- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
3.2.3. Cần đầu tư kinh phí để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu. Đây là một khâu nghiệp vụ cần đƣợc chú trọng
ngày từ khâu văn thƣ cho đến khi tài liệu đƣợc giao nộp vào kho lƣu trữ cơ quan, nhiệm vụ này cần phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên theo quy định. Việc xác định giá trị tài liệu góp phần khơng nhỏ làm giảm áp lực về kho lƣu trữ, tối ƣu hóa đƣợc kho lƣu trữ vì khi tiến hành xác định giá trị tài liệu là có thể lựa chọn đƣợc những tài liệu có giá trị cao để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Việc xác định giá trị tài liệu ngành thuế hiện này vẫn áp dụng theo Quyết định 374/QĐ-TCT ngày 05/4/2012 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thuế. Tuy nhiên, Quyết định 374 chƣa bao quát hết đƣợc hồ sơ tài liệu tại các Chi cục Thuế nên trong quá trình xác định giá trị tài liệu các Chi cục Thuế bổ sung các tiêu chí khác để xác định giá trị nhƣ: vật mang tin, ý nghĩa lịch sử của tài liệu,...
3.2.3. Cần đầu tư kinh phí để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. thác, sử dụng tài liệu.
Nhƣ đã trình bày tại Chƣơng 2, tài liệu tại các Chi cục Thuế hiện nay đang trong tình trạng bó gói, bảo quản trong các bao tải, trong thùng tôn, thùng carton xếp chồng lên nhau dƣới nền nhà gây khó khăn trong việc tra cứu thơng tin tài
liệu. Kho lƣu trữ thì hầu nhƣ phải đi thuê nên điều kiện cơ sở vật chất không đƣợc trang bị, trang thiết bị bảo quản tài liệu thiếu thốn làm cho tài liệu có nguy cơ bị xuống cấp nghiêm trọng. Vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại các Chi cục Thuế cần đầu tƣ kinh phí cho 03 hạng mục:
- Chỉnh lý tài liệu
- Trang bị thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ
- Cải tạo, xây dựng kho lƣu trữ và trang bị cơ sở vật chất cho kho lƣu trữ
* Chỉnh lý tài liệu
Việc đầu tƣ kinh phí cho chỉnh lý tài liệu là việc cần làm ngay, sở dĩ phải đầu tƣ kinh phí cho chỉnh lý tài liệu là vì khối tài liệu tồn đọng của các Chi cục Thuế rất nhiều, trong đó chứa đựng nhiều thơng tin phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo, công tác chuyên môn của các Đội thuế.
* Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Bên cạnh việc chỉnh lý tài liệu thì trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ cũng phải đƣợc đầu tƣ kịp thời và đồng bộ. Tại sao cần phải đề xuất trang bị đồng bộ là vì thực tế ở nhiều Chi cục Thuế đã xảy ra tình trạng tài liệu sau khi chỉnh lý xong đƣợc đầu tƣ thiết bị bảo quản là bìa hồ sơ lƣu trữ, hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ nhƣng lại khơng có giá lƣu trữ để bảo quản hộp, gác hộp lên nên các hộp hồ sơ lại đƣợc xếp chồng lên nhau thành nhiều hàng, nhiều dãy trong kho lƣu trữ. Nếu nhƣ vậy, thì việc đầu tƣ kinh phí cho chỉnh lý khơng đạt đƣợc hiệu quả vì việc khai thác tài liệu vẫn gặp khó khăn. Thử tƣởng tƣợng nếu tài liệu cần khai thác đang nằm trong hồ sơ đƣợc bảo quản tại hộp mà đang bị xếp cuối cùng thì chúng ta lại phải dỡ từng hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ ở trên xuống giống nhƣ việc dỡ từng bao tải tài liệu xuống để lựa chọn tài liệu trong hộp cuối cùng hoặc trong bao tải cuối cùng. Vì vậy khi đầu tƣ kinh phí chỉnh lý tài liệu cơ quan thuế cấp trên cần tính đến các thiết bị bảo quản tài liệu và đầu tƣ đồng bộ gồm: bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ và giá bảo quản tài liệu lƣu trữ (tiêu chuẩn của
các thiết bị bảo quản này đƣợc quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia, trong đó cơng bố 03 tiêu chuẩn gồm: TCVN 9251:2012 - Bìa hồ sơ lƣu trữ; TCVN 9252:2012 - Hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ; TCVN 9253:2012 - Giá bảo quản tài liệu lƣu trữ).
* Cải tạo, xây dựng kho lưu trữ và trang bị cơ sở vật chất cho kho lưu trữ
Tài liệu đã đƣợc chỉnh lý, có vật tƣ thiết bị bảo quản nhƣng kho lƣu trữ lại khơng đảm bảo thì hiệu quả của cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu sẽ không cao. Lấy kho lƣu trữ đi th của Chi cục Thuế quận Ba Đình làm ví dụ: Chi cục Thuế quận Ba Đình đã tiến hành chỉnh lý tài liệu đƣợc 03 lần, số tài liệu đã đƣợc chỉnh lý đang bảo quản tại kho đi thuê ở 23 Lý Nam Đế trên tầng 6 - tầng trên cùng của tòa nhà, cũng là nơi chứa bồn nƣớc để cung cấp cho tồn bộ tịa nhà, đƣợc lợp mái tơn mùa hè rất nóng và nhiều chỗ đã bị thấm nƣớc, bị dột. Do đó, tài liệu mặc dù đã chỉnh lý, đã phục vụ đƣợc khai thác nhƣng môi trƣờng kho lƣu trữ nhƣ vậy khiến cho tài liệu bị hơi nóng từ mái tơn hấp xuống làm giịn tài liệu, những chỗ bị dột trong kho lƣu trữ sẽ làm tài liệu bị ẩm mốc và nếu nhƣ bồn nƣớc bị rò rỉ hoặc bị vỡ thì sẽ làm ƣớt hết tài liệu lƣu trữ. Đây chính là những nguyên nhân dẫn đến tài liệu bị hủy hoại và mất thông tin tài liệu.
Bên cạnh đó, nhƣ giải pháp đã nêu ở phần 3.4 thì cần phải đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu nên nếu nhƣ các Chi cục Thuế khơng có kho lƣu trữ mà vẫn phải đi thuê, trang thiết bị trong kho khơng đƣợc trang bị thì rất khó có thể áp dụng đƣợc nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Bởi vậy vấn đề đặt ra là cần phải xây dựng kho lƣu trữ hoặc cải tạo kho lƣu trữ để tài liệu đƣợc bảo quản một cách an toàn. Về kho lƣu trữ chuyên dụng đã đƣợc quy định tại Thông tƣ 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007, tuy nhiên phụ thuộc vào diện tích và kinh phí mà mỗi Chi cục có thể có thiết kế riêng cho Kho lƣu trữ của mình phù hợp với điều kiện hiện có. Bên cạnh đó cũng cần phải
trang bị những phƣơng tiện và thiết bị theo yêu cầu phịng cháy, chữa cháy. Ngồi việc xây kho lƣu trữ cần chú ý bố trí diện tích làm phịng đọc, phịng đọc cần đƣợc trang bị những phƣơng tiện tối thiếu nhƣ bàn, ghế phục vụ độc giả, máy photocopy phục vụ sao chụp tài liệu, máy tính để tra cứu dữ liệu.
Kinh phí để đầu tƣ cho 03 hạng mục nêu trên cần phải đƣợc phân bổ từ cơ quan thuế cấp trên (Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội). Theo chúng tôi, để làm đƣợc điều này các Chi cục Thuế cần phải xây dựng phƣơng án chỉnh lý (gồm chỉnh lý và đầu tƣ cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu lƣu trữ) trình cơ quan cấp trên xin đầu tƣ kinh phí để triển khai. Các bƣớc cơng việc nhƣ sau:
- Tiến hành khảo sát khối tài liệu tồn đọng để xác định:
+ Số lƣợng tài liệu + Thành phần tài liệu + Thời gian của tài liệu
+ Tình trạng của tài liệu (tình trạng vật lý, tình trạng bảo quản) + Hiện trạng kho lƣu trữ bảo quản tài liệu
- Xây dựng phƣơng án để chỉnh lý khoa học tài liệu, gồm những nội dung cơ bản nhƣ sau:
+ Nêu cơ sở pháp lý để xây dựng phƣơng án + Đánh giá trực trạng công tác lƣu trữ tại cơ quan + Nội dung triển khai công tác lƣu trữ, gồm:
Chỉnh lý tài liệu tồn đọng
Lắp đặt trang thiết bị cho kho lƣu trữ (đối với những Chi cục Thuế đã có kho lƣu trữ)
Xây dựng, cải tạo, lắp đặt trang thiết bị cho kho lƣu trữ (đối với những Chi cục Thuế chƣa có kho lƣu trữ)
- Trình phƣơng án lên Cục thuế TP. Hà Nội xin kinh phí, Cục thuế TP. Hà Nội có thể lấy từ nguồn từ Cục thuế hoặc làm tờ trình xin kinh phí từ Tổng cục Thuế rồi cấp về cho các Chi cục Thuế triển khai theo phƣơng án đƣợc phê duyệt.
Với những đầu tƣ nhƣ đã nêu ở trên về cơ bản đã đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu và đảm bảo cho việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả. Tuy nhiên, nhƣ đã trình bày tại phần 3.4 để phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lƣu trữ, giúp ngƣời có nhu cầu khai thác có thể tiếp cận trực tiếp với hồ sơ, tài liệu (trực tiếp khai thác thơng tin) thì tài liệu lƣu trữ tại Chi cục Thuế cần phải đƣợc số hóa, một phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ đã đƣợc số hóa phải đƣợc cài đặt tại các Chi cục Thuế để quản lý cơ sở dữ liệu này. Hiện nay, ngành thuế mới chỉ có Tổng cục Thuế ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ (số hóa tài liệu phục vụ tra cứu). Tổng cục Thuế đã xây dựng đƣợc hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử mà có thể áp dụng đƣợc cho các đơn vị cấp Cục thuế và Chi cục Thuế. Đây cũng là xu hƣớng tất yếu của xã hội hiện đại nên ngành thuế nên đầu tƣ kinh phí cho việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ cho toàn ngành.