- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
3.1.2. Mẫu hóa một số mẫu biểu để quản lý hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tại Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục thuế Hà Nội có quy định “Khi khai thác sử dụng phải có Phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu” và “Cán bộ lƣu trữ phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu. Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu đề nghị khai thác cán bộ lƣu trữ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu và lập 02 biên bản ký giao nhận, mỗi bên giữ 01 bản”. Tuy nhiên Quy chế này mới chỉ đƣa ra Mẫu phiếu khai thác sử dụng tài liệu chứ chƣa đƣa ra các mẫu biểu khác để thống nhất quản lý hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Do đó, để theo dõi thống kê đƣợc hiệu quả của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ theo chúng tôi Cục thuế TP. Hà Nội cần bổ sung thêm một số mẫu biểu để thống nhất sử dụng trong các Chi cục Thuế nhƣ sau:
- Đánh số Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Về Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu theo chúng tôi nên bổ sung thông tin về số phiếu kèm theo ký hiệu của đơn vị khai thác. Việc viết thêm ký hiệu đơn vị khai thác vào số phiếu sẽ giúp cho việc thống kê số lƣợng khai thác của từng Đội thuế một cách nhanh chóng (Ví dụ: nếu cán bộ của Đội Kiểm tra 1 khai thác, sử dụng tài liệu thì ký hiệu của Phiếu sẽ đƣợc ghi nhƣ sau: 01KT1; cán bộ đội Kê khai thì ghi 01KK,...). Việc cho số vào Phiếu khai thác, sử dụng tài liệu sẽ do cán bộ lƣu trữ cho số.