2014 22 Hồ sơ trƣớc
2.3.2. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Chi cục Thuế thuộc Cục thuế TP. Hà Nội, các độc giả đều đƣợc xác định thuộc đối tƣợng khai thác nào để yêu cầu thủ tục cần thiết. Thành phần khai thác, sử dụng tài liệu có thể là trong cơ quan hay ngoài cơ quan, là cá nhân hay tập thể.
Qua khảo sát tại các Chi cục Thuế thì đối tƣợng khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu là cán bộ thuế trong cơ quan mà bộ phận khai thác, sử dụng tài liệu nhiều nhất là Đội Kiểm tra thuế. Sở dĩ Đội Kiểm tra thuế có số lần khai thác, sử dụng tài liệu nhiều vì đây là Đội trực tiếp quản lý các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên địa bàn trong khi số lƣợng cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp ngày càng nhiều nên có rất nhiều cơng việc liên quan đến các đơn vị này cần phải giải quyết.
Ví dụ: Đội Kiểm tra thuế với nhiệm vụ kiểm tra các trƣờng hợp ngƣời nộp thuế ngừng kê khai, bỏ trốn, mất tích,… thì thƣờng xun phải sử dụng tài liệu lƣu trữ là các hồ sơ kê khai, quyết toán thuế của các doanh nghiệp (ngƣời nộp thuế).
Theo quy định thì hàng tháng, hàng quý các doanh nghiệp phải kê khai và nộp tờ khai thuế cho cơ quan quản lý thuế của mình, tờ khai thuế của doanh nghiệp nào sẽ đƣợc chuyển đến cho cán bộ quản lý thuế của doanh nghiệp đó. Nhƣ vậy hàng tháng, hàng quý cán bộ quản lý thuế của Đội Kiểm tra phải theo dõi hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi hết hạn nộp tờ khai mà cán
bộ quản lý thuế vẫn chƣa thấy doanh nghiệp nộp tờ khai thuế theo quy định và cũng khơng thấy doanh nghiệp có cơng văn xin tạm ngừng hoạt động thì cơ quan thuế sẽ phải gửi thơng báo yêu cầu doanh nghiệp đến cơ quan thuế để làm việc. Sau 02 lần gửi thông báo mà vẫn khơng nhận đƣợc phải hồi từ doanh nghiệp thì cán bộ Đội Kiểm tra sẽ phải xác minh xem có phải doanh nghiệp này bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh hay không.
Để xác minh thực hƣ vấn đề này, cán bộ Đội Kiểm tra thuế cần phải khai thác các thông tin, dữ liệu trong hồ sơ kê khai thuế của doanh nghiệp đó. Thơng tin trên hồ sơ kê khai thuế của doanh nghiệp thể hiện địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó cán bộ thuế xác định đƣợc doanh nghiệp thuộc phƣờng nào để đến làm việc với UBND phƣờng đó xác minh địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp và lập Biên bản xác minh cơ sở kinh doanh tại địa chỉ kinh doanh có xác nhận của UBND phƣờng.
Tiếp theo, cán bộ Đội Kiểm tra phải khai thác thông tin trên hồ sơ khai thuế là những bảng kê, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp đồng thời phối hợp với Đội quản lý Ấn chỉ để xác minh về ấn chỉ (hóa đơn) xem cơ quan thuế đã bán cho doanh nghiệp đó bao nhiêu quyển hóa đơn hoặc doanh nghiệp đó đã thơng báo tới cơ quan thuế rằng mình đã in bao nhiêu quyển hóa đơn. Trên cơ sở đó xác định xem kể từ thời điểm khơng nộp tờ khai thuế doanh nghiệp cịn bao nhiêu số hóa đơn chƣa sử dụng. Số hóa đơn chƣa sử dụng này doanh nghiệp bỏ trốn khơng mang theo thì cán bộ thuế phải làm thủ tục thu hồi lại, trƣờng hợp doanh nghiệp bỏ trốn mang theo cả hóa đơn thì cơ quan thuế phải phối hợp với cơ quan cơng an để xác minh xem doanh nghiệp đó có bán hóa đơn khống hay khơng. Sau đó, cơ quan thuế sẽ phải ra thơng báo trên tồn quốc về việc doanh nghiệp bỏ trốn để các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp khác biết và không sử dụng hóa đơn của đơn vị bỏ trốn này. Nhận đƣợc thơng báo này thì các cán bộ quản lý thuế phải tiến hành ra soát xem những đơn vị mà mình đang quản
lý có kê khai sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hay không. Muốn làm đƣợc việc này cán bộ thuế vẫn phải cần đến các hồ sơ kê khai thuế của các đơn vị để dựa vào bảng kê hàng hóa mua vào mà cụ thể là việc kê khai những hóa đơn mua hàng hóa để từ đó xác định việc sử dụng hóa đơn là khống hay khơng.
Hình ảnh Hồ sơ doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh đƣợc chụp qua buổi khảo sát ngày 15/4/2015 tại Kho lƣu trữ của Chi cục Thuế quận Đống Đa - số 36 Tô Hiệu, quận Hà Đông, TP. Hà Nội. (Phụ lục hình ảnh chứng minh).
