Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ

Phần 4 Kết quả nghiên cứu

4.1.1.Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ

4.1. Thực trạng công tác quản lý tài chính tại ban quản lý các dự án đầu tư

4.1.1.Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ

4.1.1.1. Nguyên tắc xây dựng quy chế

Để chủ động trong việc sử dụng kinh phí hoạt động thường xuyên tiết kiệm và có hiệu quả, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Tài nguyên và Môi trường Hà Nội đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ để cán bộ, viên chức thực hiện và Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát chi. Việc xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ dựa trên Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ, Thông tư 71/2006/TT-BTC ngày 9 tháng 8 năm 2006 của Bộ tài chính “Hướng dẫn thực hiện nghị định 43/2006/NĐ ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập”. Hàng năm, Ban đều thực hiện rà soát và bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với tình hình thực tế.

Quy chế chi tiêu nội bộ của Ban được tuân thủ theo nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc công khai, minh bạch: Khi ban hành Quy chế, cán bộ, nhân viên của Ban được thảo luận dân chủ, công khai rộng rãi, với sự tham gia của các tổ chức chính trị, đoàn thể trong Ban nhằm khai thác, huy động các khả năng tăng nguồn thu trên cơ sở phát triển hoạt động sự nghiệp, triệt để thực hành tiết kiệm, đảm bảo thu đủ bù đắp chi phí, từng bước có tích luỹ, phấn đấu không ngừng cải thiện đời sống, cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ viên chức và người lao động.

- Nguyên tắc thống nhất: Quy chế chi tiêu nội bộ sẽ được ban hành khi có sự thống nhất ý kiến của cán bộ, nhân viên và các tổ chức đoàn thể trong Ban. Thực hiện nguyên tắc quản lý này sẽ đảm bảo tính bình đẳng trong cán bộ, nhân viên đồng thời hạn chế những tiêu cực và rủi ro trong hoạt động tài chính, nhất là những rủi ro có tính chất chủ quan khi quyết định các khoản thu, chi.

- Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này thể hiện sự so sánh giữa kết quả đạt được trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế và xã hội với chi phí bỏ ra.

Tuân thủ nguyên tắc này là khi tiến hành quản lý tài chính, Ban cần quan tâm cả hiệu quả về xã hội và hiệu quả kinh tế, cân nhắc thận trọng trong quá trình quản lý tài chính trên cơ sở lợi ích của toàn thể cộng đồng, những mục tiêu chính trị quan trọng cần phải đạt được trong từng giai đoạn nhất định với định mức chi hợp lý.

Đánh giá về nguyên tắc áp dụng khi xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của Ban:

Với hơn 4 năm hoạt động, Ban đã Ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ dựa trên các nguyên tắc cơ bản là công khai, minh bạch, hiệu quả và thống nhất. Các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhất trong toàn đơn vị. Trước khi ban hành chính thức, Dự thảo Quy chế được gửi đến toàn thể cán bộ, nhân viên của Ban để lấy ý kiến bằng văn bản đồng thời thông qua buổi họp cán bộ nhân viên, Ban tổ chức lấy ý kiến và biểu quyết công khai. Quy chế chi tiêu nội bộ được ban hành sau khi đã chỉnh sửa và thống nhất ý kiến trong toàn đơn vị, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao, thực hiện hoạt động thường xuyên phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý tài chính. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, theo ý kiến của 29 đối tượng khảo sát, kết quả thể hiện trong Bảng 4.1.

Bảng 4.1. Ý kiến trả lời của cán bộ nhân viên về thực hiện các nguyên tắc quản lý tài chính của Ban quản lý

Nội dung

Có Không Không biết

Số ý kiến % Số ý kiến % Số ý kiến %

1. Có được tham gia xây dựng

quy chế chi tiêu nội bộ không? 15 52 14 48 0 0 2. Công tác quản lý tài chính có

đảm bảo tính công bằng không? 19 65 7 24 3 11 Nguồn: Tác giả thực hiện khảo sát

Kết quả Bảng 4.1 cho thấy khá nhiều ý kiến đánh giá chưa tích cực về việc xây dựng quy chế chi tiêu của Ban, cụ thể: Số người được tham gia xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ là 15, chiếm tỷ lệ 52%. Đánh giá về tính công bằng của công tác quản lý tài chính, 19 người (chiếm tỷ lệ 65%) đồng ý, 7 người không đồng ý (24%) và 3 người không có ý kiến (11%).

