Lấy ý kiến ban điều hành Thu thập ʌ dữ Ịiạí bán hàng của nhân viên bán hàng Phòng kế toán tông hợp dữ liệu Đưa ra dự báo Giám đốc xem xét và phê duyệt
Nguồn: Phòng kế toán của công ty Nam Hà
Bước 1: Lấy ý kiến từ ban điều hành: Ban điều hành của công ty sẽ đưa ra số liệu dự báo nhờ vào kinh nghiệm và trí tuệ của mình. Các cán bộ liên quan đến hoạt động này sử dụng tông hợp các số liệu thống kê phối hợp với các kết quả đánh giá thu thập được từ những nhân viên tài chính và sản xuất để đưa ra những con số dự báo về nhu cầu sản phẩm trong thời gian tới.
Bước 2: Thu thập thông tin và dữ liệu lượng hàng bán ra của nhân viên bán hàng: Bộ phận bán hàng sẽ thu thập và tông hợp lại sau mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng số lượng sản phẩm đã bán ra. Thông tin và dữ liệu sẽ được thu thập theo mẫu mà Nam Hà đã thiết kế như sau:
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Bảng tổng hợp số liệu bán hàng
Công ty CP khoáng sản Nam Hà
Ngày... Tháng... Năm....
Nhân viên:
Số lượng đơn hàng: Tổng khối lượng đã bán:
Năm Dự báo (đơn vị: Khối) Thực tế (Đơn vị: Khối) Phần trăm của thực tế so với dự báo Độ chênh lệch 2017 600.000 591.983,21 98,66% 1,34% 2018 650.000 671.219,33 103,26% 3,26% 2019 700.000 585.821,97 83,68% 16,32% Nhân viên xác nhận (Ký và ghi rõ họ tên) Nguồn: Phòng kế toán Công ty Nam Hà
Bước 3: Tổng hợp dữ liệu: Phòng kế toán sẽ tổng hợp dữ liệu dự báo của ban điều hành và lấy số liệu của phòng bán hàng. Với số liệu thu thập từ phòng bán hàng, các nhân viên của phòng kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu số liệu để không có sự sai sót nào xảy ra. Điều thắc mắc ở đây là tại sao phòng kế toán có thể đối chiếu được các số liệu? Mỗi ngày khi chốt ca, một nhân viên của phòng kế toán sẽ ra phòng bán hàng để thu thập lại thông tin, sau đó sẽ để Excel phân loại và lưu giữ thông tin.
51
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Bước 4: Thực hiện và đưa ra số liệu dự báo: Phòng kế toán của Công ty Nam Hà sẽ là nhân lực chủ chốt để đưa ra số liệu dự báo. Sau khi có số liệu rõ ràng từ ban điều hành và phòng bán hàng, nhân viên kế toán sẽ phân tích, đánh giá và tính toán ra số liệu dự báo cuối cùng. Để thực hiện được quá trình này, phòng kế toán đã thực hiện kết hợp với các khảo sát các số liệu về nhu cầu trong quá khứ bao gồm xu hướng mua hàng của khách hàng, các dữ liệu từ các năm trước sẽ được sử dụng để phân tích. Ngoài ra, họ còn đưa ra dự báo nhờ vào thời vụ như lượng hàng bán ra sẽ thay đổi theo mùa. Nhu cầu của khách hàng sẽ tăng và giảm vào các thời điểm nhất định trong năm, từ đó sẽ phân tích theo thời gian để đưa ra số liệu dự báo và từ đó kế hoạch công ty sẽ dự báo được kế hoạch sản xuất thích hợp. Ví dụ: vào tháng bảy âm lịch hàng năng, lượng hàng háo bán ra sẽ giảm hơn các tháng khác vì người tiêu dùng kiêng mua sắm vào tháng này, phòng kế toán sẽ xem xét và giảm lượng sản xuất xuống để tránh gia tăng các chí không cần thiết.
Bước 5: Giám đốc xem xét và phê duyệt kết quả dự báo: Giám đốc là người có quyền hạn phê duyệt hoặc bác bỏ số liệu dự báo nếu thấy không hợp lý hoặc chưa phù hợp vs nhu cầu của thị trường.
Bảng 2. 4: So sánh số lượng dự báo và số lượng thức tếbán ra của Công ty Nam Hà bán ra của Công ty Nam Hà
Nhóm Sản phẩm Giá trị
(Phần trăm trong kho)
Số lượng
(Phần trăm trong kho)
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Ta thấy, hoạt động dự báo của Nam Hà rất hiệu quả vào năm 2017 và 2018 khi số lượng thực tế và dự báo có độ chênh lệch dưới 5%. Nam Hà đưa ra độ chênh lệch tối thiểu là 5% để dễ dàng điều chỉnh hoạt động sản xuất và hoạt động này được đánh giá là khá hiệu quả trong năm 2017 và năm 2018.
Nhưng hoạt động dự báo cho năm 2019 có vẻ gặp sai sót khi độ chênh lệch vượt qua 15%, số lượng thực tế giảm so với dự báo. Phần trăm chênh lệch nàu lớn hơn độ chênh lệch tối thiểu khá nhiều nên nếu sản xuất theo số lượng dự báo thì Nam Hà sẽ phải chịu một chi phí hàng tồn kho lớn và gây thiệt hại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Theo Nam Hà, nguyên nhân của sự sai lệch này không phải do công ty bán ế hay khách hàng tìm đến các công ty cung cấp đá khác mà đến từ sự khan hiếm nguồn đá đầu ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm đầu ra của Nam Hà. Trong phần quản trị nguồn hàng, tác giả sẽ trình bày đầy đủ hơn về lý do tại sao Nam Hà bị kham hiếm nguồn đá đầu vào và cách khắc phục hiện tại của công ty cho vấn đề này.
Nhìn chung, hoạt động dự báo của Nam Hà được thực hiện mang lại kết quả khá tốt mặc dù cũng có những sai sót vào năm 2019 khi chưa phân tích được các biến động của công ty để cho ra kết quả phù hợp. Vì vậy, Nam Hà nên tìm cách khắc phục để dự báo nhu cầu của những năm sau đó hiệu quả hơn.
.2.1.2. Quản trị tồn kho
Quản trị tồn kho là một công việc vô cùng quan trọng đòi hỏi người quản lý phải theo dõi sát sao để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Nam Hà. Hoạt động này được giám đốc giám sát dưới sự quản lý của phòng kế toán và quản lý chung. Tuy nhiên, sự kiểm soát của Nam Hà còn lỏng lẻo, chỉ dựa vào phần mềm Excel và các phiếu giấy xuất nhập kho thông thường nên thông tin của sản phẩm, nguyên vật liệu còn sai sót.
Để hoạt động quản trị hàng tồn kho diễn ra hiệu quả, Nam Hà đặt ra các tiêu chí sau:
- Lượng hàng tồn kho như thế nào là tối ưu? Lượng hàng tồn kho bằng không luôn là điều mà Nam Hà và các doanh nghiệp cùng ngành khác hướng đến.
53
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho ở mức an toàn, không vượt qua mức tối đa. Lượng hàng tồn kho quá lớn dẫn đến hàng hoá của Nam Hà bị ứ đọng gây cản trở
các hoạt động khác trong chuỗi cung ứng.
- Quyết định thời điểm nhập thêm nguyên vật liệu. Nam Hà sử dụng mô hình sản xuất tức thời JIT nên việc các nguyên vật liệu được giao đến chậm trễ là điều
mà doanh nghiệp luôn tránh. Nam Hà không hề sử dụng phần mềm quản lý hàng
hoá trong kho, tất cả số lượng đều được kiểm tra và ghi chép lại bằng sổ tay hoặc
Excel, điều này gây ra sự mất thời gian trong hoạt động quản trị hàng tồn kho.
a. Phân loại hàng tồn kho của Nam Hà
Hệ thống kho hàng của Nam Hà chia thành hai loại:
- Kho nguyên liệu, phụ tùng: cung ứng nguyên liệu đầu vào cho sản xuất như kho xăng dầu, kho phụ tùng cho phương tiện vận tải, kho dành cho bộ phận cơ khí.
- Kho thành phẩm: là các bãi chứa đá đã nghiền và sàng lọc xong, là sản phẩm
A Đá 2x2 12,82% 3% Đá 4x6 11,02% 3% Đá 2x4 10,77% 4% Đá hộc 9,83% 4% Đá 1x2 9,57% 11%
B Đá 2x3 8,97% 10% Đá nghiền 7,77% 10% Đá bây A 7,09% 5% C Đá 5x9 6,84% 5% Đá 0x5 5,3% 25% Đá 5x15 5,3% 10% Đá bây B 4,7% 10% 54
Năm
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Các loại chi phí Đơn vị: triệu đồng
Chi phí khấu hao nhà cửa 2.098 2.098 2.098
Chi phí bảo hiểm kho hàng 200 200 200
Chi phí khấu hao dụng cụ, thiết bị 220 220 220
Chi phí tiền điện 2.400 2.600 2.100
Chi phí vận hành thiết bị 100,4 120 80,5
Chi phí cho công nhân viên 80 90 80
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Nam Hà
Phân loại hàng tồn kho giúp Nam Hà nắm bắt được sản phẩm nào đang được thị trường ưu ái, mặt hàng nào bán chậm hơn, từ đó điều chỉnh sản xuất để tránh tình trạng quá tải khi đối với các sản phẩm có giá trị cao nhưng tốc độ tiêu thụ kém. Tuy nhiên cách phân chia này chưa thật sự hợp lý đối với Nam Hà, các sản phẩm chưa được đồng nhất với nhau. Nam Hà nên phân loại sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng để gỉam thiểu được các chi phí lưu kho.
c. Các chi phí trong quản trị tồn kho của Nam Hà
Bảng 2. 6: Các loại chi phí lưu kho của Nam Hà
Thuế đánh vào hàng tồn kho 2.100 2.400 1.800 Thiệt hại hàng hoá do không bán được 1.050 800 300
Nguồn: Phòng kế toán của công ty Nam Hà Chi phí cho hoạt động lưu kho của Nam Hà nhìn chung từ năm 2017 đến 2019 có sự tăng giảm khác nhau liên quan đến số lượng hàng hoá được sản xuất của mỗi năm. Bảng trên cho ta thấy vào năm 2018, chi phí hàng tồn kho là cao nhất, đặc biệt là chi phí thuế đánh vào hàng tồn kho cao nhất trong ba năm, chứng tỏ số lượng đá được sản xuất vào 2018 là nhiều nhất. Các chi phí cố định như chi phí khấu khao nhà cửa, chi phí bảo hiểm kho hàng, chi phí khấu hao dụng cụ, thiết bị được Nam Hà khấu hao trong vòng 5 năm (từ năm 2015 đến năm 2020). Các chi phí biến đổi như chi phí tiền điện, chi phí vận hành các thiết bị, chi phí cho nhân viên kho đều có sự tăng đỉnh điểm vào năm 2018 và giảm vào năm 2019. Mặc dù tổng chi phí quản trị tồn kho giảm thấp nhất vào năm 2019 nhưng điều này không giúp lợi nhuận tăng
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
lên (theo dữ liệu BCKQHĐKD của Công ty Nam Hà), Nam Hà nên xem lại các chiến lược sản xuất vfa nguồn hàng để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, giữ vững vị thế của công ty tại khu vực.
c. Mô hình quản trị tồn kho của Nam Hà: