II. ẢNH HƢỞNG CỦA VĂN HÓA KINH DOANH TRUNG QUỐC TỚI CÁC HÌNH THỨC
1. Đàm phán bằng thƣ tín
Ngày nay, thƣ từ và điện tín vẫn cịn là phƣơng tiện chủ yếu để giao dịch giữa những ngƣời xuất khẩu và ngƣời nhập khẩu. Phƣơng thức này thƣờng là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì những giao dịch lâu dài với đối tác.Ở hầu hết các thành phố của Trung Quốc, các doanh nghiệp và công sở nhà nƣớc thƣờng mở cửa từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trƣa và từ 1 hoặc 2 giờ chiều đến 5 hoặc 6 giờ chiều. Trung Quốc có thời gian làm việc chính thức là 5 ngày rƣỡi một tuần hay 44 giờ. Mặc dù thời gian 2 tiếng nghỉ trƣa không phổ biến lắm ở Bắc Kinh nhƣng cũng không nên giao dịch công việc vào giờ này. Các ngân hàng mở cửa từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Thời gian thuận lợi nhất để bàn bạc công việc làm ăn với phía Trung Quốc là từ tháng 4 đến tháng 6 và từ tháng 9 đến tháng 11. Không nên tiến hành công việc vào dịp Tết Nguyên đán vì các hoạt động ở Trung Quốc ngừng trệ nhiều tuần vào dịp này [3 ]. Do đó, phía Việt Nam cần lƣu ý điều này khi có nhu cầu gửi thƣ liên hệ với doanh nghiệp Trung Quốc.
Để tạo mối giao dịch với doanh nghiệp Trung Quốc, doanh nghiệp Việt Nam có thể gửi một bức thƣ cho ngƣời cao cấp nhất trong công ty mà doanh nghiệp đang định liên hệ. Chọn đúng đối tƣợng cần liên hệ là sự đảm bảo vững chắc cho các hoạt động giao dịch đƣợc thành công. Khi gửi bức thƣ đầu tiên tốt nhất là nên dịch sang tiếng Trung. Tuy nhiên cũng không cần thiết phải dịch mọi văn bản gửi sang Trung Quốc. Phải xem xét phía đối tác có đủ hứng thú với những lá thƣ chào hàng hay những lời đề nghị mà doanh nghiệp Việt Nam đƣa ra khơng đã, bởi vì việc dịch thuật khá đắt và tiềm ẩn nhiều rủi
ro do sai sót trong trƣờng hợp doanh nghiệp Việt Nam không tự tiến hành đƣợc mà phải thuê phiên dịch
Khi phía Việt Nam nhận đƣợc thƣ chào hàng của phía doanh nghiệp Trung Quốc, việc trƣớc tiên cần làm là thẩm tra lý lịch doanh nhân Trung Quốc và doanh nghiệp nơi mà phía Việt Nam có ý định hợp tác. Có nhiều cách thức kiểm tra nhƣ thông qua đại diện công ty Việt Nam tại Trung Quốc hay thuê dịch vụ của một văn phòng tƣ vấn đặt tại địa phƣơng nơi doanh nghiệp Trung Quốc có trụ sở thƣơng mại tại đó.
Gần đây có nhiều doanh nghiệp Việt Nam đề nghị Thuơng vụ Việt Nam tại Trung Quốc giúp tìm hiểu lý lịch thƣơng nhân Trung Quốc. Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp ta có cách thức tìm hiểu các thơng tin cơ bản và chính xác về doanh nghiệp Trung Quốc, tránh bị lừa đảo, gian lận trong thƣơng mại, Thƣơng vụ Việt Nam tại Trung Quốc đã đƣa ra một số quy định và cách thức tìm hiểu lý lịch thƣơng nhân Trung Quốc nhƣ sau:
1- Theo quy định của Bộ Thƣơng mại Trung Quốc, chỉ có một số doanh nghiệp đặc biệt Trung Quốc do Bộ Thƣơng mại Trung Quốc chỉ định và cấp giấy phép hoạt động trong lĩnh vực thẩm tra lý lịch thƣơng nhân và khả năng kinh doanh, tài chính của doanh nghiệp Trung Quốc. Phía doanh nghiệp nƣớc ngồi có nhu cầu thẩm tra đối tác Trung Quốc đều phải thông qua các doanh nghiệp này và phải trả chi phí theo yêu cầu thẩm tra cụ thể. Một trong những doanh nghiệp đó là: Cơng ty hữu hạn điều tra thƣơng mại Thiên Chi Kiếm
Bắc Kinh Trung Quốc
Giám đốc : Lý Phàm ( Ly Fan)
Địa chỉ: Phịng 1508A Tồ nhà quốc tế Hoa Phổ số 19 đƣờng Triều Dƣơng Môn Ngoại Triều, Thành phố Bắc Kinh
Điện thoại: 0086-10-65804070/ 65804887 Fax: 0086-10-65804070
Đối với các đối tác giao dịch gián tiếp qua mạng, những đối tác đƣợc giới thiệu qua trung gian hoặc đối tác lớn cần kiểm tra kỹ lý lịch Thƣơng nhân để quyết định hợp tác lâu dài hay trƣớc khi ký kết những hợp đồng giao dịch lớn, đề nghị doanh nghiệp nên dành một khoản chi phí uỷ thác doanh nghiệp Trung Quốc hoạt động trong lĩnh vực trên trợ giúp.
2- Trong trƣờng hợp là đối tác thông thƣờng lần đầu tiếp xúc qua hội chợ triển lãm hoặc qua các kênh hội thảo diễn đàn v.v... thì cần đề nghị đối tác cung cấp giấy phép kinh doanh do Cục quản lý hành chính cơng thƣơng tại Tỉnh, Thành phố Trung Quốc mà doanh nghiệp đó có trụ sở. Giấy phép kinh doanh nếu là bản sao phải có cơng chứng. Tuyết đối khơng tin vào giấy phép kinh doanh mà trên đó có in hàng chữ’ “Chỉ có giá trị tham khảo”. Nếu là đối tác đứng đắn và có nguyện vọng làm ăn nghiêm túc, lâu dài với ta thì doanh nghiệp Trung Quốc đó sẽ khơng thối thác yêu cầu này của ta. Khi kiểm tra giấy phép kinh doanh cần lƣu ý các khoản mục sau:
- Tên, địa chỉ công ty - Ngày cấp giấy phép - Thời hạn hết hiệu lực - Phạm vi kinh doanh - Vốn đăng ký
So với việc gặp gỡ trực tiếp thì đàm phán qua thƣ tín tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí, trong một lúc có thể trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, khi đàm phán với đối tác Trung Quốc, những ngƣời có tiếng là khéo léo và dạn dày kinh nghiệm trên thƣơng trƣờng thì việc phán đốn ý đồ của họ qua lời lẽ trong thƣ là rất khó khăn. Ngày nay, điện tín đã khắc phục đƣợc nhƣợc điểm chậm trễ của những lá thƣ viết tay nhƣng hình thức này vẫn chỉ đƣợc coi là bƣớc khởi đầu cho một quan hệ đàm phán hợp đồng. Đối với ngƣời Trung Quốc, việc xây dựng niềm tin và ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp nơi họ là tiền đề quan trọng cho sự thành công của một hợp đồng
thƣơng mại quốc tế. Do đó, phía Việt Nam cần rất thận trọng với từng lời lẽ trong thƣ, bày tỏ đƣợc mong muốn hợp tác chân thành và nhất định không đƣợc chậm trễ trong vấn đề trả lời thƣ. Kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thƣ liên tiếp sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam duy trì đƣợc mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và sự thành công của đàm phán hợp đồng trực tiếp trong tƣơng lai là không xa.