GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ
1. Giai đoạn tiền đàm phán
Sự cẩn trọng trong q trình thƣơng lƣợng tìm mua hàng hóa của ngƣời Trung Quốc chính là do ảnh hƣởng của đặc trƣng khơng chỉ nghĩ đến lợi ích trƣớc mắt mà cịn quan tâm đến tƣơng lai lâu dài và mọi quyết định luôn đƣợc đƣa ra một cách chắc chắn chứ khơng hề nóng vội. Bởi lẽ họ khơng muốn có những phiền toái, rủi ro xảy ra sau khi hai bên đã chính thức ký kết hợp đồng. Chính vì thế mà ngƣời Trung Quốc rất:
- Chú trọng quá trình chọn ngƣời cung cấp: Trong đàm phán, để xem xét việc mua bán, ngƣời Trung Quốc thƣờng nói "Tìm kiếm 3 cái trƣớc khi mua 1 cái". Nghĩa là phải thƣơng lƣợng với ba nhà cung cấp mới quyết định và tiến hành mua của một ngƣời. Họ sẽ không mua hàng trƣớc khi đánh giá đối thủ cạnh tranh của đối tác. Họ sẽ dùng đối thủ cạnh tranh của phía đối tác để gây áp lực cho đối phƣơng khi đàm phán. Đây cũng chính là một trong những lý do vì sao mặc dù Việt Nam và Trung Quốc là hai nƣớc láng giềng, có truyền thống trao đổi buôn bán từ lâu nhƣng kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang Trung Quốc vẫn chƣa đạt mức cao. Bởi lẽ một số mặt hàng của ta hiện nay đang đứng trƣớc tình trạng kém sức cạnh tranh hơn so với một số đối thủ đáng gờm nhƣ: hạt điều thì đối thủ nặng ký là Ấn Độ, dệt may phải đƣơng đầu với chính Trung Quốc, Thái Lan...
- Cẩn trọng trong thu thập thông tin: Khi thƣơng thảo, ngƣời Trung Quốc rất chú trọng tới việc thu thập thơng tin. Họ khơng thích những chuyện bất ngờ cũng nhƣ những rủi ro không lƣờng trƣớc. Hiểu đƣợc điều này, các
doanh nghiệp Việt Nam nên chú ý tới việc thông báo cụ thể các vấn đề, gửi trƣớc các tài liệu cần nghiên cứu cho phía doanh nghiệp Trung Quốc trƣớc cuộc đàm phán, tích cực giới thiệu sản phẩm, hoạt động cơng ty mình để họ nắm các chi tiết càng nhiều càng tốt.
2. Giai đoạn đàm phán
Quyết định là một trong những khâu quan trọng nhất của q trình đàm phán. Nó sẽ ảnh hƣởng đến tồn bộ q trình mua bán về sau. Các nhà đàm phán Trung Quốc trƣớc khi đƣa ra quyết định thƣờng hay do dự, phải hỏi ý kiến của tập thể vì họ cho rằng cả một tập thể thì sẽ có cái nhìn đúng đắn hơn cái nhìn của một cá nhân. Điều này cũng xuất phát từ tƣ tƣởng chủ nghĩa tập thể trong đặc trƣng văn hóa kinh doanh của ngƣời Trung Quốc. Mặc dù ngƣời Trung Quốc luôn tỏ ra khá tự tin và nắm rõ những vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh song lại thiếu tính quyết đốn. Khi cả hai bên bàn bạc, thảo luận về một vấn đề nào đó sắp đến cao trào, điểm quyết định thì họ lại có xu hƣớng chùn lại, hội ý riêng rồi lại kéo dài vấn đề ra. Tình trạng này kéo dài nhiều lần trƣớc khi đƣa ra quyết định cuối cùng. Sự trễ nải này có thể là do phía Trung Quốc đang cần xin ý kiến hay chấp thuận về một vấn đề nào đó từ một đơn vị nào đó. Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam cần phải kiên nhẫn trong quá trình đàm phán.
Ngƣời Trung Quốc có xu hƣớng kín đáo trong đàm phán, ít bộc lộ mình qua lời nói. Họ có ác cảm với những cử chỉ bộc phát quá khích. Do đó, đọc đƣợc những suy nghĩ và cảm xúc của họ thông qua những "ngôn ngữ không lời" sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam thành công trong cuộc thƣơng lƣợng. Ngƣời Việt Nam trong đàm phán cũng rất hay sử dụng "ngôn ngữ không lời". Tuy nhiên cũng phải chú ý kiểm sốt những thơng điệp khơng lời của mình, đặc biệt là sự diễn tả trên khuôn mặt, cái mà ngƣời Trung Quốc rất thích phân tích và giải mã. Doanh nghiệp Việt Nam nên biểu lộ thái độ hợp tác của mình trong tất cả các giai đoạn đàm phán, thể hiện rõ ràng rằng phía doanh nghiệp
Việt Nam muốn hợp tác lâu dài và ngƣời tiêu dùng Trung Quốc có thể tin tƣởng vào hoạt động hậu mãi của doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian tới.
3. Giai đoạn hậu đàm phán
Nền văn hóa kinh doanh với đặc trƣng định hƣớng dài hạn, không dám chịu rủi ro đã tạo ra cho ngƣời Trung Quốc một phong cách đàm phán có đặc điểm sau:
- Thực hiện trách nhiệm theo những điều khoản quy định trong hợp đồng: ngƣời Trung Quốc mặc dù không coi hợp đồng nhƣ một bản cam kết chính thức, thƣờng sử dụng hợp đồng ngắn gọn nhƣng khi xảy ra bất cứ sự bất đồng nào thì họ lại tuân thủ theo hợp đồng một cách cứng nhắc. Họ không hề thấy bị ràng buộc bởi bất cứ điều gì nếu nhƣ những trách nhiệm, nghĩa vụ đó khơng đƣợc quy định rõ trong hợp đồng. Vì vậy khi soạn thảo hợp đồng, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải xem xét tất cả các khả năng có thể xảy ra và phải chú trọng đến điều khoản trọng tài và luật áp dụng
Hợp đồng có thể đƣợc lập bằng hai thứ tiếng là tiếng Trung và tiếng Việt. Trên thực tế, rắc rối thƣờng phát sinh ở đây bởi hai bản này khó có thể khớp nhau do vấn đề dịch thuật. Mâu thuẫn nảy sinh khi mỗi bên dịch bản hợp đồng theo ý mình. Do đặc tính của doanh nhân Trung Quốc là thích sử dụng tiếng Trung trong đàm phán nên họ luôn muốn sử dụng bản hợp đồng bằng tiếng Trung làm căn cứ pháp lý và dùng để tham khảo trong trƣờng hợp kiện cáo. Do vậy, nếu các doanh nghiệp Việt Nam muốn làm vừa lịng đối tác thì nên cử những ngƣời có chun mơn cao, am hiểu vấn đề dịch thuật so sánh, đối chiếu kỹ những điều khoản trong hai bản ngôn ngữ để tránh những đáng tiếc có thể xảy ra.
- Xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài: ngƣời Trung Quốc rất chú trọng đến vấn đề thiết lập quan hệ kinh doanh tốt đẹp. Mục đích của họ khơng chỉ là những thỏa thuận trong hợp đồng hiện tại mà là một quan hệ lâu dài cho những thƣơng vụ tiếp theo. Vì thế, một khi doanh nghiệp Việt Nam đã xây
dựng đƣợc mối quan hệ tốt đẹp với doanh nghiệp Trung Quốc trong lần đàm phán đầu tiên thì sẽ rất có lợi trong những lần đàm phán tiếp theo.