2.1.4. Đặc điểm tổ chức kiểm toán
2.1.4.1. Tổ chức đoàn kiểm toán
ATC hiện tại 4 phòng thực hiện dịch vụ với 3 phòng thực hiện dịch vụ kiểm toán BCTC và một phong thực hiện dịch vụ kiểm toán dự án. Với mỗi cuộc kiểm
toán thì các phòng ban tự chịu trách nhiệm trong việc bố trí nhân sự và người trực tiếp sắp xếp, tổ chức nhân sự là trưởng phòng. Hàng tháng, trưởng phòng sẽ sắp xếp lịch làm việc và gửi tới các nhân viên trong phòng để lên kế hoạch làm việc hợp lý.
Việc sắp xếp nhân sự phụ thuộc vào quy mô, loại hình khách hàng, tích chất phức tạp của Job, thời gian, địa điểm thực hiện, từ những điều kiện đó, trưởng phòng sẽ sắp xếp lịch làm việc cho các thành viên đảm bảo phù hợp, hiệu quả, tiết kiệm. Một cuộc kiểm toán thông thường của ATC sẽ được bố trí nhân sự bao gồm:
- Thành viên BGĐ: chịu trách nhiệm chỉ đạo, soát xét chung cho toàn cuộc kiểm toán;
- KTV soát xét chất lượng: soát xét các giấy tờ làm việc, báo cáo kiểm toán dự thảo và yêu cầu Trưởng nhóm giải trình, bổ sung sửa đổi nếu cần thiết.
- KTV chính (trưởng nhóm): là người trực tiếp tham gia vào giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán, làm việc với khách hàng, liên hệ với khách hàng như có yêu cầu cần cung cấp tài liệu ; KTV chính sẽ đảm nhiệm những phần hành phức tạp để đảm bảo cho công việc kiểm toán được diễn ra trôi chảy và đúng tiến độ;
- Trợ lý KTV: tham gia trực tiếp vào giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán; trợ lý KTV sẽ đảm nhiệm một số phần hành không quá phức tạp theo yêu cầu phân công của KTV chính.
Thực hiện kiểm toán trực tiếp tại khách hàng sẽ chỉ có nhóm kiểm toán gồm trưởng nhóm và các trợ lý kiểm toán. Tuy vào thời qua và quy mô công việc, số lượng trợ lý kiểm toán sẽ được phân công từ 2 đến 3 người.
2.1.4.2. Quy trình chung kiểm toán BCTC
Mục tiêu chung của mỗi cuộc kiểm toán do ATC thực hiện vẫn luôn bám sát mục tiêu theo chuẩn mực kiểm toán, đó là thu thập được đầy đủ các bằng chứng về các cơ sở dẫn liệu nhằm đưa ra ý kiến nhận xét độc lập về tính trung thực, hợp lý của BCTC của đơn vị được kiểm toán.
được đảm bảo. Cuộc kiểm toán sẽ bao gồm cả việc đưa ra ý kiến nhận xét, tư vấn hoàn thiện về công tác tài chính kế toán, kiếm soát nội bộ nhằm giúp khách hàng hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán và quản lý tài chính, cung cấp các thông tin đáng tin cậy, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của đơn vị.
Để tiến hành cuộc kiểm toán một cách hiệu quả và đạt được những mục tiêu trên, ATC phải thiết lập quy trình kiểm toán cụ thể, đảm bảo tôn trọng pháp luật và các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, đồng thời phù hợp với đặc điểm riêng về nhân sự cũng như điều kiện kinh doanh của công ty.Quy trình kiểm toán chung của ATC bao gồm ba giai đoạn (i) Lập kế hoạch kiểm toán; (ii) Thực hiện kiểm toán; và (iii) Kết thúc kiểm toán.
