Trong CSDL một túi hồ sơ gốc sẽ bao gồm thông tin về vị trí túi hồ sơ đó thực tế trong kho (hộp, ngăn, kệ, xếp…). Một túi hồ sơ sẽ bao gồm thông tin về một hoặc nhiều giấy chứng nhận. Ngoài ra túi hồ sơ sẽ có thông tin lưu trữ các file mang thông tin chung cho cả túi hồ sơ như: Tờ trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chung cho các giấy chứng nhận đồng sử dụng trong một túi hồ sơ.
Hồ sơ giấy chứng nhận lưu trữ thông tin của từng giấy chứng nhận độc lập
có trong túi hồ sơ. Bao gồm thông tin chủ (tên chủ, số CMTND), thửa (số tờ, số thửa, địa chỉ), giấy chứng nhận (số phát hành, số vào sổ, ngày vào sổ, số hồ sơ gốc), các file số (file pdf) các giấy tờ được xác định trong thành phần hồ sơ quét (giấy chứng nhận, tờ trình, đơn đăng ký, thông báo thuế…). Việc đặt tên phải
đảm bảo nguyên tắc tên các file số trong một túi hồ sơ không được trùng tên nhau và phải thể hiện được tính chất của loại giấy tờ và gắn với từng GCN.
Kết quả, đã quét được 5056 hồ sơ phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính và lưu lập theo quy định.
4.4.7. Xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính
* Nhập bổ sung các thông tin thuộc tính của thửa đất (tình trạng pháp lý, thông tin về người sử dụng đất…)
Nhập, chuẩn hóa thông tin từ hồ sơ địa chính hoặc hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ đăng ký biến động (kể cả hồ sơ giao dịch bảo đảm), bản lưu Giấy chứng nhận của các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận trước khi cấp đổi (chỉ nhập theo hồ sơ của lần biến động cuối cùng), các đơn kê khai đăng ký đất đai.
Để kế thừa một số thông tin thuộc tính từ cơ sở dữ liệu không gian (đã có tại bảng nhãn thửa của bản đồ địa chính) và một số thông tin dữ liệu thuộc tính được sao chép từ hệ thống phầm mềm VILIS 2.0 chạy tại tại Văn phòng đăng ký QSD đất huyện Quỳnh Lưu (được tạo lập cho những trường hợp đã thực hiện kê khai đăng ký cấp Giấy chứng nhận tại Văn phòng), thực hiện thao tác đồng bộ dữ liệu từ bản đồ vào hồ sơ và sao lưu, phục hồi, nâng cấp cơ sở dữ liệu thuộc tính theo thông tư số 23/2014/TT-BTNMT. Tất cả các thông tin về chủ sử dụng đất tương ứng với từng thửa đất được liên kết với nhau. Tuy nhiên, thông tin thuộc tính đối với thửa đất đó chưa đầy đủ theo quy định về cơ sở dữ liệu địa chính. Để hoàn thiện cần nhập bổ sung thêm và chuẩn hóa từ các sổ mục kê, sổ địa chính, sổ biến động, bản lưu GCN, hồ sơ giao đất, cấp GCN, các đơn kê khai, đăng ký…
Nhập và chuẩn hóa thông tin thuộc tính địa chính: Thực hiện nhập và chuẩn hóa thông tin về thửa đất, chủ sử dụng và quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất từ hồ sơ địa chính tương ứng với từng thửa đất. Cụ thể được thể hiện tại hình 4.15, hình 4.16 và hình 4.17.