STT Tiêu chí
Mức độ đánh giá Tổng
cộng
Tốt Khá TB Yếu
1 Quy trình quản lý chi thƣờng xuyên NSNN
đƣợc giản lƣợc, bỏ bớt các trình tự thủ tục. 0/97 41/97 45/97 11/97 97/97
2 Đảm bảo những nghiệp vụ có thực mới
đƣợc phê duyệt. 25/97 22/97 40/97 10/97 97/97
3 Luân chuyển cán bộ giữa các phòng chuyên
môn theo định kỳ. 50/97 25/97 15/97 7/97 97/97
4 Thực hiện phân chia trách nhiệm giữa các
phòng nghiệp vụ. 57/97 20/97 15/97 5/97 97/97
5 Đối chiếu giữa chứng từ chi thực tế và các
báo cáo. 69/97 11/97 15/97 2/97 97/97
6 Sử dụng chƣơng trình quản lý 49/97 41/97 4/97 3/97 97/97
7 Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với các cơ
quan tài chính. 15/97 59/97 11/97 12/97 97/97
Theo nhƣ kết quả nghiên cứu từ 97 ngƣời đƣợc hỏi qua công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN tại Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân thì nếu muốn hoàn thiện nhân tố Hoạt động kiểm soát đơn vị cần phải triển khai và phát triển các yếu tố sau đây:
Thứ nhất, Kho bạc nên có kế hoạch “Luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận chuyên môn theo định kỳ . Yếu tố này đƣợc đánh giá rất cao với 50/97 ngƣời đồng ý ở mức độ Tốt chiếm tỷ lệ 51,5%. Tuy nhiên, trong đó vẫn còn 7/97 phiếu (chiếm 7,2%) số lựa chọn bày tỏ quan điểm Yếu đối với yếu tố này. Qua kết quả này ta có thể thấy rằng việc luân chuyển nhân viên giữa các phòng chuyên môn định kỳ là một yếu tố rất quan trọng trong công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN tại KBNN.
Thứ hai, việc Thực hiện phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận nghiệp vụ cũng đƣợc đánh giá Tốt, khá với 57/97 và 20/97 ngƣời đƣợc khảo sát chiếm tỷ lệ trên 50%; có 15/97 ngƣời đánh giá mức độ trung bình. Chỉ có 5/97 đáp viên cho rằng chỉ tiêu này Yếu.
Cuối cùng, yếu tố Việc kiểm tra đối chiếu số liệu với cơ quan tài ch nh
cũng chiếm tỷ lệ số ngƣời lựa chọn rất cao với 46/54 ngƣời đồng ý, chiếm 85,18% số ngƣời đồng ý và số ngƣời cho rằng yếu tố này rất quan trọng chiếm tỷ lệ tới 20,37%. Số ngƣời không cùng quan điểm với tiêu chí này chiếm một tỷ lệ nhỏ khoảng 14,81% với chỉ 8 ngƣời.
Tƣơng tự nhƣ các nhân tố đã đƣợc phân tích ở trên, tác giả sẽ đi vào làm rõ lần lƣợt mức độ tác động của từng tiêu chí đến công tác kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân.
- Luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận theo định kỳ. Việc luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận đang đƣợc rất nhiều các tổ chức áp dụng. Công tác này giúp cho nhân viên có cơ hội rèn luyện thêm các kỹ năng khác và tăng cƣờng khả năng làm việc với các nghiệp vụ chuyên môn khác nhau. Điều này sẽ giúp cho việc bổ sung nhân sự trong tổ chức một cách kịp thời khi có hiện tƣợng thiếu hụt mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc và hạn chế đƣợc các rủi ro về nhân sự. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các cán bộ có tính thích ứng cao, không lúng túng khi bổ nhiệm các công việc mới, dần dần tổ chức sẽ tạo nên một hệ thống nhân sự đa năng
(một ngƣời biết đƣợc nhiều việc), có nghĩa là một cán bộ có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Bên cạnh đó, nếu có sai sót trong quá trình kiểm soát chi thì quá trình phát hiện rủi ro cũng sẽ đƣợc tối ƣu hơn khi mà cán bộ này có thể phát hiện đƣợc sai phạm của những cán bộ khác.
