- Hỗ trợ ngƣời nộp thuế các thơng tin có trong tài lƣu trữ tại Chi cục Thuế
3.1.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở CÁC CHI CỤC THUẾ
Qua việc tìm hiểu, khảo sát thực tế hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại một số Chi cục thuế thuộc thành phố Hà Nội, chúng tơi nhận thấy cịn một số vấn đề cần đƣợc khắc phục nên chúng tôi đƣa ra 02 nhóm giải pháp sau:
3.1. Các giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. sử dụng tài liệu lƣu trữ.
3.1.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. chức khai thác, sử dụng tài liệu.
Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ là hành lang pháp lý cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Hiện nay, nhà nƣớc đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ để làm cơ sở cho các cơ quan, tổ chức thực hiện một cách thống nhất.
Để cơng tác lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng ngày càng đi vào nề nếp thì ngành thuế cần phải dựa vào những quy định của Nhà nƣớc, Bộ Tài chính để ban hành những văn bản, quy định về việc thực hiện công tác, văn thƣ lƣu trữ trong tồn ngành.
Cơng tác văn thƣ, lƣu trữ của các Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế TP. Hà Nội đƣợc thực hiện theo sự chỉ đạo từ Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội nên việc xây dựng và hoàn thiện các quy định về công tác này cần phải đƣợc thực hiện xuyên suốt từ cấp Tổng cục, cấp cục đến cấp chi cục.
Tổng cục Thuế với chức năng là cơ quan quản lý ngành, Cục thuế TP. Hà Nội với tƣ cách là cơ quan quản lý trực tiếp của các Chi cục Thuế trƣớc tiên cần
có những hƣớng dẫn cụ thể để các Chi cục Thuế áp dụng các quy định của Chính phủ vào trong hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại cơ quan mình. Sau đó, dựa vào những quy định của Nhà nƣớc Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội và các Chi cục Thuế cần xây dựng và hoàn thiện những quy định về cơng tác văn thƣ lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức khai thác tài liệu lƣu trữ nói riêng. Bởi làm tốt cơng tác này sẽ phát huy đƣợc giá trị của tài liệu lƣu trữ phục vụ tốt cho công tác quản lý thuế và chống thất thu thuế cho ngân sách nhà nƣớc. Do đó, địi hỏi cần có sự quan tâm hơn nữa trong việc xây dựng, nghiên cứu, thể chế hóa các quy định đối với công tác này, cụ thể nhƣ sau:
- Cần bổ sung thêm quy định chế tài đối với công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả tốt hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào sự hồn thiện của Phơng lƣu trữ. Hay nói cách khác Phơng lƣu trữ của Chi cục Thuế chỉ hoàn thiện khi cán bộ, nhân viên trong Chi cục Thuế thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Nhƣ vậy bắt buộc thực hiện nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan có tác dụng thúc đẩy cán bộ, nhân viên trong cơ quan giao nộp tài liệu đầy đủ, đúng thời gian quy định. Hiện nay, việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan của các Chi cục Thuế đang thực hiện theo hƣớng dẫn tại Điều 21- Quyết định số 31358/QĐ-CT-HCLT ngày 25/6/2014 của Cục thuế TP. Hà Nội về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục thuế TP. Hà Nội. Tại Quy chế này mới chỉ quy định về trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu; thành phần hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan và thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan mà chƣa hề có quy định nào mang tính chế tài khi cán bộ, nhân viên khơng giao nộp hồ sơ, tài liệu hoặc giao nộp không đúng với thời gian quy định. Mặc dù tại Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 của Tổng cục Thuế về việc ban hành quy chế về công tác lƣu trữ của Tổng cục Thuế, tại Điều 6 có quy
định chung cho các cá nhân, đơn vị trong toàn ngành thuế về chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ trong đó có đề cập đến chế tài về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ “Công chức, Viên chức trƣớc khi nghỉ hƣu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu mà mình đang giữ cho đơn vị công tác. Chỉ sau khi Công chức, Viên chức đã bàn giao hồ sơ và đƣợc Thủ trƣởng đơn vị xác nhận thì cơ quan Tổ chức - Cán bộ mới giao quyết định” nhƣng Cục thuế TP. Hà Nội khi xây dựng quy định cho cơ quan Cục thuế và các Chi cục Thuế chiếu theo áp dụng thì lại khơng có quy định này. Tuy nhiên, đây mới chỉ là chế tài đối với những cán bộ nghỉ hƣu, thôi việc chuyển cơng tác cịn những cán bộ đang cơng tác tại cơ quan thì chƣa có quy định nào. Để làm địn bảy thúc đẩy hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả hơn Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội cần sớm bổ sung thêm quy định về chế tài xử lý để công tác vày sớm đi vào nề nếp.
- Cần quy định bổ sung thêm về chi phí sao chụp tài liệu lưu trữ.
Nhƣ đã trình bày ở trên tại nhiều Chi cục Thuế phải đi thuê kho lƣu trữ, kho lƣu trữ thì khơng đƣợc trang bị các thiết bị phục vụ cho cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu. Khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ bằng hình thức sao chụp tài liệu cán bộ lƣu trữ bắt buộc phải sử dụng dịch vụ photocopy ở bên ngồi và chi phí cho việc này thì chƣa đƣợc quy định ở bất kỳ văn bản nào của ngành thuế. Do vậy, để phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ đồng thời tạo điều kiện chủ động cho cán bộ lƣu trữ trong việc sao chụp tài liệu Tổng cục Thuế, Cục thuế TP. Hà Nội cần bổ sung thêm quy định về chi phí sao chụp tài liệu lƣu trữ mà cụ thể là hƣớng dẫn các Chi cục Thuế sử dụng nguồn kinh phí chi trả cho việc sao chụp tài liệu.
- Cần bổ sung thêm hướng dẫn về việc xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ.
Thực tế xảy ra ở một số Chi cục Thuế (chẳng hạn Chi cục Thuế Ba Đình) đã xảy ra tình trạng tài liệu sau khi khai thác xong trả lại kho lƣu trữ thì khơng
biết để vào đâu, không biết đã lấy hồ sơ ra từ chỗ nào. Do vậy để tránh tình trạng này cần bổ sung thêm hƣớng dẫn về việc xuất tài liệu ra khỏi kho lƣu trữ.
Điều 33 - Đối tƣợng, thủ tục khai thác và hình thức sử dụng tài liệu tại Quyết định số 31358/QĐ-CT-HCLT ngày 25/6/2014 về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục thuế TP. Hà Nội cần bổ sung thêm 01 nội dung vào mục 5 để hƣớng dẫn về việc xuất tài liệu ra khỏi kho nhƣ sau:
Mục 5, Điều 33 có ghi “Cán bộ lƣu trữ phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu. Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu đề nghị khai thác cán bộ lƣu trữ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu và lập 02 biên bản ký giao nhận, mỗi bên giữ 01 bản”. Nay cần bổ sung lại là “Cán bộ lƣu trữ phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu. Khi xuất tài liệu ra khỏi kho lƣu trữ phải làm phiếu thay thế và đặt vào vị trí của tài liệu trên giá. Trong phiếu thay thế ghi rõ số đơn vị bảo quản, số mục lục và số của phiế đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu. Khi tài liệu đƣợc trả về thì pải hủy ngay phiếu đánh dấu đó. Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu đề nghị khai thác...”