Quy trình kiểmtoán chi phí hoạt động tại ATC

2.2. THỰC TRẠNG KIỂMTOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG

2.2.3. Quy trình kiểmtoán chi phí hoạt động tại ATC

2.2.3.1. Lập kế hoạch kiểm toán

Để lập kế hoạch kiểm toán, việc đầu tiên KTV và nhóm thực hiện cần thực hiện là thu thập các hiểu biết về khách hàng. Việc tìm hiểu khách hàng được thực hiện xuyên suốt từ khi ký hợp đồng, thực hiện kiểm toán và cả sau khi đã kết thúc kiểm toán. Với mỗi đối tượng là khách hàng mới hay khách hàng lâu năm, cách thức tìm hiểu thông tin khách hàng cũng khác nhau.

- Đối với những khách hàng mới và chưa được công ty nào kiểm toán trước đây: Để có được thông tin KTV có thể thu thập qua việc nghiên cứu sách báo, tạp chí chuyên ngành, thẩm tra các bên thông tin về khách hàng sắp tới như ngân hàng, tư vấn pháp lý, các bên có mối quan hệ tài chính buôn bán với khách hàng. Nếu thấy khó tìm hiểu thì có thể thuê thêm các nhà điều tra chuyên nghiệp.

- Đối với khách hàng mới và đã được kiểm toán bởi công ty khác: Ngoài việc tự tìm hiểu thì KTV có thể gửi thư tới KTV tiền nhiệm vì đây là nguồn thông tin hữu ích để đánh giá khách hàng bao gồm nhưng thông tin về tính liêm khiết của ban quản trị, những bất đồng giữa ban quản tri với KTV tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán hoặc các vấn đề quan trọng khác. Đồng thời tìm hiểu lý do tại sao khách hàng thay đổi KTV. Ngoài ra KTV có thể xem xét hồ sơ kiểm toán

của KTV tiền nhiệm để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch kiểm toán.

- Đối với khách hàng cũ: công ty đã thực hiện lưu trữ các hồ sơ chung về khách hàng (giấy phép đăng ký kinh doanh, các quyết định liên quan đến vốn và nội bộ...). Tuy nhiên, KTV vẫn cần thu thập thêm thông tin về những thay đổi của khách hàng có thể ảnh hưởng tới cuộc kiểm toán.

Để làm rõ thêm về quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tôi xin trình bày thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC do công ty ATC thực hiện tại Công ty TNHH XYZ. Công ty TNHH XYZ là một công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, lắp ráp các linh kiện và bộ phận điện tử, sản xuất mút xốp, gia công các miếng đệm kỹ thuật. Bên cạnh chi phí sản xuất, chi phí hoạt động của đơn vị phát sinh trong kỳ khá lớn, đa dạng nội dung và còn tồn tại nhiều bất cập trong việc quản lý và kiểm soát chi phí này. Công ty TNHH XYZ là một doanh nghiệp FDI, là một mô hình khách hàng điển hình của ATC. Với những đặc điểm đó tôi quyết định chọn công ty TNHH XYZ làm điển hình cho đề tài nghiên cứu của mình.

Bước lập kế hoạch kiểm toán cho khoản mục chi phí hoạt động tại công ty XYZ có thể được khái quát qua các bước như sau:

XYZ là khách hàng cũ của ATC, do vậy hồ sơ kiểm toán các năm trước đối với khách hàng này vẫn được lưu tại hồ sơ kiểm toán chung của công ty, cụ thể là tại phòng Tư vấn.

Do XYZ là khách hàng thường xuyên của công ty nên công ty duy trì mối quan hệ thường xuyên sau khi kết thúc năm tài chính, dựa vào thông tin về khách hàng và việc tìm hiểu xem xét tái chấp nhận khách hàng cũ, KTV thấy rằng rủi ro hợp đồng đối với khách hàng XYZ là thấp nên chấp nhận duy trì khách hàng cũ và tiến hành soạn thảo và kí kết hợp đồng kiểm toán.

Hồ sơ chấp nhận, duy trì khách hàng cũ, đánh giá rủi ro hợp đồng A120 - Phụ lục 01.

Một số thông tin sơ bộ như:

Năm 2017, Công ty TNHH XYZ ký kết hợp đồng kiểm toán BCTC với ATC theo Hợp đồng số 17083002/HĐKT/TV/ATC ngày 30 tháng 08 năm 2017.

