B. NỘI DUNG
2.2. Thực trạng kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp tạ
2.2.2. Kế toán chi phí sản xuất tại công ty
2.2.2.1. Định mức chi phí và dự toán chi phí * Định mức chi phí
Trong công tác đấu thầu công trình: “Hạ tầng kỹ thuật để đấu giá QSD
đất tại khu vực Đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, thành phố Việt Trì - Phần điện”,
công ty áp dụng định mức được xây dựng trong bảng đơn giá chi tiết do chủ đầu tư lập và công bố.
* Dự toán chi phí:
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu, công ty dựa trên bảng dự toán thiết kế do chính chủ đầu tư lập (Phụ lục 6) để xác định giá dự toán. Bảng dự toán thiết kế này được chủ đầu tư lập căn cứ vào định mức kỹ thuật do Nhà nước
ban hành và thông báo giá - thể hiện qua bảng đơn giá chi tiết (Phụ lục 7) và khối lượng cơ sở thiết kế, từ đó bóc tách và xác định giá dự toán cho từng nội dung công việc đó.
Việc lập dự toán tiến hành theo phương pháp giá trị chi phí theo công việc. Phương pháp này chỉ cung cấp thông tin về giá trị dự toán của công trình, là giá trần mức giá cao nhất chủ đầu tư có thể chấp nhận khi xét thầu.
Tuy nhiên việc lập dự toán này chỉ phục vụ cho đấu thầu các công trình là chính mà chưa đưa ra các thông tin chi tiết và cụ thể đáp ứng yêu cầu công tác kế toán quản trị. Chẳng hạn giá thành dự toán chưa phải là cơ sở để kế toán kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành cũng như phân tích thông tin liên quan đến nguyên nhân gây ra chênh lệch giữa dự toán và chi phí thực tế phát sinh từ đó rút ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý chi phí trong đơn vị, cũng như rút ngắn dần sự khác biệt giữa dự toán và thực tế phát sinh, từ đó doanh nghiệp có thể coi dự toán là tài liệu tin cậy cho doanh nghiệp trong việc chủ động lập kế hoạch các điều kiện cần thiết về vốn, vật tư cho quá trình thi công.
Để có thể trúng thầu, trong hồ sơ dự thầu, công ty cần thiết kế bảng giá dự thầu, đảm bảo: giá dự thầu < giá dự toán và giá dự thầu của công ty đưa ra là nhỏ hơn so với các nhà thầu khác. Khi trúng thầu và ký kết Hợp đồng kinh tế
(Phụ lục 8), bảng giá dự thầu này chính là phụ lục hợp đồng (Phụ lục 9).
Căn cứ vào bảng giá dự toán công trình, em thấy giá dự toán cho công trình “Hạ tầng kỹ thuật để đấu giá QSD đất tại khu vực Đồng Vệ Lầy, xã
Sông Lô, thành phố Việt Trì - Phần điện” là 374.852.760 đồng.
Căn cứ vào phụ lục hợp đồng, giá dự thầu công ty đưa ra cho công trình trên là 370.000.000 đồng.
Vậy, ở đây đã có sự chênh lệch giữa giá dự thầu và giá dự toán. Công ty đã chủ động hạ mức giá dự thầu để có cơ hội trúng thầu cao hơn. Tuy vậy, khi phải chấp nhận giảm giá để trúng thầu, công ty chưa xây dựng cho mình phương
pháp xác định tỷ lệ giảm giá bao nhiêu để có thể chấp nhận hợp đồng mà không bị lỗ, hay đạt lợi nhuận mong muốn.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung của công trình “Hạ tầng kỹ
thuật để đánh giá QSD đất tại khu vực Đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, thành phố Việt Trì - Phần điện” được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp dự toán chi phí sản xuất Công ty TNHH Thiết bị điện Công nghiệp
BẢNG TỔNG HỢP DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT
Công trình: Hạ tầng kỹ thuật để đấu giá quyền sử dụng đất tại khu vực đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, thành phố Việt Trì.
KHOẢN MỤC CHI PHÍ KÝ HIỆU THÀNH TIỀN
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 214.562.342 2. Chi phí nhân công trực tiếp 622 43.134.009 3. Chi phí sử dụng máy thi công 623 19.542.863
4. Chi phí sản xuất chung 627 21.843.590
TỔNG CỘNG CHI PHÍ SẢN XUẤT C 299.082.804
Nhận xét: Bảng tổng hợp dự toán chi phí sản xuất ở trên chỉ căn cứ vào dự toán kỹ thuật mà chủ đầu tư lập, công ty chưa xây dựng được dự toán chi phí chi tiết công trình sau khi ký kết hợp đồng. Do vậy, bộ phận kỹ thuật tại công ty cần lập riêng một bảng tổng hợp dự toán chi phí chi tiết công trình để phù hợp với sự biến động của thị trường và đặc điểm công tác thi công tại đơn vị.
2.2.2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
a. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Để đáp ứng cho quá trình thi công xây lắp, tại công ty TNHH Thiết Bị Điện Công Nghiệp đã sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều chủng loại với quy cách đa dạng, phong phú. Do đặc thù của sản phẩm
xây lắp mang tính đơn chiếc nên mỗi công trình lại sử dụng những loại vật tư có chức năng, công dụng khác nhau.
Đặc điểm của việc thi công công trình xây lắp là phân tán tại nhiều địa điểm khác nhau nên việc quản lý khá khó khăn, trong khi đó NVLTT sử dụng cho các công trình thường rất đa dạng nên phải di chuyển phân tán theo từng công trình, do nhiều người quản lý về mặt hiện vật và giá trị.
b. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Để tổ chức quản lý và hạch toán tốt NVL thì công ty TNHH Thiết Bị Điện Công Nghiệp đã phân loại NVL như sau:
- NVL chính: là NVL chủ yếu tham gia vào quá trình sản xuất, tức là khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Ví dụ: cát, sỏi, cột điện, cáp trần, đầu cốt,…
- NVL phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính để làm tăng chất lượng hay hình thức của các công trình, hạng mục công trình. Ví dụ: sơn, dầu bóng,…
- Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như xăng, dầu, mỡ máy,…
- Vật liệu khác như: đinh, ốc, vít,…
Mỗi loại vật liệu tại công ty TNHH Thiết Bị Điện Công Nghiệp đều có mã số riêng, được khai báo trong bảng danh mục vật tư (Phụ lục 10) nên dễ dàng theo dõi và hạch toán.
Giá xuất kho NVL tại công ty được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
c. Chứng từ sử dụng - Giấy đề nghị xuất vật tư - Phiếu xuất kho
d. Tài khoản sử dụng
Chi phí NVLTT được công ty hạch toán trên tài khoản 621, TK này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình theo giá thực tế mua.
e. Phương pháp hạch toán
Thông thường, khi công ty được giao thầu thì phòng kỹ thuật sẽ căn cứ trên bản vẽ thiết kế thi công của từng công trình, hạng mục công trình để xác định khối lượng và đơn giá dự toán để yêu cầu lượng vật tư cần thiết sử dụng. Do đó, mức độ nhập xuất NVL là do phòng kỹ thuật tính toán và đưa lên kế hoạch. Tuy nhiên, căn cứ để bộ phận kỹ thuật xác định khối lượng và đơn giá dự toán là bản dự toán kỹ thuật mà chủ đầu tư lập. Vì vậy, sau khi ký kết hợp đồng, bộ phận kỹ thuật cần lập một bảng dự toán chi tiết vật tư để phù hợp với sự biến động của thị trường và đặc điểm công tác thi công tại đơn vị, để tránh tình trạng đang thi công lại thiếu vật tư, hay lượng vật tư xuất dùng lớn hơn nhiều so với thực tế thi công.
Sau khi được ban giám đốc phê duyệt, nhân viên phụ trách vật tư có nhiệm vụ đi đặt mua vật tư (nếu vật tư không có sẵn trong kho). Khi có nhu cầu sử dụng vật tư để thi công công trình, nhân viên phòng kỹ thuật sẽ viết giấy đề nghị xuất vật tư (Phụ lục 11).
Sau khi nhận được giấy đề nghị xuất vật tư có chữ ký của giám đốc, kế toán vật tư lập phiếu xuất kho (Phụ lục 12), chuyển phiếu xuất kho xuống thủ kho. Trên cơ sở phiếu xuất kho đã lập, thủ kho làm nhiệm vụ kiểm kê, giao vật tư, ký vào phiếu xuất và ghi vào sổ thực xuất, thẻ kho. Sau đó, phiếu xuất kho được chuyển trở lại phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán, ghi sổ. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên, liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ kho.
Do đặc điểm của công ty là có 2 kho, và thông thường các loại vật tư dùng cho thi công được tập hợp ở kho số 2 cách xa trụ sở công ty, hơn nữa lượng vật tư xuất dùng cho các công trình cũng khá nhiều, nên thường đến cuối tháng, phiếu xuất kho viết tay mới về đến phòng kế toán. Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là bình quân gia quyền cuối kỳ nên việc hạch toán chậm
như trên chưa làm ảnh hưởng đến trị giá vật tư xuất kho, tuy nhiên số lượng chứng từ phát sinh ùn về vào cuối tháng sẽ gây khó khăn cho việc tập hợp và hạch toán của kế toán viên.
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã lập, kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm kế toán máy Easy Accounting 2.5 như sau:
Bước 1: Mở phần hành Easy Accounting 2.5, chọn ngày làm việc. Khi đó, màn hình hiển các phân hệ làm việc của phần hành (Hình 2.1).
Bước 2: Chọn phân hệ “chứng từ”. Màn hình hiện lên cửa sổ làm việc của các nghiệp vụ phát sinh.
Bước 3: Chọn phân hệ “chứng từ vật tư”, nhấp chuột vào biểu tượng “thêm” để nhập nghiệp vụ mới phát sinh.
Bước 3: Nhập toàn bộ thông tin mà phần mềm yêu cầu: - Tại phần nhập liệu nội dung nghiệp vụ:
+ Số chứng từ: XVT VL1 + Họ tên: Kiều Văn Tiến + Địa chỉ: Phòng Kỹ Thuật
+ Diễn giải: Xuất vật tư công trình: Khu đấu giá QSD đất tại đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, Việt Trì
- Tại phần định khoản, kế toán tiến hành hạch toán: + Tài khoản nợ: 621
Hình 2.2: Giao diện nhập liệu tài khoản xuất vật tư
- Tại phần nhập thông tin vật tư, công trình:
+ Tại phần nhập liệu chi tiết mã công trình, chọn mã công trình 148 - Khu đấu giá QSD đất tại đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, Việt Trì, nhấn “ghi”.
+ Tại phần nhập liệu chi tiết vật tư xuất kho, chọn mã vật tư và số lượng như yêu cầu trong phiếu xuất kho, các thông tin khác máy sẽ tự động điền, nhấn “ghi”.
Hình 2.3: Giao diện nhập liệu chi tiết vật tư xuất kho
- Sau khi nhập xong toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu, nhấn phím “enter” hoặc biểu tượng “ghi” trên màn hình để kết thúc phần nhập liệu.
Bước 4: Đến cuối kỳ, trên cửa sổ làm việc chính của phần mềm, chọn “tính giá xuất”. Màn hình hiển thị yêu cầu nhập liệu thời gian tính giá xuất kho, chọn quý III năm 2019. Yêu cầu nhập tài khoản cần tính giá xuất kho, chọn 152. Nhấn “chấp nhận” để hoàn thành thao tác (Phụ lục 13). Máy sẽ tự động tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Khi hoàn thành việc hạch toán nghiệp vụ vào máy, máy tính cũng tự động lập phiếu xuất kho (Phụ lục 14). Phiếu xuất kho được in ra từ máy tính sẽ được đối chiếu với phiếu xuất kho đã lập trước đó để đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ. Cuối kỳ, cả 2 phiếu xuất kho cùng giấy đề nghị xuất vật tư của cùng một nghiệp vụ sẽ được kẹp chung, ký, đóng dấu và lưu trữ.
Cuối kỳ, kế toán dựa trên số liệu đã được tổng hợp trên sổ chi tiết TK 621 của từng công trình, bảng kê chi tiết xuất vật tư,… để thực hiện bút toán kết chuyển chi phí NVLTT cho từng công trình, hạng mục công trình sang TK 1542 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang công trình.
