ào tạo Phát triển Tập trung Công việc hiện tại Công việc tương lai Sử dụng kinh nghiệm làm việc Thấp Cao
Mục tiêu Chuẩn bị cho công việc hiện tại
Chuẩn bị cho sự thay đổi
Sự tham gia Yêu cầu Tự nguyện
Nguồn: [23, tr. 401]
Về hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thì có nhiều cách phân loại khác nhau. Có những tài liệu không phân biệt các hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và liệt kê các hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nói chung như giáo trình quản trị nhân lực của trường ại học Kinh tế Quốc dân. Thực tế thì khó phân biệt rạch ròi các hình thức đào tạo và phát triển, vì đào tạo cũng là biện pháp để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
1.2.3.2. Các phương pháp đào tạo và phát triển
Có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Mỗi phương pháp có cách thức thực hiện, ưu nhược điểm riêng mà các tổ chức cần cân nhắc để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về lao động và về nguồn tài chính của mình. ó 2 phương pháp chính là đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc. [6, tr. 163-167]
Đào tạo trong công việc
ào tạo trong công việc là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc (on-the-job training), trong đó người học sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn. Nhóm này bao gồm những phương pháp như:
Thứ nhất, đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc. ây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số công việc quản lý. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải
thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của người dạy.
Thứ hai, đào tạo theo kiểu học nghề. Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân.
Thứ ba, kèm cặp và chỉ bảo. Phương pháp này thường dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc cho tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn. ó ba cách để kèm cặp là: (1) Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp; (2) Kèm cặp bởi một cố vấn; (3) Kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn.
Thứ tư, luân chuyển và thuyên chuyển công việc. ây là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai. ó thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo ba cách:
Cách thứ nhất, chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ.
Cách thứ hai, người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ.
Cách thứ ba, người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn.
Đào tạo ngoài công việc
ào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế. ác phương pháp đó bao gồm:
Thứ nhất, tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp. ối với những nghề tương đối phức tạp, hoặc các công việc có tính đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Trong phương pháp này, chương trình đào tạo gồm 2 phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng tập trung do các kỹ sư, cán bộ kỹ thuật phụ trách. Còn phần thực hành thì được tiến hành ở các xưởng thực tập do các kỹ sư hoặc công nhân lành nghề hướng dẫn. Phương pháp này giúp cho học viên học tập có hệ thống hơn.
Thứ hai, cử đi học ở các trường chính quy. Các doanh nghiệp cũng có thể cử người lao động đến học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý do các Bộ, ngành hoặc do Trung ương tổ chức. Trong phương pháp này, người học sẽ được trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết lẫn kỹ năng thực hành. Tuy nhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo.
Thứ ba, các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo. Các buổi giảng bài hay hội nghị có thể được tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một hội nghị bên ngoài, có thể được tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác. Trong các buổi thảo luận, học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm và qua đó họ học được các kiến thức, kinh nghiệm cần thiết.
Thứ tư, đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính. ây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại ngày nay mà nhiều công ty ở nhiều nước đang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy.
Thứ năm, đào tạo theo phương thức từ xa. ào tạo từ xa là phương thức đào tạo mà giữa người dạy và người học không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn trung gian. Phương tiện trung gian này có thể là sách, tài liệu học tập, băng hình, băng tiếng, đĩa D và V D,
Internet (video-conferencing). Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin, các phương tiện trung gian ngày càng đa dạng.
Phương thức đào tạo này có ưu điểm nổi bật là người học có thể chủ động bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch của cá nhân; người học ở các địa điểm xa trung tâm đào tạo vẫn có thể tham gia được những khóa học, chương trình đào tạo có chất lượng cao. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải có tính chuyên môn hóa cao, chuẩn bị bài giảng và chương trình đào tạo phải có sự đầu tư lớn.
Thứ sáu, đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm. Phương pháp này bao gồm các cuộc hội thảo học tập trong đó sử dụng các kỹ thuật như: bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý hoặc là các bài tập giải quyết vấn đề. ây là cách đào tạo hiện đại ngày nay nhằm giúp cho người học thực tập giải quyết các tình huống giống như trên thực tế.