Mục đích thực hiện kiểm toán: Thực hiện yêu cầu bắt buộc kiểm toán BCTC hàng năm đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và nộp báo cáo kiểm toán cho các cơ quan quản lý trực tiếp.

Một số điều khoản của hợp đồng:

- Kiểm toán BCTC theo luật định;

- Phí kiểm toán là 55.000.000 đ chưa bao gồm thuế VAT;

- Báo cáo kiểm toán sẽ được phát hành gồm 05 bản Tiếng Việt và 05 bản Tiếng Anh. Thời gian phát hành báo cáo là trước 31/03/2018, tùy thuộc vào diễn biến của cuộc kiểm toán.

Giới thiệu BCTC được kiểm toán:

ATC sẽ cung cấp cho XYZ dịch vụ kiểm toán BCTC năm 2017 của công ty XYZ gồm các nội dung công việc: Kiểm toán đầy đủ các thông tin được trình bày trên các Báo cáo sau của XYZ:

- Bảng cân đối kế toán cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2017

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2017

- Bản thuyết minh BCTC năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2017

Thời gian thực hiện kiểm toán tại khách hàng: Thực hiện kiểm kê Tiền mặt, hàng tồn kho, TSCĐ tại ngày 30/012/2017 (Ngày làm việc cuối cùng trong năm của đơn vị). Kiểm toán BCTC năm 2017 cho khách hàng từ ngày 02/02/2018 đến ngày 05/02/2018.

Thành phần tham gia của đoàn kiểm toán:

Đặng Quỳnh Trang - Trưởng nhóm kiểm toán La Thị Nguyên - Trợ lý kiểm toán

Trần Thị Trà My - Trợ lý kiểm toán Lê Thị Bình - Trợ lý kiểm toán

Thành phần tham gia soát xét:

Đặng Quỳnh Trang - Trưởng nhóm kiểm toán: Soát xét lần 1 Phạm Thị Khánh Hòa - KTV kí báo cáo: Soát xét lần 2 Tạ Quốc Huy - Ban KSCL: Soát xét lần 3

Phan Thanh Quân - Phó Tổng giám đốc: Soát xét lần 4

b. Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác nhau, quy mô tổ chức khác nhau sẽ có những đặc điểm về chi phí hoạt động khác nhau. Đó cũng chính là rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục chi phí hoạt động, do đó đòi hỏi KTV cần phải có sự am hiểu sâu sắc về đặc điểm ngành nghề kinh doanh, các yếu tố pháp lý liên quan, các thông tin về tổ chức, vận hành doanh nghiệp, đây được coi là điều kiện thiết yếu cho việc thực hiện kiểm toán chi phí hoạt động hiệu quả.

XYZ là khách hàng lâu năm của ATC. Do đó các thông tin cơ bản về khách hàng đã được tìm hiểu và lưu giữ trên giấy tờ làm việc A310 trong file hồ sơ kiểm toán chung. KTV sẽ nghiên cứu các thông tin này, kết hợp việc tìm hiểu thêm các thông tin khách hàng cung cấp mới để có cái nhìn đúng đắn và toàn diện về khách hàng được kiểm toán. Các thông tin cơ bản được tìm hiểu và phân tích bao gồm: thông tin chung về việc thành lập doanh nghiệp, cơ cấu, hình thức sở hữu vốn, ngành nghề kinh doanh, môi trường pháp lý, hệ thống kế toán áp dụng,..

Tên Ngày cập nhật

Người thực hiện ĐQT 01/11/2017

Người soát xét 1 PTKH 15/11/2017

Người soát xét 2 PTQ 01/12/2017

Để thu thập các thông tin trên thì thủ tục được KTV sử dụng chủ yếu là phỏng vấn ban giám đốc, kế toán trưởng về thông tin về vốn đầu tư, sở hữu doanh nghiệp, hệ thống kế toán áp dụng, nghiên cứu các thông tin về sự biến động trong lĩnh vực mà khách hàng đang kinh doanh.

Qua việc phỏng vấn, KTV nhận thấy không có sự thay đổi lớn về môi trường kinh doanh trong năm 2017 so với năm 2016. Bên cạnh đó, khách hàng cũng không có sự thay đổi về lớn về quy mô, cơ cấu tổ chức, các thông tư, chế độ kế toán được áp dụng nhất Tuy nhiên tại ATC, đối với những khách hàng lâu năm, việc nhóm kiểm toán được giữ trong 2 năm liên tục là khá phổ biến do có thể giảm thời gian tìm hiểu về khách hàng kiểm toán cũng như dễ dàng tiếp cận các nguồn thông tin từ khách hàng hơn do đã thân quen từ trước. Tuy nhiên việc này cũng dẫn đến mặt trái khi KTV có sự chủ quan trong việc tìm hiểu cũng như đánh giá thông tin về khách hàng, rủi ro tiềm tàng không được đánh giá đúng mức. Ngày nay công nghệ thông tin đã được sử dụng một cách phổ biến trong hoạt động kinh doanh và đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những công cụ hỗ trợ tốt giúp KTV tìm hiểu về khách hàng của mình. Các thông tin thu thập được, KTV trình bày ở giấy tờ làm việc A310.

Bảng 2.1. Trích WP A310:Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động

CONG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ ATC

Tên khách hàng: Công ty TNHH XYZ Kỳ kế toán: 31/12/2017

Nội dung:Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động

bày theo đúng quy định của từng Chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán hiện hành; Đồng tiền hạch toán là VNĐ.

Môi trường kinh doanh chung:

Nền kinh tế năm 2017 tăng trưởng ổn định, có nhiều chuyển biến tích cực, tạo điều kiện thuận lợi cho tăng trưởng trên nhiều lĩnh vực. Tỷ giá và lãi suất được được điều tiết ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu và vay vốn mở rộng kinh doanh.

Các vấn đề về ngành nghề mà doanh nghiệp kinh doanh và xu hướng của ngành nghề:

Hoạt động trong lĩnh vực cung cấp đầu vào cho ngành sản xuất điện lạnh, thị trường điện lạnh hoạt động ổn định cả năm do nhu cầu lớn quanh năm, tuy nhiên lượng cầu tăng đột biến sẽ vào thời điểm đầu năm (gần tết âm lịch) và thời điểm

giữa năm là cao điểm nắng nóng toàn quốc. Do đó thị trường tiêu thụ của khách hàng khá ổn định. Tuy nhiên với việc nhiều công ty mới tham gia vào thị trường

cung ứng đầu vào sản xuất điện lạnh này, đặc biệt là các công ty tại Trung Quốc, Lào, Campuchia với giá thành nhân công khá thấp, công ty đứng trước sự cạnh tranh về giá cả và chất lương khá gay gắt. Sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty cùng ngành nghề của Trung Quốc sản xuất. Tuy nhiên công ty đã có định hướng tập

Thông tin chung:

Công ty TNHH XYZ được thành lập thành lập theo Giấy chứng nhận đầu tư số 117/GPDT-KCN-BN ngày 28/12/2004, Giấy chứng nhận đầu tư số 212043000139 sửa đổi lần thứ nhất ngày 14/05/2008 do Ban quản lý khu công nghiệp Bắc Ninh cấp.

Trụ sở chính của Công ty tại: Đường TS 11 khu công nghiệp Tiên Sơn, xã Hoàn Sơn, huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh.

Vốn điều lệ: 80.000 USD (Tám mươi nghìn đô la Mỹ) tương đương 1.280.000.000 VND (Một tỷ, hai trăm tám mươi triệu đồng chẵn);

Ngành nghề kinh doanh của công ty:

- Sản xuất, gia công các loại miếng đệm kỹ thuật

- Sản xuất mút xốp và các sản phẩm bằng mút xốp

- Sản xuất, lắp ráp linh kiện và bộ phận điện tử

Các thành viên của Ban Giám đốc điều hành Công ty bao gồm:

- Ông Gen Koike Giám đốc

- Ông Kota Phó giám đốc

-Bà Nguyễn Thị Minh Nguyệt Kế toán trưởng

Mô tả cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp theo các phòng ban: Ban Giám đốc

Hiểu biết về Hệ thống kế toán áp dụng:

Công ty XYZ áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và Thông tư số 75/2015/TT-

trên thị trường, không chịu sức ép về giá.

Là doanh nghiệp sản xuất, chi phí hoạt động của công ty không có nhiều sự khác biệt, các chi phí phát sinh chủ yếu như: chi phí vận chuyển, chi phí nhân công quản lý, chi phí nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài,...

Nguồn: File hồ sơ kiểm toán Công ty TNHH XYZ

Với những thông tin thu thập và tìm hiểu, KTV đưa ra đánh giá về rủi ro tiềm tàng đối với toàn cuộc kiểm toán nói chung và rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục

CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ ATC

Tên khách hàng: Công ty TNHH XYZ Kỳ kế toán: 31/12/2017

Nội dung: Tìm hiểu chu trình mua hàng -

thanh toán Tên

A310 Ngày cập nhật Người thực hiện ĐQT 01/11/2017 Người soát xét 1 PTK H ~ 15/11/2017 Người soát xét 2 PTQ " 01/12/2017

chi phí hoạt động nói riêng. Sự hiểu biết sâu sắc về đặc thù ngành nghề và đặc điểm kinh doanh của khách hàng sẽ giúp KTV có định hướng và sự xét đoán đúng đắn về tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ phát sinh chi phí hoạt động trong kỳ. Dựa trên những đánh giá về đặc điểm của công ty TNHH XYZ, rủi ro sai sót gian lận có thể phát sinh là: gian lận chi phí đóng gói, bao bì, vận chuyển trong quá trình bán hàng, gian lận, không thực hiện phân bổ chi phí thuê nhà xưởng, điện nước dùng chung cho cả hoạt động quản lý và sản xuất, thực hiện trích lập chi phí bảo hành sản phẩm không đúng theo hợp đồng ký kết, không trích trước chi phí chiết khấu thương mại, các chi phí chuyên gia, tư vấn sản xuất nhưng ghi nhận là chi phí quản lý,...

c. Đánh giá KSNB và rủi ro gian lận

Đánh giá KSNB và xác định rủi ro kiểm soát được coi là một thủ tục rất thiết thực và hữu hiệu mà KTV sử dụng ở hầu hết các cuộc kiểm toán. Công ty TNHH XYZ là khách hàng cũ, và kết quả đánh giá KSNB năm ngoái là trung bình. Năm nay, KTV tiến hành thủ tục phỏng vấn Ban giám đốc, kế toán trưởng của công ty khách hàng để thu thập các thông tin về việc có sự thay đổi trong KSNB hay không? Đối với chi phí hoạt động liên quan đến rất nhiều khoản mục khác như lương và các khoản trích theo lương, tài sản cố định,..tuy nhiên KTV sẽ tập trung đánh giá KSNB chủ yếu trên chu trình mua hàng - thanh toán. Việc đánh giá mức độ hiệu lực, hiệu quả của KSNB chu trình mua hàng - thanh toán được thực hiện trên cơ sở KTV thu thập các bằng chứng chứng minh cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát chi phí tại đơn vị trên cơ sở mô hình kiểm soát lý tưởng. Kết quả đánh giá được trình bày trên WP A420.

(4) Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả.

B. CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC THỰC HIỆN:

1. Hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới mua hàng, phải trả, trả tiền

(1) Các loại hàng hóa, nguyên vật liệu chính mà DN thường mua bao gồm các loại hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

(2) Đặc thù của hàng hóa, nguyên vật liệu DN mua: hàng doanh nghiệp mua là hàng có sẵn trên thị trường, không có tính thời vụ hay đặc thù riêng

(3) Các phương thức mua hàng: Mua trong nước và nhập khẩu

(4) Phương thức lựa chọn nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp quen thuộc, giao dịch nhiều năm (5) Phương thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đối với hóa đơn trên 20 tr

2. Mô tả chu trình “mua hàng, phải trả, trả tiền”

T T

Mô tả các nghiệp vụ

trọng yếu của chu trình Thủ tục kiểm soát

Thẩm quyền phê duyệt Tài liệu kèm theo 1 Bộ phận có nhu cầu lập Đề nghị mua hàng

Kiểm tra đơn đề nghị mua hàng

Bộ phận sản xuất Đơn đề nghị mua hàng 2 Bộ phận cung ứng vật tư thu

thập Báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp

Phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp

Ban giám đốc Báo giá nhà cung cấp

^3 Lập Đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng kinh tế

Kiểm tra đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế

Ban giám đốc Hợp đông kinh tế

4 Kiểm tra hàng về và lập Biên bản giao nhập hàng

Biên bản giao nhận, hóa đơn mua

Bộ phận sản xuất Hóa đơn mua hàng, phiếu

NK

^^ 6~ ~

Trả tiền hàng Kiểm tra chứng từ chuyển tiền

Ban giám đốc Chứng từ chuyển tiền

Sai sót có thể xảy ra Mô tả kiểm soát chính (1)