Nhóm Sản phẩm Giá trị
(Phần trăm trong kho)
Số lượng
(Phần trăm trong kho)
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Ta thấy, hoạt động dự báo của Nam Hà rất hiệu quả vào năm 2017 và 2018 khi số lượng thực tế và dự báo có độ chênh lệch dưới 5%. Nam Hà đưa ra độ chênh lệch tối thiểu là 5% để dễ dàng điều chỉnh hoạt động sản xuất và hoạt động này được đánh giá là khá hiệu quả trong năm 2017 và năm 2018.
Nhưng hoạt động dự báo cho năm 2019 có vẻ gặp sai sót khi độ chênh lệch vượt qua 15%, số lượng thực tế giảm so với dự báo. Phần trăm chênh lệch nàu lớn hơn độ chênh lệch tối thiểu khá nhiều nên nếu sản xuất theo số lượng dự báo thì Nam Hà sẽ phải chịu một chi phí hàng tồn kho lớn và gây thiệt hại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Theo Nam Hà, nguyên nhân của sự sai lệch này không phải do công ty bán ế hay khách hàng tìm đến các công ty cung cấp đá khác mà đến từ sự khan hiếm nguồn đá đầu ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm đầu ra của Nam Hà. Trong phần quản trị nguồn hàng, tác giả sẽ trình bày đầy đủ hơn về lý do tại sao Nam Hà bị kham hiếm nguồn đá đầu vào và cách khắc phục hiện tại của công ty cho vấn đề này.
Nhìn chung, hoạt động dự báo của Nam Hà được thực hiện mang lại kết quả khá tốt mặc dù cũng có những sai sót vào năm 2019 khi chưa phân tích được các biến động của công ty để cho ra kết quả phù hợp. Vì vậy, Nam Hà nên tìm cách khắc phục để dự báo nhu cầu của những năm sau đó hiệu quả hơn.
.2.1.2. Quản trị tồn kho
Quản trị tồn kho là một công việc vô cùng quan trọng đòi hỏi người quản lý phải theo dõi sát sao để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Nam Hà. Hoạt động này được giám đốc giám sát dưới sự quản lý của phòng kế toán và quản lý chung. Tuy nhiên, sự kiểm soát của Nam Hà còn lỏng lẻo, chỉ dựa vào phần mềm Excel và các phiếu giấy xuất nhập kho thông thường nên thông tin của sản phẩm, nguyên vật liệu còn sai sót.
Để hoạt động quản trị hàng tồn kho diễn ra hiệu quả, Nam Hà đặt ra các tiêu chí sau:
- Lượng hàng tồn kho như thế nào là tối ưu? Lượng hàng tồn kho bằng không luôn là điều mà Nam Hà và các doanh nghiệp cùng ngành khác hướng đến.
53
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho ở mức an toàn, không vượt qua mức tối đa. Lượng hàng tồn kho quá lớn dẫn đến hàng hoá của Nam Hà bị ứ đọng gây cản trở
các hoạt động khác trong chuỗi cung ứng.
- Quyết định thời điểm nhập thêm nguyên vật liệu. Nam Hà sử dụng mô hình sản xuất tức thời JIT nên việc các nguyên vật liệu được giao đến chậm trễ là điều
mà doanh nghiệp luôn tránh. Nam Hà không hề sử dụng phần mềm quản lý hàng
hoá trong kho, tất cả số lượng đều được kiểm tra và ghi chép lại bằng sổ tay hoặc
Excel, điều này gây ra sự mất thời gian trong hoạt động quản trị hàng tồn kho.
a. Phân loại hàng tồn kho của Nam Hà
Hệ thống kho hàng của Nam Hà chia thành hai loại:
- Kho nguyên liệu, phụ tùng: cung ứng nguyên liệu đầu vào cho sản xuất như kho xăng dầu, kho phụ tùng cho phương tiện vận tải, kho dành cho bộ phận cơ khí.
- Kho thành phẩm: là các bãi chứa đá đã nghiền và sàng lọc xong, là sản phẩm
A Đá 2x2 12,82% 3% Đá 4x6 11,02% 3% Đá 2x4 10,77% 4% Đá hộc 9,83% 4% Đá 1x2 9,57% 11%
B Đá 2x3 8,97% 10% Đá nghiền 7,77% 10% Đá bây A 7,09% 5% C Đá 5x9 6,84% 5% Đá 0x5 5,3% 25% Đá 5x15 5,3% 10% Đá bây B 4,7% 10% 54
Năm
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Các loại chi phí Đơn vị: triệu đồng
Chi phí khấu hao nhà cửa 2.098 2.098 2.098
Chi phí bảo hiểm kho hàng 200 200 200
Chi phí khấu hao dụng cụ, thiết bị 220 220 220
Chi phí tiền điện 2.400 2.600 2.100
Chi phí vận hành thiết bị 100,4 120 80,5
Chi phí cho công nhân viên 80 90 80
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Nam Hà
Phân loại hàng tồn kho giúp Nam Hà nắm bắt được sản phẩm nào đang được thị trường ưu ái, mặt hàng nào bán chậm hơn, từ đó điều chỉnh sản xuất để tránh tình trạng quá tải khi đối với các sản phẩm có giá trị cao nhưng tốc độ tiêu thụ kém. Tuy nhiên cách phân chia này chưa thật sự hợp lý đối với Nam Hà, các sản phẩm chưa được đồng nhất với nhau. Nam Hà nên phân loại sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng để gỉam thiểu được các chi phí lưu kho.
c. Các chi phí trong quản trị tồn kho của Nam Hà
Bảng 2. 6: Các loại chi phí lưu kho của Nam Hà
Thuế đánh vào hàng tồn kho 2.100 2.400 1.800 Thiệt hại hàng hoá do không bán được 1.050 800 300
Nguồn: Phòng kế toán của công ty Nam Hà Chi phí cho hoạt động lưu kho của Nam Hà nhìn chung từ năm 2017 đến 2019 có sự tăng giảm khác nhau liên quan đến số lượng hàng hoá được sản xuất của mỗi năm. Bảng trên cho ta thấy vào năm 2018, chi phí hàng tồn kho là cao nhất, đặc biệt là chi phí thuế đánh vào hàng tồn kho cao nhất trong ba năm, chứng tỏ số lượng đá được sản xuất vào 2018 là nhiều nhất. Các chi phí cố định như chi phí khấu khao nhà cửa, chi phí bảo hiểm kho hàng, chi phí khấu hao dụng cụ, thiết bị được Nam Hà khấu hao trong vòng 5 năm (từ năm 2015 đến năm 2020). Các chi phí biến đổi như chi phí tiền điện, chi phí vận hành các thiết bị, chi phí cho nhân viên kho đều có sự tăng đỉnh điểm vào năm 2018 và giảm vào năm 2019. Mặc dù tổng chi phí quản trị tồn kho giảm thấp nhất vào năm 2019 nhưng điều này không giúp lợi nhuận tăng
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
lên (theo dữ liệu BCKQHĐKD của Công ty Nam Hà), Nam Hà nên xem lại các chiến lược sản xuất vfa nguồn hàng để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, giữ vững vị thế của công ty tại khu vực.
c. Mô hình quản trị tồn kho của Nam Hà:
Sơ đồ 2. 4: Mô hình quản trị tồn kho của Nam Hà
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Nam Hà
Các chuyên gia của Nam Hà cho rằng, sử dụng mô hình “Just In Time” trong quản trị hàng tồn kho nhằm mục đích giảm đi các chi phí không cần thiết giữa các công đoạn. Trong các giai đoạn sản xuất, nguyên vật liệu được đáp ứng đầy đủ và chính xác vào lúc cần thiết, không có tình trạng tồn trữ và thiếu hụt nguyên vật liệu. Mỗi công đoạn sản xuất sẽ sản xuất ra số lượng cần thiết và chỉ sản xuất ra các sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng.
Nam Hà có một dây chuyền sản xuất kinh doanh liên tiếp và các giai đoạn xảy ra nối tiếp nhau. Từ khâu nhập nguyên vật liệu, đưa vào sản xuất, phân loại sản phẩm tại bãi chứa và phân phối đến khách hàng diễn ra cần rất ít thời gian lưu kho. Mô hình JIT đòi hỏi tất cả mọi công đoạn đều phải luôn sẵn sàng nếu không thời
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
gian sản xuất sẽ bị chậm trễ. Việc sản xuất và phân phối luôn cần đồng bộ hoá với nhau sao cho hàng tồn kho cần giữ là ít nhất có thể.
Để áp dụng mô hình này, Nam Hà đã tối ưu hoá quy trình sản xuất tuần tự theo các bước:
- Bước 1: Sắp xếp vị trí hàng tồn kho bằng cách thiết kế và giải phóng hàng tồn kho sao cho phù hợp với hoạt động bốc, xếp hàng. Bảo dưỡng các loại máy móc ngăn ngừa hư hỏng làm tăng thời gian sản xuất.
Vị trí các loại hàng hoá trong kho được Nam Hà sắp xếp như sau:
Sơ đồ 2. 5: Vị trí kho hàng của Công ty Nam Hà
Nguồn: Tác gỉa tự xây dựng theo thông tin của Công ty Nam Hà
Nam Hà sắp xếp vị trí kho nguyên vật liệu, bãi sản phẩm và bãi máy móc, phương tiện phục vụ cho hoạt độc bốc dỡ hàng khá gần nhau, điều này giúp cho các hoạt động nhập kho và xuất kho diễn ra dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.
- Bước 2: Kiểm soát chất lượng: bước này được kết hợp giữa các công việc đo lường chất lượng, đề ra các phương án dự phòng và có sự tham gia của người lao
động. Nam Hà kiểm soát chất lượng của hoạt động quản trị tồn kho dựa vào
chi phí
tồn kho và thời gian lưu kho. Các phương án cắt bỏ các chi phí không liên quan
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
trình sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí như đào tạo lại nhân viên để quen với quy trình mới, ảnh hưởng đến thời gian sản xuất khi phải thiết kế lại quy trình. Mô hình JIT rất hạn chế điều này xảy ra vì đay là mô hình sản xuất tức thời, các hoạt động phải dược sắp xếp cố định và hoạt động liên tục.
- Bước 4: Áp dụng hệ thống thông tin nhắm kiểm soát số lượng nguyên vật liệu và sản phẩm trong từng quy trình sản xuất. Tuy nhiên, hiện tại Nam Hà
chỉ sử
dụng phần mềm quản lý thông tin đơn giản như Excel và Nam Hà không lưu trữ
thông tin quá lâu mà chỉ lưu trữ trong một tháng.
- Bước 5: Đàm bán với nhà thầu để thời gian giao hàng luôn nhanh nhất có thể. Giao hàng đúng thời điểm là yếu tố giúp mô hình JIT diễn ra thuận lợi và không có sự chậm trễ.
Đặc điểm của mô hình JIT của Nam Hà:
- Sản xuất dây chuyền: Sản xuất liên tục, tối ưu hóa máy móc một cách hiệu
quả và duy trì được sản lượng tiền mặt của các sản phẩm cuối là luôn dương.
- Dòng hàng (đầu vào và đầu ra) phải liên tục, không được phép gián đoạn: Thông qua việc sản xuất liên tục trong môi trường 24/7, dòng hàng hóa là rất quan
trọng. Đặc điểm này nhấn mạnh vào phương pháp JIT, bởi khâu sản xuất
trong JIT
là không thể dừng lại.
- Hợp tác với nhà cung cấp: nhà cung cấp có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất và chất lượng của quy trình. Các nhà cung cấp là những đối tác trọng điểm và sự thành
công của cả hai bên đều phụ thuộc vào cách thức hai bên hợp tác.
- Sự gắn bó của nhân viên: Nếu không có sự giải thích đúng đắn những kiến
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
.2.2. Quản trị nguồn hàng
Theo thông tư số 61/2017/TT-BMNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường có hiệu lực từ ngày 07/03/2018 quy định việc xác định sản lượng khoáng sản khai thác thực tế của các mỏ khoáng sản rắn được thực hiện theo kế hoạch 5 năm. Vì vậy mỗi năm doanh nghiệp khai thác đá chỉ được khai thác một lượng đá nhất định theo phần trăm thể tích núi đá mà doanh nghiệp đã đấu thầu được để bảo vệ tài nguyên và đảm bảo theo đúng quy định được ban hành. Đối với Nam Hà, trong 5 năm kể từ năm 2017, lượng đá Nam Hà được phép khai thác từ núi đá là 3.600.000 khối đá nghĩa là mỗi năm công ty chỉ được khai tháctrong khoảng từ 700.000 đến 720.000 khối đá. Chính vì vậy mà lượng đá đầu ra bị giảm đi và không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đây cũng có thể là lý do mà năm 2019, Nam Hà bị hao hụt doanh thu chỉ còn hơn một nửa so với năm 2018. Khi năm 2018 khai thác vượt quá định mức trọng một năm thì những năm còn lại phải khai thác lượng đá ít hơn để đảm bảo đúng khối lượng nhà nước yêu cầu.
Nhận biết được điều này, các doanh nghiệp trong ngành đá đã tìm đến những doanh nghiệp khác ít khai thác, có lượng đá chưa vượt qua định mức để mua về nghiền và phân loại thành các sản phẩm đá. Như vậy, để tăng năng suất và lợi nhuận, Nam Hà lựa chọn mua hàng trực tiếp từ các doanh nghiệp cần bán, không qua bất cứ một bên trung gian nào. Nam Hà luôn tìm cách để cắt giảm trung gian bằng cách tự đi tìm nhà cung cấp cho mình, họ đi đến từng công ty, xem nguồn hàng và đàm phán hợp đồng với họ. Với sự uy tín và vị thế của Nam Hà, đầu năm 2020, họ đã kí kết được với một vài công ty cung cấp nguồn đá cho họ sản xuất.
Để đảm bảo chất lượng sản phám đầu ra, Nam Hà cũng đưa ra các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp như:
- Giá của nguyên vật liệu: Trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp, Nam
Hà luôn nhấn mạnh vào một mức giá phù hợp nhất với mức chi trả của công ty
để không bị vướt quá chi phí sản xuất và chỉ đi đến giao dịch cuối cùng khi biết
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
về nguồn đá, khi đã ký kết hợp đồng, nhà cung cấp phải luôn đảm bảo cung cấp nguồn đá đầu vào trong khoảng quy định đã đề ra trong bản hợp đồng là tối thiểu 20.000 khối đá trở lên trong một tháng.
- Thời gian vận chuyển của nhà cung cấp: Nam Hà yêu cầu nhà cung cấp luôn phải giao hàng đúng thời điểm đã đề ra trước, chỉ được sai sót trong khoảng thời gian nhất định là 5 phút, nếu không thì nhà cung cấp sẽ phải bồi thường theo quy định trong bản hợp đồng.
Dưới đây là quy trình khi công ty CP khoáng sản Nam Hà thực hiện để tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp cho mình. Các doanh nghiệp được chọn là các doanh nghiệp cung cấp các nguyên vật liệu như xăng, dầu, phụ tùng vận tải hoặc nguồn đá đầu vào.
Sơ đồ 2. 6: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp của
Nguồn: Phòng kế toán của công ty Nam Hà
Bước 1: Phòng kế toán của Nam Hà sẽ tập hợp các doanh nghiệp có khả năng cung cấp nguyên vật liệu và nguồn đá cho mình. Đối với các nguyên vật liệu như xăng dầu, dầu nhớt, phụ tùng nguyên vật liệu có thể lựa chọn nhiều nhà cung cấp và không cố định. Còn đối với doanh nghiệp cung cấp đá dầu vào, Nam Hà yêu cầu phải là những doanh nghiệp đồng ý cung cấp lâu dài và trung thành, có trách nhiệm với chất lượng sản phẩm.
Bước 2: Sau khi có toàn bộ thông tin của những công ty có thể liên kết, Nam Hà sẽ để nhân viên đi đến từng công ty để khảo sát sản xuất, đặc biệt là những doanh
Chỉ tiêu Năm 2017
Năm 2018
Năm 2019
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
nghiệp cung cấp nguồn đá phải đánh giá kỹ lưỡng về các bãi núi đá, thể tích thực chưa khai thác, lượng khai thác mỗi tháng để đảm bảo doanh nghiệp đó thực sự có thể cung cấp đá cho Nam Hà. Với những công ty đảm bảo đầy đủ các yêu cầu, Nam Hà sẽ ghi chép lại để đưa ra những chiến lược đàm phán.
Theo báo cáo của phòng kế toán Công ty CP Khoáng sản Nam Hà, tỷ lệ lựa chọn và sàng lọc các nhà cung cấp có khả năng là đối tác của công ty lên tới 80%, có thể thấy nhờ vào hoạt động tỉ mỉ về tìm kiếm và loại bỏ các nhà cung cấp không phù hợp, phòng kế toán đã giúp giám đốc tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty.
Bước 3: Trước khi gặp gỡ để đàm phán hợp đồng, Nam Hà sẽ nghiên cứu các chiến lược để có một mức giá hợp lý nhất đưa ra với đối tác của mình. Khi đàm