4.1.1.2. Nội dung của Quy chế chi tiêu nội bộ

Quy chế chi tiêu nội bộ chủ yếu tập trung vào các nội dung: Quy định về các khoản thu và các khoản chi, cụ thể như sau:

a. Quy định về các khoản thu

Nguồn thu gồm kinh phí từ thực hiện quản lý các dự án (kinh phí 2%) từ các dự án được UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt. Ngoài ra, nguồn kinh phí khác thu được từ hoạt động vệ sinh môi trường các tuyến đường của 18 huyện ngoại thành.

b. Quy định về các khoản chi

Các khoản chi thực tế của Ban được thực hiện dựa trên dự toán đã được lập và quy chế chi tiêu nội bộ và thực tiễn phát sinh, bao gồm định mức chi cho con người, chi mua sắm, sửa chữa tài sản.

* Định mức chicho con người:

Nhóm chi cho con người gồm có: khoản thanh toán cho cá nhân, các khoản chi hành chính và chi chuyên môn.

- Các khoản thanh toán cho cá nhân: Bao gồm lương, các khoản phụ cấp, đóng góp theo lương, khen thưởng và phúc lợi.

+Các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp có tính chất lương

Cán bộ viên chức trong biên chế và hợp đồng dài hạn được trả căn cứ theo ngạch, cấp bậc, hệ số lương, phụ cấp và mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định của từng cán bộ viên chức và hợp đồng dài hạn để xác định mức lương tháng cho từng người, Ban đảm bảo chi hàng tháng gồm lương cơ bản theo hệ số ngạch bậc và các khoản phụ cấp.

Các khoản phụ cấp chức vụ thực hiện theo thông tư số 02/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp chức vụ lãnh đạo đối với cán bộ, công chức, viên chức. Cụ thể, Ban quy định thanh toán phụ cấp chức vụ hưởng theo chức danh Giám đốc hệ số 0,3; Phó giám đốc hệ số 0,2.

Đối với các khoản phụ cấp khác như phụ cấp làm thêm giờ được xây dựng theo định mức do Nhà nước quy định hoặc dựa trên định mức của Nhà nước để xây dựng định mức làm thêm và được chi trả cùng với lương hàng tháng.

Các trường hợp làm thêm giờ, theo yêu cầu công việc, cán bộ viên chức phải làm thêm ngoài giờ hành chính. Trưởng các bộ phận chủ động bố trí và tạo

điều kiện cho cán bộ viên chức nghỉ bù vào các ngày nghỉ tiếp theo.

Trong trường hợp không thể bố trí nghỉ bù được, trưởng các bộ phận làm đề nghị trình Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện. Mức thanh toán thực hiện theo thông tư liên tịch 08/2005/TTLT/BNV-BTC ngày 25/1/2005 về phụ cấp làm thêm giờ như sau:

Tiền lương thêm giờ = Tiền lương giờ x 150% hoặc 200% x Số giờ thực tế làm thêm

Trong đó, mức 150% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường Mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần. + Chi các khoản đóng góp theo lương:

Chi đóng góp và hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, công đoàn phí của cán bộ, viên chức thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.

+ Các khoản chi lương tăng thêm:

Theo quy định của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006, Thông tư hướng dẫn số 71/2006/TT-BTC ngày 09/8/2006 của Bộ Tài chính và Thông tư số 113/2007/TT-BTC ngày 24/9/2007 của Bộ Tài chính. Nguồn kinh phí sau khi đã đảm bảo chi phí các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hợp lý trên tinh thần tiết kiệm và trích lập các quỹ theo quy định thì thu nhập tăng thêm được tính để chi trả cho cán bộ viên chức và lao động hợp đồng được tính theo quý hoặc 6 tháng. Thu nhập lương tăng thêm hàng tháng của CBVC được tính theo công thức sau:

Tiền lương tăng thêm cá nhân = Lương tối thiểu người/ tháng do nhà nước quy định x Hệ số tăng thêm của cá nhân x Hệ số lương cơ bản ( gồm cả phụ cấp thâm niên vượt khung + phụ cấp chức vụ) Tiền lương tăng thêm của cá nhân trong công thức trên được nhân với tỉ lệ % cân đối quỹ lương tăng thêm. Tỉ lệ hệ số thu nhập tăng thêm do Giám đốc Ban quyết định trên cơ sở kết quả hoạt động và doanh thu thực tế. Hệ số thu nhập tăng thêm của cá nhân không vượt quá 1 lần theo quy định. Căn cứ vào quỹ

lương hàng năm và kết quả hoạt động, nguồn thu thực tế hệ số thu nhập có thể thay đổi cùng tỉ lệ tương ứng để chi trả. Chi hỗ trợ lương thu nhập tăng thêm hàng quý hoặc 6 tháng đối với cán bộ công chức, viên chức và cán bộ hợp đồng đang công tác tại Ban quản lý dự án:

Phương án trả thu nhập tăng thêm được chia thành 3 loại:

Loại A: Hoàn thành tốt nhiệm vụ hưởng hệ số thu nhập tăng thêm cao nhất là 100%.

Loại B: Hoàn thành tốt nhiệm vụ nhưng còn hạn chế về năng lực bằng 60%. Loại C: Hoàn thành nhiệm vụ bằng 20%.

+ Chi khen thưởng:

Mức chi khen thưởng cho cán bộ, viên chức được căn cứ vào Luật thi đua, khen thưởng. Căn cứ vào chênh lệch thu lớn hơn chi, Giám đốc sẽ quyết định mức chi trả thu nhập tăng thêm và mức chi khen thưởng sao cho phù hợp.

+ Chi phúc lợi:

Chi phúc lợi là một khoản chi không thể thiếu tại Ban. Hàng năm vào các dịp lễ tết, trợ cấp khó khăn; chi thăm hỏi ốm đau, hiếu hỷ các đối tượng trong cơ quan và các đối tượng có quan hệ công tác với Ban. Mức chi phúc lợi căn cứ dựa trên nguồn Quỹ đơn vị.

- Nhóm chi quản lý hành chính:

Nội dung các khoản chi quản lý hành chính gồm có chi công tác phí; chi hội nghị, hội thảo, tổng kết cuối năm; chi vật tư văn phòng; nước uống; chi thanh toán dịch vụ công và chi tiếp khách.

Định mức các khoản chi này Ban xây dựng căn cứ theo Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/7/2010; Quyết định số 151/2010/QĐ-UBND ngày 10/12/2010; Quyết định số 54/2010/QĐ-UBND ngày 26/5/2010 quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị.

+ Chi công tác phí:

Do nhiệm vụ chuyên môn của Ban xây dựng mức khoán công tác phí 300.000đ/người/tháng cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trong Ban, ngoài ra khi đi công tác hoặc tập huấn chuyên môn nghiệp vụ căn cứ vào giấy triệu tập và các chứng từ chi liên quan Ban sẽ thanh toán chế độ phụ cấp và tiền thuê phòng ngủ theo chế độ quy định của Nhà nước.

+ Chi hội nghị, hội thảo, tổng kết cuối năm:

Các khoản chi này được thực hiện theo Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 6/7/2010 của Bộ tài chính về chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị.

Các cán bộ được cử đi dự hội thảo, hội nghị do các đơn vị ngoài Ban tổ chức thì được thanh toán các khoản như cán bộ đi công tác và hỗ trợ tiền tài liệu theo chứng từ thực tế của đơn vị tổ chức (nếu có). Cụ thể, ngoài các mức chi cho in ấn tài liệu, văn phòng phẩm, báo chí, thông tin liên lạc, trang trí hội trường được chấp nhận theo phát sinh thực tế, thì mức chi hội nghị, hội thảo được Ban quy định chi tiết trong bảng 4.2.