Trong quý III năm 2019, bút toán kết chuyển chi phí NVLTT cho công trình
“Hạ tầng kỹ thuật để đấu giá QSD đất tại khu vực Đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, thành phố Việt Trì - Phần điện” được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở phần mềm Easy Accounting 2.5 trên máy vi tính. Khi đó, màn hình sẽ hiện lên giao diện của phần hành.
Bước 2: Trên giao diện, chọn phân hệ “Chứng từ” sau đó vào “chứng từ tổng hợp” và chọn “Mới”
Bước 3: Màn hình lúc này sẽ hiện lên cửa sổ làm việc yêu cầu nhập các thông tin cần thiết.
Bước 4: Kế toán tiến hành nhập toàn bộ các thông tin - Số chứng từ: KC VL DVL
- Ngày chứng từ: 31/08/2019
- Diễn giải: Kết chuyển chi phí vật liệu CT Đồng Vệ Lầy sang CP SX KD DD - Tài khoản nợ: TK 1542 (Chi tiết công trình 148 - Khu đấu giá QSD đất tại đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, Việt Trì)
- Tài khoản có: TK 621 (Chi tiết công trình 148 - Khu đấu giá QSD đất tại đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, Việt Trì)
- Số tiền: 195.086.785
Hình 2.4: Giao diện nhập liệu kết chuyển chi phí NVLTT sang CPSXKD DD
Để kiểm tra, nhấn “In”, chọn “chứng từ kế toán” (Phụ lục 15).
Sau khi nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động vào các sổ: Sổ NKC (Phụ
lục 16), Sổ cái TK 621 (Phụ lục 17), sổ chi tiết tài khoản 621 theo công trình.
Để kiểm tra sổ chi tiết tài khoản theo công trình, ta làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở phần mềm kế toán Easy Accounting 2.5 trên máy vi tính. Khi đó, màn hình sẽ hiện lên giao diện của phần hành
Bước 2: Trên thanh công cụ, kế toán chọn “báo cáo”, sau đó vào “các sổ kế toán”.
Bước 3: Để xem sổ chi tiết ta chọn “sổ chi tiết tài khoản”
Bước 4: Chọn “sổ chi tiết tài khoản theo công trình”
Bước 5: Chọn thời gian in báo cáo: Quý III năm 2019. Chọn tài khoản 621.
Bước 6: Chọn chi tiết công trình 148 - Khu đấu giá QSD đất tại đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, Việt Trì, nhấn “chấp nhận”.
Từ sổ chi tiết tài khoản 621 công trình “Hạ tầng kỹ thuật để đấu giá QSD đất tại khu vực Đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, thành phố Việt Trì - Phần điện” quý III năm 2019, ta thấy tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là 195.086.785 đồng.
2.2.2.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
a. Đặc điểm lao động tại Công ty TNHH Thiết Bị Điện Công Nghiệp
Công nhân hiện đang làm việc tại công ty TNHH Thiết Bị Điện Công Nghiệp bao gồm cả công nhân có hợp đồng dài hạn tại công ty và công nhân thuê ngoài. Tuy vậy, công trình “Hạ tầng kỹ thuật để đấu giá QSD đất tại khu vực Đồng Vệ Lầy, xã Sông Lô, thành phố Việt Trì - Phần điện” chỉ do
công nhân trong biên chế của doanh nghiệp tiến hành thi công.
Công ty TNHH Thiết Bị Điện Công Nghiệp lập từng tổ thi công riêng biệt để thi công các công trình khác nhau. Mỗi tháng, từng tổ sẽ lập bảng chấm công, tự theo dõi giờ làm thêm qua phiếu báo làm thêm giờ. Dựa trên bảng chấm công được lập cho từng công trình, kế toán có nhiệm vụ tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động trong từng tháng.
Tiền lương thực tế = Tiền lương cơ bản + Các khoản hỗ trợ + Lương làm thêm - Các khoản trừ vào lương Trong đó:
- Tiền lương cơ bản = Mức lương ngày x Số ngày làm việc trong tháng Mức lương
ngày =
Mức lương chính (mức cơ bản)
Số ngày làm việc theo chế độ trong 1 tháng (26 ngày) Mức lương chính được quy định trong khoản 1, điều 3 của Hợp đồng lao