1.2. Cơsở lý luận về quản lý nhânlực trong tổchức công
1.2.3. Nội dung quản lý nhânlực trong tổchức công
1.2.3.1. Phân tích công việc theo vị trí việc làm
“Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin, đánh giá, và xác định một cách có hệ thống các thông tin về công việc, về người thực hiện công việc và các tiêu chuẩn cần thiết phải đạt được liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức công” (Trần Thị Thu, 2011, Trang 49).
Phân tích công việc là một công cụ thiết yếu để quản lý nhân lực trong tổ chức công, cần lựa chọn phương pháp và khung phân tích phù hợp với mục
tiêu đề ra. Phân tích công việc trả lời các câu hỏi liên quan đến mỗi chức danh công việc cụ thể trong tổ chức như: Cần làm gì? khi nào? ở đâu? bằng phương pháp gì? Những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm cần có để hoàn thành những tiêu chuẩn gì của chức danh công việc.
Trình tự tiến hành phân tích công việc gồm 7 bước sau: Liệt kê các chức danh công việc; Dựa vào mục tiêu phân tích để lựa chọn các chức danh cần phân tích; Thiết kế mẫu các văn bản phân tích công việc và lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phân tích; tiến hành thu thập thông tin; Xử lý thông tin và viết các bản phân tích; Chuẩn hóa các văn bản phân tích và đưa vào sử dụng; Cập nhật và xem xét định kỳ các văn bản phân tích công việc.
Sản phẩm của phân tích công việc là ba văn bản chủ yếu sau: Bản mô tả công việc: Giải thích về những chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Khung năng lực (xác định về năng lực chuyên môn đối với người thực hiện công việc): Liệt kê các yêu cầu tối thiểu của công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và các yêu cầu khác. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là hệ thống các tiêu chí phản ánh yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc (các tiêu chuẩn/ tiêu chí càng cụ thể càng tốt, mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ quy định những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ khác nhau ).
1.2.3.2. Quy hoạch nhân lực
Quy hoạch nhân lực là một nội dung quan trọng của công tác quản lý nhânlực, nhằm tạo nguồn nhân lực ở mỗi một tổ chức và mỗi một vị trí, chức danh đảm bảo đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu. Đảm bảo cho công tác quản lý nhân lực được chủ động, có tầm nhìn xa, đáp ứng cả nhiệm vụ trước mắt và lâu dài. Quy hoạch phải xuất phát từ nhiệm vụ chính trị và quan điểm, mục tiêu của công tácquản lý nhân lực cũng như nhu cầu và khả năng phát triển
của nhân lực để đảm bảo quy hoạch sát thực tiễn, có tính khả thi cao.
Quy hoạch công chức, viên chức là kế hoạch tổng thể, dài hạn để tạo nguồn công chức, viên chức nhằm đáp ứng nhiệm vụ trước mắt và lâu dài cho công tác cán bộ. Quy hoạch công chức, viên chức là một khâu cơ bản trong công tác cán bộ, nhằm chủ động tạo nguồn nhân sự trẻ, tập hợp được nhiều nhân tài; làm cơ sở cho việc đào tạo, bố trí, sử dụng và phát triển đội ngũ cán bộ trong hệ thống chính trị đảm bảo về số lượng và chất lượng, có cơ cấu hợp lý và sự chuyển biến vững vàng giữa các thế hệ. Quá trình tiến hành công tác quy hoạch công chức, viên chức được tiến hành dân chủ, công khai từ xây dựng quy hoạch nhân lực công chức, viên chức đến quy hoạch nhân lực công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển, bố trí, sắp xếp công chức, viên chức. Hằng năm tiến hành rà soát, bổ sung quy hoạch theo quy định. Công tác quy hoạch cán bộ bảo đảm “mở” và “động”, góp phần thực hiện đồng bộ các khâu của công tác quản lý nhân lực công chức, viên chức.
1.2.3.3. Tuyển dụng và sử dụng nhân lực - Tuyển dụng nhân lực:
Khái niệm: “Tuyển dụng nhân lực là việc thông tin cho những người có thể cónhững năng lực phù hợp với vị trí đang trống, thu thập thông tin về ứng viên và lựachọn nhân sự phù hợp vào vị trí đang trống” (Trần Thị Thu, 2011, Trang 53).
