II. ẢNH HƢỞNG CỦA VĂN HÓA KINH DOANH TRUNG QUỐC TỚI CÁC HÌNH THỨC
2. Đàm phán bằng điện thoại
Cũng giống với thƣ tín, điện thoại đƣợc coi là phƣơng tiện khởi đầu cho một mối hợp tác. Khi sử dụng điện thoại, vấn đề xƣng hô là rất quan trọng. Tên ngƣời Trung Quốc có thứ tự tƣơng đối giống với tên ngƣời Việt Nam bao gồm họ, đệm giữa và tên. Chữ đệm giữa này luôn đi kèm cùng tên nhƣ một từ. Hoặc cũng có thể chỉ gọi tên kèm một từ xƣng hô khác Nếu gặp ngƣời đứng tuổi nên xƣng “lao” có nghĩa “già” đặt trƣớc họ của ngƣời đó. Nếu gặp ngƣời trẻ tuổi hơn nên xƣng “xiao” có nghĩa là “tiểu” đƣợc gắn với tên của ngƣời đó.
Nhiều ngƣời Trung Quốc cịn đặt tên theo kiểu phƣơng Tây là tên trƣớc, họ sau. Nếu chúng ta không chắc chắn đâu là tên riêng, đâu là họ thì nên hỏi họ xem là nên xƣng hô thế nào. Đại đa số họ của ngƣời Trung Quốc thƣờng chỉ có một âm tiết.
Ngƣời Trung Quốc thƣờng xƣng hay gọi nhau bằng “xian sheng”có nghĩa là “tiên sinh” đƣợc đặt sau họ của ngƣời mà chúng ta muốn xƣng hơ. Ví dụ nhƣ ơng Trƣơng thì đƣợc xƣng hơ “zhang xian sheng”. Đối với phụ nữ nếu đã có chồng thì nên xƣng “tai tai” theo họ của chồng, cịn đối với phụ nữ chƣa chồng thì nên xƣng “xiao jie” có nghĩa “tiểu thƣ". Đối với những ngƣời có chức danh tổng giám đốc, cục trƣởng, chủ tịch...thì có thể xƣng hơ chức danh cơng việc của họ bất cứ khi nào có thể. Cịn với những ngƣời là phó thì thơng thƣờng theo phong tục, chữ "phó" sẽ đƣợc lƣợc bỏ đi. Ngày nay, giới chủ doanh nghiệp thƣờng gọi nhau bằng họ rồi mới tới chức vụ, thông thƣờng nhất gọi là “lao ban” có nghĩa là “Ơng chủ”.
Việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp ngƣời giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trƣơng, đúng vào thời cơ cần thiết. Tuy nhiên, phí tổn điện thoại giữa các nƣớc rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thƣờng phải hạn chế về mặt thời gian, các bên khơng thể trình bày chi tiết; mặt khác đây là hình thức trao đổi bằng miệng, khơng có bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi. Hình thức đàm phán qua điện thoại không đƣợc sử dụng nhiều giữa các doanh nghiệp Việt Nam và Trung Quốc. Ngoài những nguyên nhân xuất phát từ hạn chế của chính bản thân hình thức này nhƣ đã liệt kê ở trên thì cịn một ngun nhân khơng kém phần quan trọng là sự bất đồng ngôn ngữ. Phần lớn các doanh nghiệp ngoại thƣơng Trung Quốc thích đàm phán bằng tiếng Hoa, khơng thạo trong việc nghe nói tiếng Anh trong khi số lƣợng doanh nghiệp biết tiếng Trung ở Việt Nam lại không nhiều. Thêm vào đó là sự đa dạng trong ngơn ngữ tiếng Trung với các thứ tiếng nhƣ tiếng Quan Thoại, tiếng Quảng Đơng. Do đó dù có biết tiếng Trung thì chƣa chắc các doanh nghiệp Việt Nam có thể giao dịch với các doanh nghiệp Trung Quốc nếu ngôn ngữ mà họ sử dụng không giống với ngơn ngữ mà phía doanh nghiệp Việt Nam đƣợc học. Khi đàm phán qua điện thoại, hai bên sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu nhau, hơn nữa lại khơng thể sử dụng phiên dịch nhƣ trong gặp mặt trực tiếp. Vì thế nên điện thoại chỉ đƣợc dùng trong những trƣờng hợp thật khẩn trƣơng, sợ lỡ thời cơ; hoặc trong trƣờng hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết...Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thƣ xác nhận nội dung đã đàm phán thỏa thuận.