3.1.2 .Bộ máy tổ chức của Công ty
4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đào tạo tại Công ty 26 – BQP
4.2.5. Xây dựng hệ thống bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc
Để đổi mới cơ cấu và tạo cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp và sử dụng NNL hợp lý và có hiệu quả nhất, công ty cần tiến hành phân tích và thiết kế công việc để xây dựng một hệ thống bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn công việc cho từng công việc cụ thể. Đây đƣợc coi là giải pháp nền tảng để chọn và sử dụng NNL trong doanh nghiệp có hiệu quả nhất, góp phần quan trọng cho phát triển NNL.
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và tiêu chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho ngƣời
lao động hiểu đƣợc nội dung, yêu cần của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bản yêu cầu chuyên môn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ: trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho từng chức danh. Bản yêu cầu chuyên môn công việc còn có thể hiểu là bản tiêu chuẩn chức danh, bản này giúp chúng ta hiểu đƣợc công ty đang cần nhân viên nhƣ thế nào để có thể thực hiện đƣợc công việc một cách tốt nhất.
Việc xây dựng yêu cầu chuyên môn công việc phải căn cứ vào sự phân tích, đánh giá sâu sắc các yêu cầu và nội dung công việc từng bộ phận, phòng ban của đơn vị, của công ty trên cơ sở quy mô, cơ cấu tổ chức đã xây dựng, để xác định biên chế lao động một cách khoa học và cụ thể:
- Xác định bộ phận nào cần những chức danh gì? - Công việc cụ thể của từng chức danh đó?
- Mô tả cụ thể các công việc phải làm và mức độ hoàn thành.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao nhất (Giám đốc, các phó giám đốc công ty) cho đến các cán bộ quản trị cấp trung – điều hành chuyên môn, nghiệp vụ (trƣởng, phó các phòng, ban) và đến từng CBCNV phải rõ ràng, chính xác và chi tiết. Nên tránh các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, phẩm chất chính trị, đạo đức, tác phong cá nhân chung chung, giống nhau hoặc có xây dựng cụ thể nhƣng không đƣợc áp dụng nghiêm túc và triệt để.
Công ty cần gắn việc xây dựng yêu cầu chuyên môn công việc với quan điểm và phƣơng pháp của Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng ISO 9001:2000, liệt kê cụ thể những việc sẽ làm; làm đúng những gì đã viết, đã cam kết; kiểm tra, kiểm soát thƣờng xuyên, liên tục quá trình thực hiện cam kết; xây dựng và thực hiện các biện pháp phòng ngừa và cải tiến… để phát huy tốt nhất tiềm năng, lòng nhiệt tình và trách nhiệm của mỗi ngƣời lao động. Yêu cầu công việc phải chuẩn xác, cụ thể để mỗi CBCNV đảm nhiệm công việc đó phải hiểu rõ đƣợc: Chức trách, nhiệm vụ và vai trò của mình là gì? Cần hoàn thành đƣợc và phải hoàn thành tốt công việc gì?
Cách thức tiến hành công việc nhƣ thế nào, cần phối hợp tổ chức, quan hệ công tác với ai, ra sao?