2.1.4.3. Tổ chức hồ sơ kiểm toán
Tại ATC, hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo từng khách hàng và sắp xếp theo thứ tự tên từng khách hàng. Các hồ sơ kiểm toán qua mỗi năm sẽ được đóng gáy và chuyển lưu trữ dưới dạng bản mềm với phân cấp quyền truy cấp, dữ liệu gốc sẽ được bảo quản, lưu trữ trong nhà kho của công ty. Mỗi hồ sơ kiểm toán được chia thành các phần và sắp xếp theo hệ thống chỉ mục hồ sơ như mẫu của VACPA dưới đây:
A: Kế hoạch kiểm toán E:Kiểm tra cơ bản nợ phải trả B: Tổng hợp, kết luận và lập báo cáo F: Kiểm tra cơ bản nguồn vốn
C: Kiểm tra hệ thống KSNB G: Kiểm tra chi tiết báo cáo KQHĐKD D: Kiểm tra cơ bản tài sản H:Kiểm tra các nội dung khác
K: Hồ sơ kiểm kê
Đối với hồ sơ kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được sắp xếp theo chỉ mục hồ sơ G300 đối với CPBH và G400 đối với CPQLDN.
2.1.4.4. Kiểm soát chất lượng kiểm toán
Với phương châm đặt chất lượng đặt lên hàng đầu, Ban Giám đốc Công ty luôn quan tâm và xây dựng một hệ thống kiểm soát chất lượng toàn diện và hiệu quả. Việc kiểm tra, đánh giá chất lượng của cuộc kiểm toán tại ATC được thực hiện liên tục và qua các cấp độ kiểm soát sau:
Cấp độ thứ nhất: Trưởng nhóm có trách nhiệm trong việc thực hiện và kiểm tra công việc của các thành viên trong nhóm, trực tiếp đánh giá các sai sót trọng yếu, trao đổi với khách hàng, lập biên bản kiểm toán có sự thống nhất của hai bên. Trưởng nhóm phải đảm bảo rằng khi chuyển dự thảo báo cáo và file kiểm toán cho các cấp soát xét phải đạt được các yêu cầu theo quy định.
Cấp độ thứ hai: KTV soát xét đánh giá chất lượng báo cáo của cuộc kiểm toán, yêu cầu các nhóm kiểm toán thực hiện các thủ tục kiểm toán theo quy định của công ty, trực tiếp kiểm tra, yêu cầu nhóm thực hiện giải trình và soát xét cáclỗi trình bày báo cáo đồng thời theo dõi ý kiến soát xét và giải trình tại các cấp soát xét tiếp theo. Khi Báo cáo đã được chỉnh sửa theo ý kiến soát xét của cấp cuối cùng sẽ được chuyển lại cho KTV ký.
Cấp độ thứ ba: Báo cáo kiểm toán sau khi được soát xét bởi KTV sẽ được chuyển sang cho bộ phận KSCL. Ban KSCL sẽ kiểm tra đánh giá về các nội dung:
- Tính độc lập của nhóm kiểm toán và Khách hàng
- Đánh giá về KSNB và rủi ro gian lận của đơn vị
- Xác định rủi ro có sai sót trọng yếu và biện pháp xử lý của KTV đối với rủi ro đã đánh giá
- Lựa chọn soát xét giấy tờ làm việc một số phần hành quan trọng để đảm bảo các thủ tục kiểm toán đã được thực hiện phù hợp và đã thu thập đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để hình thành ý kiến kiểm toán
- Đảm bảo nhóm kiểm toán đã thực hiện tham khảo ý kiến tư vấn thích hợp về các vấn đề phức tạp gây tranh cãi và đã xử lý phù hợp
Cấp độ thứ tư: các kết quả cuộc kiểm toán sau khi được soát xét bởi KTV soát xét sẽ được báo cáo lại lên Ban Giám đốc. Ban Giám đốc soát xét để đánh giá chất lượng của cuộc kiểm toán, từ đó làm cơ sở để phát hành báo cáo kiểm toán.
Hệ thống kiểm soát chất lượng của Công ty đảm bảo tất cả các khía cạnh của công việc có ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán bao gồm: Kiểm soát tiến độ, nội dung công việc do các nhân viên thực hiện, nhấn mạnh vào năng lực và tinh thần trách nhiệm trong công việc.
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNGTRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH HÃNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ ATC
2.2.1. Nội dung kiểm toán chi phí hoạt động tại ATC
Khi thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động, dựa theo mục tiêu cần đạt được, KTV sẽ xác định các nội dung cần thực hiện trong quá trình kiểm toán, từ đó làm cơ sở cho việc xây dựng chương trình kiểm toán chi tiết cho toàn bộ BCTC nói chung và khoản mục chi phí hoạt động nói riêng.
Đánh giá, khoanh vùng rủi ro
Sử dụng kỹ thuật phân tích gồm phân tích ngang và phân tích dọc, phân tích cơ cấu chi phí và đánh giá sự phù hợp với đặc điểm ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Đầy đủ bằng chứng cho các CSDL
Chọn mẫu kiểm tra chi tiết nhằm thu thập bằng chứng về CSDL tính phát sinh, tính đầy đủ, tính chính xác. Kiểm tra đối chiếu giữa các sổ đảm bảo cộng sổ và chuyển sổ chính xác, trình bày nội dung chi phí trình bày trên BCTC.
Tính hợp lý của các ước tính kế toán
Kiểm tra tính hợp lý của các tiêu thức phân bổ các khoản chi phí gián tiếp vừa thuộc về chi phí bán hàng vừa thuộc về chi phí quản lý, chi phí sản xuất, đánh giá sự phù hợp với quy chế nội bộ của công ty.
Tính đúng kỳ Thực hiện thủ tục cut off. Kiểm tra tính
hợp lệ
Rà soát và tổng hợp các khoản chi phí hoạt động không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đưa ra cảnh báo rủi ro về chi phí thuế và tư vấn hoàn thiện.
kiểm toán được ATC chú trọng thực hiện. Do đó ATC có thể bám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng trong năm tài chính tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm hiểu, đánh giá về các loại rủi ro. Dù với cả khách hàng lần đầu hay khách hàng lâu năm, BGĐ của ATC rất chú trọng trong việc đánh giá tính hữu hiệu của KSNB và sự trung thực của BGĐ trước khi ký hợp đồng, loại bỏ các hợp đồng có sự gian lận cấp độ BCTC. Do vậy, khi thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động, các KTV của ATC thực hiện chủ yếu phương pháp kiểm toán đối với rủi ro có sai sót trọng yếu được đánh giá ở cấp độ CSDL với hai thủ tục hữu hiệu là thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
2.2.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chi phí hoạt động
Thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ hay kiểm tra KSNB) được thực hiện nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp, KSNB là hữu hiệu. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao thì KTV sẽ không thực hiện thử nghiệm kiểm soát và mở rộng thực hiện thử nghiệm cơ bản.
Nội dung các thử nghiệm kiểm soát đối với chi phí hoạt động:
- Kiểm tra, đánh giá tính đầy đủ, đồng bộ của các quy chế tài chính, quy định, kế hoạch của khách hàng trong việc kiểm soát chi phí hoạt động.
- Đánh giá sơ bộ ban đầu về tính phù hợp và mức độ tuân thủ của các quy định KSNB thông qua thủ tục quan sát, phỏng vấn.
- Kiểm tra, đánh giá khâu thực hiện của KSNB thông qua việc kiểm tra trực tiếp hệ thống chứng từ như: kiểm tra tính liên tục trong việc đánh số chứng từ, kiểm tra dấu hiệu của việc phê duyệt trên các chứng từ kế toán, kiểm tra việc tổ chức
nhân sự các phòng đảm bảo nguyên tắc 4 mắt và nguyên tắc phân công phân nhiệm.
- Kiểm tra báo cáo kiểm toán nội bộ nếu có, và nếu báo cáo này được đánh giá có độ tin cậy cao thì có thể giảm khối lượng các kiếm tra chi tiết cần thực hiện.
Từ kết quả của các thử nghiệm kiểm soát, KTV đưa ra đánh giá về rủi ro kiểm soát, khoanh vùng rủi ro, từ đó xác định khối lượng, cách thức thực hiện thử nghiệm cơ bản.
2.2.2.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với chi phí hoạt động
Thử nghiệm cơ bản (substantive tests) bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết.
❖ Thủ tục phân tích (Analytical procedures)
Chi phí hoạt động là một khoản mục với số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rất lớn và rất đa dạng, do đó thủ tục phân tích là một thủ tục vô cùng quan trọng, giúp KTV có thể có đánh giá tổng quát về các rủi ro đối với khoản mục này, định hướng cho việc chọn mẫu trong kiểm tra chi tiết. Phương pháp chủ yếu để KTV thực hiện thủ tục phân tích là phương pháp so sánh: so sánh ngang và so sánh dọc.