Nhƣ đã phân tích ở trên, các rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc sẽ dễ dàng đƣợc phát hiện hơn nếu hệ thống nhân sự có tính chuyên môn hóa cao. Điều này rất quan trọng với việc phát triển và hoàn thiện hệ thống kiểm soát. Bởi vì hoạt động kiểm soát lấy việc quản lý, kiểm tra và giám sát làm trọng tâm nên việc nâng cao khả năng làm việc của cán bộ là thật sự có ý nghĩa. Họ có thể hạn chế đƣợc các sai lầm và tăng cƣờng khả năng phát hiện rủi ro cho tổ chức.
-Thực hiện phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng. Việc phân chia trách nhiệm các bộ phận, nhƣ tác giả đã phân tích trong ở phần trƣớc trong nhân tố môi trƣờng kiểm soát chi thƣờng xuyên, đây là một yếu tố rất quan trọng. Đặc biệt là đối với hoạt động kiểm soát chi thƣờng xuyên khác với kiểm soát chi đầu tƣ với đặc thù là công tác quản lý tổ chức ở mức độ tổng thể, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm càng có ý nghĩa. Đối với phần này tác giả sẽ đi sâu phân tích công tác phân chia quyền hạn giữa các cá nhân, giữa ngƣời quản lý và cán bộ làm công tác chuyên môn sẽ có tác động nhƣ thế nào lên hoạt động kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên của tòan đơn vị. Việc phân chia trách nhiệm này có tầm quan trọng rất lớn, nó giúp ban lãnh đạo của tổ chức có chính sách ấn định các nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên và có thể đảm bảo tiến độ công việc đƣợc thực hiện một cách rõ ràng theo kế hoạch mà không gặp các trở ngại về vấn đề nhân sự. Bên cạnh đó, phân chia quyền hạn và trách nhiệm đồng nghĩa với việc toàn bộ cán bộ từ cấp lãnh đạo đều phải chịu trách nhiệm trƣớc những việc làm của mình. Vậy nên cơ chế này giúp các cán bộ nâng cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm của mình trong công việc để có thể hạn chế các rủi ro. Từ đó càng góp phần nâng cao mức độ hiệu quả của hoạt động kiểm soát.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu với cơ quan Tài chính.Đây là yếu tố tạo nên tính khách quan trong công tác kiểm soát nội bộ chi nói chung và kiểm soát chi thƣờng xuyên nói riêng của Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân. Một khi đã đƣợc kiểm tra,
đối chiếu số chi mới phát hiện ra hệ thống kiểm soát của Kho bạc có đúng hay không và có sự sai sót hay gian lận nào không trong công tác kiểm soát, hạch toán các khoản chi thƣờng xuyên, rất dễ gây ra những lỗ hổng trong việc kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên cho ngân sách nhà nƣớc bởi sự bắt tay giữa những ngƣời trực tiếp làm công tác tham mƣu các khoản chi thƣờng xuyên tại đơn vị và việc hạch toán sai của cán bộ làm công tác kế toán cũng dẫn đến việc đối chiếu đi đến không có kết quả. Vậy cần thiết phải có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm phát hiện kịp thời những gian lận, sai quy định về khoản, mục hạch toán các khoản chi, cũng nhƣ quy định về định mức các khoản chi thƣờng xuyên tạo nên một môi trƣờng làm việc độc lập và khách quan.Vì vậy nên công tác này cũng rất có ý nghĩa đối với hoạt động kiểm soát của đơn vị.
2.2.2.6. Thông tin truyền thông
Hệ thống KBNN đã đầu tƣ vào dự án xây dựng công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ một cách đồng bộ, đồng thời có thể khai thác thông tin từ các ban ngành có liên quan để hỗ trợ hoạt động quản lý, kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN trên địa bàn. Đƣờng truyền thông tin có thể kết nối trong toàn bộ hệ thống của đơn vị để trao đổi, truyền đạt các chính sách và kiểm tra giám sát hoạt động nghiệp vụ. Kết quả bảng khảo sát câu hỏi nhân tố Thông tin và truyền thông: