Trong cả hai phòng kinh doanh xuất và nhập đều có hai bộ phận nhỏhơn là: nhóm nhân viên tìm kiếm khách hàng mới và nhóm chăm sóc khách hàng. Vềcơ bản, nhóm tìm kiếm khách hàng sẽ cố gắng liên lạc với khách hàng mới để giới thiệu dịch vụ, báo giá, tạo dựng mối quan hệ để thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của Interlogistics. Sau đó, nếu khách hàng chấp nhận thì nhân viên trong nhóm này sẽ thực hiện các nghiệp vụbán cước, cũng như theo dõi sát sao tiến trình vận chuyển các lô hàng của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Khi đã đi vào ổn định, nhân viên sẽ bàn giao hồsơ khách hàng này lại cho bộ phận chăm sóc khách hàng, để họ tiếp tục quay trở lại công việc tìm kiếm khách hàng mới. Như vậy, nhóm nhân viên tìm kiếm khách hàng mới sẽ là những người thực hiện đầy đủ và trọn vẹn tất cả các nghiệp vụ kinh doanh, từ giới thiệu đến cung cấp cước tàu, cũng như chăm sóc khách hàng để tiến trình vận chuyển hàng hóa được diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
Dưới đây là sơ đồcăn bản và phần miêu tả quy trình cụ thểhơn về nghiệp vụbán cước và cung cấp dịch vụđối với khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển; sơ đồ cụ thểhơn được trình bày ở phụ lục 1.
Hình 4.7. Sơ đồ nghiệp vụ tìm kiếm và thực hiện công việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Interlogistics
Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất
❖ Tìm thông tin khách hàng
• Thông qua các trang mạng thương mại
Nhờ vào công nghệ Internet mà ngày nay, việc tìm kiếm thông tin của các công ty có hoạt động xuất khẩu hàng hóa trở nên dễdàng hơn bao giờ hết. Thông thường, những nhân viên kinh doanh mới sẽ rà soát lại các danh sách khách hàng tại một khu công nghiệp nào đó mà các nhân viên trước đã khai thác thông tin, đồng thời cập nhật và thêm các khách hàng mới (nếu có). Nhân viên có thể tham khảo thông tin tại các trang mạng như: thongtincongty.com; danhba24.com hay yellowpages.vn…
• Thông qua các hội nghị hội chợ triển lãm quốc tế
Tìm kiếm khách
hàng, báo giá các
tuyến vận chuyển,
ký kết hợp đồng
Nhận yêu cầu,
thông tin lô hàng
Gửi thông tin đến các phòng ban, sắp xếp kế hoạch vận chuyển Hoàn tất các thủ tục hải quan, chứng từ liên quan Bàn giao chứng từ, gửi công nợ Vận chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng ra cảng
Các hội chợ, khu triển lãm thường tập trung rất đông các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng được trưng bày, cũng như là các tổ chức, thương nhân nước ngoài có mong muốn mua và nhập khẩu hàng hóa vềnước của mình. Với vai trò là người trung gian, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, Interlogistics sẽ cử một số nhân viên kinh doanh đến để tìm kiếm, giới thiệu dịch vụ của mình đến các tổ chức, doanh nghiệp tham gia buổi hôi chợ hôm đó. Đồng thời, nhân viên Interlogistics cũng sẽ xin lại các thông tin vềcông ty mà mình đã tiếp cận, nhằm mục đích lưu lại thông tin. Sau hội chợ, các nhân viên kinh doanh sẽ liên lạc lại, khai thác thêm các thông tin về hoạt động xuất nhập khẩu của các tổ chức doanh nghiệp này. Điều này nhằm mục đích là để tạo mối quan hệ và nhắc nhở họ nhớđến dịch vụ của công ty Interlogistics nếu họ có nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Hiện tại thì có 03 hội chợ lớn mà công ty thường tham gia là Lifestyle, Vifa và Expo. Ngoài ra thì trong thời gian vừa rồi, Công ty cũng có tham dự thêm một hội chợ khác tên là Automechanika –nơi thu hút các nhà kinh doanh, thương nhân hoạt động trong lĩnh vực phụtùng cơ giới.
• Các nguồn khác
Bên cạnh các trang mạng trên Internet hay hội chợ triển lãm, Interlogistics cũng có thể tìm thấy thông tin về các công ty có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa thông qua các nguồn khác như từ hải quan, từ các cảng ICD. Ví dụ như nhân cơ hội được đi làm hàng ở kho hàng lẻ ở cảng Cát Lái, nhân viên Interlogistics sẽ ghi lại tên các công ty được in trên shipping mark (nhãn hàng
hóa). Sau đó, họ sẽ liên lạc với các công ty này và tiếp cận để giới thiệu dịch vụ của Công ty Interlogistics.
❖ Khai thác thông tin cần thiết từ khách hàng
Khi đã có đầy đủ các thông tin vềkhách hàng như là tên công ty, địa chỉ, mặt hàng sản xuất kinh doanh, thì nhân viên sẽ bắt đầu công việc gọi điện thoại để giới thiệu dịch vụ của Interlogistics cũng như khai thác các thông tin về hoạt động vận chuyển, xuất khẩu hàng hóa của các khách hàng này. Những thông tin cần phải được khai thác khi gọi khách hàng đó là:
• Tên mặt hàng, cảng đi, cảng đến.
• Nếu xuất khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) thì công ty thường sử dụng container có thểtích bao nhiêu để chứa hàng (20’DC, 40’DC, 40’HC); trung bình vận chuyển bao nhiêu container cho mỗi lô hàng; mỗi tháng thường có bao nhiêu lô.
• Nếu vận chuyển hàng lẻ(LCL) thì công ty thường xuất bao nhiêu m3 cho mỗi lô hàng, một tháng có bao nhiêu lô.
• Điều kiện xuất khẩu theo Incoterms 2010.
Sau khi đã khai thác được các thông tin cần thiết , nhân viên kinh doanh sẽ ghi lại vào trong nhật ký giao dịch. Trong thực tế, rất hiếm khi khách hàng chấp nhận cung cấp đầy đủ thông tin cho nhân viên Interlogistics, hoặc họ cung cấp thông tin không đúng. Vì vậy, việc ghi chú lại các thông tin đã khai thác sẽ giúp ích cho nhân viên kiểm chứng lại các thông tin trên vào cuộc gọi lần sau. Đối với những công ty nước ngoài, đặc biệt là công ty Nhật Bản, thì nhân viên sẽ gặp nhiều khó khăn hơn và cần nhiều kĩ năng gọi điện thoại hơn. Vì những công ty này rất cẩn trọng trong việc cung cấp thông tin và thường từ chối việc cho nhân viên Interlogistics nói chuyện với người phụ trách mảng xuất khẩu hàng hóa. Bên cạnh việc khai thác thông tin, nhân
viên kinh doanh cũng sẽđề nghị hẹn gặp người phụ trách mảng xuất khẩu tại công ty của họ. Việc gặp gỡ này thực chất sẽ là điều kiện để nhân viên kinh doanh thấy được quy mô sản xuất của công ty, khai thác được các thông tin chính xác hơn và quan trọng nhất đó là tạo dựng được mối quan hệ với người phụ trách.
❖Gửi báo giá cho khách hàng
Dựa vào các thông tin đã khai thác được từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi biểu mẫu yêu cầu cung cấp giá đến phòng Vận tải đối với hàng FCL, phòng Co-load nếu là hàng LCL để lấy được giá cước tàu biển. Đối với dịch vụ hải quan và vận chuyển container, nhân viên sẽ trình bày với trưởng phòng để biết được giá. Trong trường hợp khách hàng có cung cấp giá mà các công ty dịch vụ giao nhận vận tải khác đang cung cấp cho họ, thì nhân viên kinh doanh có thểtrao đổi với trưởng phòng, để có giải pháp nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình. Sau khi đã có giá cước của các loại hình dịch vụ mà khách hàng quan tâm, nhân viên kinh doanh sẽđồng thời gửi email và gọi điện thoại để thông báo cho khách hàng biết. Việc báo giá này không chỉ diễn ra một lần, mà các nhân viên cần phải liên tục cập nhật giá và chủđộng hỏi khách hàng vào đầu tháng hoặc giữa tháng xem họ cần báo giá những tuyến nào. Nếu giá cước dịch vụđược chấp thuận thì nhân viên kinh doanh sẽ cùng với trưởng phòng đi đến công ty của khách hàng để kí kết hợp đồng.
❖ Nhận thông tin lô hàng, sắp xếp kế hoạch vận chuyển
• Đối với hàng FCL (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi có lô hàng cần vận chuyển sang nước ngoài, khách hàng cần thông báo đến nhân viên Interlogistics, cũng như cung cấp một vài thông tin quan trọng về lô hàng đó, bao gồm:
2. Tên mặt hàng; 3. Cảng đi, cảng đến; 4. Sốlượng hàng hóa;
5. Tổng khối lượng hàng hóa (Gross weight), ETD;
6. Nếu đóng tại kho thì cần cung cấp địa chỉkho, ngày đóng, thời gian đóng, sốđiện thoại người liên hệ;
7. Nếu đóng trãi bãi thì cần biết cảng nào, thời gian hàng ra cảng, số điện thoại người liên hệ;
8. Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).
9. Invoice, packing list, hợp đồng xuất khẩu (nếu khách hàng có yêu cầu khai thuê hải quan, làm C/O, kiểm dịch thực vật, hun trùng)
Sau khi tiếp nhận các thông tin cần thiết, nhân viên kinh doanh liên hệ với phòng Vận tải để lấy lịch tàu và gửi lại cho khách hàng để họ chọn tàu. Hãng tàu được chọn sẽ gửi lại cho Interlogistics một giấy xác nhận (booking confirmation – có đính kèm trong phụ lục) về chuyến tàu khách hàng muốn đi. Booking confirmation này sẽ tiếp tục được nhân viên kinh doanh truyền lại cho khách hàng để thông báo chi tiết về lịch đi để họ sắp xếp chuẩn bị hàng hóa. Tiếp đến, bộ phận Vận tải sẽ làm một văn bản xin cấp container rỗng đểđóng hàng.
Hai chứng từ khác nhân viên kinh doanh cần thực hiện nữa đó là S/I và VGM để gửi cho các bộ phận khác trong công ty và hãng tàu. Đối với S/I thì tùy theo nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng: thuê dịch vụ Hải quan, book cước tàu, vận chuyển hàng giao door… cũng như là các chứng từ kèm theo mà nhân viên kinh doanh của công ty sẽ tiến hành tính các chi phí cụ thể, những yêu cầu đặc biệt trong Shipping
Instruction đểcác phòng ban khác căn cứvào đó thực hiện lô hàng theo như chỉ dẫn trong tờ Shipping Instruction này.
Việc ghi S/I là một bước rất quan trọng. Các phòng ban trong công ty sẽcăn cứ vào đó để thực hiện lô hàng. Vì thế cần phải có độ chính xác cao và những yêu cầu cụ thểđể việc thực hiện lô hàng được tiến hành một cách hiệu quả. Bên cạnh đó khi khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh của công ty có những yêu cầu đặc biệt thì phải được ghi vào mục Special Inquiry chẳng hạn các yêu cầu cụ thể như: khách hàng tự kí tờ khai, kéo cont sớm, xuất hóa đơn từng lô, có hợp đồng đại lý Hải quan và các vấn đề khác, để các phòng ban có thể phối hợp thực hiện lô hàng một cách tốt nhất mang lại sựhài lòng cho khách hàng cũng như mang lại lợi ích cho công ty.
Đối với VGM (có đính kèm trong phụ lục) có hai cách sau để thực hiện: 1. Khách hàng sẽ cân khối lượng hàng hóa tại nhà máy và cộng thêm
khối lượng container. Cách này thông dụng và được nhiều doanh nghiệp chọn lựa nhất.
2. Tài xếxe container sau khi đóng hàng xong sẽ chạy đến một trạm cân gần đó để cân trọng lượng hàng và container. Phí cân này sẽ do khách hàng chịu và thanh toán vào lúc hoàn tất lô hàng.
Tất cả các chứng từ do khách hàng và nhân viên kinh doanh thực hiện sẽđược truyền đến các phòng có liên quan để bắt đầu sắp xếp kế hoạch vận chuyển và làm các chứng từ hàng hóa.
1. Phòng Vận tải. Các chứng từ mà phòng Vận tải cần chi tiết Bill do khách hàng gửi, SI cước để làm Bill of Lading nháp. B/L nháp sẽđược gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Nếu không có gì sai sót thì
sau khi đóng hàng, chuyển đến cảng và làm thủ tục hải quan thì mới đến hãng tàu lấy Bill of Lading Surrender hoặc Original tùy theo yêu cầu khách hàng ghi trong S/I.
2. Phòng Hải quan. Các chứng từ mà phòng Hải quan cần là S/I, VGM, booking confirmation, invoice, packing list, hợp đồng xuất khẩu, chữ kí số, thẻ C/O. Nhân viên hiện trường sẽđem booking confirmation đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lệnh lấy container rỗng và kẹp chì, trong đó có ghi rõ danh sách container được lấy, vị trí cấp
container, chữ ký của nhân viên phòng điều độ hãng tàu xác nhận cho lấy container. Sau đó liên hệ với Phòng Vận tải Liên minh để sắp xếp tài xế kéo container rỗng về kho của khách hàng hoặc ra cảng đểđóng hàng, đồng thời đưa bộ hồsơ gồm lệnh lấy container rỗng và VGM. Sau khi đóng hàng, nhân viên hiện trường sẽ chụp lại mã số container và số seal để gửi về văn phòng làm các chứng từ hàng hóa. Ngoài ra, sau khi đóng hàng xong, nhân viên Hải quan sẽ tiến hành lên tờ khai nháp để gửi cho khách hàng xác nhận. Nếu đúng với thông tin lô hàng thì mới truyền tờ khai, nhận luồng thông quan.
3. Hãng tàu: Nhân viên kinh doanh phải cung cấp S/I và VGM cho hãng tàu trước khi hàng được chuyển xuống chỗ hạ bãi.
Container sau khi đóng hàng xong sẽđược vận chuyển xuống cảng đã quy định. Tài xế sẽ cho hạcontainer và đóng tiền hạcho thương vụ cảng. Cùng lúc đó, nhân viên hiện trường sẽ xuống dưới cảng để làm thủ tục, đóng lệ phí thông quan và chuyển container đến CY quy định.
• Đối với hàng LCL
Khi khách hàng có nhu cầu gửi hàng lẻ, nhân viên kinh doanh sẽthông báo đến phòng Co-load đểđặt chỗ. Các thông tin và chứng từ khách hàng cần cung cấp gần giống với hàng FCL. Trừtrường hợp khách hàng có yêu cầu, thì Interlogistics sẽđưa cung cấp vận đơn do hãng tàu cấp, còn nếu không thì mặc định sẽ cấp House Bill cho khách hàng. Vào đúng ngày đóng hàng, khách hàng sẽ phải vận chuyển đến kho CFS cảng Cát Lái hoặc ICD Tân Vạn để giao hàng cho nhân viên hiện trường
Interlogistics, kèm theo đó là giấy tờ thông quan hàng hóa, kiểm dịch thực vật, C/O (nếu có). Nếu khách hàng không có phương tiện vận chuyển thì Interlogistics sẽ cung cấp các loại xe có trọng tải từ1 đến 5 tấn đểđưa hàng tới nơi quy định.
Tại kho CFS, nhân viên hiện trường sẽ làm thủ tục thanh lý đối với hàng hóa của khách hàng và bắt đầu công việc phân loại. Nếu địa điểm đến của hàng hóa thuộc các tuyến mà Interlogistics có mởcontainer đi hàng lẻ, thì sẽđược trữở kho 5 Cát Lái. Nếu địa điểm đến của khách hàng không thuộc các tuyến mà Interlogistics có
container hàng lẻ, thì hàng hóa đó sẽđược trao đổi với các nhà giao nhận khác, đổi lại các nhà giao nhận khác cũng sẽ gửi các hàng hóa mà địa điểm đến thuộc các tuyến mà Interlogistics có container đi hàng lẻ. Sốlượng trao đổi hàng của hai bên là tương đương với nhau về số CBM. Một điều cần lưu ý đối với nghiệp vụ hàng LCL là khách hàng phải tự làm giấy VGM. Số kí và số khối của hàng hóa đo tại kho Cát Lái là căn cứđểInterlogistics tính cước đối với khách hàng.
❖ Hoàn tất lô hàng, gửi công nợ
Sau khi đã có bộ hồsơ chứng từđầy đủ thì Interlogistics sẽ gửi cho khách hàng, kèm theo đó là giấy báo công nợ. Công nợ có thểđược trả sau một khoảng thời gian nhất định, tùy theo
quy định do hai bên thống nhất trong hợp đồng cung cấp dịch vụ vận tải, thông thường sẽlà đầu tháng sau.
Trong quá trình thực hiện, tùy vào tình hình và những thỏa thuận trong hợp đồng giao nhận vận tải do Interlogistics kí kết với khách hàng, mà sẽ có những sự khác biệt trong cách thức thực hiện nghiệp vụbán cước và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, vềcơ bản, trên đây sẽ là những điều mà mỗi người nhân viên kinh doanh đều phải nắm để có thể bắt đầu công việc của mình. Những nhân viên nào làm lâu năm hoặc có nhiều kinh nghiệm trong vị trí kinh doanh sẽ được luân chuyển qua vịtrí chăm sóc khách hàng, để tập trung toàn bộ thời gian cho công việc cung cấp và xử lý lô hàng cho các khách hàng lâu năm của Interlogistics. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});