CHƢƠNG 2 : QUY ĐỊNH BẢO ĐẢM VÀ QUY CHẾ VẬN HÀNH
2.2. Quy chế vận hành
2.2.2.1. Quy định về Văn thư
- Về việc đóng dấu
Tháng 7 năm Canh Thìn (1820), vua Minh Mệnh quy định lệ phê chuẩn sổ tâu và đơn tâu của Bộ Binh. Theo đó, đối với sổ tâu, ở chỗ viết niên hiệu thì phê điền ngày, rồi dùng ấn “Binh ty khu mật” (兵 司 區 密) như lệ cũ, Bộ Binh sửa lại sách tâu, rồi đưa đi đóng ấn kim bảo. Đối với đơn tâu, ở dưới chữ “nhật” (日) phải đề rõ bộ nào phụng chỉ chuẩn y lời tâu, sau khi Bộ Binh đã biết rồi đóng ấn “Ngự tiền kim bảo” (御 前 金 寶) và dấu kiềm, sau đó Bộ Binh giữ bản có chữ đỏ, rồi cho sao lục [113, tr.82].
Đến tháng 10 năm Quý Mùi (1823), vua Minh Mệnh tiếp tục ban hành quy định lệ đóng ấn kiềm vào sách tâu của các nha mơn. Theo đó, sách tâu của Bộ Binh đều phải làm hai bản “giáp” và “ất”, đều đóng ấn quan phòng hay đồ ký vào chữ “mỗ nguyệt” chỗ niên hiệu trong sách tâu, cuối giấy thì ký tên. Bản giáp thì ở chỗ hai tờ giáp nhau và chỗ số mục, chỗ tẩy bổ, đều đóng dấu kiềm, do Bộ Binh duyệt lại, làm sách kê khai rõ bản giáp mấy bản dâng lên. Sau khi được chỉ, ở dưới chữ đề niên hiệu bản giáp, phê rằng: “Tháng ngày mỗ, thần tên họ mỗ, vâng chỉ đã biết rồi, khâm thử”, rồi đóng ấn “Ngự tiền chi bảo” (御 前 之 寶) lên mặt chữ “Khâm thử”, giao Bộ Binh lưu giữ.
Bản ất thì ở trang sau niên hiệu viết mấy chữ: “Binh Bộ đường kính gửi nha mơn mỗ, lưu chiếu tn làm”, rồi đóng ấn Bộ Binh ở dưới, ở chỗ hai tờ giáp
nhau, chỗ số mục, chỗ tẩy bổ, đều đóng kiềm “Khâm ty”1, sau đó theo từng nha mà gửi đi [113, tr.311-312].
Cũng trong tháng 10 năm Quý Mùi (1823), triều Nguyễn ban hành quy định về việc đóng dấu, trong đó các việc cơng thuộc về Bộ Binh thì Bộ Binh tự tư báo, đóng ấn triện của Bộ Binh; riêng các quan viên thuộc ngạch quan võ do Bộ Binh quản lý được thăng điệu, bổ thụ, điều tới nơi làm việc thì do Bộ Binh chiếu theo lệ để thông tư cho các đương sự được biết [113, tr.311].
Tháng 2 năm Mậu Tý (1828), triều đình Huế quy định lại lệ đóng ấn vào sớ sách trong ngoài. Đối với sớ sách của Bộ Binh, ở chỗ có chữ phê “Khâm thử” (欽 此) thì đóng ấn “Ngự tiền chi bảo” (御 前 之 寶); những chỗ số mục, chỗ tẩy chữa, chỗ giáp phùng (chỗ hai tờ giấy đóng giáp nhau) đều dùng dấu kiềm “Văn lý mật sát” (文 理 密 察) [113, tr.712].
Tháng 1 năm Canh Dần (1830), triều đình quy định hằng năm sau ngày phong ấn, Bộ Binh gặp có dụ chỉ cùng chương sớ, tất cả những việc cần làm, thì cứ theo lệ tâu lên để dùng ấn vàng mà thi hành, đến ngày khai ấn thì truy dùng ấn triện quan phòng, chua rõ các chữ năm tháng ngày nào truy dùng để làm bằng chiếu [114, tr.15].