Công tác tuyển dụng có ý nghĩa to lớn đối với tổ chức, nó bảo đảm đạt đượcmột nguồn nhân lực cần thiết để đóng góp hiệu quả vào việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức.
Yêu cầu của tuyển dụng: Đó là tuyển chọn được những người có trình độchuyên môn phù hợp nhất với yêu cầu công việc; tuyển được người thông minh, sáng tạo, năng động, nhiệt tình trong công việc; tuyển được người có
kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc và tổ chức; có sức khỏe tốt và khả năng làm việc lâu dài;
Nội dung của công tác tuyển dụng: Xác định căn cứ và nhu cầu tuyển dụng (căn cứ vào bản mô tả công việc của vị trí việc làm còn thiếu để xác định chức danh cần tuyển); Quy trình tuyển dụng; Nguồn tuyển dụng; Phương pháp tuyển dụng.
- Sử dụng nhân lực:
Việc sử dụng nhân lực phải đúng người, đúng việc, đúng năng lực sở trường, đúng chuyên môn được đào tạo, đúng khả năng, đúng vị trí mà cán bộ có thể đảm nhiệm để đạt được hiệu quả cao. Sự bố trí sắp xếp, phân công công tác cho cán bộphù hợp sẽ đảm bảo cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, giúp họ tự rèn luyện nâng cao trình độ về mọi mặt và giúp tập thể giải quyết những vấn đề vướng mắc.
Tuy nhiên nếu sử dụng cán bộ không đúng sẽ không phát huy được năng lực, sở trường, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ. Chính vì vậy, khi sử dụng cán bộ, công chức, Hồ Chí Minh đã chú trọng đến việc giao trách nhiệm cho cán bộ, công chức. Người nói “Thả cho họ làm, thả cho họ phụ trách, dù sai lầm chút ít cũng không sợ” [Hồ Chí Minh, 2002, trang 276). Đây là phương pháp sử dụng cán bộ một cách mạnh dạn qua thử thách.
1.2.3.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực
Đào tạo, bồi dưỡng là hoạt động quan trọng cơ bản để nâng cao, bổ sung kiến thức toàn diện, trình độ chuyên môn chuyên nghiệp; là hành trang để người công chức tham gia vào các lĩnh vực hoạt động, công tác và góp phần vào kết quả hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Bồi dưỡng là làm cho tăng thêm năng lực, phẩm chất. Bồi dưỡng công chức thường chỉ sự bổ túc thêm những kiến thức mới, cần thiết để nâng cao kiến thức và kỹ năng nào đó sau khi đã được đào tạo, hoặc nói về việc giáo dục nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức cho công chức.
Việc đào tạo được thực hiện sau chu kỳ đánh giá kết quả làm việc của nhânviên: Những nhân viên có triển vọng thăng tiến (hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ); nhân viên hoàn thành công việc ở mức độ kém, trung bình; Khi có sự thay đổi của môi trường thực hiện công việc, thay đổi thiết bị, công nghệ, quy trình thực hiệncông việc, nâng cao chất lượng dịch vụ công; Khi có sự thay đổi cơ cấu tổ chức và sau đợt tuyển dụng nhân viên mới.
Phương pháp đào tạo gồm: Đào tạo chính quy (người học tham gia các khóa đào tạo tập trung tại các trừơng Đại học, Cao đẳng); Đào tạo không chính quy (người học tham gia các khóa đào tạo tại chức, từ xa, bồi dưỡng kiến thức, tập huấn).
Nếu đào tạo là quá trình làm cho con người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất định thì bồi dưỡng làmtăng thêm năng lực hoặc phẩm chất. Nghĩa là hai hoạt động này đều hướng tới cùng một mục tiêu nhưng có điểm khác nhau là đào tạo đi từ cái chưa có hoặc cái chưa để “chuẩn”; còn bồi dưỡng làm tăng thêm giá trị đã có, cũng là quá trình tác động đến con người nhằm làm cho họ có thêm kiến thức, kỹ năng nhưng ở mức độ thấp hơn,với các hình thức chủ yếu thông qua các lớp tập huấn hoặc cập nhật kiến thức với thời gian ngắn hơn nhiều so với quá trình đào tạo.
Nội dung của quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng: Xác định nhu cầu đào tạo,bồi dưỡng trên cơ sở nhu cầu của cá nhân, tổ chức và yêu cầu công việc đòi hỏi; Chuẩn bị đào tạo, bồi dưỡng (chọn người cần đào tạo, bồi dưỡng và đào tạo những nội dung liên quan đến công việc chuyên môn của nhân lực; Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng; dự trù kinh phí đào tạo) và đánh giá hiệu quả đào tạo, bồi dưỡng.
Đối với công chức, viên chức, đào tạo bồi dưỡng là một khâu của công tác tổ chức cán bộ. Đào tạo, bồi dưỡng giúp công chức, viên chức cập nhật, trang bị thêm, trang bị mới kiến thức, kỹ năng thực thi công vụ. Công việc
này thực chất là việc cung cấp tri thức, huấn luyện một cách có kế hoạch, có tổ chức theo nhiều hình thức nhằm xây dựng đội ngũ công chức, viên chức có năng lực, giỏi về chuyên môn, có phẩm chất chính trị, phẩm chất đạo đức, ổn định và hiệu quả trong hoạt động công vụ.
1.2.3.5. Đánh giá nhân lực
“Đánh giá nhân lực trong tổ chức công là sự đánh giá có hệ thốngvà chính thức kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, tiềm năng và động cơ của nhân viên trong quan hệ so sánh với cácmục tiêu đã đặt ra (hoặc các nhân viên khác tương tự và có sự thảo luận với ngườilao động về kết quả đánh giá” (Trần Thị Thu, 2011, Trang 144).
Đây là hoạt động quan trọng nhất của quản lý nhân lực.Tuy nhiên đây cũng là hoạt động nhạy cảm, phức tạp, khó khăn. Người quản lý đánh giá cấp dưới, nắm bắt và cải thiện hiệu suất lao động của nhân viên.
Đối với đánh giá công chức, viên chức, việc đánh giá thông qua kết quả thực hiện công việc và phẩm chất đạo đức, lối sống của công chức, viên chức. Thông thường đánh giá thực hiện mỗi năm một lần.
Kết quả đánh giá là căn cứ để bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chính sách đối với công chức, viên chức.
Đánh giá công chức, viên chức là để làm rõ việc chấp hành đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc; năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao, trong đó lấy tiêu chí kết quả thực hiện nhiệm vụ làm thước đo chính để đánh giá.
Đối với công chức được đánh giá tập trung vào năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ; tinh thần trách nhiệm và phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ; thái độ phục vụ nhân dân.
Ngoài ra công chức lãnh đạo, quản lý còn được đánh giá theo: Kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao lãnh đạo, quản lý; Năng lực lãnh đạo, quản lý; Năng lực tập hợp, đoàn kết công chức.
Đối với viên chức, được đánh giá tập trung vào kết quả thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết; Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp; Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức; Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức. Ngoài ra viên chức lãnh đạo, quản lý còn được đánh giá theo: Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệmvụ; Kết quả hoạt động của đơn vị được giao quản lý, phụ trách.
Thẩm quyền và trách nhiệm đánh giá, phân loại công chức, viên chức: Đối với công chức: Người đứng đầu trực tiếp đánh giá, phân loại đối với cấp phó của người đứng đầu và công chức thuộc quyền quản lý của mình, chịu tráchnhiệm về kết quả đánh giá, phân loại. Việc đánh giá người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị do người đứng đầu cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp thực hiện và chịutrách nhiệm về kết quả đánh giá, phân loại.
Kết quả đánh giá công chức, viên chức được chia thành 4 mức: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; Hoàn thành tốt nhiệm vụ; Hoàn thành nhiệm vụ nhưng còn hạn chế về năng lực; Không hoàn thành nhiệm vụ.
