- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
3.2.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên các Chi cục Thuế về tầm quan trọng của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
tầm quan trọng của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là khâu cuối cùng và là mục đích của cơng tác lƣu trữ. Vì vậy việc nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên trong Chi cục Thuế về tầm quan trọng của công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là một trong những giải pháp quan trọng cũng từ đó mới có thể thay đổi những quan điểm, nhận thức chƣa đúng đắn của Lãnh đạo Chi cục về cơng tác lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng. Để làm tốt công tác này, cần một số giải pháp sau:
* Thường xuyên tổ chức quán triệt các quy định của Nhà nước, của ngành thuế về cơng tác lưu trữ nói chung và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng.
Lãnh đạo Chi cục Thuế phải nhận thức rõ hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ thuế đóng một vai trị vơ cùng quản trọng trong cơng tác thu thuế góp phần tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nƣớc. Mặt khác thơng qua đó cơ quan thuế có thể
quản lý đƣợc hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân hoạt động kinh doanh trên địa bàn, vì vậy phải thƣờng xuyên tổ chức, quán triệt thực hiện nghiêm túc các quy định của nhà nƣớc, của Bộ Tài chính, của Tổng cục Thuế, của cơ quan quản lý cấp trên về cơng tác lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng. Bên cạnh đó, các Chi cục Thuế cũng nên lấy kết quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan đúng thời gian quy định làm tiền đề cho việc tổ chức tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu là một trong các tiêu chí để xem xét đánh giá cán bộ, bổ nhiệm lãnh đạo, xét danh hiệu thi đua,...
- Thực hiện các biện pháp thơng tin, tun truyền về vai trị, giá trị của tài
liệu lưu trữ ngành thuế
Để cán bộ, nhân viên Chi cục Thuế thấy đƣợc vai trò, giá trị của tài liệu lƣu trữ tại cơ quan, đơn vị mình các Chi cục Thuế cần thực hiện tốt việc tuyên truyền về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ.
Nội dung tuyên truyền cần làm rõ về:
+ Đối tƣợng khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ: Chủ yếu là cán bộ, nhân viên trong cơ quan khai thác tài liệu lƣu trữ để phục vụ tốt cho chính cơng việc của mình.
+ Vai trò, tác dụng của tài liệu lƣu trữ trong việc tổ chức thực hiện cơng tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nƣớc.
Hình thức tun truyền có thể bằng nhiều cách sau:
+ Tuyên truyền qua các cuộc giao ban công tác, hội nghị tổng kết để phổ biến những quy định mới của nhà nƣớc và của ngành về công tác lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng.
+ Tuyên truyền trên báo, tạp chí: Tăng cƣờng các bài viết về giá trị của hồ sơ lƣu trữ ngành thuế, vài trò của hồ sơ lƣu trữ ngành thuế đối với việc quản lý thu và đấu tranh chống gian lận thuế.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu góp phần cung cấp những thông tin quá khứ làm bằng chứng để giải quyết cơng việc thì cần thƣờng xun tổ chức những khóa đào tạo, bồi dƣỡng ngắn hạn về cơng tác văn thƣ lƣu trữ
Việc đào tạo, bồi dƣỡng có thể bằng nhiều hình thức sau:
+ Cử cán bộ tham gia cac chƣơng trình tập huấn về văn thƣ lƣu trữ do Tổng cục Thuế hoặc Cục thuế TP. Hà Nội tổ chức. Trong thời gian gần đây, để đẩy mạnh cơng tác văn thƣ lƣu trữ trong tồn ngành thuế Tổng cục Thuế thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình tập huấn ngắn hạn về công tác văn thƣ lƣu trữ. Tuy nhiên đối tƣợng tham gia chƣơng trình này thƣờng chỉ giới hạn đến cấp Cục thuế, rất ít khi đƣợc mở rộng tới Chi cục Thuế.
+ Cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo, bồi dƣỡng ngắn hạn về văn thƣ lƣu trữ do các Trƣờng Cao đẳng, Đại học hoặc các Trung tâm Đào tạo tổ chức.
+ Tự tổ chức riêng các chƣơng trình tập huấn về văn thƣ lƣu trữ tại cơ quan Chi cục Thuế. Việc tổ chức chƣơng trình tập huấn tại cơ quan sẽ tạo điều kiện cho cán bộ tồn cơ quan có thể tham gia khóa học và nội dung chƣơng trình sẽ sát với thực tế của đơn vị hơn.
Nội dung đào tạo nên tập trung vào việc hƣớng dẫn cho cán bộ, chuyên viên về phƣơng pháp lập hồ sơ vì nếu lập hồ sơ tốt ta sẽ có những hồ sơ chất lƣợng cao phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng. Ngoài ra, hƣớng dẫn cho cán bộ cách nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan đồng thời chỉ cho họ thấy vai trò, trách nhiệm của họ đối với cơng tác lƣu trữ. Chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng có thể thiết kế một số chun đề chính nhƣ sau:
+ Chuyên đề 1: Hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thƣ lƣu trữ của Nhà nƣớc và các quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ của ngành. (02 tiết).
+ Chuyên đề 2: Phƣơng pháp lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Thực hành lập hồ sơ. (20 tiết).
+ Chuyên đề 3: Trách nhiệm của cán bộ trong cơ quan đối với công tác lƣu trữ: Lãnh đạo Chi cục Thuế; Đội trƣởng Đội HC-NS-TV; cán bộ lƣu trữ; cán bộ quản lý các Đội thuế và nhân viên. (05 tiết).
+ Chuyên đề 4: Yêu cầu và hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ (05 tiết). Các báo cáo viên có thể mời các chuyên gia đến từ các cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác này nhƣ Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc hoặc các giảng viên đến từ các trƣờng đại học về lĩnh vực này nhƣ Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn; Trƣờng Đại học Nội vụ,...