Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng công tác quản lý tài sản của trường đại học Hùng Vương
4.1.4. Quản lý mua sắm tài sản
4.1.4.1. Lập kế hoạch mua sắm tài sản
Để công tác lập kế hoạch mua sắm tài sản được sát với thực tế thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa 3 đơn vị: tổ chức cán bộ, Quản trị đời sống và phòng kế hoạch tài chính. Trong đó, Phòng Tổ chức cán bộ có nhiệm vụ cung cấp thông tin về kế hoạch nhân sự, phòng Quản trị đời sống rà soát về nhu cầu sử dụng tài sản công, mua sắm thêm. Chính vì vậy, hàng năm, căn cứ vào quy định của nhà nước, nhu cầu về nhân lực, nhu cầu thực tế về trang bị tài sản và nguồn kinh phí được cấp các đơn vị trực thuộc Trường ĐHHV đề xuất nhu cầu mua sắm tài sản, hàng hoá để phục vụ hoạt động của đơn vị mình gửi về phòng quản trị đời sống kiểm tra và tổng hợp nhu cầu mua sắm. Phòng Kế hoạch tài chính lập kế hoạch mua sắm tài sản cùng với việc lập dự toán ngân sách hàng năm trình lãnh đạo trường phê duyệt theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước; trong đó, xác định cụ thể chủng loại, số lượng tài
sản, hàng hoá thuộc danh mục mua sắm theo phương thức tập trung.
Trong trường hợp mua sắm đột xuất thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Trường và phải thông qua thẩm định của phòng Kế hoạch tài chính và chỉ được mua sắm đột xuất khi được lãnh đạo trường đồng ý theo luật định.
Sơ đồ 4.2. Quy trình mua sắm tài sản
Nguồn: Phòng Kế hoạch tài chính (2014-2016)
Nhìn chung, đây là nội dung quan trọng trong công tác quản lý sử dụng tài sản vì nó là công tác khởi đầu khi tài sản được sử dụng tại đơn vị. Những quyết định ban đầu có đúng đắn thì sẽ góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nước. Nếu quản lý công tác này không tốt, không có sự phân tích kỹ lưỡng trong việc lựa chọn phương án mua sắm sẽ làm cho tài sản không phát huy được tác dụng để phục vụ quá trình hoạt động của đơn vị có hiệu quả.
Nội dung kế hoạch mua sắm tài sản, hàng hoá theo phương thức tập trung bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Chủng loại, số lượng tài sản, hàng hoá mua sắm theo phương thức tập trung; - Thời gian thực hiện việc mua sắm tài sản, hàng hoá;
- Cơ quan, đơn vị được giao trực tiếp sử dụng tài sản; - Kinh phí thực hiện mua sắm tài sản, hàng hoá.
Lập kế hoạch sử dụng tài sản hợp lý nhằm hạn chế tối đa việc mua sắm, sửa chữa phát sinh ngoài kế hoạch. Nhằm đảm bảo vừa đáp ứng nhu cầu công việc chuyên môn của các đơn vị vừa tránh lãng phí. Việc mua sắm tài sản của trường hiện nay được tiến hành theo Quy chế chi tiêu nội bộ.
Đơn vị đề xuất Nhà cung cấp báo giá Hiệu trưởng Tổ thẩm định giá Phòng KHTC Phòng QTĐS Ký HĐ
Đơn vị tính: Giá trị: đồng Cơ cấu: %
Hoạt động Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Giá trị Cơ cấu Giá trị Cơ cấu Giá trị Cơ cấu Giá trị Cơ cấu
Đào tạo 77.852.305 83,62 85.839.681 80,86 80.153.626 78,15 50.557.833 83,49
Nghiên cứu khoa học 3.159.695 3,39 3.235.101 3,05 3.340.620 3,26 3.358.893 5,55
Giảng viên 2.939.820 3,16 2.245.897 2,12 2.281.963 2,23 2.652.794 4,38 Sinh viên 219.875 0,24 989.205 0,93 1.058.657 1,03 706.099 1,17 Hợp tác quốc tế 404.318 0,43 131.297 0,12 123.600 0,12 302.573 0,50 Đầu tư 11.687.402 12,55 16.956.447 15,97 18.941.342 18,47 6.334.994 10,46 Khác 2.630.134 2,82 2.839.832 2,67 2.493.137 2,43 1.574.614 2,60 Cộng 93.103.720 100,00 106.162.526 100,00 102.559.188 100,00 60.554.292 100,00
Nguồn: Phòng Kế hoạch tài chính (2014-2016)
Theo bảng 4.4. Nhà trường lên kế hoạch phân bổ các nguồn tài chính vào các hoạt động, trên cơ sở đó Phòng Kế hoạch tài chính sẽ dự toán được tài sản mua sắm theo đề xuất của các đơn vị trực thuộc hàng năm. Hoạt động đầu tư cơ sở vật chất năm 2014 là 11.687.402 đồng đến năm 2017 số tiền đầu tư vào cơ sở vật chất là 6.334. 994 đồng. Nguyên nhân của việc đầu tư vào cơ sở vật chất giảm là do những năm trước Nhà trường đã đầu tư mua sắm các tài sản trong cơ sở vật chất phục vụ hoạt động khá đầy đủ nên những năm gần đây nhà trường chỉ mua thêm. Kinh phí cho hoạt động đào tạo cũng có kinh phí phục vụ cho mua sắm tài sản phục vụ cho hoạt động này. Đây là hoạt động được dành kinh phí nhiều nhất trong phân bổ kinh phí của trường.
Công tác lập kế hoạch là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sử dụng tài sản vì nó là công tác khởi đầu khi tài sản được sử dụng tại đơn vị. Công tác này có đúng và chính xác thì sẽ góp phần tiết kiệm ngân sách cho nhà nước là rất lớn. Thế nhưng, việc lập kế hoạch mua sắm tài sản tại trường Đại học Hùng Vương lại chưa chú trọng tới hiệu quả. Tức là khi trang bị tài sản cho người sử dụng thì phải tính tới hiệu quả đầu ra mà người sử dụng tài sản đó mang lại (mức độ hoàn thành công việc, khối lượng công việc hoàn thành). Do có tới 33 đơn vị trực thuộc và nhu cầu tài sản của mỗi một đơn vị lại có những đặc thù riêng, ví dụ khoa Nông – Lâm – Ngư thì có nhu cầu mua sắm các máy móc thiết bị phục vụ thí nghiệm, khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh thì có nhu cầu mua sắm các phần mềm phục vụ cho các phòng thực hành…nên việc lên kế hoạch mua sắm gặp khó khăn và đôi khi không kịp thời với nhu cầu của các đơn vị.
4.1.4.2. Thực trạng mua sắm tài sản
Mua sắm tài sản là điều tất yếu để duy trì hoạt động của trường. Công tác mua sắm có áp dụng hình thức là để nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch. Đầu năm, phòng Quản trị đời sống gửi mẫu đăng ký các tài sản cần mua của các đơn vị trực thuộc sau đó lập thành báo cáo tổng hợp gửi Phòng Kế hoạch tài chính đối chiếu ngân sách và trình Hiệu trưởng xem xét và phê duyệt. Trong năm, nhu cầu mua sắm các tài sản cũng phát sinh, các đơn vị trực thuộc đề xuất việc mua sắm tài sản với phòng KHTC để phòng KHTC trình Hiệu trưởng xem xét và phê duyệt.
Bảng 4.5. Tình hình sử dụng kinh phí
Đơn vị tính: 1.000đ
Chỉ tiêu Năm
2013 2014 2015 2016
Chi tiền lương, các khoản đóng góp và các khoản mang tính thu nhập
19.826.698 26.553.217 36.022.884 36.365.245
Chi chuyên môn 34.640.162 42.820.514 44.558.306 42.476.441 Chi đầu tư cơ sở vật
chất 4.531.151 8.037.592 18.428.325 17.438.526 Chi khác 1.209.141 1.581.578 1.667.871 1.716.256 Cộng 60.207.152 78.992.901 100.677.386 97.996.468 Nguồn: Phòng Kế hoạch tài chính (2013-2016)
Qua bảng 4.5. về tình hình sử dụng kinh phí của trường từ 2013-2016 cho thấy, chi nhiều nhất cho lương và các khoản đóng góp mang tính thu nhập. Chi đầu tư cơ sở vật chất có nội dung mua sắm các tài sản công phục vụ cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ. Các khoản chi trong nội dung này cũng được nhà trường chú trọng để nâng cao chất lượng cơ sở vật chất cho các hoạt động của trường. Đến nay, các phòng học đều được trang bị máy chiếu, khu nhà N2 được trang bị thành các phòng học có chất lượng cao với trang thiết bị hiện đại. Để có được điều này, công tác lập kế hoạch mua sắm là rất quan trọng.
