7. Kết cấu của đề tài
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƢỜNG XUYÊN TẠ
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà nƣớc
động từ 3.04% - 3,95%. Giai đoạn 2019 - 2020 giảm 2.024 triệu đồng tƣơng đƣơng giảm 15,35% do các chính sách thắt chạt, cắt giảm chi tieu cong của Chính phủ, cắt giảm các khoản chi cho các ngày lễ lớn, lễ họi, chi tiếp khách .... Nam 2021 so với nam 2020 tăng 297 triệu đồng tƣơng đƣơng tăng 2,66%.
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân Hoài Ân
2.2.2.1. Mô tả quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chi thường xuyên
Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên của KBNN Hoài Ân. Nội dung khảo sát của đề tài với mục tiêu tổng quát là mô tả thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên KBNN Hoài Ân hiện nay.
Nghiên cứu định tính thực hiện thông qua phƣơng pháp thảo luận nhóm tập trung với các lãnh đạo, cán bộ công chức, các chuyên viên của các đơn vị trên địa bàn huyện, tham khảo ý kiến các giảng viên, thu thập tài liệu từ sổ điều chỉnh, sổ từ chối khách hàng, bài viết trên diễn đàn KBNN nhằm khám phá ra các nhân tố của hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân. Trên cơ sở các thông tin có đƣợc sau khi thảo luận nhóm, bổ sung phù hợp với điều kiện hoạt động KSNB chi thƣờng xuyên tại Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân. Từ đó, hình thành bảng hỏi và bảng hỏi này đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở mô hình nghiên cứu của đề tài nhằm thu thập thông tin đƣa vào phân tích và kiểm định các giả thuyết nghiên cứu.
* Mục tiêu khảo sát: khảo sát thực trạng hệ thống K NB chi thường xuyên tại KBNN Hoài Ân là :
- Thực trạng của hệ thống KSNB chi thƣờng xuyên tại KBNN Hoài Ân. - Đánh giá các ƣu, nhƣợc điểm của KSNB chi thƣờng xuyên trong hoạt động
nghiệp vụ tại KBNN Hoài Ân
- Nhận dạng, đánh giá và phân tích các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ tại KBNN Hoài Ân.
- Từ đó làm cơ sở để đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chi thƣờng xuyên tại KBNN Hoài Ân.
* Đối tượng và phạm vi khảo sát.
- Đối tƣợng khảo sát
Việc khảo sát tiến hành chủ yếu tại KBNN Hoài Ân. Tổng số các đơn vị giao dịch tại KBNN Hoài Ân tính đến thời điểm 31/12/2021 là 97 đơn vị, số tài khoản giao dịch 272 tài khoản.
Tổng số CBCC trong đơn vị là 11 ngƣời. Số lƣợng phiếu khảo sát phát ra 97 phiếu Số lƣợng phiếu khảo sát thu về 97 phiếu
Số lƣợng phiếu thu đƣợc về để tiến hành xử lý gồm 97 phiếu (Phụ lục số 02). Mức độ tin cậy của mẫu khảo sát đƣợc đƣợc thể hiện chi tiết trong bảng thông tin sau:
Bảng 2.6: Thống kê phiếu khảo sát
STT Tên đơn vị Số bảng câu hỏi thu đƣợc
1 Các CBCC KBNN Hoài Ân, Phòng Tài chính – Kế hoạch Hoài Ân, Chi cục thuế Khu vực Hoài Nhơn- Hoài Ân-An Lão (địa bàn huyện Hoài Ân)
10
2 Các đơn vị có giao dịch với KBNN Hoài Ân
87
(Ngu n : nghiên cứu của tác giả)
- Phạm vi khảo sát: Đề tài nghiên cứu tại KBNN Hoài Ân năm 2019 đến 2021
* Nội dung khảo sát
Để tiến hành hoạt động khảo sát tác giả đã xây dựng bảng khảo sát theo 05 yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB. Câu hỏi đƣa ra sát với đặc điểm tình hình hoạt động nghiệp vụ kiểm soát chi thƣờng xuyên của đơn vị và của các đơn vị giao dịch tại Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân.
