CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng quản lý nhân lực tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế gia
3.2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc
Công tác phân tích công việc chính là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định các điều kiện để tiến hành các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các yêu cầu về phẩm chất, trình độ, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty bắt đầu từ hiệu quả của mỗi công việc đƣợc phân công cho từng vị trí công tác, mỗi công việc đó chính là đơn vị nhỏ nhất đƣợc chia ra từ hoạt động của Công ty và đƣợc thực hiện bởi những con ngƣời cụ thể đƣợc gọi là vị trí công tác. Mỗi công việc hoàn thành bởi một ngƣời sẽ ảnh hƣởng đến hiệu quả chung của cả Công ty.
Công ty cổ phần Dệt may Huế đã xây dựng đƣợc bảng mô tả chức danh công việc cho từng chức danh cụ thể trong Quy chế tổ chức của Công ty và
của từng đơn vị, phòng ban và quy trình hƣớng dẫn thực hiện các công việc này trong hệ thống ISO.
Theo bảng mô tả các chức năng công việc này, các yêu cầu về trình độ học vấn, chuyên môn kỹ thuật, kỹ năng, kinh nghiệm và một số yêu cầu khác đều đƣợc nêu cụ thể đối với từng vị trí công tác. Bảng mô tả này cũng nêu rõ quan hệ công tác, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể đƣợc giao.
Ngoài ra, các phòng ban đơn vị còn xây dựng Quy trình hƣớng dẫn công việc đối với từng công việc cụ thể của đơn vị mình. Quy trình hƣớng dẫn này giúp các nhân viên cũ cũng nhƣ nhân viên mới nhận biết rõ chức năng, quyền hạn của mình và trình tự thực hiện công việc đƣợc giao.
Quy trình hƣớng dẫn công việc ở Công ty thƣờng đƣợc xây dựng bởi chính trƣởng phòng hoặc trƣởng bộ phận. Trƣởng, phó các phòng, bộ phận, đơn vị và các chuyên viên có kinh nghiệm đƣợc cử vào ban ISO của Công ty sẽ đƣợc tham gia học một khóa đào tạo ngắn hạn về hệ thống quản lý chất lƣợng ISO và phƣơng pháp văn bản hóa. Sau đó, họ đƣợc phân công triển khai tiến hành xây dựng các quy trình công việc, các thủ tục thực hiện công việc của phòng, bộ phận, đơn vị mình theo tiến độ đƣợc duyệt. Tiếp theo, tổ phân tích công việc sẽ tiến hành nghiên cứu công việc tại tất cả các vị trí công việc trong toàn Công ty bằng phƣơng pháp quan sát và phƣơng pháp chuyên gia, đồng thời phối hợp với các trƣởng phòng, bộ phận, đơn vị để bổ sung, điều chỉnh các thông tin đƣợc thu thập nhằm hoàn thiện bản mô tả công việc mà các trƣởng phòng, bộ phận, đơn vị đã tự xây dựng. Cuối cùng, các trƣởng phòng, bộ phận, đơn vị tập hợp các bản mô tả công việc đã đƣợc xây dựng hoàn chỉnh để lập thành bản Quy chế tổ chức của cả phòng, bộ phận, đơn vị mình. Bản Quy chế tổ chức và các bản mô tả công việc xây dựng hoàn tất đƣợc trình lãnh đạo Công ty và Đại diện lãnh đạo về chất lƣợng duyệt và đƣợc lƣu 1 bản tại phòng, bộ phận, đơn vị đó. Tại phòng Nhân sự cũng lƣu 1
bản để theo dõi và quản lý lao động, làm cơ sở tính lƣơng, đào tạo, đãi ngộ; giám đốc Công ty giữ một bản để nắm tình hình tại các vị trí công việc của Công ty; bản gốc sẽ đƣợc lƣu tại ban ISO Công ty để quản lý theo quy trình của ISO.
Xem xét các bản hƣớng dẫn công việc đối với chuyên viên ở các phòng ban nghiệp vụ, từ bản hƣớng dẫn công việc này cho thấy phƣơng pháp mô tả công việc ở đây đã đƣợc thực hiện một cách khoa học, nội dung công việc và các bƣớc thực hiện đã đƣợc nêu khá đầy đủ và chi tiết. Tuy nhiên, cũng từ bản hƣớng dẫn công việc này cho chúng ta thấy ở đây chƣa thể hiện 2 nội dung quan trọng đó là: yêu cầu công việc đối với ngƣời thực hiện và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Việc không có tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể làm cho ngƣời lao động không xác định đƣợc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ đƣợc phân công, đặc biệt vấn đề này càng khó khăn hơn đối với các nhân viên đảm nhận các chức danh công việc gián tiếp. Đồng thời, việc không có tiêu chuẩn thực hiện công việc đã làm mất đi sự liên kết giữa hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc ở Công ty do chƣa có tiêu chuẩn đo lƣờng việc hoàn thành công việc thực tế về mặt số lƣợng và chất lƣợng của ngƣời lao động một cách rõ ràng.
Ngoài ra, hệ thống bản mô tả chức danh công việc và quy trình hƣớng dẫn công việc chƣa đƣợc dùng làm cơ sở cho các hoạt động quản lý nhân lực nhƣ: Lập kế hoạch nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả thù lao lao động, đào tạo, kỷ luật và an toàn lao động.
Nhìn chung, công tác phân tích công việc tại Công ty mới chỉ phục vụ đƣợc cho giai đoạn đầu của quá trình quản lý lao động, mà chƣa thấy hết đƣợc những ứng dụng quan trọng của công tác phân tích công việc trong hệ thống quản trị nhân lực. Điều này đòi hỏi Công ty cần chú trọng hơn nữa để thực sự
góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.