Bảng 4.6. Kết quả mua sắm PTĐL và tài sản khác có trị giá từ 100 triệu đồng trở lên giai đoạn 2014-2016 STT Chỉ tiêu Đơn vị Tổng số Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 I Tài sản cố định (Máy móc thiết bị)
1 Số lượng mua sắm Cái 8 0 3 5
2 Nguyên giá Tr.đ 0 430.067 754.388
II Tài sản khác
1 Số lượng mua sắm Cái 31 01 08 09
2 Nguyên giá Tr.đ 742,142 1.393,388 1.832,146
Nguồn: Phòng kế hoạch tài chính (2016)
65
Nguyên giá tài sản mua ngoài được tính như sau Giá mua (chưa thuế) Các khoản thuế không hoàn lại Chi phí vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt ... Các khoản giảm trừ Giá trị sản phẩm thu được do chạy thử Nguyên giá tài sản = + + - -
Ví dụ: Ngày 1/5/2015 Khoa Khoa học tự nhiên đề xuất mua một máy Photocopy XEROX – DC 3007, hãng sản xuất là Nhật Bản của Công ty TNHH TM&DV Hà Nội, Hoá đơn GTGT số: 02826 ngày 17/5/2015 với giá mua chưa thuế GTGT là: 66.510.000 đồng, chi phí vận chuyển chưa có thuế GTGT là: 500.000 đồng, kế toán đơn vị xác định nguyên giá TSCĐ là: 66.510.000 + 500.000 = 67.010.000 (đồng).
Khi thực hiện mua sắm, trường ĐHHV sẽ nhận được báo giá của đơn vị cung cấp gửi. Sau khi nhận được báo giá, Phòng kế hoạch tài chính sẽ thông qua báo giá và báo cáo với Hiệu trưởng để phê duyệt có mua hay không mua tài sản đó.
Ví dụ: Một bộ hồ sơ mua sắm tài sản bao gồm (Phụ lục 1)
- Báo giá của đơn vị cung cấp - Biên bản thẩm định giá
- Quyết định lự chọn đơn vị cung cấp - Giấy đề nghị kiêm dự trù kinh phí - Hợp đồng kinh tế
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng - Hóa đơn bán hàng
- Phiếu nhập kho
- Giấy đề nghị thanh toán - Giấy ủy nhiệm chi
Phòng Hành chính tổng hợp đề nghị mua giấy A4 để phục vụ các hoạt động của nhà trường. Nhà trường căn cứ theo quy định của pháp luật thông tin cho các đơn vị cung cấp và nhân được giấy báo giá của Cửa hàng của bà Nguyễn
Thị Niên ở địa chỉ khu Mã Thượng A, thị trấn Phong Châu, huyện Phù Ninh, cửa hàng của bà Cao Thị Thanh Hương ở Phong Châu, huyện Phù Ninh và công ty TNHH Trang Long. Nhà trường tiến hành thẩm định giá của các đơn vị cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất theo quy định về đấu thầu. Hiệu trưởng ký Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp và ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp.
Lựa chọn nhà cung cấp xong thì đơn vị đề xuất mua sắm sẽ làm Giấy đề nghị kiêm dự trù kinh phí theo giá đã được thẩm định. Đơn vị cung cấp là cửa hàng bà Nguyễn Thị Niên sẽ mang hàng đến và có Phiếu nhập kho của trường để nhập hàng vào kho. Nhà cung cấp viết hóa đơn bán hàng có VAT cho trường. Hai bên tiến hành ký Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Trường ủy nhiệm chi cho ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.