Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics hiện nay có tất cả 09 phòng ban gồm kinh doanh xuất, phòng kinh doanh nhập, phòng Marketing tổng hợp, phòng vận tải quốc tế (phụ trách chứng từ), phòng hiện trường, phòng kế toán, phòng dự án, phòng Co- Loader và phòng phát triển kinh doanh. Ngoài ra còn có bộ phận kho bãi riêng của công ty, hiện đang được đặt tại quận 7. Công ty được quản lý theo mô hình quản lý trực tiếp, cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dưới theo sơ đồ sau:
Hình 4.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Interlogistics do Phòng nhân sự cung cấp.
Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Interlogistics
Nguyên tắc quản lý của Công ty Cổ phần Giao nhận và Tiếp vận Quốc tế Interlogistics là dựa trên cơ sở quản lý điều hành nhân sự, sử dụng đội ngũ quản lý có chuyên môn cao, nhân sự trẻ, phát huy tối đa tác phong chuyên nghiệp trong cung cấp dịch vụ. Phong cách điều hành của các cấp lãnh đạo gắn với môi trường văn hóa lành mạnh của công ty nên công ty có một cơ cấu
Đại hội đồng cổđông
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Giám đốc Công ty
Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty
Phòng kinh doanh nhập (SCM) Phòng Marketing tổng hợp Phòng Co-loader Phòng phát triển kinh doanh Phòng Hải quan Phòng Vận Tải Phòng Kế toán – Tài chính Phòng Marketing tổng hợp Phòng Vận tải Liên Minh Bộ phận Kho
quản lý và điều hành nhân sự làm việc theo nguyên tắc đổi mới là hết sức thuận lợi, phát huy được nội lực kinh doanh của mình, tạo vị thế cạnh tranh trên thị trường.
❖ Chức năng của các phòng ban
• Đại hội đồng cổđông. Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết định các công việc quan trọng liên quan đến vốn, phương hướng kinh doanh, cổ phần và các quyết định, mục tiêu khác chiến lược của công ty.
• Hội đồng quản trị:Được Đại hội đồng cổđông bầu ra và thay mặt cổđông quản trị tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
• Ban kiểm soát.Được đại hội đồng cổđông bầu ra và có nhiệm vụ kiểm soát, điều hành hoạt động kinh doanh. Khi có vấn đề phát sinh phải kịp thời thông báo và giải quyết cũng như chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông và pháp luật.
• Ban giám đốc.Điều hành mọi hoạt động của công ty, đại diện công ty ký hợp đồng. Thực hiện các định hướng chính sách và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.
• Phó giám đốc. Bên cạnh Giám đốc có 2 Phó Giám đốc phụ trách về chuyên môn, hỗ trợGiám đốc các công việc quản lý điều hành sản xuất khai thác kinh doanh, nghiên cứu thịtrường, điều phối nắm bắt nguồn hàng, xây dựng
phương án kinh doanh.
• Phòng kinh doanh xuất: Là nơi tôi đã làm việc trong thời gian thực tập. Phòng có chức năng tìm kiếm, tiếp cận, khai thác thông tin của các khách hàng mục tiêu. Từđó, phòng xác định được các khách hàng tiềm năng có nhu
cầu xuất khẩu hoặc vận chuyển nội địa, thúc đẩy việc tạo dựng mối quan hệ hợp tác kinh doanh với các khách hàng này. Ngoài ra, phòng kinh doanh xuất cũng kết hợp với các phòng ban khác để hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa.
• Phòng kinh doanh nhập: Có các chức năng gần như tương tự với phòng kinh doanh xuất như là tìm kiếm, khai thác và tạo dựng mối quan hệ hợp tác với các khách hàng. Điểm khác biệt duy nhất là phòng tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu nhập hàng hóa từnước ngoài về Việt Nam.
• Phòng marketing tổng hợp.Gồm có các bộ phận nhỏ sau đây:
1.Bộ phận Marketing. Tìm hiểu nhu cầu thị trường để đề ra những chiến lược quảng bá kịp thời và phối hợp với phòng kinh doanh trong việc giao dịch với khách hàng nhằm mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh
2.Bộ phận Nhân sự. Chịu trách nhiệm công tác liên quan đến nhân sự như quản lý, tuyển dụng nhân sự, lưu trữ hồ sơ, lên kế hoạch và xây dựng văn hóa công ty
3.Bộ phận Hành chính. Chịu trách nhiệm các công tác hành chính đảm bảo các điều kiện hạ tầng, trang thiết bịđầy đủđể công ty hoạt động hiệu quả.
• Phòng vận tải liên minh. Phòng có chức năng quản lý và điều độ đội xe của công ty để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Bên cạnh đó, công ty hiện cũng có chính sách hợp tác với những cá nhân bên ngoài có sở hữu xe đầu kéo để vận chuyển hàng hóa, mục đích là nhằm giảm chi phí đầu tư và tăng mức hiệu quả quản lý hơn.
• Phòng vận tải quốc tế. Phòng có chức năng làm việc với các đại lý hãng tàu để kiểm tra giờ tàu chạy, mức giá cho các tuyến đi nội địa và quốc tế. Ngoài ra, phòng cũng có bộ phận chứng từ vận chuyển, được chia làm hai ban phụ trách về hàng xuất khẩu và phụ trách về các loại hàng nhập khẩu. Lưu trữ các dữ liệu, thông tin chứng từ của khách hàng và phối hợp với phòng kế toán khi phát sinh các nghiệp vụ cần thiết
• Phòng Hải quan. Thực hiện các thủ tục khai quan, mởcontainer, cược công, thủ tục lưu kho, lưu bãi tại cảng. Theo dõi, báo cáo tình trạng cont hàng và sắp xếp, điều phối hỗ trợcác phòng kinh doanh đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng.
• Phòng Kế toán – Tài chính. Quản lý nguồn vốn sử dụng có hiệu quả, cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ và nhu cầu kinh doanh của công ty. Báo cáo chính xác số liệu và lập báo cáo tài chính hàng tháng báo cáo cho giám đốc cũng như hội đồng quản trị.
• Phòng Co-loader. Tìm hiểu về giá cả thịtrường, làm việc với các Forwader khác đểtrao đổi hàng hóa khi đóng cont Consol, book cước theo yêu cầu của bộ phận Sales và thực hiện đề nghịcước vận chuyển với các hãng tàu…
• Bộ phận Kho. Có vai trò đóng gói cho các khách hàng; lưu trữ hàng hóa chờ ngày xuất đi hoặc khi khách hàng không có kho bãi riêng để chứa.
• Phòng phát triển kinh doanh. Gồm hai bộ phận sau đây:
1.Bộ phận Phát triển đại lý.Tìm và tạo mối quan hệ với đại lý nước ngoài. Thương lượng, đàm phán với các đại lý các điều kiện về giá cả, thời gian vận chuyển, chất lượng dịch vụ… Hỗ trợ phòng kinh doanh duy trì và
tìm khách hàng mới. Tổng hợp và báo cáo tình hình đại lý ở nước ngoài cho Giám đốc.
2.Bộ phận chăm sóc khách hàng.Hỗ trợ phòng kinh doanh, hiện trường và chứng từ sau khi bán gói dịch vụ. Giải quyết các khiếu nại phát sinh sau khi bán gói dịch vụ. Thường xuyên liên lạc hỏi thăm khách hàng lâu năm, thường xuyên. Lập bảng thống kê và báo cáo tình hình khách hàng với các phòng ban.