- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
2.4.2. Hình thức chứng thực lưu trữ; cấp bản sao.
Chứng thực lƣu trữ là một văn bản có giá trị pháp lý do các Chi cục Thuế cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận những vấn đề, sự việc đƣợc ghi trong tài liệu lƣu trữ. Hình thức này giúp cho các quan, cá nhân xác minh đƣợc vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhƣng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lƣu trữ làm bằng chứng.
Thực tế, qua theo dõi sổ khai thác và sử dụng tài liệu của một số Chi cục Thuế chúng tôi thấy việc sao hồ sơ không nhiều, chủ yếu đƣợc thực hiện với hồ sơ đất để chứng minh nghĩa vụ tài chính của ngƣời sử dụng đất. Cán bộ Đội Kê khai là ngƣời đề nghị đƣợc khai thác, cán bộ lƣu trữ là ngƣời khai thác tài liệu sau đó trình Đội trƣởng Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ ký sao tài liệu.
Ngoài ra việc sao chụp tài liệu còn đƣợc thực hiện để cung cấp cho cán bộ của cơ quan, tại các Chi cục Thuế tài liệu sao chụp chủ yếu là các Hồ sơ kê khai thuế (tờ khai, báo cáo thuế) đƣợc cung cấp cho cán bộ Đội Kiểm tra. Vẫn thực hiện theo đúng quy trình trên về việc đăng ký sử dụng tài liệu nhƣng thay vì bàn giao cho ngƣời có nhu cầu khai thác bản gốc tài liệu thì cán bộ lƣu trữ sẽ chụp tài liệu đó để bàn giao cho ngƣời có nhu cầu khai thác sử dụng. Khi thực hiện xong việc cấp bản chụp cán bộ lƣu trữ phải kiểm tra lại bản gốc và nhập lại bản gốc về đúng vị trí trong kho.
Hiện nay, tại một số Chi cục Thuế do diện tích q chập hẹp nên khơng bố trí đƣợc diện tích làm kho lƣu trữ mà phải đi thuê kho ở bên ngồi. Do vậy, khơng có điều kiện để tổ chức Phòng đọc tại Kho lƣu trữ và cũng không trang bị đƣợc các thiết bị tối thiểu cho cán bộ lƣu trữ nhƣ máy tính, máy in, máy photo. Trong trƣờng hợp cần photo tài liệu cán bộ lƣu trữ phải mang bản gốc ra ngoài hàng để photo. Tuy nhiên, tại một số Chi cục Thuế (Chi cục Thuế quận Thanh
Xuân) khi khai thác đƣợc tài liệu cán bộ lƣu trữ sẽ chuyển tài liệu cho ngƣời đến khai thác tự đi chụp tài liệu. Phần lớn là cán bộ thuế trong cơ quan đến khai thác, sử dụng tài liệu nên chƣa có quy định về phí sao chụp tài liệu. Trƣờng hợp phải mang tài liệu ra ngồi để chụp thì phí sao chụp do cán bộ có nhu cầu khai thác chi trả.
Nhƣ vậy, việc khai thác sử dụng tài liệu theo hình thức sao chụp và cấp chứng thực tài liệu khá đơn giản, thuận lợi cho việc yêu cầu giải quyết công việc, không bị áp lực phải trả tài liệu theo quy định (chỉ đƣợc mƣợn từ 3 - 7 ngày, trƣờng hợp kéo dài hơn phải đƣợc sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục) nên cán bộ Chi cục đến khai thác tài liệu cũng thƣờng xuyên áp dụng hình thức này.