Các doanh nghiệp xuất khẩu khi cĩ nhu cầu vận chuyển hàng hĩa ra nƣớc ngồi họ sẽ chủ động liên lạc và yêu cầu gửi bảng báo giá với cơng ty giao nhận hoặc cơng ty sẽ phải chủ
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 17
động tìm kiếm khách hàng cĩ nhu cầu và gửi bảng giá cho họ. Khi khách hàng cĩ nhã ý muốn hợp tác với cơng ty họ sẽ liên lạc với cơng ty giao nhận và bắt đầu tiến hành đàm phán.
Đàm phám
Muốn đàm phán thành cơng thì khâu chuẩn bị đàm phán đĩng gĩp một vai trị quan trọng nhƣ: chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ liệu thơng tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán chuẩn bị chƣơng trình đàm phán. Để đàm phán tốt cần phải chuẩn bị những thơng tin về thị trƣờng, kinh tế, văn hố, chính trị, pháp luật của các nƣớc, hay nhƣ thơng tin về đối tác nhƣ sự phát triển, danh tiếng, cũng nhƣ khả năng tài chính của đối phƣơng. Địi hỏi các cán bộ nghiệp vụ cần phải là những ngƣời nắm bắt thơng tin về hàng hố, thị trƣờng, khách hàng, chính trị, xã hội…chính xác và nhanh nhất sẽ giúp cho cuộc đàm phán thành cơng. Trƣớc khi đàm phán và ký kết hợp đồng, các doanh nghiệp cần phải thu thập đầy đủ các thơng tin liên quan đến khách hàng, thị trƣờng và hàng hĩa mà họ muốn vận chuyển, bao gồm:
Thơng tin về giá cả dịch vụ trên thị trƣờng
Thơng tin về đối tác: nhu cầu, khối lƣợng hàng hĩa vận chuyển, loại hàng, các yêu cầu bổ sung về mặt hàng để đảm bảo mặt hàng trong quá trình vận chuyển,… và các thơng tin về khả năng thanh tốn, uy tín của đối tác.
Tìm kiếm thơng tin và thƣơng thảo hợp đồng vận chuyển với đại lý của cơng ty giao nhận ở nƣớc nhập khẩu hàng hĩa.
Các thơng tin trên cĩ thể thu thập đƣợc qua hình thức điều tra riêng qua các cơng ty chuyên mơn hoặc qua sách báo, qua ngƣời quen, bạn bè đồng nghiệp,…
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 18
Ngồi ra để cĩ thể ký kết thành cơng hợp đồng, cần phải qua nhiều lần đàm phán bằng các hình thức khác nhau nhƣ: đàm phán bằng thƣ từ điện tín, đàm phán bằng điện thoại, đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp.
Ký kết hợp đồng.
Việc ký kết hợp đồng là hết sức quan trọng. Hợp đồng cĩ đƣợc tiến hành hay khơng là phụ thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng. Khi kí kết một hợp đồng kinh tế phải căn cứ vào các diều kiện sau đây.
Các định hƣớng kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của nhà nƣớc. Nhu cầu thị trƣờng, đơn đặt hàng, chào hàng của bạn hàng.
Hợp đồng hàng hố bao gồm những nội dung sau: Số hợp đồng.
Ngày, tháng, năm và nơi kí kết hợp đồng. Tên và địa chỉ các bên kí kết.
Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng giao nhận.
Điều 1: Tên hàng, phẩm chất, qui cách, số lƣợng, bao bì, kí mã hiệu.
Điều 2: Giá cƣớc.
Điều 3: Thời hạn, địa điểm, phƣơng thức giao hàng, vận tải.
Điều 4: Điều kiện kiểm nghiệm hàng hố.
Điều 5: Điều kiện thanh tốn trả tiền.
Điều 6: Điều kiện khiếu nại
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 19
Sau khi gửi bảng báo giá cho khách hàng, nếu khách hàng chấp nhận giá cũng nhƣ các điều kiện về phƣơng thức và thời gian vận tải mà cơng ty giao nhận đƣa ra thì 2 bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng giao nhận.