- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu tại các Chi cục Thuế
Tổ chức khoa học tài liệu hay còn gọi là chỉnh lý khoa học tài liệu. Nhƣ đã trình bày ở Chƣơng 2 tài liệu tại các Chi cục Thuế hiện nay đang trong tình trạng tích đống, bó gói gây khó khăn cho việc tra cứu vì vậy để phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng tài liệu thì cần phải tiến hành chỉnh lý khoa học đối với khối tài liệu này. Việc chỉnh lý khoa học tài liệu theo chúng tôi các Chi cục Thuế nên tìm một đơn vị có chức năng chỉnh lý để thuê dịch vụ vì khối lƣợng tài liệu tích đống rất nhiều, cán bộ lƣu trữ khơng thể một mình xử lý khối tài liệu đó.
Bên cạnh việc giải quyết những tài liệu tồn đọng tích đống thì các Chi cục Thuế cũng phải có phƣơng án chủ động đối với những tài liệu tiếp tục sản sinh trong q trình hoạt động để có kế hoạch thu thập phục vụ tốt cho hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Các bƣớc công việc nhƣ sau:
Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cán bộ lƣu trữ của Chi
cục Thuế cần duy trì đúng thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan theo quy định. Ngồi việc thu hồ sơ đúng cịn phải thu đủ hồ sơ và hồ sơ thu về phải đảm bảo chất lƣợng. Để làm đƣợc điều này cán bộ lƣu trữ cần phải xây dựng kế hoạch thu hồ sơ của từng Đội thuế, trong đó xác định thời gian dự kiến thu của từng Đội, những mẫu biểu giao nhận hồ sơ tài liệu nhƣ “Mục lục hồ sơ
nộp lƣu” (Mẫu tại Quy chế văn thƣ lƣu trữ của Cục thuế TP. Hà Nội). Khi thu thập cần kiên quyết đối với những hồ sơ không đảm bảo chất lƣợng và yêu cầu các đơn vị hoàn thiện, ấn định thời gian thu lại những hồ sơ chƣa hoàn thiện. Đối với những hồ sơ đến hạn nộp nhƣng cán bộ, công chức cần giữ lại để tham khảo giải quyết cơng việc thì phải lập Danh mục hồ sơ giữ lại và đƣợc sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục. Nếu đơn vị, cá nhân nào không tuân thủ các quy định trên sẽ coi nhƣ chƣa hồn thành nhiệm vụ và phải có chế tài xử phạt nhƣ trừ vào điểm thi đua cuối năm, không nâng lƣợng hoặc bị thuyên chuyển công tác.
Phân loại tài liệu. Cục thuế TP. Hà Nội nên có quy định thống nhất
phƣơng án phân loại tài liệu cho các Chi cục Thuế để các Chi cục thống nhất trong khâu thực hiện nghiệp vụ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài