Sau bƣớc tiếp cận và chào giá cƣớc đến khách hàng, các nhân viên sales cần trải qua giai đoạn đàm phán và thƣơng lƣợng đế tiến tới ký kết thành cơng hợp đồng. Các hình thức đàm phán thƣờng dùng ở cơng ty là:
Đàm phán trực tiếp: Hình thức này đƣợc áp đa số với những khách hàng cĩ văn
phịng đại diện ở TP.HCM hoặc những khách hàng mới. Cụ thể, các nhân viên Sales sẽ hẹn khách hàng ra những quán cà phê, quán ăn trên địa bàn thành phố, hoặc đến tận nhà để bàn bạc, thƣơng lƣợng nhằm thuyết phục khách hàng ký hợp đồng với cơng ty.
Đàm phán gián tiếp: đàm phán gián tiếp là hình thức đƣợc các nhân viên sales sử
dụng nhiều nhất vì tiết kiệm đƣợc thời gian cũng nhƣ chi phí cho các cuộc gặp mặt, với đàm phán gián tiếp, các nhân viên Sales hay đàm phán qua:
Điện thoại: thƣờng đƣợc sử dụng đối với những khách hàng cũ, cĩ mối giao dịch thƣờng xuyên hoặc đối với những khách hàng quen nhƣng khơng nằm trên địa bàn TP.HCM.
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 71
Văn bản: cụ thể là sử dụng Fax hoặc mail điện tử để gửi bảng báo giá cho khách hàng.
Qua Internet: đây là 1 hình thức mới xuất hiện gần đây, sử dụng những cơng cụ chat miễn phí để bàn bạc, thƣơng lƣợng, cụ thể cĩ thể kể đến là các ứng dụng nhƣ Viber, Skype,… đây là các ứng dụng hay đƣợc các khách hàng nƣớc ngồi sử dụng, vì thế các nhân viên Sales của cơng ty cũng phải trang bị kiến thức cũng nhƣ ngoại ngữ nhất định để sử dụng nĩ trong việc đàm phán và thƣơng lƣợng với khách hàng.
Đánh giá:
Các nhân viên sales
Với các hình thức và cơng cụ đàm phán đƣợc kể trên, các nhân viên sales cho biết đa số hợp đồng giành đƣợc đều đƣợc thực hiện qua hình thức đàm phán trực tiếp. Với hình thức đàm phán gián tiếp, tuy đã sự dụng đầy đủ các cơng cụ và kỹ năng sales cần thiết, nhƣng khơng ít lần khách hàng khơng hiểu đƣợc ý của nhân viên sales, dẫn đến ký kết hợp đồng thất bại, vì thế, các nhân viên sales đánh giá hình thức đàm phán trực tiếp cao hơn đàm phán gián tiếp. Ngồi ra, hình thức đàm phán gián tiếp thƣờng đƣợc sử dụng thành cơng khi đàm phán với khách hàng nƣớc ngồi, vì thế nên sử dụng đàm phán trực tiếp với khách hàng Việt Nam sẽ tốt hơn.
Khách hàng
Đám phán gián tiếp sử dụng thành cơng với ngƣời nƣớc ngồi, đồng nghĩa rằng hình thức đám phán gián tiếp đƣợc nhiều khách hàng nƣớc ngồi đánh giá rất tốt. Cịn đối với khách hàng Việt Nam, họ thích gặp mặt trực tiếp để đàm phán ở những quán ăn, quán cà phê hơn, vì
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 72
thế các nhân viên sales thƣờng phải sắp xếp cơng việc để cĩ những buổi gặp gỡ nhằm thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ của cơng ty.