Thứ bảy, mô hình hóa hành vi. ó cũng là phương pháp diễn kịch nhưng các vở kịch được thiết kế sẵn để mô hình hóa các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt.
Thứ tám, đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ. ây là một kiểu bài tập, trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhận được khi vừa tới nơi làm việc và họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng và đúng đắn. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hằng ngày.
1.2.3.3. Tổ chức thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển
ể tổ chức thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, doanh nghiệp phải tiến hành 4 giai đoạn sau:
iai đoạn 1: ánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển iai đoạn 2: Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
iai đoạn 3: Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển iai đoạn 4: ánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo và phát triển.
Bốn giai đoạn này nối tiếp nhau tạo thành chu kỳ đào tạo.
Giai đoạn 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển
Là xác định khi nào? Ở bộ phận nào? Cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại hoạt động nào và bao nhiêu người? Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên phân tích nhu cầu lao động của tổ chức, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện các công việc và phân tích trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động.
Như vậy, để xác định nhu cầu đào tạo cần phải tiến hành phân tích tổ chức, phân tích con người (hay phân tích cá nhân) và phân tích nhiệm vụ (hay phân tích công việc).
Phân tích tổ chức xem xét sự hợp lý của hoạt động đào tạo trong mối liên hệ với chiến lược kinh doanh, nguồn lực sẵn có (thời gian, tài chính, chuyên gia) của tổ chức, cũng như sự ủng hộ của những người lãnh đạo đối với hoạt động đào tạo trong tổ chức.
Phân tích con người là việc xem xét: (1) Liệu có phải những yếu kém của kết quả thực hiện công việc là do sự thiếu hụt những kỹ năng, kiến thức và khả năng của người lao động hay là do những vấn đề liên quan đến động lực làm việc của người lao động, thiết kế công việc không hợp lý… (2) i là đối tượng cần phải được đào tạo; (3) Sự sẵn sàng của người lao động đối với hoạt động đào tạo.
Phân tích nhiệm vụ bao gồm việc xác định các nhiệm vụ quan trọng và kiến thức, kỹ năng và hành vi cần phải được chú trọng để đào tạo cho người lao động nhằm giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn. [6, tr. 172]
Khi các tiêu chuẩn cho nghề nghiệp (phân tích công việc) rất khác so với kết quả thực hiện của người lao động (phân tích cá nhân) thì điều đó có nghĩa là đang tồn tại khoảng cách về kết quả thực hiện công việc. Trong trường hợp này cần trả lời một số câu hỏi: Có phải do người lao động thiếu kiến thức, kỹ năng, thái độ (KSA) hay do chế độ lương thưởng chưa hợp lý, không có ý kiến đóng góp phù hợp của người quản lý trực tiếp hay là người lao động có những khó khăn… Những thông tin chi tiết này sẽ được cân nhắc để đánh giá nhu cầu đào tạo.
Theo sách Quản trị nguồn nhân lực do TS. Bùi Văn Danh (2011) chủ biên thì có thể xác định nhu cầu đào tạo dựa vào 3 nguồn: phân tích tổ chức, phân tích hoạt động và phân tích nhân viên. [3, tr. 184-186]
Phân tích tổ chức: Xác định kiến thức, kỹ năng và năng lực (KSAs) sẽ cần thiết cho tổ chức trong tương lai, khi cả công việc và tổ chức đều thay đổi. Cần phải xem xét các tác lực bên trong và bên ngoài khi phân tích tổ chức (trình độ kỹ thuật lỗi thời của nhân viên hiện tại, lao động chưa được đào tạo đầy đủ…). Một nguồn quan trọng trong phân tích tổ chức đến từ các số đo tác nghiệp về thành quả tổ chức, phân tích liên tục các dữ liệu nguồn nhân lực sẽ thể hiện các điểm yếu cần đào tạo như: bộ phận có tỷ lệ nghỉ việc cao, vắng mặt nhiều, thành quả thấp…, qua đó thiết lập các mục tiêu đào tạo. Các nguồn thông tin cụ thể và số đo vận hành đối với phân tích nhu cầu đào tạo cấp tổ chức là: (1) Sự than phiền của khách hàng; (2) Hồ sơ về các sự cố; (3) Các quan sát; (4) Phỏng vấn người nghỉ việc; (5) Số liệu về hiệu suất thiết bị; (6) Quan sát hoạt động ban đào tạo; (7) Dữ liệu về phế phẩm/ lãng phí/ kiểm soát chất lượng.
Phân tích hoạt động:Cần thiết hiểu các yêu cầu công việc trong tổ chức. Các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cung cấp thông tin về thành quả kỳ vọng và kỹ năng cần thiết để nhân viên hoàn thành công việc. So sánh các yêu cầu của công việc với các kiến thức – kỹ năng – năng lực của nhân viên hiện tại, có thể xác định được nhu cầu đào tạo.
Phân tích nhân viên: Thường dùng dữ liệu đánh giá thành quả nhân viên (hay còn gọi là đánh giá kết quả thực hiện công việc), hoặc một hệ thống thông tin nguồn nhân lực tốt có thể dùng để xác định các nhân viên cần đào tạo trong các lĩnh vực cụ thể. Khảo sát nhu cầu đào tạo có thể dưới dạng bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn các nhà quản trị và nhân viên theo cá nhân hay nhóm. Mục đích là thu thập thông tin về các vấn đề cảm nhận bởi các cá nhân liên quan, với các nguồn sau đây: (1) Bảng câu hỏi; (2) Công cụ kiến thức công việc; (3) Trắc nghiệm kỹ năng; (4) Khảo sát thái độ; (5) Hồ sơ các biến cố quan trọng; (6) Dữ liệu từ các trung tâm đánh giá; (7) Các kết quả từ việc đảm nhận vai trò (role-playing).
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
Từ nhu cầu đào tạo và phát triển đã được xác định ở giai đoạn 1, chúng ta cần phân tích và sắp xếp nhu cầu đào tạo và phát triển theo thứ tự ưu tiên gắn với nhu cầu của tổ chức trong việc lập kế hoạch đào tạo và phát triển. Một kế hoạch đào tạo và phát triển sẽ bao gồm những nội dung: mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, các chương trình đào tạo cụ thể, phương pháp đào tạo, thời gian dự kiến thực hiện và kinh phí đào tạo. Khi lập kế hoạch đào tạo và phát triển cần vạch ra hướng đánh giá kết quả đào tạo và đạt được sự cam kết của những người có liên quan trong tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển sau này.
(1) Xác định mục tiêu đào tạo: Là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Bao gồm: Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ kỹ năng có được sau đào tạo; Số lượng và cơ cấu học viên; Thời gian dự kiến đào tạo.
(2) Lựa chọn đối tượng đào tạo: Là lựa chọn người học cụ thể để đào tạo dựa trên nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động, tác dụng của đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của từng người.
(3) Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo.
hương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Theo giáo trình Quản trị nhân lực của ThS. Nguyễn Vân iềm và PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, có các loại hình đào tạo sau:
- ịnh hướng lao động: Mục đích của loại hình này là phổ biến thông tin, định hướng và cung cấp kiến thức mới như giải thích cho người lao động về cấu trúc tổ chức mới của tổ chức hay cung cấp các thông tin về tổ chức cho những người mới.
- Phát triển kỹ năng: Những người mới phải đạt được các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc và các kinh nghiệm để họ đạt được các kỹ năng mới khi công việc của họ thay đổi hoặc có sự thay đổi về máy móc, công nghệ.
- ào tạo an toàn: Loại đào tạo này được tiến hành để ngăn chặn và giảm bớt các tai nạn lao động và để đáp ứng các đòi hỏi của luật pháp. Trong một số trường hợp, loại hình đào tạo này được lặp lại một cách thường xuyên.
- ào tạo nghề nghiệp: Mục đích của loại hình đào tạo này là để tránh việc