65 SƠ ĐỒ 5.2 –CÁC BƯỚC THỰC HIỆN XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ HỢP TÁC VỚI
CÁC NHÀ CUNG CẤP
Trong ngắn hạn: để công tác quản lý nguồn cung được hiệu quả công ty cần thực hiện quy trình mua hàng bằng cách thực hiện những bước sau
Bước 1: Tiến hành hoạch định nguồn cung, gồm bộ phận hoạch định và các bộ phận trực tiếp tham gia vào quy trình xuất khẩu, nhằm xác định lượng nguyên vật liệu phải sử dụng trong một năm và những nhả cung cấp nguyên vật liệu này
Bước 2: Lập nhóm quản lý nguồn cung
Tiếp theo, sau khi xây dựng một bảng kế hoạch với những thông tin cần thiết, bước tiếp theo là tiến hành thành lập một nhóm với nhiệm vụ quản lý nguồn nguyên phụ liệu (thông thường ở Công ty việc quản lý nguồn nguyên liệu chỉ do một người trong bộ phận kinh doanh tiến hành). Nhóm này khoảng 4-5 người, do bộ phận kinh doanh, bộ phận QA và bộ phận kế hoạch hợp thành.
Bước 3: Xây dựng các chỉ tiêu
Chức năng của nhóm này là tập hợp danh sách các nhà cung cấp, kết hợp với việc tìm kiếm thêm các nhà cung cấp khác, các nhà cung cấp được chọn lọc không chỉ dựa trên tiêu chí về giá cả mà còn dựa trên sự cam kết về chất lượng nguyên vật liệu cũng như đáp ứng về thời gian giao hàng đúng hạn. Công ty nên gia tăng tỷ lệ nhà cung cấp nội địa, tiến hành chọn lọc sốlượng nhà cung cấp, xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt với họ hướng tới mục tiêu hiệu quả lâu dài, giàm chi phí, năng hiệu năng, cải thiện chất lượng hoạt động. trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm báo cáo lên Tổng giám đốc.
Bước 4: Đánh giá nhà cung cấp
Cuối cùng, định kỳ nhóm quản lý nhà cung cấp sẽ tiến hành đánh giá những nhà cung cấp. Trong hợp đồng với nhà cung cấp, cần có các điều khoản thể hiện các điểm cụ
66 thể về đánh giá hiệu quả hoạt động. Bảng đánh giá nhà cung cấp cần có các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động chính như:
Tình trạng giao hàng ( đúng hạn, đủ sốlượng)
Trách nhiệm trên việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng
Tỷ lệ phế phẩm đầu vào
Thời gian chờ hàng trung bình
Khảnăng truy xuất hàng hóa…
Bảng đánh giá này sẽ là cơ sở để Công ty ra quyết định có nên làm việc với nhà cung cấp này lâu dài hay không. Đối với nhà cung cấp nước ngoài, định kỳ Công ty nên cửngười dến tận nơi kiểm tra chất lượng ở phân xưởng nhà cung cấp. Điều này giúp công ty giảm thiểu những rủi ro trong công tác quản lý chất lượng, mối quan tâm hàng đầu của người tiêu dùng Nhật Bản, cũng như gây dựng được lòng tin, hình ảnh Công ty trách nhiệm cao với khách hàng.
Trong dài hạn: công ty có thể sử dụng giải pháp Quản lý dây truyền cung ứng – Supply Chain Management (SCM). SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm/dịch vụđó và phân phối tới các khách hàng. Điều quan trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việc làm thếnào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây truyền cung ứng sản xuất. Về cơ bản, SCM sẽ cung cấp các giải pháp cho toàn bộ các hoạt động đầu vào của doanh nghiệp, từ việc đặt mua hàng của nhà cung cấp, cho đến các giải pháp tồn kho an toàn của công ty. Trong hoạt động quản trị nguồn cung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo đó, các nhà cung cấp và công ty sản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các bên nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phân phối sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng. SCM tích hợp hệ thống cung ứng mở rộng và phát triển một môi trường sản xuất kinh doanh thực sự, cho phép công ty giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp ở cả hai phương diện mua bán và chia sẻ thông tin.
67