4.4.2.4. Thực hiện hợp đồng Thuê tàu biển Thuê tàu biển
Với kinh nghiệm đã cĩ từ trƣớc của các nhân viên cũng nhƣ ban quản lý cơng ty Incotrans, cộng với mối quan hệ làm ăn thƣờng xuyên với các hãng tàu, cơng ty Incotrans thuận lợi trong việc tìm đƣợc giá cƣớc tàu đi tốt nhất, đồng thời cơng ty cũng biết rõ uy tín vận chuyển của từng hãng tàu. Từ đĩ cơng ty sẽ cĩ quyết định lựa chọn hãng tàu nào phù hợp với vận chuyển lơ hàng cũng nhƣ cĩ giá cƣớc vận chuyển hợp lí.
Cụ thể, sau khi nhận khách hàng từ bộ phận sales bao gồm các thơng tin nhƣ tên cơng ty, tên loại hàng, số lƣợng hàng, tuyến đƣờng thì tiến hành thực hiện booking với hàng tàu. Để biết đƣợc lịch trình tàu chạy, nhân viên chuyên thực hiện booking sẽ liên hệ trực tiếp bằng mail với hãng tàu để xin lịch tàu chạy (Shipping Schedule). Đa số các hãng tàu sẽ khơng đăng lịch tàu chạy của mình lên trang web, chỉ gửi riêng cho những cơng ty giao nhận nào yêu cầu, tuy nhiên vẫn cĩ 1 số hãng tàu ngoại lệ đăng tải lịch trình tàu chạy của mình lên tạp chí. Những thơng tin mà cơng ty xem xét để quyết định booking 1 chuyến tàu là: Tên tàu (Name of Vessel), Số chuyến (Vessel No.), Thời gian dự kiến tàu chạy (Estimated Time of Departure at Port of Loading), Thời gian dự kiến tàu đến (Estimated Time of Delivery at Port of Discharge), tàu đi trực tiếp hay gián tiếp (Direct/Indirect).
Dựa vào lịch tàu chạy, nhân viên thực hiện booking sẽ xem xét và lựa chọn hành trình tàu đi của hãng tàu nào là phù hợp với nhu cầu hàng đi của khách hàng, đồng thời thƣơng lƣợng và thỏa thuận giá cƣớc cũng nhƣ cách thức và hành trình vận chuyển của hãng tàu đĩ. Để chắc chắn cho sự đồng ý hợp tác của đơi bên, Hãng tàu sẽ cung cấp cho cơng ty 1 giấy lƣu
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 73
khoang tàu (Booking Note). Đây đƣợc xem là hợp đồng lƣu khoang tàu giữa ngƣời gửi hàng và hãng tàu, là chứng từ thể hiện hãng tàu đồng ý cung cấp diện tích khoang tàu cho ngƣời gửi hàng. Cuối cùng nhân viên booking sẽ gửi lại số booking cho phịng sales và nhân viên viên chứng từ.
Hiện nay cơng ty cĩ mối quan hệ tốt với các hãng tàu nhƣ: TS Line, MEARKS Line, EVERGREEN Line,… vì thế cơng ty chỉ cần liên lạc điện thoại với hãng tàu để thoa thuận giá cƣớc và thơng báo số lƣợng container hàng, khi đã đạt đƣợc sự đồng ý, hãng tàu sẽ gửi booking note cho cơng ty để xác nhận sự đồng ý. Mỗi hàng tàu cĩ mẫu booking note riêng, tuy nhiên vẫn bao gồm các nội dung chủ yếu sau: Số booking, Ngày cấp, Cảng bốc hàng, Cảng dỡ hàng, Tên tàu, Số chuyến.
Đăng ký mua bảo hiểm
Chỉ thực hiện trong trƣờng hợp hợp đồng xuất khẩu của khách hàng xuất theo điều kiện CIF( Cost insurance and frieght) hoặc CIP( Carriage and insurance pair to), lúc đĩ cơng ty sẽ là ngƣời thay mặt khách hàng mua bảo hiểm hàng hĩa, đồng thời đăng kí kiểm dịch, hun trùng cho hàng hĩa. Mọi chi phí trên đều sẽ đƣợc tính vào giá cƣớc chào hàng với khách tại phịng sales.
Nhận hàng từ người gửi
Về nguyên tắc, bên khách hàng phải giao hàng cho cơng ty Incotrans trƣớc ngày tàu chạy 2 – 3 ngày, và quy cách, số lƣợng, phẩm chất hàng hĩa phải đúng nhƣ trong hợp đồng để cơng ty làm hàng xuất khẩu. Tuy nhiên, thực tế cơng ty Incotrans phải thƣờng xuyên kiểm tra tiến độ chuẩn bị lơ hàng của khách hàng vì đã cĩ nhiều trƣờng hợp khách hàng chƣa chuẩn bị kịp hàng đúng thời hạn, làm lỡ chuyến tàu chạy, gây phát sinh chi phí vận chuyển.
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 74
Sau khi nhận đƣợc thơng báo từ bên nhà Xuất khẩu rằng hàng hĩa đã đƣợc chuẩn bị sẵn sàng theo hạn định, cơng ty sẽ điều động nhân viên đến cơ sở sản xuất của khách hàng để nhận hàng. Cơng ty sẽ cĩ bƣớc kiểm tra về số lƣợng và chủng loại hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng giao nhận, cịn riêng về mẫu mã và chất lƣợng thì khơng thuộc phạm vi trách nhiệm của cơng ty. Sau khi kiểm tra, 2 bên cùng ký vào biên bản giao nhận hàng, chứng minh việc hồn thành nghĩa vụ của mỗi bên về lơ hàng này. Biên bản đƣợc lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Thủ tục nhận hàng hĩa hồn tất, hàng hĩa đƣợc bốc lên xe của cơng ty và đƣợc chở về kho riêng của cơng ty hoặc kho ngoại quan CFS hoặc đƣợc chở thẳng ra kho ở cảng tàu( theo trên booking confirm). Trong thời gian này, nhân viên chứng từ bộ phận hàng xuất sẽ khai hải quan điện tử thơng qua phần mềm Hải quan điện tử ECUS, thƣờng thì hàng hĩa thƣờng phân luồng vàng (kiểm tra thực tế hồ sơ). Nếu luồng Xanh thì chỉ cần đi thanh lí vào sổ tàu, luồng đỏ thì phải kiểm tra bộ hồ sơ và thực tế hàng hĩa.
Chuẩn bị chứng từ khai Hải quan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hồ sơ khai Hải quan gồm cĩ:
Tờ khai Hải quan: 2 bản chính (1 bản cho ngƣời xuất khẩu, 1 bản Hải quan lƣu)
Hợp đồng mua bán hàng hĩa: 1 bản chính
Hĩa đơn thƣơng mại (Invoice): 1 bản chính
Phiếu đĩng gĩi hàng hĩa (Packing list): 1 bản chính
Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới Xuất khẩu lần đầu)
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 75
Phiếu trọng tải (VGM)
Cụ thể:
Quy trình làm hàng FCL (Full Container Load):
Bước 1: Bộ phận sale nhận các thơng tin liên quan đến lơ hàng từ khách hàng nhƣ trọng
lƣợng, dự kiến ngày xuất hàng, loại hàng, cảng đi, cảng đến,… mà cụ thể là nhận booking request của khách hàng.
Bước 2: Dựa trên những thơng tin trên, nhân viên sale tiến hành tìm lịch trình tàu chạy thích
hợp, giá cả phù hợp với lơ hàng của khách hàng. Sau khi tìm đƣợc hãng tàu phù hợp thì ta gửi booking request hàng trải bãi cho hãng tàu và khi hãng tàu xem xét sẽ gửi booking confirmation (lệnh cấp container rỗng), rồi nhân viên sales sẽ gửi booking này cho khách hàng để khách hàng cĩ kế hoạch đƣa hàng ra cảng để đĩng hàng.
(Ở bước này, nhân viên sales sẽ chuyển các chứng từ liên quan đến hàng hĩa cho bộ phận chứng từ hàng xuất.)
Bước 3: Bộ phận chứng từ hàng xuất lọc các thơng tin từ các chứng từ ở bƣớc trên để tiến
hành truyền tờ khai cho cơ quan Hải quan thơng qua phần mềm hệ thống ECUS5-VNACCS và tiếp nhận kết quả tờ khai, đăng ký kiểm dich, hun trùng (nếu cĩ) đồng thời chuẩn bị các chứng từ cần thiết để nhân viên hiện trƣờng tiến hành làm hàng ở cảng.
Bước 4: Nhân viên hiện trƣờng sẽ tới văn phịng hãng tàu duyệt lệnh cấp container. Thế
nhƣng hiện nay đã cĩ một hãng tàu duyệt lệnh qua mail rồi, nếu duyệt lệnh qua mail thì khâu này bộ phận chứng từ sẽ làm.
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 76
Bước 5: Nhân viên hiện trƣờng sẽ tới thƣơng vụ cảng đĩng tiền lấy container rỗng và đĩng
tiền trãi bãi. Lƣu ý: báo và đĩng tiền theo đúng phƣơng pháp đĩng hàng: thủ cơng, xe nâng hay cẩu vì mức phí là khác nhau.
Nhân viên hiện trƣờng tiến hành đi nộp hồ sơ hải quan (đối với tờ khai bị phân luồng vàng, luồng đỏ).
Nhân viên hiện trƣờng sẽ tiến hành cầm lệnh cấp container rỗng đã đƣợc duyệt qua phịng điều độ để lấy container, đồng thời nhân viên hiện trƣờng phải thực hiện kiểm tra container trƣớc khi cho xe đầu kéo, kéo container qua bãi đĩng hàng.
Bƣớc 6: Nhân viên hiện trƣờng cho xe chở hàng lần lƣợt vào, tiến hành cho cơng nhân bốc hàng đƣa vào container dƣới sự giám sát của nhân viên hiện trƣờng đồng thời mời nhân viên kiểm dịch xuống tiến hành kiểm dịch (nếu cĩ)
Bước 7: Sau khi đĩng hàng xong, tùy vào kết quả phân luồng tờ khai mà ta cĩ các cách xử lý
sau:
Hàng miễn kiểm (luồng xanh + luồng vàng): Sau khi tờ khai thơng quan, thì nhân viên hiện trƣờng tiến hành xin giấy bấm seal hãng tàu, bấm seal hãng tàu trƣớc sự chứng kiến của nhân viên hãng tàu làm ở cảng. Đƣa hàng ra bãi hàng chờ xuất. Thơng báo cho nhân viên hun trùng tiến hành hun trùng.
Hàng kiểm (luồng đỏ): Sau khi Hải quan kiểm tra hồ sơ hàng hĩa khơng cĩ vấn đề gì thì tiến hành liên lạc Hải quan kiểm hĩa hàng hĩa, đƣa hàng ra bãi kiểm hĩa để kiểm hĩa. Khi kiểm hĩa xong thì Hải quan niêm phong seal Hải quan, cùng với Hải quan nhân viên hiện trƣờng cũng tiến hành xin giấy bấm seal hãng tàu, bấm seal hãng tàu trƣớc sự chứng kiên của nhân viên hãng tàu. Đƣa hàng ra bãi hàng chờ xuất. Thơng báo cho nhân viên hun trùng tiến hành hun trùng.
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 77 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 8: Khi tờ khai đã đƣợc thơng quan thì nhân viên hiện trƣờng sẽ tiến hành các việc sau
+ Cầm giấy bấm seal vào phịng điều độ để nhân viên phịng điều độ nhập các thơng tin liên quan đến lơ hàng.
+ Tiếp theo nhân viên hiện trƣờng sẽ tiến hành thanh lý và vào sổ tàu.
