- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
3.2.4. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ.
Để góp phần đƣa cơng tác văn thƣ lƣu trữ của các Chi cục Thuế đi vào nề nếp, lãnh đạo Cục thuế TP. Hà Nội cần quan tâm kiện tồn tổ chức bộ máy, rà sốt tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ của các Chi cục Thuế.
Tại các Chi cục Thuế cần bố trí biên chế làm lƣu trữ đáp ứng tiêu chuẩn chuyên mơn nghiệp vụ, có khả năng tham mƣu hƣớng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về cơng tác văn thƣ lƣu trữ cho cán bộ tồn cơ quan.
Nhƣ đã trình bày tại Chƣơng 2, hiện nay tại một số Chi cục Thuế cán bộ làm công tác lƣu trữ đều học không đúng chuyên ngành, khơng có chun mơn nghiệp vụ, chủ yếu làm việc theo kinh nghiệm, một số Chi cục Thuế tuyển dụng
đƣợc cán bộ làm công tác lƣu trữ nhƣng nghiệp vụ cịn yếu, một số khác thì có nghiệp vụ nhƣng làm việc lại thiếu tinh thần trách nhiệm. Do vậy để kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ theo chúng tơi cần phải có những biện pháp sau:
Tuyển dụng cán bộ làm cơng tác lưu trữ có chun mơn nghiệp vụ
Để có thể tuyển dụng đƣợc những cán bộ làm cơng tác lƣu trữ có chun mơn nghiệp vụ trƣớc hết Cục thuế TP. Hà Nội cần rà soát biên chế làm lƣu trữ tại các Chi cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội căn cứ vào bản Báo cáo số lƣợng, chất lƣợng, cơ cấu đội ngũ công chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ do các Chi cục Thuế báo cáo hàng năm để nắm bắt thông tin (theo quy chế về công tác văn thƣ lƣu trữ của Cục thuế TP. Hà Nội thì hàng năm các Chi cục Thuế phải gửi bản báo cáo này cho Cục thuế. Mẫu báo cáo này đƣợc mẫu hóa tại Biểu số 02 của Quyết định 31358/QĐ-HCKLT ngày 25/6/2014 về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục thuế TP. Hà Nội).
Trên cơ sở nắm bắt thông tin này, Cục thuế TP. Hà Nội sẽ có văn bản kế hoạch trình Tổng cục Thuế xin biên chế lƣu trữ cụ thể cho từng Chi cục Thuế về các chỉ tiêu: số lƣợng cán bộ, trình độ của cán bộ, kinh nghiệm của cán bộ.
Năm 2014, căn cứ theo Quyết định số 1549/QĐ-BTC ngày 07/7/2014 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về việc phê duyệt kế hoạch thi tuyển dụng công chức Tổng cục Thuế, Tổng cục Thuế có thơng báo tuyển dụng trong đó riêng tuyển dụng cho Cục thuế TP. Hà Nội ngạch lƣu trữ viên là 05 cán bộ (với tiêu chuẩn đầu vào phải tốt nghiệp đại học các ngành lƣu trữ học và quản trị văn phịng; hành chính học; hành chính văn thƣ hoặc văn thƣ - lƣu trữ) và lƣu trữ viên trung cấp là 30 cán bộ (với tiêu chuẩn đầu vào phải tốt nghiệp từ trung cấp trở lên các ngành lƣu trữ học và quản trị văn phịng; hành chính học; hành chính văn thƣ hoặc văn thƣ - lƣu trữ).
Đối với những Chi cục Thuế chƣa tuyển dụng đƣợc cán bộ làm công tác lƣu trữ có chun mơn nghiệp vụ thì cần phải có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán bộ lƣu trữ hiện tại. Việc đào tạo có thể bằng nhiều hình thức nhƣ: tạo điều kiện cho cán bộ đăng ký thi học tại chức về lƣu trữ tại Khoa Lƣu trữ học và quản trị văn phòng của Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn hoặc Trƣờng Đại học Nội vụ,...; Cử cán bộ tham gia những khóa bồi dƣỡng từ 3 - 6 tháng cấp chứng chỉ văn thƣ lƣu trữ do Khoa Lƣu trữ học và quản trị văn phòng của Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn hoặc Trƣờng Đại học Nội vụ tổ chức,...
Đối với những Chi cục Thuế đã tuyển dụng đƣợc cán bộ làm cơng tác lƣu trữ có chun mơn nghiệp vụ, học đúng chun ngành thì cũng cần phải có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao: đại học, sau đại học hoặc cử cán bộ đi công tác học tập khơng chỉ trong nƣớc và nƣớc ngồi.
Việc đào tạo, bồi dƣỡng để có nguồn nhân lực có chất lƣợng là việc làm cần thiết, cán bộ lƣu trữ tại các Chi cục Thuế nếu đƣợc đào tạo giỏi chuyên mơn, hiểu đƣợc vai trị và trách nhiệm của mình bhọ có thể tham mƣu cho lãnh đạo Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ và Lãnh đạo Chi cục Thuế để có những văn bản, những quy định phục vụ tốt nhất cho công tác lƣu trữ, giúp cho cơ quan xây dựng đƣợc nội quy khai thác sử dụng tài liệu một cách bao quát và đầy đủ,... Bên cạnh đó họ có thể hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ các Đội về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, bởi vì cơng tác này là khởi nguồn cho những hồ sơ có chất lƣợng và thể hiện sự đầy đủ hồn thiện của một phơng lƣu trữ.
Chế độ đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ.
Chế độ đãi ngộ đối với ngƣời lao động cũng là một trong những thƣớc đo trách nhiệm của ngƣời lao động đối với công việc. Tại một số Chi cục Thuế mặc dù đã tuyển dụng đƣợc cán bộ lƣu trữ có chun mơn, học đúng chuyên ngành
nhƣng tinh thần trách nhiệm đối với công việc lại không cao một phần cũng do chế độ đãi ngộ chƣa thỏa đáng.
Hiện nay, cán bộ lƣu trữ tại các Chi cục Thuế ngoài lƣơng theo hệ số ngạch bậc (khoảng 2,34 x 1.150.000 = 2.691.000đ/tháng) đang đƣợc hƣởng một khoản phụ cấp độc hại hàng tháng bằng 10% lƣơng cơ bản, tƣơng đƣơng với 1.150.000đ x 10% = 115.000đ/tháng. Khoản phụ cấp này là chƣa tƣơng xứng so với sự độc hại từ việc vào kho khai thác tài liệu mang đến cho cán bộ lƣu trữ. Kho lƣu trữ của các Chi cục Thuế hầu nhƣ là kho đi thuê, không đƣợc trang bị các thiết bị chuyên dụng nhƣ máy hút bụi, máy hút ẩm,.. do vậy các kho lƣu trữ hầu nhƣ rất bụi bẩn, ẩm mốc, mạng nhện chăng kín trần,... nên mỗi khi cần vào kho khai thác tài liệu cán bộ lƣu trữ bao giờ cũng phải mở cửa kho trƣớc 15 phút cho mùi ẩm mốc bay bớt ra ngoài rồi mới vào kho để khai thác tài liệu, có những cán bộ lƣu trữ khi vào kho khai thác tài liệu còn phải bịt khẩu trang. Các cán bộ lƣu trữ hầu nhƣ ngƣời nào cũng có bệnh về mũi do hít phải những bụi bẩn, ẩm mốc từ kho lƣu trữ.
So sánh phụ cấp độc hại cho cán bộ làm tin học và phụ cấp độc hại của cán bộ lƣu trữ mới thấy có sự chênh lệch rõ rệt. Trong khi mỗi cán bộ tin học hàng tháng đƣợc hƣởng một khoản phụ cấp độc hại máy tính là 1.000.000đ/.tháng (Một triệu đồng) nhƣng cán bộ lƣu trữ chỉ đƣợc hƣởng phụ cấp độc hại là 115.000đ/tháng (Một trăm mƣời lăm nghìn đồng).
Đây cũng là nguyên nhân mà ngành thuế khó tuyển dụng đƣợc cán bộ làm lƣu trữ có chất lƣợng, có chun mơn nghiệp vụ, đây cũng một trong những nguyên nhân khiến cho vai trò của cán bộ lƣu trữ khơng đƣợc đề cao trong mắt những ngƣời khác vì nhiều cán bộ khác trong cơ quan không hiểu hết đƣợc chức năng, công việc của cán bộ lƣu trữ họ chỉ lấy chế độ đãi ngộ làm thƣớc đo nên không đề cao cán bộ làm lƣu trữ. Và đây cũng là nguyên nhân mà tại nhiều Chi
cục Thuế cán bộ lƣu trữ làm việc với tinh thần trách nhiệm không cao, không làm đúng trách nhiệm của mình gây thất thốt cho cơ quan.
Để khắc phục điểm này, theo chúng tôi Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội cần có sự quan tâm hơn nữa đối với cán bộ làm cơng tác lƣu trữ, có chế độ đãi ngộ cao hơn cho cán bộ làm công tác lƣu trữ cụ thể nâng mức phụ cấp độc hại lên bằng với phục cấp độc hại của cán bộ tin học.
Ngồi ra, cần chú trọng đến cơng tác bố trí sử dụng cán bộ, Định kỳ hàng năm phải tổ chức lấy phiếu tín nhiệm đối với cán bộ cơng tác hồn thành nhiệm vụ để có bố trí, sắp xếp bổ nhiệm cán bộ kịp thời hoặc thuyên chuyển cho phù hợp và có chế độ đãi ngộ phù hợp với những cán bộ thực hiện tốt công việc nhƣ nâng lƣơng trƣớc thời hạn, khen thƣởng biểu dƣơng trƣớc cơ quan, đề nghị khen thƣởng lên Cục thuế TP. Hà Nội, Tổng cục Thuế và UBND thành phố Hà Nội.
Tiểu kết Chƣơng 3
Trong Chƣơng này chúng tơi đã đƣa ra những nhóm giải pháp (trực tiếp và gián tiếp) và trong từng nhóm giải pháp chúng tơi nêu lên những giải pháp cụ thể nhằm giúp cho hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của các Chi cục Thuế nói dung và các Chi cục Thuế thuộc thành phố Hà Nội ngày một hiệu quả hơn phục vụ cho công tác quản lý thuế tại địa phƣơng.
KẾT LUẬN
Bất kỳ cơ quan nào, dù là cơ quan Trung ƣơng hay cơ quan địa phƣơng thì trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đều cần đến tài liệu lƣu trữ để làm căn cứ giải quyết cơng việc; hoặc tìm thơng tin cần thiết và đáng tin cậy để phân tích, dự báo tình hình nhằm đƣa ra quyết định phục vụ điều hành, quản lý. Trong những năm qua tại các Chi cục Thuế đã tạo nên một khối lƣợng lớn các hồ sơ tài liệu lƣu trữ phản ánh các mặt hoạt động của Chi cục Thuế, đây là những hồ sơ, tài liệu có giá trị và độ chính xác cao phục vụ đắc lực cho hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc nói chung và ngành thuế nói riêng.
Có thể nói, hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ trong những năm qua đã đƣợc sự quan tâm của cơ quan thuế cấp trên (Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội) đƣợc thể hiện qua việc Tổng cục Thuế đã cấp kinh phí cho các Cục thuế tiến hành chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại Văn phòng Cục và các Chi cục Thuế trực thuộc (năm 2014 Tổng cục Thuế đã cấp gần 26 tỷ cho 32 đơn vị thuế; năm 2015 Tổng cục đã cấp gần 20 tỷ cho hơn 20 đơn vị thuế để phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu). Mặc dù lƣợng kinh phí này là chƣa đủ để giải quyết triệt để những tài liệu tồn đọng của ngành thuế trong nhiều năm nhƣng đây cũng là một động thái tích cực nhằm thúc đẩy cho cơng tác lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng của ngành thuế phát huy đƣợc hiệu quả của mình.
Qua nghiên cứu tìm hiểu quá trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế TP. Hà Nội có thể thấy hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại đây cịn có những ƣu điểm và hạn chế nhất định. Thơng qua luận văn này, chúng tơi trình bày khái qt tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại các Chi cục Thuế, nêu lên những kết quả đạt đƣợc, đồng thời chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó, đề
xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại các Chi cục Thuế.
Để hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế TP. Hà Nội đạt hiệu quả cao hơn nữa, các cơ quan quản lý thuế cấp trên nhƣ Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội cần phải quyết tâm thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp, trong đó có một số các giải pháp cơ bản đã nêu ở Chƣơng 3. Các giải pháp đó có mối liên hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại, do đó cần phải đƣợc tiến hành song song, khơng nên coi nhẹ giải pháp nào, có nhƣ vậy hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế mới thực sự phát huy đƣợc hiệu quả.
Nhận thức đƣợc ý nghĩa, vai trò của tài liệu lƣu trữ, tầm quan trọng của hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế, tôi đã chọn đề tài này làm nội dung nghiên cứu. Đề tài không tránh khỏi những thiếu xót, tơi mong nhận đƣợc sự đánh giá, góp ý của các thầy cơ giáo và các nhà khoa học để chất lƣợng đề tài đƣợc hoàn thiện hơn.