Ngồi đối tƣợng khai thác là các cán bộ trong cơ quan thì đối tƣợng khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ cịn có các cơ quan, tổ chức khác nhƣ cơ quan công an, cơ quan cấp trên cũng cần khai thác tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế để phục vụ cho cơng việc của mình.
Đối với cơ quan cơng an trong q trình điều tra những vụ vi phạm trong lĩnh vực hoàn thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp rất cần phải khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là các Hồ sơ pháp nhân, Hồ sơ kê khai thuế, Hồ sơ hoàn thuế của doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp mà đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng xuất khẩu nông, lâm, thủy, hải sản qua biên giới đã làm giả hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng nhằm chiếm đoạt tiền của nhà nƣớc hàng chục tỷ đồng. Một ví dụ mà báo chí đã đăng tin là năm 2000 - 2001, lợi dụng chính sách ƣu đãi của nhà nƣớc với thuế suất 0% cho các mặt hàng xuất khẩu nông, lâm, thủy, hải sản, Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hải Hà tại Quảng Trị đã xuất khống hơn 334 tấn mực khô trị giá 50 tỷ đồng, thể hiện qua 17 hóa đơn cho Cơng ty xuất nhập khẩu Hịa Bình tại Hịa Bình. Sau đó hai cơng ty này đã phối hợp đã làm hồ sơ giả xuất khẩu hàng cho một công ty ma ở Trung Quốc và làm hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng đã đƣợc Cục thuế Hịa Bình hồn lại gần 2,5 tỷ đồng. Đối với vụ việc nêu trên khi có dấu hiệu vi phạm cơ quan cơng an đã vào cuộc để xác minh, họ cần khai thác tài liệu tại cơ quan thuế là hồ sơ pháp nhân của 02 doanh nghiệp trên, xác minh làm rõ nhân thân ngƣời đại
diện pháp luật và địa chỉ hoạt động, họ cũng cần phối hợp với cán bộ thuế khai thác hồ sơ kê khai thuế của 02 doanh nghiệp để xác minh 17 hóa đơn đầu vào của Cơng ty xuất nhập khẩu Hịa Bình và cũng là 17 hóa đơn đầu ra của Cơng ty xuất nhập khẩu Hải Hà tại Quảng Trị. (nguồn Vnexpress).
Đối với cơ quan cấp trên khi thanh tra, kiểm tra nội bộ ngành họ cũng cần khai thác tài liệu tại bộ phận lƣu trữ để xác định xem cán bộ quản lý thuế khi xuống quyết tốn thuế tại doanh nghiệp có tính đúng, tính đủ số thuế phải nộp ngân sách nhà nƣớc hay không. Thực tế có nhiều cán bộ quản lý thuế khi đi quyết toán thuế tại các doanh nghiệp do mình quản lý đã khơng làm tròn trách nhiệm, cấu kết với doanh nghiệp bỏ qua những sai phạm của doanh nghiệp bằng việc chấp nhận những hóa đơn đầu vào khơng hợp lý, hợp lệ của doanh nghiệp, bỏ qua những hạch toán sai của doanh nghiệp để trốn thuế nộp vào ngân sách nhà nƣớc. Cơ quan cấp trên với chức năng, nhiệm vụ của mình, hàng năm đều tổ chức các cuộc thanh, kiểm tra nội bộ và họ cần khai thác Hồ sơ kiểm tra thuế (gồm tờ khai thuế, báo cáo tài chính của doanh nghiệp, biên bản quyết toán số thuế phải nộp ngân sách nhà nƣớc hoặc còn đƣợc khấu trừ, quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp nếu có, thơng báo số tiền thuế cịn phải nộp hoặc đƣợc khấu trừ) và đối chiếu với Hồ sơ kê khai, quyết toán thuế do doanh nghiệp nộp hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Đồng thời với việc việc kiểm tra trên hồ sơ, Đoàn Kiểm tra cũng xuống doanh nghiệp để kiểm tra thực tế chứng từ và phƣơng pháp hạch toán của doanh nghiệp từ đó có thể phát hiện những vi phạm của cán bộ quản lý thuế và của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó có những biện pháp xử lý đối với cán bộ trong ngành và có biện pháp truy thu thuế đối với doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cũng có một số lƣợng nhỏ đối tƣợng khai thác là cá nhân nhƣ ngƣời dân khi cần xác nhận về nghĩa vụ nộp thuế trƣớc bạ nhà đất hoặc trích lục bản đồ đất để có thể làm hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất. Khi đó họ phải đến
cơ quan thuế để khai thác tài liệu trƣớc bạ là những biên lai thu lệ phí trƣớc bạ nhà đất hoặc sơ đồ thửa đất.
Nhƣ vậy, đối tƣợng đến khai thác tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế có những mục đích khác nhau. Việc xác định rõ đối tƣợng và nhu cầu khai thác tài liệu giúp cho dự báo chính xác nhu cầu trong tƣơng lai để các Chi cục Thuế xây dựng kế hoạch sắp xếp hồ sơ lƣu trữ và kế hoạch phục vụ khai thác tài liệu lƣu trữ tốt hơn.