Khi vào đƣợc sổ tàu trƣớc giờ cắt máng thì hàng sẽ đƣợc xếp lên tàu theo lịch trình của hãng tàu. Sau khi tàu chạy, cần liên hệ hãng tàu lấy B/L. Nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thơng tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn. Hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của cơng ty. Bộ phận chứng từ sẽ đƣa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đĩng dấu xác nhận thực xuất.
Phát hành vận đơn: Phần lớn các khách hàng đang sử dụng dịch vụ của cơng ty cho hàng
FCL thƣờng đứng tên trên Bill Master. Hãng tàu sẽ gửi Bill Draft tới cho nhân viên chứng từ hàng xuất thơng qua mail sau khi kiểm tra đúng các chi tiết Bill, Incotrans sẽ đến hãng tàu để lấy Bill gốc để gửi cho khách hàng.
Gửi chứng từ và vận đơn: Nhân viên chứng từ sẽ gửi thơng báo mơ tả sơ lƣợc về lơ hàng
vận chuyển: shipper/ consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (ngày đi/ngày dự kiến đến), số vận đơn (house bill, master bill), loại vận đơn (original, surrender,…), hợp đồng, invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lơ hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao H.B/L, M.B/L. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà forwarder hay hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho ngƣời xuất khẩu (Chỉ khi nào ngƣời gửi hàng thanh tốn cƣớc phí và các khoản phí liên quan (THC, B/L, seal,…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ). Nếu là cƣớc phí trả trƣớc, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ ( debit note) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế tốn theo dõi thu cơng nợ. Nếu
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 78
là cƣớc phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cƣớc ngƣời nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, ngƣời gửi hàng chỉ đĩng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn. Thƣờng thì đối với hàng FCL, nhà xuất khẩu thƣờng yêu cầu phát hàng Master bill cĩ tên shipper là tên của cơng ty xuất khẩu. Tùy theo nhu cầu của khách hàng mà Incotrans sẽ phục vụ:
Nếu yêu cầu của khách hàng là seaway bill: Incotrans sẽ gửi lại bộ hồ sơ lại cho khách hàng qua email.
Nếu yêu cầu của khách hàng là Bill surrender: Incotrans gửi lại bộ hồ sơ cho khách hàng thơng qua email và tiến hàng điện giao hàng khi khách hàng yêu cầu.
Nếu yêu cầu của khách hàng là Bill gốc khơng surrender: Nhân viên giao nhận lên hãng tàu để lấy Bill gốc, Incotrans xếp đầy đủ chứng từ rồi chuyển phát nhanh cho khách hàng nếu đối với các khách hàng ở xa, hoặc đƣa trực tiếp cho khách hàng hoặc khách hàng cĩ thể yêu cầu Incotrans gửi trực tiếp cho đối tác khi khách hàng yêu cầu hoặc thơng báo cho đại lí phía nƣớc ngồi tùy theo điều khoản Incoterm.
Theo dõi quá trình chuyên chở (lịch trình tàu)
Sau khi tàu chạy, cơng ty liên lạc với hãng tàu để hỏi về tình hình vận chyển lơ hàng đã gửi, đồng thời yêu cầu hãng tàu gửi 1 Loading Confirmation xác nhận rằng lơ hàng đã đƣợc bốc lên tàu và chuyên chở đến nơi theo yêu cầu. Khi nhận đƣợc thơng báo hàng đã đến nơi an tồn và đƣợc giao cho ngƣời giao nhận với đầy đủ các chứng từ, cơng việc theo dõi lơ hàng xem nhƣ đã xong.
Cuối cùng tơi sẽ nhận thong báo và gửi đến phịng sales và phịng kế tốn để tiến hành kết tốn và lƣu hồ sơ.
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 79
Nếu là cƣớc phí trả trƣớc, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ (debit note) gửi khách hàng. Bộ phận chứng từ sẽ lập profile hồ sơ gồm giá mua, giá bán, điều kiện thanh tốn, các chứng từ liên quan và chuyển giao bộ phận kế tốn theo dõi cơng nợ. Nhân viên sale sẽ theo