lƣu trữ, bản chứng thực lƣu trữ”. Với những quy định đầy đủ và cụ thể này các cơ quan có thể tùy vào tình hình thực tế để áp dụng hình thức khai thác sử dụng tài liệu cho phù hợp với điều kiện cơ quan mình.
- Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ.
Tại các lƣu trữ cơ quan hoặc tại các lƣu trữ lịch sử thông thƣờng đƣợc bảo quản nhiều khối hoặc các phông tài liệu khác nhau của các cơ quan, tổ chức qua các giai đoạn lịch sử. Về khía cạnh phạm vi sử dụng thì các khối hoặc phơng tài liệu đó đƣợc chia thành các loại thuộc diện đƣợc khai thác rộng rãi và hạn chế khai thác. Các tài liệu thuộc diện hạn chế khai thác gồm các tài liệu bí mật nhà nƣớc, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị hƣ hỏng hoặc có nguy cơ bị hỏng. Do đó, pháp luật lƣu trữ Việt Nam cũng có một số nguyên tắc về việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ thuộc diện nêu trên. Điều 5 Quyết định 168-HĐBT quy định “Các tài liệu của Phông lƣu trữ Quốc gia cần đƣợc công bố, giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng trừ các tài liệu bí mật có chế độ khai thác riêng”. Năm 2001, Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia ra đời tại điều 18 cũng nêu “Tài liệu lƣu trữ tại lƣu trữ lịch sử đƣợc khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lƣu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nƣớc, tài liệu lƣu trữ đặc biệt quý hiếm”; điều 19 “Tài liệu lƣu trữ đặc biệt quý hiếm; tài liệu lƣu trữ có nguy cơ bị hƣ hỏng chỉ đƣợc khai thác, sử dụng bản sao” và điều 21 “Nghiêm cấm việc mang tài liệu lƣu trữ đặc biệt quý hiếm ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trong trƣờng hợp đặc biệt đƣợc cơ quan nhà nƣớc có
thẩm quyền cho phép thì chỉ đƣợc mang bản sao”. Đến Luật lƣu trữ 2011 cũng với những quy định trên nhƣng đƣợc diễn giải rõ hơn tại điều 30 “Tài liệu lƣu trữ lịch sử đƣợc sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm (Tài liệu lƣu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhƣng có nội dung thơng tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hƣởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nƣớc, quyền và lợi ích hơp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân; Tài liệu lƣu trữ bị hƣ hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hƣ hỏng chƣa đƣợc tu bổ, phục chế; Tài liệu lƣu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiêp vụ)”.
Những quy định trên đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các Chi cuc thuế trực thuộc Cục thuế TP. Hà Nội vận dụng khi nghiên cứu, tham khảo để đƣa ra các quy định phù hợp với thực tế công tác lƣu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại cơ quan.