- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
2.4.1. Hình thức cho mượn tài liệu.
Hiện nay, tại các Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế TP. Hà Nội hầu hết đều áp dụng hình thức khai thác sử dụng tài liệu bằng việc cho mƣợn tài liệu ra khỏi kho lƣu trữ. Do tính chất cơng việc của ngành thuế cần tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho công tác thanh tra; kiểm tra; giải quyết các vụ án hay quyết toán số liệu, xác nhận số liệu… nên phải dùng tài liệu lƣu trữ để đối chiếu với các tài liệu khác.
Quy trình đăng ký khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Đăng ký nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Đối với cán bộ ngoài cơ quan khi có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế thì phải có Cơng văn đề nghị và phải đƣợc sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục. Căn cứ theo Công văn đề nghị khai thác tài liệu của Đội chun mơn nào thì Đội chun mơn đó lập Phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu và thực hiện theo quy trình nêu trên.
Đăng ký nhu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu Trình, duyệt Làm thủ tục giao nhận tài liệu lƣu trữ
Thu hồi, nhập tài liệu lƣu trữ vào kho
Đối với cán bộ trong cơ quan khi có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phải lập Phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu (Mẫu phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu tại Cục thuế TP. Hà Nội và các Chi cục Thuế trực thuộc đƣợc quy định tại Quyết định số 31358/QĐ-CT-HCLT ngày 25/6/2014 của Cục thuế TP. Hà Nội về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục thuế TP. Hà Nội) và cán bộ Phịng lƣu trữ có trách nhiệm tiếp nhận Phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu của ngƣời khai thác sử dụng tài liệu.
- Trình, duyệt.
Sau khi lập Phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu, cán bộ của Đội nào sẽ trình lãnh đạo của Đội đó ký duyệt rồi gửi Phiếu đến Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ, cán bộ lƣu trữ thuộc Đội này sẽ trình Đội trƣởng ký duyệt sau đó trình lãnh đạo Chi cục phê duyệt rồi mới tiến hành khai thác hồ sơ theo yêu cầu.
- Làm thủ tục giao nhận tài liệu lưu trữ.
Phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu sau khi đã đƣợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt đƣợc chuyển lại Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ, căn cứ vào đó cán bộ lƣu trữ sẽ tổ chức thực hiện việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ theo trình tự sau:
Cán bộ lƣu trữ sử dụng công cụ tra cứu là bộ Mục lục hồ sơ tra cứu tài liệu rồi vào kho rút tài liệu, xuất kho bàn giao cho ngƣời khai thác sử dụng. Khi xuất kho bàn giao tài liệu cán bộ lƣu trữ lập 01 quyển sổ gọi là Sổ theo dõi tình hình khai thác sử dụng tài liệu yêu cầu ngƣời khai thác sử dụng tài liệu phải ký nhận vào sổ để xác nhận số lƣợng tài liệu mƣợn và ngày mƣợn tài liệu.
- Thu hồi, nhập tài liệu trở lại kho lưu trữ.
Khi ngƣời sử dụng nhập bàn giao tài liệu vào kho lƣu trữ, cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm kiểm tra số lƣợng và chất lƣợng của hồ sơ tài liệu khi trả lại kho lƣu trữ, trả hồ sơ về đúng vị trí quy định trong kho lƣu trữ và lập 02 biên bản ký giao nhận, mỗi bên giữ 01 bản.
Phiếu khai thác sử dụng tài liệu sau khi đã thực hiện xong sẽ đƣợc cán bộ lƣu trữ lƣu lại trong hồ sơ công việc về khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.