Với sự khảo sát ở nhiều khía cạnh khác nhau, trong nhiều vấn đề khác nhau có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên của Kho bạc Nhà nƣớc
Hoài Ân. Việc khảo sát đã đƣợc tiến hành khảo sát các nội dung có liên quan đến nghiệp vụ kế toán tại đơn vị giao dịch với Kho bạc. Bên cạnh đó cùng với công tác kế toán thì việc khảo sát cũng đã tìm hiểu một số hạn chế, các nguyên nhân tạo ra những hạn chế đó và qua đó cũng thu thập thêm những ý kiến đóng góp của những ngƣời có kinh nghiệm về công tác kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên đối với lĩnh vực công và Kho bạc hiện nay… Sự mở rộng nhƣ vậy có thể tập hợp thêm các ý kiến, các kinh nghiệm và đề xuất từ ngƣời trả lời về các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên đối với Kho bạc Nhà nƣớc hiện nay. (Tham khảo bảng hỏi ở phần phụ lục)
2.2.2.2. Phương pháp khảo sát.
Phƣơng pháp nghiên cứu là những nguyên tắc và cách thức hoạt động khoa học nhằm đạt tới chân lý khách quan dựa trên cơ sở của sự chứng minh khoa học. Điều này có nghĩa rằng, các nghiên cứu khoa học cần phải có những nguyên tắc và phƣơng pháp cụ thể, mà dựa theo đó các vấn đề sẽ đƣợc giải quyết.
Nghiên cứu và đề ra những giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân là nghiên cứu các quy trình thủ tục về hoạt động nghiệp vụ của hệ thống Kho bạc nhà nƣớc. Từ những quy trình thủ tục đó đánh giá đƣợc những ƣu nhƣợc điểm nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy trong hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nƣớc.
Trong phần đánh giá thực trạng cần phải tiến hành các cuộc khảo sát nhƣ sau: - Sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống KSNB để khảo sát thực trạng KSNB chi thƣờng xuyên tại KBNN Hoài Ân.
- Thảo luận với lãnh đạo và cán bộ, công chức tại KBNN Hoài Ân về một số thuận lợi và khó khăn trong việc quản lý các hoạt động nghiệp vụ chi thƣờng xuyên của KBNN. Đồng thời trao đổi các biện pháp KSNB chi thƣờng xuyên hiện tại đang áp dụng tại cơ quan và cũng nhƣ đề ra những giải pháp KSNB chi thƣờng xuyên trong thời gian đến.
- Tổng hợp các tài liệu nghiên cứu khoa học, các tạp chí quản lý liên quan đến KBNN để rút ra những nguyên nhân dẫn đến các rủi ro trong hoạt động kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên của KBNN.
2.2.2.3. Môi trường kiểm soát
KBNN Hoài Ân đã tổ chức phân công, phân nhiệm rạch ròi cho từng cán bộ công chức của các phòng trong việc thực hiện chức trách của mình. GDV đƣợc bố trí làm việc ở bộ phận kiểm soát chi là những ngƣời có tƣ cách đạo đức tốt, hầu hết đƣợc đào tạo cơ bản và mọi thành viên đều tuân thủ các quy định của pháp luật, các văn bản hƣớng dẫn của ngành và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức nhà nƣớc. Đây là những nhân tố tác động quan trọng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chi thƣờng xuyên trong đơn vị. Để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ đƣợc phân công, thể hiện tính kỷ luật, tinh thần trách nhiệm của công việc. Từ đó lãnh đạo đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ công tác, và đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm của cán bộ công chức trong đơn vị.
Khi đánh giá 5 yếu tố cấu thành của KSNB chi thƣờng xuyên, tác giả đánh giá thông qua các cấp mức độ đánh giá nhƣ sau: Tốt- Khá - Trung bình – Yếu.
Kết quả bảng câu hỏi khảo sát về yếu tố môi trƣờng kiểm soát nhƣ sau:
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về yếu tố môi trƣờng kiểm soát
STT Tiêu chí
Mức độ đánh giá Tổng
cộng
Tốt Khá TB Yếu
1 Có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm
cho từng cán bộ, bộ phận. 83/97 12/97 02/97 0/97 97/97
2
Xây dựng chuẩn mực đạo đức, quy trình làm việc ứng xử cho các cán bộ trong quá trình giao dịch kiểm soát chi thƣờng xuyên.
22/97 30/97 45/97 0/97 97/97
3
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động.
57/97 15/97 08/97 17/97 97/97
4 Năng lực của cán bộ chuyên môn. 77/97 16/97 03/97 01/97 97/97
5 Phân công công việc phù hợp với trình độ
chuyên môn của mỗi cán bộ. 55/97 32/97 4/97 6/97 97/97
6 Có hình thức khen thƣởng, kỷ luật phân
minh 80/97 5/97 5/97 7/97 97/97
(Nguồn: kết quả khảo sát) Theo nhƣ kết quả thống kê đƣợc ở trên, ta có thể thấy đƣợc rằng: Trong các
nhân tố ảnh hƣởng đến môi trƣờng kiểm soát thì có bốn nhân tố đều ở mức độ tốt trên 50%, Trong đó nhân tố “xây dựng chuẩn mực đạo đức, quy trình làm việc ứng xử cho các cán bộ trong quá trình kiểm soát chi thƣờng xuyên” đạt ở mức độ tốt cao nhất 45/97 phiếu, không có mức độ đánh giá Yếu ở nhân tố này. Điều này nói lên Ban lãnh đạo của đơn vị đã có quan tâm đến việc xây dựng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong quá trình kiểm soát chi giữa cán bộ KBNN và đơn vị. Chỉ có nhân tố về “Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên cho các hoạt động ” Kho bạc mới chỉ đáp ứng nhu cầu trong quá trình thực thi nhiệm vụ đạt dƣới mức trên 50% nhƣng vẫn còn bị đánh giá mức độ yếu (17/97 phiếu). Do đó cần phải có biện pháp để điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức tạo thông tin cho việc truyền đạt thông tin, đảm bảo hoạt động kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên.
Hầu hết các CBCC KBNN Hoài Ân nắm bắt, chấp hành pháp luật, chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc. Luật CBCC do Quốc hội ban hành các văn bản pháp quy mà mỗi CBCC trong đơn vị cần phải nắm bắt và thực hiện đặc biệt về quyền và nghĩa vụ, những điều đƣợc làm và không đƣợc làm trong quá trình thực thi công vụ. Trong ngành Kho bạc cũng có những văn bản pháp quy yêu cầu CBCC thực hiện với mục tiêu tuân thủ về đạo đức nghề nghiệp: 10 điều kỷ luật của ngành; Văn minh văn hóa nghề Kho bạc; Nội quy quy chế của cơ quan. Do đó, đòi hỏi công việc chuyên môn của từng CBCC phải đảm bảo hạn chế sai sót, nếu xảy ra sai sót phải phát hiện và điều chỉnh kịp thời; có những sáng kiến để công việc đƣợc giải quyết ngày một nhanh hơn. Mục tiêu này đƣợc Ban Giám đốc phổ biến đến CBCC qua các cuộc họp định kỳ cho toàn thể công chức. Để nâng cao đạo đức công vụ KBNN đã ban hành nhiều quy định, quy chế đạo đức nhƣ 10 điều kỷ luật của ngành, Quyết định số 831 ngày 10/10/2006 của Tổng giám đốc về tiêu thức văn hóa, văn minh nghề kho bạc kết quả chất lƣợng đạo đức công vụ CBCC Kho bạc trực thuộc Kho bạc tỉnh Bình Định đƣợc thể hiện rõ nét là một tập thể đoàn kết trách nhiệm tận tâm với công việc tuy cƣờng độ làm việc cao. Để đạt đƣợc mục tiêu đó chính sách công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực chất lƣợng cao đã đƣợc Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân hết sức chú trọng. Công tác tuyển dụng đƣợc thực hiện
công khai lựa chọn đúng chuẩn, đúng chuyên ngành. Công tác đánh giá về các mặt chuyên môn, hoạt động công tác khác (đánh giá thi đua) đƣợc KBNN Hoài Ân xét qua các quý trong năm thông qua các buổi họp thi đua cá nhân tự đánh giá,....
- Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động.
Đây cũng là một yếu tố rất quan trọng trong việc xây dựng một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả. Nhƣ chúng ta đã biết thì ban lãnh đạo của KBNN Hoài Ân sẽ không thể có đủ thời gian để quản lý hết đƣợc quá trình làm việc của cán bộ cũng nhƣ các bộ phận. Vậy nên họ chỉ có thể quản lý thông qua hệ thống thông tin trong tổ chức, vậy nên để đảm bảo việc quản trị hiệu quả, các tổ chức cần phải xây dựng một cơ cấu bố trí các phòng ban với những nhiệm vụ cụ thể, nhằm đẩy mạnh công tác truyền tải hệ thống thông tin giữa các phòng (bộ phận), giữa cấp trên và cấp dƣới một cách kịp thời và chính xác. Có nhƣ vậy thì công tác quản trị mới đƣợc đảm bảo và tạo ra một môi trƣờng kiểm soát tốt. Bên cạnh đó, cũng phải xây dựng hệ thống thông tin giữa các bộ phận sao cho hoạt động hiệu quả nhất.
Ngoài ra, việc truyền tải thông tin quan trọng nhƣng ta cũng phải nói chất lƣợng thông tin nhƣ thế nào để cho việc truyền tải có hiệu quả. Xây dựng đƣợc một hệ thống truyền tải tốt nhƣng chất lƣợng thông tin yếu kém thì có thể sẽ làm tăng thêm nguy cơ rủi ro. Nhƣ vậy, để việc truyền đạt thông tin đạt hiệu quả thì bên cạnh việc xây dựng một cơ cấu truyền tải tốt thì cũng phải đẩy mạnh công tác chọn lọc thông tin sao cho những thông tin cung cấp cho ban lãnh đạo là các thông tin cần thiết, các văn bản nên quy định rõ ràng. Nhƣ vậy cơ chế kiểm soát mới đạt hiệu quả cao nhất.
- Năng lực của công chức.
Công chức càng có năng lực thì môi trƣờng kiểm soát càng hoạt động có hiệu quả. Vì cơ cấu tạo nên môi trƣờng kiểm soát chủ yếu vẫn là yếu tố con ngƣời, vậy nên đây là yếu tố mà các tổ chức luôn đặc biệt quan tâm. Hiện nay tuy việc áp dụng các tiến bộ của công nghệ nên đã đƣợc hỗ trợ nhiều từ các phƣơng tiện kỹ thuật, trang thiết bị cho công việc nhƣng yếu tố con ngƣời vẫn là yếu tố quan trọng và
không thể thay thế. Qua đó ta có thể thấy đƣợc rằng, công tác đào tạo con ngƣời vẫn là yếu tố cốt lõi để có thể ngày càng hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát trong đơn vị. Ngoài ra, Ban lãnh đạo chú trọng đến công tác luân chuyển vị trí việc làm của các GDV (định kỳ hai năm /lần) để tránh tình trạng gây nhũng nhiễu, phiền hà trong công tác giao dịch với đơn vị.
Tóm lại, qua phân tích ở trên ta có thể thấy đƣợc rằng, muốn hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát thì Kho bạc nhà nƣớc Hoài Ân nên tập trung vào việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân và bộ phận, đi kèm là công tác giáo dục tƣ tƣởng và xây dựng một chuẩn mực đạo đức trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên. Bên cạnh đó, việc nâng cao hiệu quả hoạt động môi trƣờng kiểm soát tất yếu cũng cần phải có một hệ thống thông tin trong tổ chức đủ mạnh để có thể truyền tải thông tin kịp thời và chính xác nhất, đó cũng là điều kiện để kiểm soát tình hình một cách tốt hơn. Và yếu tố nữa không thể thiếu trong công tác hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát đó chính là con ngƣời, toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên có đƣợc kiểm soát chặt chẽ hay không tất cả đều phụ thuộc vào năng lực làm việc của toàn bộ công chức. Vậy nên, cùng với việc đẩy mạnh phát triển hệ thông thông tin thì KBNN Hoài Ân cũng nên chú trọng đến việc đào tạo, bồi dƣỡng năng lực làm việc cho đội ngũ công chức.
Các nhân viên đƣợc tuyển dụng từ giai đọan 2015 đến nay đều thông qua các cuộc thi tuyển do KBNN tổ chức. Tùy chức danh thi tuyển có những điều kiện nhƣ chuyên viên và kế toán viên phải tốt nghiệp đại học chính quy, có bằng B anh văn, chứng chỉ A tin học thì mới đủ điều kiện nộp đơn thi vào vị trí dự tuyển. Do đó từ đầu vào đã lựa chọn đƣợc những nhân viên có trình độ phù hợp với vị trí tuyển dụng và đều đã đƣợc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ do trƣờng bồi dƣỡng cán bộ tài chính, do đó những nhân viên đã đƣợc tuyển dụng sẽ đƣợc đào tạo bài bản trƣớc