Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng công tác quản lý tài sản của trường đại học Hùng Vương
4.1.6. Quản lý bảo dưỡng tài sản
Trong mỗi đơn vị tài sản là cơ sở vật chất có giá trị lớn và có tầm quan trọng trong mọi hoạt động để hoàn thành nhiệm vụ được giao vi mục tiêu kinh tế xã hội. Như trên đã trình bày tài sản ở trường Đại học Hùng Vương chủ yếu là nhà cửa, máy móc, thiết bị, phần mềm máy tính, phương tiện vận tải… hoạt động liên tục, phục vụ tất cả các đơn vị trực thuộc trường Đại học Hùng Vương. Để duy trì khả năng hoạt động bình thường của tài sản nhằm đáp ứng nhu cầu công việc của các đơn vị thì phải thường xuyên thực hiện công tác bảo dưỡng sửa chữa, nâng cấp tài sản.
Tài sản Nhà nước tại Trường Đại học Hùng Vương phải được sử dụng đúng mục đích, tiêu chuẩn, chế độ; bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả để phục vụ công tác và các hoạt động của đơn vị. Nghiêm cấm việc sử dụng tài sản Nhà nước không đúng mục đích được giao; làm thất thoát, hư hỏng gây thiệt hại về tài sản của Nhà nước.
Nhà cửa, vật kiến trúc phải được quản lý, sử dụng phù hợp với công dụng thiết kế, phù hợp với định mức tiêu chuẩn; nếu có nhu cầu thay đổi theo thiết kế thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của các cấp có thẩm quyền trước khi thực hiện.
Các tài sản là thiết bị, máy móc chuyên dụng phải có hướng dẫn sử dụng, nội quy sử dụng, bảo quản và phân công trách nhiệm cho từng người quản lý và có sổ nhật ký theo dõi sử dụng, sửa chữa. Không được mang tài sản đã giao trách nhiệm cho đơn vị, cá nhân quản lý ra khỏi nơi làm việc như: máy tính xách tay, máy ảnh, máy chiếu, thiết bị nghe nhìn, thiết bị lưu trữ thông tin, dữ liệu, v.v. Trường hợp cần thiết mang ra khỏi trường phải có kế hoạch được Trưởng đơn vị xác nhận trước khi làm thủ tục ra, vào cổng bảo vệ.
Trường hợp xảy ra mất mát hoặc bị phá hoại, các đơn vị, cá nhân có liên quan phải giữ nguyên hiện trường, báo ngay cho Tổ bảo vệ và Phòng QTĐS để báo cáo Hiệu trưởng xem xét giải quyết hoặc cơ quan công an nơi gần nhất để xử lý theo pháp luật.
Bảng 4.9. Tình hình sửa chữa bảo dưỡng tài sản năm 2014-2016
Đơn vị tính: triệu đồng
STT Nội dung
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Tổng số Tỷ lệ (%) Tổng số Tỷ lệ (%) Tổng số Tỷ lệ (%) 1
Sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên
3,909 4.89% 1,193 1.49% 1,222 390.00 %
2 Sửa chữa vật tư
văn phòng 2,963 3.71% 2,964 3.71% 2,089 2.61%
Nguồn: Phòng kế hoạch tài chính (2016)
Các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng tài sản phải có trách nhiệm bảo quản, thường xuyên vệ sinh máy móc thiết bị để kéo dài tuổi thọ và công năng hoạt động.
Trong quá trình sử dụng các trang thiết bị, phương tiện làm việc nếu có hư hỏng cần sửa chữa, thay thế các đơn vị làm đề nghị (do lãnh đạo đơn vị ký) chuyển cho Phòng QTĐS để làm các thủ tục sửa chữa theo quy định.
Phòng QTĐS có trách nhiệm xây dựng quy trình sửa chữa tài sản trang thiết bị, căn cứ theo các quy định hiện hành, trình Hiệu trưởng phê duyệt làm cơ sở cho các đơn vị thực hiện. Trường hợp sửa chữa công trình là nhà cửa, vật kiến trúc, giao cho Phòng QTĐS báo cáo Hiệu trưởng xin phê duyệt chủ trương trước khi làm các thủ tục thực hiện sửa chữa theo quy định. Hàng năm, phòng QTĐS chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan lập kế hoạch duy tu, bảo dưỡng và sửa chữa các tài sản để làm cơ sở lập dự toán chi ngân sách và thực hiện thủ tục sửa chữa theo kế hoạch và quy định hiện hành. Khi có nhu cầu chuyển đổi công năng sử dụng tài sản, đơn vị được giao quản lý, sử dụng phải báo cáo bằng văn bản để Hiệu trưởng xem xét, quyết định trước khi thực hiện; tài sản sau khi được chuyển đổi công năng phải được cập nhật vào hệ thống sổ sách.
Hàng năm (06 tháng một lần) Phòng Quản trị và Phòng Kế hoạch Tài chính trên cơ sở đề nghị của các đơn vị sử dụng tài sản và việc khảo sát kiểm tra thực tế lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì đối với thiết bị đã hết thời gian bảo hành. Tổ chức lựa chọn các đơn vị bảo dưỡng, bảo trì có uy tín tiến hành ký kết hợp đồng bảo dưỡng, bảo trì cho toàn cơ quan. Sau khi hoàn thànhh công tác này phòng Quản trị tiến hành thực hiện nghiệm thu và lập biên bản để theo hồ sơ, lý lịch máy.