- So sánh chi phí hoạt động năm nay so với năm trước, so sánh tỷ trọng chi phí hoạt động trên doanh thu qua thời gian, kết hợp với những hiểu biết về đặc thù kinh doanh của đơn vị để giải thích nguyên nhân của những biến động bất thường
- Phân tích biến động tỷ trọng chi phí từng tháng so với tổng chi phí hoạt động trong kỳ, xác định những tháng có sự tăng/ giảm bất thường, tìm hiểu nguyên nhân của những biến động bất thường đó.
- Phân tích cơ cấu các nội dung chi phí phát sinh trong năm như chi phí lương, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác,... và so sánh với năm trước, thu thập giải trình cho những biến động bất thường.
❖ Kiểm tra chi tiết (test of details)
Thủ tục phân tích có thể chứng minh được tính hợp lý của các khoản mục chi phí phát sinh, chỉ ra những bất hợp lý tồn tại trong khoản mục chi phí hoạt động. Tuy nhiên để biết chính xác sai phạm xảy ra ở đâu và đưa ra kết luận cuối cùng về
tính trung thực, hợp lý của các khoản chi thì phải dựa vào thủ tục kiểm tra chi tiết.
- Chọn mẫu các nghiệp vụ bất thường (nội dung, giá trị, tài khoản đối ứng) để kiểm tra chứng từ gốc, đánh giá tính phát sinh, tính hợp lý hợp lệ theo quy định về luật thuế, tính chính xác trong ghi sổ,.. Bên cạnh đó KTV cần chọn mẫu chứng từ gốc để kiểm tra ngược lên sổ sách để đảm bảo tính đầy đủ;
- Thực hiện các ước tính về chi phí mang tính chất định kỳ, đánh giá các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp của đơn vị;
- Thực hiện tham chiếu đến kết quả kiểm tra của các phần hành kiểm toán khác liên quan;
- Kiểm tra tính đúng kỳ của chi phí bằng thủ tục cut -off;
- Kiểm tra các giao dịch với bên liên quan.
2.2.3. Quy trình kiểm toán chi phí hoạt động tại ATC
2.2.3.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Để lập kế hoạch kiểm toán, việc đầu tiên KTV và nhóm thực hiện cần thực hiện là thu thập các hiểu biết về khách hàng. Việc tìm hiểu khách hàng được thực hiện xuyên suốt từ khi ký hợp đồng, thực hiện kiểm toán và cả sau khi đã kết thúc kiểm toán. Với mỗi đối tượng là khách hàng mới hay khách hàng lâu năm, cách thức tìm hiểu thông tin khách hàng cũng khác nhau.
- Đối với những khách hàng mới và chưa được công ty nào kiểm toán trước đây: Để có được thông tin KTV có thể thu thập qua việc nghiên cứu sách báo, tạp chí chuyên ngành, thẩm tra các bên thông tin về khách hàng sắp tới như ngân hàng, tư vấn pháp lý, các bên có mối quan hệ tài chính buôn bán với khách hàng. Nếu thấy khó tìm hiểu thì có thể thuê thêm các nhà điều tra chuyên nghiệp.
- Đối với khách hàng mới và đã được kiểm toán bởi công ty khác: Ngoài việc tự tìm hiểu thì KTV có thể gửi thư tới KTV tiền nhiệm vì đây là nguồn thông tin hữu ích để đánh giá khách hàng bao gồm nhưng thông tin về tính liêm khiết của ban quản trị, những bất đồng giữa ban quản tri với KTV tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán hoặc các vấn đề quan trọng khác. Đồng thời tìm hiểu lý do tại sao khách hàng thay đổi KTV. Ngoài ra KTV có thể xem xét hồ sơ kiểm toán
của KTV tiền nhiệm để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch kiểm toán.
- Đối với khách hàng cũ: công ty đã thực hiện lưu trữ các hồ sơ chung về khách hàng (giấy phép đăng ký kinh doanh, các quyết định liên quan đến vốn và nội bộ...). Tuy nhiên, KTV vẫn cần thu thập thêm thông tin về những thay đổi của khách hàng có thể ảnh hưởng tới cuộc kiểm toán.
Để làm rõ thêm về quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tôi xin trình bày thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC do công ty ATC thực hiện tại Công ty TNHH XYZ. Công ty TNHH XYZ là một công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, lắp ráp các linh kiện và bộ phận điện tử, sản xuất mút xốp, gia công các miếng đệm kỹ thuật. Bên cạnh chi phí sản xuất, chi phí hoạt động của đơn vị phát sinh trong kỳ khá lớn, đa dạng nội