Bảng 4.2. Mức khoán chi hội nghị, hội thảo

TT Nội dung chi ĐVT Số tiền

1 Chi tiếp khách của Bộ, Thành phố

và các tỉnh nghìn đồng/người/ngày 200 2 Chi báo cáo hội nghị, hội thảo nghìn đồng/ báo cáo 200 3 Hoa quả, nước uống tối đa nghìn đồng/buổi/đại biểu 30 4 Họp tổng kết nghìn đồng/người/ngày 200 Nguồn: Trích quy chế chi tiêu nội bộ của Ban quản lý dự án

+Chi cho sử dụng điện thoại:

Ban thực hiện khoán chi theo Thông tư 71/2006/TT-BTC ngày 9/8/2006 của Bộ tài chính về định mức sử dụng điện thoại tại nơi làm việc và điều kiện thực tế của Ban, trên tinh thần tiết kiệm hiệu quả, chống lãng phí. Mức khoán chi cho sử dụng điện thoại được thể hiện chi tiết trên bảng 4.3.

Bảng 4.3. Định mức chi tiền điện thoại tại các phòng ban

TT Nội Dung Số tiền (nghìn

đồng/tháng)

1 Giám đốc, Phó giám đốc 300 2 Phòng Kế toán - Hành chính 200 3 Phòng Kế hoạch đầu tư 200 4 Phòng Quản lý giám sát 200

Phòng ban sử dụng vượt quá mức quy định sẽ phải nộp tiền vào quỹ của Ban, Phòng kế toán hành chính có trách nhiệm theo dõi thực hiện. Ban hành quy định này sẽ hạn chế lãng phí tiết kiệm chi phí cho Ban nâng cao ý thức sử dụng cá nhân. Tuy nhiên cũng cần có biện pháp nâng cao ý thức việc sử dụng có hiệu quả đến từng cán bộ công nhân viên, cần phải theo dõi chặt chẽ để nâng cao ý thức thực hành tiết kiệm, hiệu quả công việc.

Đối với cước điện thoại cá nhân, Ban vận dụng Quyết định số 78/2011/QĐ -TTg ngày 16 tháng 5 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng điện thoại di động đối với cán bộ lãnh đạo trong các cơ quan hành chính sự nghiệp. Mức hỗ trợ cước điện thoại cá nhân cho Ban giám đốc, cụ thể: Giám đốc 300.000 đồng/tháng; Phó giám đốc 150.000 đồng/tháng.

Mức khoán hỗ trợ tiền điện thoại này được Ban chi trả theo tháng bằng tiền mặt. Phòng kế toán hành chính làm đầu mối tập hợp danh sách và đề nghị thanh toán.

+ Chi văn phòng phẩm:

Văn phòng phẩm phục vụ công tác chuyên môn, cấp phát theo thực tế, từng bộ phận khi có nhu cầu sử dụng phải có Giấy đề xuất gửi Phòng kế toán hành chính xem xét, trình Giám đốc duyệt thì mới được mua và cấp phát sử dụng. Phòng kế toán hành chính lập Phiếu giao nhận cho từng bộ phận theo giấy đề xuất. Tất cả các bộ phận, cá nhân căn cứ vào tình hình sử dụng thực tế đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. Trường hợp đặc biệt khi phát sinh các nhiệm vụ đột xuất, đặc thù thì bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị mua văn phòng phẩm gửi về Phòng kế toán hành chính để tổng hợp báo cáo Thủ trưởng cơ quan xem xét quyết định bổ sung.

Văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng phục vụ theo nguồn kinh phí của từng chương trình. Vật tư văn phòng khác (Hoa, phông, biển chữ, bano, áp phích và các loại nước tẩy rửa, lau kính, lau sàn, nước rửa tay, xà phòng, giấy vệ sinh, các loại chổi, khăn lau vv…) phục vụ hội nghị của khách hàng: thanh toán theo số lượng thực tế sử dụng và đơn giá thanh toán theo thị trường tại thời điểm phát sinh.

Như vậy, việc khoán văn phòng phẩm cho các phòng, ban làm việc hành chính trong Ban như Phòng kế toán hành chính … việc thanh toán như hiện nay là trên cơ sở dự trù của phòng được duyệt hoặc hết lập dự trù đề nghị mua sắm

sẽ không tránh được phần nào lãng phí nếu cán bộ sử dụng không có ý thức tiết kiệm. Vì vậy, Ban nên xây dựng mức khoán văn phòng phẩm cho các phòng, ban này.

+Chi nước uống trong giờ làm việc: