7. Kết cấu của đề tài
2.3. ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƢỜNG XUYÊN TẠ
2.3.1. Những kết quả đạt đƣợc
2.3.1.1.Về môi trường kiểm soát
Ban giám đốc kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân đã có chính sách quản lý nhân sự và phân công công tác phù hợp với năng lực của mỗi cán bộ công chức, gƣơng mẫu trong công tác, tuân thủ và làm gƣơng cho cán bộ công chức trong đơn vị trong việc thực thi công vụ, có chính sách quản lý phù hợp với thực tế tại đơn vị. Cán bộ công chức kho bạc có ý thức cao trong công tác, thực hiện tốt các quy định về đạo đức nghề nghiệp, phục vụ và hƣớng dẫn khách hàng chu đáo, nhiệt tình. Đặc biệt sự quan tâm của Ban lãnh đạo kho bạc đối với hoạt động kiểm soát chi thƣờng xuyên đơn vị là tốt.
2.3.1.2. Đánh giá rủi ro
Về đánh giá rủi ro qua khảo sát cho thấy việc đơn vị luôn quan tâm chú trọng đến mục tiêu và cái đích để đơn vị đi đến đƣợc đặt lên hàng đầu 100% . Do đó hàng năm đơn vị đều đƣa ra mục tiêu phấn đấu cụ thể cho từng tiêu chí để từ đó xác định đƣợc những việc cần phải làm ngay và những giải pháp để đạt đƣợc mục tiêu đó. Việc Ban hành tạm thời khung quản lý rủi ro về nghiệp vụ kiểm soát chi thƣờng xuyên đã góp phần hạn chế những rủi ro trong nghiệp vụ kiểm soát chi tại KBNN.
2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát
Về hoạt động kiểm soát qua kết quả khảo sát thì CBCC Kho bạc luôn chấp hành sự phân công của tổ chức 100%. Việc phân công phân nhiệm đƣợc đơn vị thực hiện
đúng quy định. Hàng năm đơn vị đều thực hiện việc luân chuyển giữa các bộ phận và chuyên quản các đơn vị dự toán luân phiên đảm bảo tính khách quan. Việc kiểm soát và ký duyệt trên chứng từ đƣợc thực hiện chặt chẽ theo quy định. Hầu hết các chứng từ phát sinh đều đƣợc hạch toán kịp thời theo quy định. Ban giám đốc đã phân công nhiệm vụ đảm bảo sự kiểm soát giữa các bộ phận, nếu có sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện nhanh chóng, giảm cơ hội có gian lận xảy ra. Các chứng từ đƣợc tập hợp trong ngày, các chứng từ đƣợc lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh, mẫu biểu đƣợc thực hiện đúng theo quy định tại các văn bản có liên quan. Chứng từ đƣợc luân chuyển khoa học và kịp thời, sổ sách đƣợc in trực tiếp từ chƣơng trình phần mềm đảm bảo nguyên tắc ghi chép, độ chính xác cao, có đầy đủ chữ ký của ngƣời lập và ngƣời kiểm soát. Các nghiệp vụ, hoạt động tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ có sự phê chuẩn đầy đủ thành phần theo đúng quy định. Chứng từ, sổ sách, tài sản ấn chỉ đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng đối tƣợng chỉ các cán bộ công chức đƣợc phân công nhiệm vụ mới đƣợc sử dụng và truy cập khi cần thiết. Định kỳ Ban giám đốc thành lập tổ kiểm tra xem xét lại các chứng từ kiểm soát chi thƣờng xuyên của các đơn vị dự toán để xem xét lại tình hình làm việc của cán bộ công chức qua đó có những chấn chỉnh kịp thời. Qua các báo cáo đánh giá, góp ý của khách hàng đến giao dịch, Ban giám đốc có những đánh giá, chấn chỉnh từng cán bộ công chức đảm bảo mục tiêu của kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân luôn đƣợc thực hiện hữu hiệu và hiệu quả.
2.3.1.4. Thông tin và truyền thông
Tất cả các cán bộ công chức đều hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ đạo từ cấp trên, có sự hỗ trợ đồng nghiệp trong công tác khi có yêu cầu, sử dụng và truy cập diễn đàn hàng ngày để khai thác và cập nhật các quy định, định mức chi thƣờng xuyên để phục vụ công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên tại KBNN. Các chính sách, chế độ của Nhà nƣớc đƣợc Ban giám đốc, các trƣởng phó phòng phổ biến đến các cán bộ công chức. Cán bộ công chức tự nghiên cứu, những thắc mắc sau khi nghiên cứu sẽ đƣợc trao đổi và đƣợc các Trƣởng phó phòng bộ phận giải đáp thỏa đáng. Các nghiệp vụ đƣợc hạch toán và nhập máy vào các chƣơng trình phần mềm ứng dụng ngay khi nghiệp vụ phát sinh hoặc trong thời gian h n khách hàng giải quyết hồ sơ. Chứng từ đƣợc lập cùng thời điểm nhập máy vào
các phần mềm ứng dụng, sổ cái và sổ chi tiết đƣợc in trực tiếp từ phần mềm vào cuối mỗi tháng. Các chứng từ đƣợc tập hợp đầy đủ hàng ngày, đƣợc đóng, đánh số và đƣa lên kho lƣu trữ vào cuối tháng. Sổ cái, sổ chi tiết, các ấn chỉ và báo cáo thuộc nhiệm vụ của từng cán bộ công chức đƣợc bảo quản, đóng cuốn và lƣu kho từng tháng, quý hoặc năm. Từng cán bộ công chức có sổ tay riêng để ghi chép các nghiệp vụ quan trọng, các sơ đồ hạch toán và các nội dung quan trọng trong các văn bản pháp luật của nhà nƣớc. Các cán bộ công chức hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính, các sai sót, tình huống bất thƣờng đƣợc báo cáo đầy đủ và nhanh chóng đến các Trƣởng phó phòng, các Trƣởng phó phòng báo cáo lên Ban giám đốc. Qua đó ta thấy thông tin và truyền thông đƣợc thực hiện tốt tại Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân.
2.3.1.5. Hoạt động Giám sát
Ban giám đốc thƣờng xuyên đánh giá chất lƣợng của hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên thông qua các ý kiến góp ý của khách hàng, báo cáo của Bộ phận kiểm soát chi về tình hình thực hiện công vụ của cán bộ công chức trong phòng, các báo cáo trên diễn đàn kho bạc và trực tiếp quan sát quá trình làm việc của các cán bộ công chức. Định kỳ hàng quý hoặc đột xuất có sự tự kiểm tra của tổ kiểm tra, sự thanh tra, kiểm tra của thanh tra kho bạc nhà nƣớc, thanh tra kho bạc, kiểm toán nhà nƣớc... Thông qua đó, Ban giám đốc có những chấn chỉnh kịp thời để hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên luôn đƣợc vận hành đúng hạn chế các sai sót xảy ra, đảm bảo mục tiêu của đơn vị đƣợc thực hiện đúng nhƣ kế hoạch đã đề ra.