- Đối với cán bộ, công chức của Chi cục Thuế khi muốn khai thác, sử dụng tài liệu phải có “Phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu” đƣợc Đội trƣởng Đội Hành chính Nhân sự ký trình Lãnh đạo Chi cục ký duyệt.
Thời gian khai thác hồ sơ, tài liệu từ 03 - 07 ngày làm việc tính từ ngày nhận đƣợc Phiếu đề nghị khai thác. Trƣờng hợp đặc biệt phải kéo dài hơn thời gian quy định sẽ do Chi cục Chi cục Thuế quyết định.
Khi nhập hoặc xuất tài liệu lƣu trữ hiện hành phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng, cán bộ lƣu trữ phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu.
Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu đề nghị khai thác cán bộ lƣu trữ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu và lập 02 biên bản ký giao nhận, mỗi bên giữ một bản.
Tuy nhiên, trên thực tế khi cán bộ, cơng chức thuế có nhu cầu khai thác tài liệu thƣờng không làm Phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu mà chỉ gọi điện cho cán bộ lƣu trữ nói hồ sơ, tài liệu cần tìm để cán bộ lƣu trữ tra cứu. Việc lập biên bản bàn giao lại hồ sơ, tài liệu đề nghị khai thác giữa cán bộ lƣu trữ và ngƣời đề nghị khai thác thƣờng cũng không đƣợc thực hiện. Việc cho mƣợn và giao nhận tài liệu nhƣ vậy, vơ hình chung đã làm cho cán bộ, cơng chức coi nhẹ quy chế lƣu trữ, khi có mất mát tài liệu cũng khó quy đƣợc trách nhiệm.
- Đối với cá nhân, tổ chức ngồi cơ quan có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phải có văn bản đề nghị và đƣợc Chi cục trƣởng Chi cục Thuế phê duyệt. Khi đến nhận hồ sơ, tài liệu phải có giấy giới thiệu, chứng minh thƣ nhân dân hoặc hộ chiếu.
Ví dụ: Khi ngƣời dân muốn làm chứng nhận quyền sử dụng đất họ khơng có sơ đồ thửa đất nên họ phải làm Đơn gửi Chi cục Thuế để xin đƣợc trích lục Bản đồ đất. Trên cơ sở Đơn của ngƣời dân đã đƣợc Lãnh đạo Chi cục phê duyệt, cán bộ lƣu trữ tại Chi cục Thuế tiến hành khai thác tài liệu cần tìm để sao lục cho ngƣời dân. Ngƣời dân khi đến nhận tài liệu mình cần thì phải trình giấy tờ tùy thân của họ là chứng minh thƣ nhân dân hoặc hộ chiếu.
Việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu, cung cấp thông tin của ngƣời nộp thuế chỉ đƣợc cung cấp cho các cơ quan sau:
+ Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát, Tòa án;
+ Cơ quan thanh tra, cơ quan kiểm toán nhà nƣớc;
+ Cơ quan quản lý khác của Nhà nƣớc theo quy định của pháp luật;
+ Cơ quan quản lý thuế nƣớc ngoài phù hợp với điều ƣớc quốc tế về thuế mà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
- Lƣu trữ cơ quan phải xây dựng nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; niêm yết tại phòng đọc hoặc kho lƣu trữ. Thực tế hiện nay tại một số Chi cục
Thuế trực thuộc Cục thuế Hà Nội vẫn chƣa xây dựng đƣợc nội quy khai thác, sử dụng tài liệu. Mặt khác, do diện tích làm việc chật hẹp các Chi cục Thuế cịn khơng bố trí đƣợc Kho lƣu trữ mà phải đi thuê Kho bên ngoài nhƣ: Chi cục Thuế quận Ba Đình, Hồn Kiếm, Hai Bà Trƣng,… nên khơng thể bố trí đƣợc phịng đọc để phục vụ khai thác, sử dụng.
Tóm lại, Cục thuế TP. Hà Nội đã có những quy định quan trọng về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ giúp cho các Chi cục Thuế trực thuộc có thể tổ chức thực hiện nhiệm vụ của mình trong lĩnh vực khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.