- Về việc viết tên và chức hàm quan lại vào chương sớ và công văn
Tháng 7 năm Canh Thìn (1820), vua Minh Mệnh quy định lệ phê chuẩn sổ tâu và đơn tâu của Bộ Binh. Theo đó, đối với sổ tâu, ở chỗ viết niên hiệu thì phê điền ngày, rồi dùng ấn “Binh ty khu mật” (兵 司 區 密) như lệ cũ, riêng
dưới chữ “nhật” (日) thì viết chữ “đề” (題) cùng những chữ “mỗ nguyệt nhật, thần mỗ, phụng chỉ chuẩn vi bằng khâm thử” (某 月 日 臣 某 奉 旨 準 為 憑
欽 此 Ngày tháng nào, thần là Mỗ, phụng chỉ chuẩn làm bằng. Phải kính theo
đấy) [113, tr.82].
Từ tháng 3 năm Nhâm Ngọ (1822), trong những sách tâu của Bộ Binh, các chức Thượng thư, Tả tham tri, Hữu tham tri, Thiêm sự và Lang trung đều phải ký tên, gọi là “hoa áp” [113, tr.203].
Về việc viết quan hàm, chức hàm của quan viên vào chương sớ và công văn, theo quy định ban hành vào tháng 1 năm Bính Thân (1836), những quan
1 Thực ra, từ tháng 3 năm Quý Mùi (1823), Bộ Binh chỉ cịn giữ lại một cái triện ngà “Mật tích” (密 績) để dùng làm dấu kiềm [113, tr.272]. Vậy nên ở đây dấu kiềm phải là “Mật tích” mới chính xác!
viên ở Bộ Binh nhưng lại kiêm lĩnh nha khác, hoặc là quan viên ở các nha khác nhưng lại được kiêm lĩnh cai quản công việc ở Bộ Binh, hoặc được gia hàm thì khi tư báo, cơng văn đều viết tất cả các chức hàm của mình vào chương sớ và cơng văn. Riêng khi dâng tập tâu thì chỉ khi cơng việc liên quan đến Bộ Binh thì mới viết chức hàm ở Bộ Binh để tỏ rõ chức trách công việc của mình, và cũng chỉ viết duy nhất chức hàm ở Bộ Binh mà thôi. Những viên quan được gia hàm thái bảo, thiếu bảo, tức là hư hàm, thì trong tập tâu, khơng nên viết vào; cịn trong cơng văn thì viết thẳng là thái bảo, thiếu bảo; nhưng nếu được gia hàm tham tri, bố chính, tức là thực hàm, thì trong giấy tờ phải tâu, phải tư, đều viết luôn cả vào; nếu được gia cấp kỷ lục hoặc bị giáng, lưu thì cũng ghi vào dưới chỗ tên mình [115, tr.852]. Tiếp đó, từ tháng 11 năm Mậu Tuất (1838), trong các chương sớ tâu báo, các quan viên chỉ viết rõ chức quan, nếu người nào có được gia hàm như thái bảo, thiếu bảo hay bị giáng cấp kỷ thì khơng phải điền vào, riêng người bị cách lưu thì phải ghi rõ. Đối với giấy tờ tư báo, quan viên được đem gia hàm viết ở phần trên, sau đó viết rõ chức quan hiện đang giữ, các hàm cáo thụ đại phu thì khơng được viết ra, riêng người bị cách lưu thì phải ghi rõ. Riêng thiếp báo danh hay mừng thọ đều khơng phải việc cơng thì đều cho viết các loại cáo hàm, nhưng ở phía dưới chữ cáo hàm phải viết luôn chức hiện đang giữ [116, tr.415-416].
Đối với thứ tự ký tên trong tập tâu chung của các quan viên, theo quy định ban thứ quan chức văn võ trong ngoài ban hành tháng 12 năm Bính Tuất (1826), khi các quan viên ký tên trong tập tâu, nếu 3, 4 viên cùng một phẩm thì người được gia cấp nhiều hơn sẽ ở trên, tiếp đến là người gia cấp ít hơn, rồi đến người khơng có gia cấp; những quan viên có gia cấp mà phải giáng lưu thì cũng được tính cấp đã giáng, lần lượt xếp ở dưới người cùng phẩm theo thứ tự bị giáng từ ít đến nhiều; những người giữ nguyên phẩm mà thăng thự hàm khác, dù có bị giáng cũng vẫn ở trên nguyên phẩm [113, tr.561].
- Về quy định viết chữ kép trong các sắc chương sớ văn thư
Từ tháng 11 năm Nhâm Ngọ (1822) trở về trước, phần chữ ghi năm, tháng, ngày ở chỗ niên hiệu trong các sắc chương sớ văn thư đều dùng chữ đơn, như nhất (一), nhị (二), tam (三), tứ (四), ngũ (五), lục (六), thất (七), bát (八), cửu (九), thập (十). Từ sau tháng 11 năm Nhâm Ngọ (1822), theo chỉ dụ
của vua Minh Mệnh, phần chữ ghi năm, tháng, ngày ở chỗ niên hiệu trong các sắc chương sớ văn thư đều dùng chữ kép để phòng ngừa sự thay đổi, như nhất (壹), nhị (弍), tam (叁), tứ (肆), ngũ (伍), lục (陸), thất (柒), bát (捌), cửu (玖), thập (什, 拾) [113, tr.245].
- Về quy định loại giấy
Theo quy định lệ cấp giấy công hằng năm cho các nha ở Kinh đô được vua Minh Mệnh ban hành tháng 10 năm Quý Mùi (1823), mỗi năm Bộ Binh được cấp 3 loại giấy là giấy hội (1.000 tờ), giấy lệnh (20.000 tờ) và giấy thị (30.000 tờ) [113, tr.310-311]. Từ tháng 9 năm Giáp Thân (1824), theo chỉ dụ của vua Minh Mệnh, cũng như các bộ khác, đơn từ của Bộ Binh đều dùng loại giấy tinh khiết do nhà nước cấp [113, tr.378].
- Thể lệ soạn lời phê phụng dụ chỉ
Từ tháng 7 năm Quý Tỵ (1833) trở về trước, mỗi khi có chỉ dụ của nhà vua thì các ấn quan (quan giữ ấn, tức đường quan) Bộ Binh đều phải tự tay căn cứ theo tờ phiếu mà tự mình viết ra bản dụ chỉ đó, khiến cho đường quan quá mức bận rộn mà lại không phân biệt rõ được việc quan trọng với việc bình thường. Từ ngày mồng 1 tháng 8 năm Quý Tỵ (1833), vua Minh Mệnh tiến hành quy định lại về thể lệ đường quan thi hành lời vua phê. Theo đó, đối với những việc quan trọng, bản chính vẫn phải do đường quan Bộ Binh chính tay viết chỉ dụ chiểu theo ngun phiếu kèm theo, cịn bản sao thì cho phép viên tá lĩnh (giúp việc cho trưởng quan) được làm thay; đối với những việc thường hoặc các loại sổ sách do Bộ Binh giữ thì bản chính cho phép viên tá lĩnh làm, cịn bản sao thì cho phép ty viên thực thụ được làm [114, tr.688]. Đến tháng 5 năm Giáp Ngọ (1834), triều đình quy định lại thể lệ về việc các ấn quan ở Bộ phê phụng dụ, chỉ của nhà vua. Theo đó, từ chữ niên hiệu đến dưới những chữ “bầy tôi tên mỗ phụng tấu” đối với những dụ riêng, chỉ riêng, và từ những chữ “ngày, tháng” đến “thần mỗ kính vâng” đối với tập tấu và sách đề thì các ấn quan vẫn phải tự tay viết, cịn tồn bài dụ, chỉ thì cho phép các viên tá nhị, thủ lĩnh được viết thay [115, tr.207].