Trong giai đoạn hiện nay, khi mà yếu tố con người được coi là nhân tố quyết định sự phát triển của tổ chức thì những hạn chế, khiếm khuyết trong công tác quản lý nhân lực sẽ đem lại những tổn thất đối với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đạihóa đất nước. Trong thực tế, đã cho thấy rằng đánh giá sai, dẫn đến bố trí sai, đến khi công chức, viên chức phạm sai lầm, khuyết điểm, thậm chí là nghiêm trọng mới phát hiện là sai ngay từ khâu đánh giá để lựa chọn, bố trí công việc cho công chức,viên chức đó.
1.2.3.6. Chính sách đãi ngộ nhân lực trong khu vực công
Đối với công chức, viên chức, chế độ, chính sách là hệ thống các quan điểm, chủ trương, mục tiêu… của Đảng và Nhà nước về công tác cán bộ kèm theo các giải pháp thực hiện các mục tiêu đó nhằm xây dựng đội ngũ công chức, viên chức đồngbộ, có chất lượng, đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ chính trị trong mỗi thời kỳ, bao gồm: Chính sách tuyển dụng, bổ nhiệm và miễn nhiệm công chức, viên chức; chính sách đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; chính sách tiền lương; chính sách khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức; chính sách bảo vệ và đãi ngộ khác đốivới công chức, viên chức. Đảng và Nhà nước ta đã có chế độ, chính sách thích hợp bảo đảm lợi ích vậtchất và động viên tinh thần cho cán bộ. Tinh giản biên chế, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả lao động, chống tham nhũng, lãng phí, mở rộng bảo hiểm xã hội, tăng tỷ lệ động viên thu nhập quốc dân vào ngân sách nhà nước, đổi mới cơ chế chính sách bảo đảm lợi ích vật chất cho từng loại cán bộ, trước hết là chế độ tiền lương và một số chế độ đãi ngộ khác.
Trong giai đoạn hiện nay, chính sách, nhất là các chính sách liên quan đến lợi ích vật chất có vị trí quan trọng hàng đầu. Không xem nhẹ động lực tinh thần, công tác chính trị tư tưởng, cùng các phong trào thi đua… nhưng không thể phủ nhận ý nghĩa quyết định của lợi ích vật chất. Sự phân phối các lợi ích vật chất một cách công khai, công bằng, xứng đáng với cống hiến là một động lực tinh thần rất lớn. Mọi cách tiếp cận quan liêu trong sử dụng và đãi ngộ tài năng, mọi sự cào bằng, bình quân chủ nghĩa, kể cả bình quân chủ nghĩa trong khen thưởng, đều triệt tiêu cả động lực vật chất và động lực tinh thần của người công chức.
1.2.3.7. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch nhân lực
Kiểm tra là hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan nhà nước cấp dưới (trong mối quan hệ trực thuộc) nhằm xem xét,
đánh giá mọi mặt hoạt động của cấp dưới khi thấy cần thiết hoặc trong trường hợp cần kiểm tra một vấn đề cụ thể nào đó. Vì vậy: “Khi tiến hành kiểm tra, cơ quan cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan có quyền áp dụng các biện pháp cưỡng chế kỷ luật, biện pháp bồi thường thiệt hại vật chất hoặc áp dụng các biện pháp tác động tích cực với đối tượng bị kiểm tra như động viên, khen thưởng về vật chất hoặc tinh thần” (Tạ Ngọc Hải, 2013, trang 84).
“Giám sát là khái niệm dùng để chỉ hoạt động của các cơ quan quyền lực nhànước, các cơ quan tư pháp, các tổ chức xã hội và mọi công dân nhằm đảm bảo sựtuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật trong quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Hoạtđộng giám sát chủ yếu được thực hiện ngoài quan hệ trực thuộc theo chiều dọc” (Tạ Ngọc Hải, 2013, trang 91).
Kiểm tra, giám sát nhân lực là một nội dung không thể thiếu trong quản lý, vìcó cơ chế giám sát, kiểm tra để bảo đảm tính hợp pháp và hợp lý trong hoạt động quản lý nhân lực trong tổ chức hành chính công, từ đó mới có đánh giá chính xác được kết quả thực hiện, mặt khác để điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi các nội dung quản lý cho phù hợp, nhằm đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.