Đối với sửa chữa, nâng cấp tài sản
Để nâng cao hiệu quả công việc ngoài việc mua sắm mới tài sản, đơn vị còn quan tâm đến việc sửa chữa kết hợp với việc nâng cấp tài sản. Hàng năm, để tăng cường năng lực hoạt động của tài sản, trường Đại học Hùng Vương đều tiến hành sửa chữa tài sản.
* Quy trình sửa chữa tài sản
Việc sử chữa bảo trì tài sản ở trường ĐHHV được thực hiện qua các bước sau:
Bảng 4.10. Quy trình bảo trì, sửa chữa thiết bị dưới 100 triệu đồng Trách nhiệm Tiến trình lập dự Trách nhiệm Tiến trình lập dự
án đầu tư xây dựng Mô tả chi tiết các bước thực hiện
Đơn vị sử dụng (Khoa, Phòng, Ban, Trung tâm) Đề nghị bảo trì, sửa chữa
Đơn vị sử dụng, phòng Quản trị đời sống, phòng Kế hoạch Tài chính căn cứ yêu cầu cần cải tạo, sửa chữa trang thiết bị lập đề nghị đầu tư trình Lãnh đạo trường phê duyệt P.QTĐS,
P.KHTC, ĐVSD, T.QL KTTB
Kiểm tra, đánh giá Căn cứ vào đề nghị của các đơn vị sử dụng, P.QTĐS, P.KHTC và phòng Khoa học và Công nghệ kiểm tra, lập biên bản kiểm tra hiện trạng thiết bị, trong đó cần làm rõ nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục
P.QTĐS, P.KHTC
Phê duyệt đề nghị Trong trường hợp phải thuê đơn vị ngoài và phải mua vật tư để thực hiện bảo trì, sửa chữa thiết bị, P.QTĐS chuyển đề nghị của đơn vị sang P.KHTC trình Hiệu trưởng phê duyệt (Kèm theo biên bản kiểm tra hiện trạng) P.QTĐS, P.KHTC , Tổ thẩm định giá Khảo sát, thẩm định giá, lập dự trù kinh phí
P.QTĐS liên hệ với các nhà thầu để khảo sát, nhận báo giá (3 báo giá) và tiến hành lập dự trù kinh phí. Từ đó lựa chọn đơn vị có mức giá thấp nhất và uy tín nhất.
P.KHTC Soạn thảo hợp đồng P.KHTC trình Hiệu trưởng ký duyệt hợp đồng
P.QTĐS, ĐVSD
Thực hiện hợp đồng - Sau khi hợp đồng được ký kết, P.QTĐS liên hệ với nhà thầu thực hiện bảo trì, sửa chữa thiết bị theo đúng tiến độ được quy định trong Hợp đồng, đảm bảo đúng theo khối lượng và chất lượng trong hợp đồng.
Bảng 4.11. Quy trình bảo trì, sửa chữa thiết bị trên 500 triệu đồng Trách nhiệm Tiến trình lập dự án đầu tư Trách nhiệm Tiến trình lập dự án đầu tư
xây dựng
Mô tả chi tiết các bước thực hiện
P.QTĐS, P.KHTC trương đầu tư Lập chủ
P.QTĐS, P.KHTC, P.KH&CN căn cứ yêu cầu cần xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị lập chủ trương đầu trình Lãnh đạo trường phê duyệt
P.KHTC, P.QTĐS Thẩm chủ trương định đầu tư
P.QTĐS, P.KHTC lập chủ trương đầu trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trình cơ quan, đơn vị có thẩm quyền thẩm định.
P.KHTC, P.QTĐS
Quyết định phê duyệt chủ
trương Cơ quan đơn vị có thẩm quyền P.QTĐS, P.KHTC
Quyết định chỉ định đơn vị tư vấn
Căn cứ vào hồ sơ năng lực đơn vị tư vấn lập dự án đầu tư, P.QTĐS, P.KHTC lập trình Hiệu trưởng phê duyệt.
P.KHTC, P.QTĐS
Thẩm định thiết kế kỹ thuật
Hồ sơ do đơn vị tư vấn lập P.QTĐS, P.KHTC trình cơ quan, đơn vị có thẩm quyền thẩm định
P.KHTC; P.QTĐS, Ban QLDA; đơn vị tư vấn giám sát; đơn vị thi công;
các Tổ tư vấn
Ký hợp đồng
và thực hiện Các đơn vị lập Hồ sơ thanh toán được bộ phận kỹ thuật giám sát; bộ phận kế toán kiểm tra trình lãnh đạo trường phê duyệt.
Nguồn: Phòng Kế hoạch tài chính (2016)
Trên đây, là hai bảng ví dụ mô tả quy trình của hai trong số các mức tài sản được bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm của trường ĐHHV. Như vậy, ở trường Đại học Hùng Vương, quy trình mua sắm tài sản được quy định rõ ràng, phân cấp nhiệm vụ cho từng đơn vị cụ thể theo từng giai đoạn. Các mức mua sắm cũng được nhà trường quy định trong các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Điều này, thể hiện sự công khai, minh bạch trong hoạt động quản lý tài sản công tại trường.