- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
2.5.7. Phục vụ công tác của các cơ quan chức năng.
Hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế còn giúp cho cơng tác của các cơ quan chức năng.
Ví dụ: Rất nhiều các vụ hồn thuế giá trị gia tăng khi có dấu hiệu nghi ngờ cơ quan thuế phải chuyển hồ sơ sang cho bên cơ quan công an điều tra. Để điều tra làm rõ việc hoàn thuế là đúng hay sai cơ quan công an cần phải phối hợp với cơ quan thuế khai thác tài liệu lƣu trữ từ cơ quan thuế để điều tra làm rõ.
Vụ án tại Chi nhánh Công ty Cổ phần XNK Mỏ Việt Bắc, các cán bộ của Cơng ty này đã mua khống 359 hóa đơn “ma” để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và hạch toán kinh doanh đầu vào từ 8 công ty đã bỏ địa chỉ kinh doanh. Doanh số trên hóa đơn là trên 100 tỷ đồng và số thuế giá trị gia tăng là 10 tỷ đồng. Trƣớc khi hoàn thuế cho đơn vị này Cục thuế TP. Hà Nội căn cứ vào tài liệu lƣu trữ là Hồ sơ đăng ký thuế của các doanh nghiệp bán hóa đơn cho Chi nhánh Cơng ty Cổ phần XNK Việt Bắc thấy rằng trong hơn 4 năm (từ năm 2010 đến 5 tháng đầu năm 2014) có 4 cơng ty đăng ký mã số thuế ở quận Thanh Xuân và quận Hà Đơng hầu nhƣ chỉ viết hóa đơn cho Chi nhánh của công ty này. Các công ty cũng chỉ hoạt động 2-3 năm là đóng cửa. Nhận thấy dấu hiệu bất thƣờng này Cục thuế TP. Hà Nội đã chuyển hồ sơ sang PC46 - Công an thành phố Hà Nội để xác minh. (nguồn Vietnamnet.vn)
Từ đó PC46 - Cơng an thành phố Hà Nội đã vào cuộc điều tra làm rõ, triệt phá thành công đƣờng dây thành lập cơng ty ma, bn bán hóa đơn nhằm chiếm đoạt tiền của nhà nƣớc. Và một trong những tài liệu lƣu trữ họ cần cơ quan thuế phối hợp cung cấp đó là hồ sơ pháp lý của các Cơng ty đã bán hóa đơn cho Chi nhánh Công ty Cổ phần XNK Việt Bắc để xác định địa chỉ kinh doanh của các đơn vị này, sau đó tiến hành kiểm tra địa chỉ kinh doanh và xác định đƣợc các Công ty này đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh.
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ ngành thuế rất quan trọng và có giá trị. Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ này không chỉ phục vụ cho chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ thuế, phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra nội bộ ngành mà còn phục vụ cho các cơ quan hữu quan và cộng đồng xã hội.
2.6. Nhận xét.
Qua khảo sát công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại một số Chi cục Thuế, chúng tơi nhận thấy cơng tác này có một số ƣu điểm và hạn chế nhƣ sau:
2.6.1. Ưu điểm.
Nhận thức của Lãnh đạo Chi cục đối với hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ ngày càng đƣợc nâng cao. Điều này thể hiện ở việc hàng năm các Chi cục Thuế đều làm văn bản đề nghị với Cục thuế thành phố Hà Nội cấp kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng nhằm phục vụ công tác tra cứu. Đối với những Chi cục Thuế đƣợc xây mới đã dành một diện tích tƣơng đối để làm kho lƣu trữ. Một số Chi cục Thuế đã xây dựng đƣợc nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ, nhờ đó mà hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế đƣợc duy trì có nề nếp và ngày càng đƣợc tổ chức tốt hơn, hiệu quả hơn.
Cán bộ Chi cục Thuế cũng nhận thức đƣợc ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ đối với hoạt động của mình. Điều này thể hiện ở việc số lƣợng hồ sơ đƣợc khai thác ngày càng nhiều. Số lƣợng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đem ra phục vụ tăng có ý nghĩa quan trọng bởi đó là bằng chứng tin cậy cho sự phát triển của công tác khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế. Bên cạnh đó, cán bộ Chi cục Thuế cũng ý thức đƣợc ý nghĩa thiết thực của tài liệu lƣu trữ đối với chun mơn của mình nên trong q trình làm việc cán bộ thuế đã nâng cao ý thức lập hồ sơ cơng việc.
Ví dụ: Đội Kiểm tra thuế trƣớc khi chuyển tài liệu vào lƣu trữ cơ quan họ ln có ý thức sắp xếp lại hồ sơ tài liệu của mình. Từng cán bộ trong Đội Kiểm
tra phải tự lƣợc bỏ những tài liệu khơng có giá trị, chỉ có tính chất tham khảo nhƣ: sách, báo, tạp chí. Những tài liệu có giá trị là các hồ sơ kê khai thuế đƣợc những ngƣời cán bộ này sắp xếp theo một logic sau: xếp theo địa danh (phƣờng, xã) và trong từng địa danh đó hồ sơ lại sắp xếp theo tên đơn vị. Do vậy, mặc dù tài liệu tại các Chi cục Thuế rất nhiều, chƣa đƣợc đƣa vào quy trình chỉnh khoa học nhƣng trong chừng mực nào đó vẫn có thể phục vụ khai thác, sử dụng.
Những năm trƣớc đây, công tác lƣu trữ tại ngành thuế nói chung và tại các Chi cục Thuế nói riêng khơng đƣợc quan tâm, khơng có cán bộ lƣu trữ chun trách, mỗi đơn vị thuế thƣờng cử 01 cán bộ Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ làm kiêm nhiệm, có những Chi cục giao cơng việc này cho Tạp vụ phụ trách bởi họ nghĩ đơn giản tài liệu sau khi giải quyết xong cứ đóng vào bao rồi cho vào kho và giao cho Tạp vụ giữ chìa khóa kho là xong. Nhƣng những năm gần đây công tác này đã đƣợc quan tâm nhiều hơn, tất cả các Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế TP. Hà Nội đã bố trí đƣợc cán bộ lƣu trữ chuyên trách. Một số Chi cục đã bố trí đƣợc cán bộ lƣu trữ học đúng chuyên ngành, có nghiệp vụ nhƣ Chi cục Thuế quận Thanh Xuân, Chi cục Thuế quận Ba Đình, Chi cục Thuế quận Hà Đơng. Cịn một số Chi cục Thuế có cán bộ lƣu trữ chuyên trách nhƣng học không đúng chuyên ngành thì đã đƣợc cho tham gia những lớp tập huấn ngắn hạn và đã có chứng chỉ lƣu trữ nhƣ Chi cục Thuế quận Đống Đa.
Ngành tài chính nói chung và ngành thuế nói riêng đã xây dựng đƣợc những văn bản về thời hạn bảo quản tài liệu riêng cho ngành và cho cơ quan của mình nhƣ: Thông tƣ số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính (trong đó có thời hạn bảo quản của ngành thuế); Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 05/4/2012 của Tổng cục Thuế về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thuế và Quyết định 11756/QĐ-CT-HCLT ngày 03/4/2014 của Cục thuế TP. Hà Nội về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản tạm thời hồ sơ, tài
liệu Cục thuế TP. Hà Nội. Với những văn bản đƣợc xây dựng riêng này các Chi cục Thuế rất thuận lợi trong sắp xếp chỉnh lý tài liệu và có cơ sở xác định giá trị tài liệu của mình, loại ra đƣợc những tài liệu trùng thừa, hết giá trị nhằm tối ƣu hóa kho lƣu trữ.
Cơng cụ khai thác tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục thuế hiện nay là bộ Mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ này đã đƣợc cán bộ lƣu trữ tiến hành nhập các dữ liệu vào máy tính và thực hiện tra cứu trên file excel giúp cho việc tra cứu nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm cơng sức.. Ví dụ: Khi cần khai thác Hồ sơ kê khai thuế của một số doanh nghiệp, cán bộ lƣu trữ chỉ cần nhập tên riêng của doanh nghiệp đó là biết tài liệu cần tìm nằm ở hồ sơ nào, hộp nào, giá nào.
Hình thức khai thác sử dụng là sao chụp tài liệu tại các Chi cục thuế là tƣơng đối phù hợp với điều kiện hiện tại của các Chi cục thuế. Hầu nhƣ các Chi cục thuế hiện nay vẫn phải đi thuê kho lƣu trữ nên cán bộ lƣu trữ sau khi thác thác tài liệu họ tiến hành chụp những tài liệu đó để chuyển cho đối tƣợng cần khai thác còn hồ sơ gốc có thể đƣợc nhập ngay trở lại kho để tránh nhầm lẫn, mất mát tài liệu trong quá trình di chuyển trên đƣờng.
Với những ƣu điểm đã đạt đƣợc trong thời gian vừa qua cơng tác lƣu trữ nói chung và hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng tại các Chi cục Thuế đã góp phần khơng nhỏ vào hiệu quả hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành của Chính phủ, Bộ tài chính, Tổng cục Thuế và Cục thuế TP. Hà Nội. Sở dĩ có đƣợc kết quả nhƣ vậy chủ yếu là công tác lƣu trữ đang ngày đƣợc quan tâm, chỉ đạo sát sao của các cơ quan cấp trên. Hàng năm Bộ Tài chính đều có văn bản chỉ đạo tăng cƣờng công tác lƣu trữ trong ngành tài chính (Cơng văn 7890/BTC- VP ngày 13/6/2010 về việc thơng báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tài chính về cơng tác văn thƣ, lƣu trữ); Tổng cục Thuế cũng thƣờng xuyên có văn bản chỉ đạo (Công văn số 3530/TCT-VP ngày 28/8/2007 về việc tăng cƣờng công tác văn thƣ lƣu trữ; Công văn 4191/TCT-CP ngày 06/11/2008 về việc thực hiện
công tác lƣu trữ; Công văn 3597/TCT-VP ngày 04/9/2009 về việc tăng cƣờg thực hiện công tác lƣu trữ) và Cục thuế TP. Hà Nội luôn hỗ trợ hƣớng dẫn các Chi cục Thuế trực thuộc trong công tác lƣu trữ cùng với sự cố gắng của cán bộ công chức Chi cục Thuế đã làm cho công tác lƣu trữ ngày một đi lên.