4.2.1. Cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Tác giả)
Hình 4.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
GIÁM ĐỐC PHỊNG TÀI CHÍNH - KẾ TỐN PHỊNG XUẤT- NHẬP KHẨU PHỊNG KINH DOANH PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP GIAO NHẬN
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 39
Nhiệm vụ của các phịng ban
- Giám đốc:
Giám đốc là ngƣời trực tiếp giám sát và điều hành mọi hoạt động kinh doanh cũng nhƣ là hoạt động hoạt động hàng ngày khác của cơng ty và là ngƣời đại diện của cơng ty cho các hoạt động bên ngồi và trƣớc pháp luật. Tổ chức thực hiện các quyết định của cơng ty, hoạch định chiến lƣợc, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ của cơng ty. Bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ cơng ty nhƣ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức cũng nhƣ tuyển dụng các chức danh trong cơng ty.
- Phịng tài chính – kế tốn
Chịu trách nhiệm trƣớc mọi vấn đề thu chi tài chính, định giá cung ứng dịch vụ khách hàng.
Phân tích tài chính, lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho cơng ty.
Tổng hợp thống kê các số liệu về tài chính để cung cấp nhanh, chính xác theo yêu cầu của giám đốc.
- Phịng xuất nhập khẩu gồm cĩ bộ phận chứng từ xuất – nhập và giao nhận.
Bộ phận chứng từ cĩ nhiệm vụ tiếp nhận thơng tin và lập hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng; giao dịch với khách hàng, xử lý hồ sơ, chứng từ và hồn tất hồ sơ thủ tục hải quan, thanh lý hợp đồng, hồ sơ chứng từ xuất nhập; theo dõi tiến độ thực hiện xuất nhập khẩu trong và ngồi nƣớc; lƣu chứng từ về lơ hàng và các chứng từ khác sau khi đã hồn thành nghiệp vụ giao nhận.
Trực tiếp làm việc với cơ quan hữu quan (hải quan, hàng khơng...) để thực hiện việc giải phĩng hàng nhập quốc tế theo đúng lịch trình quy định. Thơng quan hàng hố, đáp ứng kịp thời và giao hàng cho khách hàng đúng nơi quy định. Liên hệ với các khách hàng để hồn tất hồ sơ tạm giữ ở hải quan. Thực hiện việc làm hàng quốc tế - chịu trách nhiệm khai báo hải
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 40
quan và xuất hàng theo đúng lịch trình. Làm việc với cơ quan hữu quan (hải quan, hàng khơng, an ninh, văn hĩa, kiểm dịch, hun trùng...) nhằm đảm bảo hàng hĩa đƣợc gởi đi theo đúng lịch trình. Phối hợp với phịng dịch vụ khách hàng để giải quyết các lơ hàng và chứng từ cịn nghi vấn. Thu thập những thơng tin liên quan đến lơ hàng và tất cả các chứng từ cĩ liên quan nhằm lên bộ tờ khai Hải quan, khai báo hải quan, và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến lơ hàng để hàng đƣợc thơng quan. Thuê phƣơng tiện vận chuyển để đƣa hàng đến đúng nơi quy định.
- Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh đƣợc quản lí dƣới sự hƣớng dẫn của trƣởng nhĩm giám sát Kinh doanh (sale supervisor). Hiện nay phịng gồm quản lí và 3 nhân viên. Mỗi nhân viên sale trực tiếp chăm sĩc khách hang và chào hàng, gặp khách hàng trực tiếp báo cáo kết quả lên sale sup. Trƣởng nhĩm giám sát các hoạt động của nhân viên sale, giải đáp các thắc mắc, cập nhật các bảng báo giá từ đại lí, hãng tàu, giám đốc để phổ biến lại cho nhân viên, cùng với nhân viên sale lên kế hoạch để đạt đƣợc chỉ tiêu mà giám đốc đã đề ra. Ngồi ra, sale supervisor cịn cĩ nhiệm vụ huấn luyện các nhân viên mới để đào tạo đƣợc nguồn nhân lực cĩ kĩ năng cho cơng ty. Mọi kí kết điều khoản hợp đồng với khách hàng thì đƣợc giám đốc xem xét và phê duyệt.
Bảng 4.1: Cơ cấu nhân sự của cơng ty Incotrans 02/ 2017
STT Nhân sự các phịng Số lƣợng (ngƣời)
Tỷ trọng (%)
Trình độ
Đại học Cao đẳng Trung cấp
1 Giám đốc 1 7,69 1 – – 2 Phịng tài chính – kế tốn 2 15,38 2 – – 3 Phịng xuất nhập khẩu 5 38,47 3 2 – 4 Phịng kinh doanh 4 30,77 2 2 –
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 41
5 Phịng hành chính nhân sự
1 7,69 1 – –
Tổng 13 100 9 4 0
Nguồn: Phịng hành chính của cơng ty Incotrans
Hình 4.2 Biểu đồ tỷ trọng nhân viên theo
giới tính
Hình 4.3: Biểu đồ tỷ trọng nhân viên theo
trình độ 2/2017
Nguồn : Tác giả
Nhận xét:
Nguồn : Tác giả
Tính đến 25/2/2017, cơng ty Incotrans hiện cĩ 13 ngƣời, trong đĩ cĩ 8 nữ chiếm 61.54%, cịn lại 5 nam chiếm 38.46%. Nhân sự trong cơng ty cĩ trình độ đại học chiếm đa số, gồm 8 ngƣời chiếm 69.23%; 3 ngƣời là trình độ cao đẳng, chiếm 30.77%. Nhìn chung đội ngũ nhân viên trong cơng ty khá trẻ và năng động sáng tạo. Trên 40 tuổi chỉ cĩ 1 ngƣời chiếm 8%, từ 30- 40 tuổi cĩ 2 ngƣời chiếm 15%, cịn 77% là độ tuổi từ 20 đến 30 tuổi.
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 42
Nguồn: Tác giả Nguồn: Tác giả
4.2.2. Mơ tả kết nối giữa các phịng ban
Từ nhiệm vụ của từng phĩng ban trên, ta cĩ thể thấy đƣợc Giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Cơng ty về mọi hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Để hổ trợ giám đốc cĩ các Trƣởng phịng tại các ban trực tiếp giao nhiệm vụ phụ trách các văn phịng, các hoạt động kinh doanh của Cơng ty, đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về các cơng việc mà giám đốc giao cho. Giám đốc trực tiếp điều hành các phịng ban, phịng Tài chính – Kế tốn, phịng Xuất – Nhập khẩu, Kinh doanh, Hành chính nhân sự,… Để thực hiện tốt cơng tác kinh doanh dịch vụ logistics, cơng ty luơn coi trọng cơng tác tổ chức sắp xếp bộ máy lãnh đạo, mơ hình quản lý, nhằm tránh sự chồng chéo, cồng kềnh, làm giảm kinh doanh của cơng ty.
4.3. Tình hình chung hoạt động của cơng ty từ 2014 – 2016
4.3.1. Phân tích qua chỉ số tài chính doanh thu, chi phí, lợi nhuận từ 2014 -2016 2016
Hình 4.5: Biểu đồ Số lƣợng nhân viên theo
nhĩm tuổi
Hình 4.4: Biểu đồ tỷ trọng nhân viên theo
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 43
Bảng 4.2: Doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cơng ty từ 2014 – 2017
ĐVT: đồng
Năm tài chính 2014 2015 2016
Tổng Doanh thu 5.910.609.356 7.248.561.663 7.850.163.514
Tổng Chi phí 5.140.456.957 6.308.423.215 6.766.277.898
Lợi nhuận trƣớc thuế 770.152.399 940.138.447 1.083.885.616
Lợi nhuận sau thuế 600.718.871 733.307.988 845.430.780
Tốc độ tăng trƣởng doanh thu +22.25% +22,6365% +8.3% Tốc độ tăng trƣởng lợi nhuận +22.084% +22.07% +15.29%
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự cơng ty Incotrans
Doanh thu và lợi nhuận sau thế dự kiến của cơng ty 2014 – 2017:
Bảng 4.3: Doanh thu và lợi nhuận sau thế dự kiến của cơng ty 2014 – 2017
ĐVT: đồng Chỉ tiêu 2014 2015 2016 2017 Triệu đồng %(+/-) so với 2013 Triệu đồng %(+/-) so với 2014 Triệu đồng %(+/-) so với 2015 Triệu đồng %(+/-) so với 2016 Danh thu thuần 6.071, 80 -152,00 7.106,16 1.0034,3 6 8.172,0 0 1.065,8 4 7.926,00 -246,00 Lợi nhuận sau thuế 616,28 -14,19 734,40 118,12 837,20 102,8 820,45 -16,75
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 44 Nguồn: Tác giả Nguồn: Tác giả 9,000,000,000 8,000,000,000 7,000,000,000 6,000,000,000 5,000,000,000 4,000,000,000 3,000,000,000 2,000,000,000 1,000,000,000 Tổng Doanh thu Tổng Chi phí
Lợi nhuận trước thuế
2014 2015 2016 25% 8,000,000,000 20% 6,000,000,000 15% Tổng Doanh thu 4,000,000,000 10%
2,000,000,000 5% Tốc độ tăng trưởng doanh
thu
0 0%
2014 2015 2016
Hình 4.6: Biểu đồ tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty Incotrans 2014- 2016
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 45
Nguồn: Tác giả
Nhận xét:
Nhìn vào bảng số liệu và các biểu đồ phản ánh tốc độ tăng trƣởng của doanh thu, ta thấy, trong năm 2015, doanh thu từ hoạt động kinh doanh của cơng ty tăng 22,63% so với năm 2014. Trong khi đĩ, doanh thu năm 2016 tăng nhƣng tốc độ tăng trƣởng danh thu cĩ xu hƣớng giảm, tốc độ tăng khơng đƣợc duy trì nhƣ trƣớc, chỉ cịn bằng 8,3% so với doanh thu năm 2015 và bằng 32,8% so với năm 2014. Nhìn chung với số liệu trên nhận thấy mặc dù cĩ thay đổi nhƣng cũng khá ổn định. Cơng ty đã đạt đƣợc mức doanh thu khá đối với quy mơ hiện nay. Nhân tố ảnh hƣởng trực tiếp đến doanh thu là số lƣợng hợp đồng với khách hàng và giá dịch vụ ngồi ra cịn các yếu tố bên ngồi khác. Năm 2015, giá dầu kinh thế giới giảm mạnh, làm tỷ lệ lạm phát thấp. Yếu tố tạo tiền đề rất tốt cho hoạt động xuất nhập khẩu trong năm 2015 là việc Việt Nam đã ký kết và kết thúc đàm phán một loạt hiệp định thƣơng mại tự do, trong đĩ cĩ những hiệp định rất quan trọng nhƣ Hiệp định Thƣơng mại tự do giữa Việt Nam với EU, Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dƣơng (TPP). Các hiệp định này sẽ tạo ra động lực tăng trƣởng mới cho hoạt động đầu tƣ và đẩy mạnh xuất khẩu. Đồng thời năm 2015, số lƣợng nhân viên sale lớn (7 ngƣời chƣa kể giám đốc) nên cơng ty cĩ nhiều đơn hàng và khách hàng mới, nắm bắt đƣợc nhu cầu thị trƣờng. Nhƣng năm 2016, doanh thu tăng nhƣng tăng chậm là do nhân viên sale nghỉ đồng loạt (nghỉ 3 nhân viên), cùng với biến động giá dầu
1,200,000,000 25%
1,000,000,000 20%
800,000,000
15% Lợi nhuận trước thuế 600,000,000
10%
400,000,000 Tốc độ tăng trưởng lợi
nhuận
200,000,000 5%
0% 2014 2015 2016
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 46
tăng và sự suy giảm tăng trƣởng kinh tế Trung Quốc đã làm ảnh hƣởng đến tốc độ tăng trƣởng của cơng ty.
Về chi phí, sự biến thiên cũng thay đổi tƣơng tự nhƣ doanh thu. Chi phí cũng tăng đều theo lợi nhuận là do cơng ty hiện nay vẫn chƣa cĩ biện pháp để cắt giảm các chi phí do tác động từ bên ngồi nhƣ thuê ngồi xe tải, xe đầu kéo. Tuy nhiên chi phí đã giảm dần chứng tỏmy cơng ty đã hạn chế các khoản chi phí phát sinh từ việc đúc rút kinh nghiệm. Cụ thể, chi phí năm 2014 là chi phí 5.140.456.957 đồng, năm 2015 là 6.308.423.215 đồng, tăng 22,72% so 2014; chi phí năm 2016 là 6.766.277.898 đồng, chỉ tăng 7,2% so với năm 2015. Nhƣ vậy chi phí đã bến đổi theo chiều hƣớng tích cực. Tuy nhiên nhìn chung chi phí các năm chiếm khoảng 80% so với doanh thu, qua đây, ta thấy đƣợc chi phí chiếm một tỷ trọng rất lớn trong doanh thu của cơng ty Incotrans từ năm 2014 đến 2016.
Bên cạnh đĩ, từ việc đánh giá thị trƣờng và tốc độ phát triển của các năm trƣớc, trong thời gian năm 2014 -2016, chỉ tiêu về tốc độ tăng doanh thu mà giám đốc đề ra là tăng với tốc độ 10-15%/năm. Năm 2015 so với 2014, tốc độ tăng trƣởng doanh thu là trên 20%, đạt đƣợc mức kì vọng mà giám đốc đƣa ra cũng nhƣ tốc độ tăng trƣởng chung của ngành đang đƣợc dự báo. Tuy nhiên năm 2016 so với 2015, tốc độ tăng trƣởng giảm xuống chỉ cịn khoảng 8%, điều này chứng tỏ hiện nay việc kinh doanh của cơng ty đang khơng đƣợc nhƣ mong đợi và đang gặp vài khĩ khăn.
Khi so sánh những kết quả cơng ty đã đạt đƣợc trong giai đoạn 2014 – 2016 với các chỉ tiêu mà cơng ty đã đặt ra (đính kèm phần phụ lục) nhận thấy: Năm 2014 và 2015 đạt gần mức kế hoạch đặt ra, theo kế hoạch dự kiến, doanh thu năm 2014 là 6.071,80 triệu đồng nhƣng cơng ty đã đạt đƣợc thực tế là 5.910,60 triệu đồng, doanh thu thực tế 2014 đạt 97,34% theo kế hoạch 2014, tƣơng tự năm 2015, dự kiến doanh thu là 7.106,16 triệu đồng, cơng ty cĩ thực tế doanh thu lớn hơn đạt 7.248,56 triệu đồng, doanh thu thực tế đạt 102% trong năm 2015. Tuy
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 47
nhiên năm 2016, doanh thu giảm khá xa so với dự kiến là 8.172,00 triệu đồng, cơng ty chỉ đạt thực tế là 7.850,16 triệu đồng, thực tế đạt 96% kế hoạch năm 2016. Tƣơng tự nhƣ doanh thu, lợi nhuận thực tế mà cơng ty đạt đƣợc so với lợi nhuận đƣợc dự kiến cũng biến thiên tƣơng tự. Cơng ty hiện nay hoạt động kinh doanh chƣa đƣợc theo mong đợi của giám đốc đề ra, cơng ty chỉ cĩ mức tăng trƣởng đạt ngồi dự kiến vào năm 2015.
Tĩm lại, do doanh thu tăng, chi phí ổn định nên lợi nhuận của cơng ty tăng đều qua các năm. Ta cũng cĩ thể thấy đƣợc tốc độ tăng trƣởng doanh thu và lợi nhuận của cơng ty Incotrans qua các năm từ 2014 đến 2016, tổng doanh thu và lợi nhuận là năm sau cao hơn năm trƣớc, cơng ty đã hoạt động khá tốt, mặc dù tốc độ cĩ giảm, nhƣng nếu cơng ty cĩ những chính sách và phƣơng pháp phù hợp thì sẽ tăng lên là điều cĩ thể. Lợi nhuận là chỉ tiêu đánh giá tình hình cơng ty làm ăn qua các năm, lợi nhuận tăng chứng tỏ cơng ty hoạt động tƣơng đối ổn định và hiệu quả, cần đƣợc phát huy và duy trì để cơng ty ngày càng vững mạnh và phát triển mạnh trong lĩnh vực kinh doanh giao nhận xuất nhập khẩu.
4.3.2. Doanh thu theo nhĩm kinh doanh
Hiện nay, doanh thu từ hoạt động kinh doanh của Incotrans đƣợc cấu thành từ nhiều bộ phận khác nhau nhƣ doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hĩa, doanh thu từ dịch vụ chuyển phát nhanh, khai hải quan, làm chứng từ, giấy tờ nhƣ C/O, Certificate of Fumigation...
Bảng 4.4: Doanh thu hoạt động kinh doanh của cơng ty theo các loại dịch vụ 2014– 2016
ĐVT: Triệu đồng Năm 2014 2015 2016 Doanh thu TT (%) Doanh thu TT (%) Doanh thu TT (%) Giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu 5.083,72 86,01 6.278,70 86,62 6.807,66 86,72
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 48
EXPRESS 530,18 8,97 595,11 8,21 635,86 8,87
Khai hải quan 80,98 1,37 119,60 1,65 121,68 1,55
Bảo hiểm 15,96 0,27 15,95 0,22 17,27 0,22
Dịch vụ khác 199,77 3,38 239,20 3,30 267,69 3,41
Tổng 5.910,61 100 7.248,56 100 7.850,16 100
Nguồn: Phịng kế tốn tài chính cơng ty Incotrans
Hình 4.9: Biểu đồ tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty Incotrans theo cơ cấu
dịch vụ 2014 - 2016
Nguồn: Tác giả
Nhận xét:
Giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu vẫn là dịch vụ chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của cơng ty, cĩ tỷ trọng trong tổng doanh thu rất lớn và hầu nhƣ khơng đổi nhiều qua các
Dịch vụ khác
Bảo hiểm
Khai hải quan
2016
2015
2014
Giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu
SVTH: Đinh Thị Hữu Đại 49
năm luơn trên 86% trong tổng doanh thu. Doanh thu hàng hĩa giao nhận hàng hĩa của Incotrans ổn định. Đây cũng là phƣơng thức vận tải chính trong vận chuyển hàng hĩa của cơng ty. Điều này cũng theo logic bởi trong chuyên chở hàng hĩa quốc tế, đƣờng biển cĩ sức chở lớn, lại cĩ thể chạy nhiều trong cùng một thời gian trên cùng một tuyến đƣờng. Vận tải biển thích hợp cho việc vận chuyển hầu hết các loại hàng hĩa, vậy nên vận tải biển đĩng vai trị quan trọng nhất, trên ¾ tổng khối lƣợng hàng hĩa trong buơn bán quốc tế. Vận tải đƣờng biển cĩ năng lực vận chuyển lớn vì phƣơng tiện trong vận tải biển cĩ đặc biệt thích hợp và hiệu quả trong việc chuyên chở các loại hàng rời cĩ khối lƣợng lớn và giá trị thấp đồng thời giá cƣớc của hình thức này cũng thấp nhất trong các hình thức vận tải hiện nay. Bên cạnh đĩ hiện nay cơng ty đang cĩ lợi thế và định hƣớng đẩy mạnh đầu tƣ cho hoạt động này.
Các nhĩm kinh doanh cịn lại nhƣ kinh doanh dịch vụ Express, Khai hải quan, Bảo hiểm; Dịch vụ khác đều chiếm tỷ trọng nhỏ, ngồi Express thì cịn lại chỉ là những hoạt động bổ trợ. Tuy nhiên, những nhĩm kinh doanh này cũng đang đƣợc cải thiện từng chút một qua các năm. Phƣơng thức giao nhận bằng đƣờng hàng khơng (Express) đang đƣợc các doanh nghiệp trong nƣớc ngày càng ƣa chuộng bởi các ƣu điểm nhƣ nhanh, đảm bảo, thích hợp với các hàng lẻ cĩ khối lƣợng nhỏ nhƣng giá trị cao hoặc hàng mẫu. Việc tốc độ tăng trƣởng của loại