7. Kết cấu của đề tài
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƢỜNG
3.2.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro
KBNN Hoài Ân chƣa chú trọng đến trình độ năng lực chuyên môn của công chức trong cơ quan. Phân bổ nguồn nhân lực để đối phó rủi ro chƣa thật sự hợp lý. Rủi ro đƣợc nhận diện chƣa thật sự đƣợc truyền đạt đến các bộ phận và chƣa có sự phối hợp trong công việc.
- Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin ngân sách cho các ban ngành cần thông tin. Tuy nhiên, hiện nay KBNN Hoài Ân chƣa có văn bản nhận dạng rủi ro và biện pháp phòng tránh trong công tác kế toán. KBNN Hoài Ân cần có các văn bản hƣớng dẫn về vấn đề này giúp các cán bộ công chức làm công tác kế toán có tài liệu tham khảo để nhận biết và phòng tránh các rủi ro về kế toán trong xử lý nghiệp vụ kiểm soát chi thƣờng xuyên để thống nhất phƣơng pháp xử lý nghiệp vụ, tránh tình trạng văn bản gây khó hiểu hoặc có những cách hiểu khác nhau giữa các cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát chi thƣờng xuyên.
-Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp. Rủi ro tại đơn vị có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân, đối tƣợng khác nhau, có thể từ bên trong cũng có thể từ bên ngoài. Và rủi ro cũng có nhiều mức độ khác nhau, có rủi ro xảy ra với mức độ ít, nhƣng ảnh hƣởng nghiêm trọng, có rủi ro xảy ra với tần suất cao, nhƣng hậu quả không nghiêm trọng, thì việc phân bổ nguồn lực để đối phó với rủi ro nhƣ thế nào là có hiệu quả nhất trong điều kiện nguồn lực giới hạn là một vấn đề hết sức quan trọng. Với những lĩnh vực, đối tƣợng thƣờng xảy ra sai phạm thì cần phân bổ nguồn lực nhiều hơn.
- Rủi ro nhận diện đƣợc truyền đạt đến các phòng chuyên môn. Để nhận diện đƣợc rủi ro là một vấn đề hết sức khó khăn, nhƣng khi rủi ro đã đƣợc phát hiện mà lại không đƣợc truyền đạt đến các phòng chuyên môn thì việc phát hiện đó cũng không mang lại đƣợc hiệu quả gì thực tế. Do đó khi có một vấn đề rủi ro đƣợc phát hiện cần nhanh chóng đƣợc truyền đạt đến các phòng chuyên môn một cách rộng rãi bằng hệ thống văn bản giấy hoặc email nội bộ, và cần đảm bảo các thông tin này đƣợc truyền đạt một cách chính xác để có hƣớng giải quyết thiết thực nhất đối phó với rủi ro. Cụ thể nhƣ:
+ Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách: Để khắc phục sai sót này CBCC yêu cầu khách hàng xem xét thực hiện các quyết định: Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02 tháng 6 năm 2008 về việc ban hành Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nƣớc. Quyết định số 822/QĐ-BTC ngày 06 tháng 4 năm 2011 về việc bổ sung hệ thống Mục lục ngân sách nhà nƣớc áp dụng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính. Quyết định số 1232/QĐ-BTC ngày 23 tháng 5 năm 2011 về việc bổ sung hệ thống Mục lục NSNN áp dụng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính. Thông tƣ số 45/2013/TT- BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 Hƣớng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Đây là các văn bản chính thức, cơ bản giúp đơn vị hạn chế những sai sót do hạch toán sai lầm về mục lục ngân sách và tài sản cố định.
+ Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ, bằng số: Hiện tại trên diễn đàn cũng nhƣ các trang web trên mạng có phần mềm chuyển số tiền bằng số thành số tiền bằng chữ rất tiện lợi. Khi cài vào máy tính phần mềm tự động thêm vào thanh công cụ của Word và Excel nên CBCC Kho bạc sẽ thông báo cho khách
hàng biết để khách hàng cài phần mềm này vào máy tính sử dụng ở đơn vị để hạn chế sai sót.
+ Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo: Để khắc phục rủi ro trên CBCC làm công tác kiểm soát chi hƣớng dẫn kế toán đơn vị kiểm soát hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý trƣớc khi mang ra Kho bạc. Có sự phối hợp tốt giữa đơn vị và Kho bạc sẽ giúp giảm thời gian làm việc của cả Kho bạc và đơn vị.
+ Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ: Là nhân tố ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng công việc của công chức Kho bạc. Đối với những khách hàng hiểu và cập nhật chế độ nhanh, kịp thời, làm việc cẩn thận, công việc kiểm soát chứng từ của CBCC Kho bạc sẽ ít rủi ro tiềm tàng hơn. Ngƣợc lại sẽ làm tăng rủi ro tiềm tàng. Việc cập nhật các văn bản pháp quy mới ban hành là nhiệm vụ của tất cả các cá nhân và đơn vị có liên quan. Tuy nhiên có một số khách hàng do bận việc ít cập nhật văn bản, do đó dẫn đến tham mƣu cho thủ trƣởng đơn vị không chính xác. Việc này dẫn đến một rủi ro lớn cho Kho bạc và khách hàng. Để khắc phục lỗi này đòi hỏi các kế toán đơn vị cần phải cập nhật văn bản nhanh chóng, kịp thời để thực hiệ n chi ngân sách theo đúng luật. Đối với những văn bản hƣớng dẫn chế độ, định mức chi về khen thƣởng, điện thoại cho cán bộ, công tác phí, tiếp khách, hội nghị... Đây là những văn bản mà Kho bạc và đơn vị giao dịch đều phải nắm bắt và thực hiện đúng theo quy định. CBCC Kho bạc sau khi đã có sơ đồ tóm tắt các văn bản theo phƣơng pháp Sơ đồ tƣ duy của Tony Buzan sẽ cho khách hàng mƣợn tham khảo. Điều này có lợi là giúp khách hàng biết về một phƣơng pháp làm việc mới để ghi nhớ đƣợc các ý chính của văn bản. Thêm vào đó nhờ cập nhật kịp thời khách hàng sẽ không chi sai, Kho bạc không mất nhiều thời gian kiểm soát và từ chối những chứng từ chi sai quy định. Qua đó còn tạo đƣợc sự gần gũi với khách hàng do khách hàng thấy đƣợc sự nhiệt tình trong công tác, CBCC ở các đơn vị sẽ học tập và thay đổi để làm việc ngày một tốt hơn. Tạo đƣợc sự chuyển biến về chất lƣợng làm việc của CBCC ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Dần dần khiến xã hội có cái nhìn tích cực, mới m về CBCC nhà nƣớc.
+ Khách hàng đƣa dự toán đầu năm ra Kho bạc trễ: Việc này tôi xin đề nghị lãnh đạo KBNN các cấp kiến nghị các cơ quan chủ quản (UBND cấp tỉnh,
UBND cấp huyện và UBND cấp xã, thị trấn) giao dự toán cho đơn vị đúng thời hạn để đơn vị chủ động trong việc sử dụng dự toán. Việc giao đúng thời hạn sẽ giúp giảm công việc đầu năm của cả khách hàng và Kho bạc.
+ Giao nhận hồ sơ ở khâu chi NSNN tốn nhiều thời gian: Để công việc đƣợc giải quyết nhanh hơn, tôi xin có đề xuất nhƣ sau: Hai tờ phiếu giao nhận hồ sơ sẽ do khách hàng lập, khi khách hàng mang hồ sơ ra kho bạc, kho bạc sẽ nhận hồ sơ cùng phiếu giao nhận, kiểm tra số lƣợng chứng từ và các giấy tờ có liên quan do khách hàng đánh lên hồ sơ và trả lại khách hàng một liên. Đồng thời đơn vị lập một quyển sổ nhận chứng từ ở kho bạc để lại tại kho bạc, để khi ra nhận hồ sơ giao hôm trƣớc, khách hàng ghi vào và nhận hồ sơ về. Việc phải có quyển sổ giao nhận hồ sơ là do một số khách hàng làm mất phiếu giao nhận hồ sơ và cũng tiện cho việc đối chiếu hồ sơ giao trả giữa kho bạc và khách hàng.