II. ẢNH HƢỞNG CỦA VĂN HÓA KINH DOANH TRUNG QUỐC TỚI CÁC HÌNH THỨC
3. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Đàm phán bằng thƣ tín hay bằng điện thoại dù có những ƣu điểm nhất định nhƣng cũng không thể thay thế đƣợc đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Có thể coi hai phƣơng thức đàm phán trên là bƣớc khởi đầu cho những cuộc đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp diễn ra thuận lợi hơn
Những chuẩn bị cho cuộc đàm phán:
Nếu doanh nghiệp Việt Nam đã quyết định đến Trung Quốc để đàm phán trực tiếp, phía Việt Nam nên tự mình hoặc cử đại diện của mình tại Trung Quốc (nếu có) lên kế hoạch gặp gỡ ít nhất là từ một đến hai tuần trƣớc khi tới nơi. Trƣớc khi đến Trung Quốc nên cho đối tác biết trƣớc những yêu cầu của doanh nghiệp Việt Nam về nơi ăn chốn ở cũng nhƣ những thứ khác liên quan đến công việc đàm phán. Điều này càng quan trọng khi chúng ta đại diện cho một công ty nhỏ với ngân sách hạn hẹp. Ngƣời Trung Quốc thƣờng nghĩ rằng những ngƣời nƣớc ngồi đều giàu có và có thể trang trải cho mọi thứ dịch vụ. Ngƣời ta có thể tự sắp xếp mọi thứ cho chúng ta mà không hỏi ý kiến chúng ta và chúng ta có thể "chóng mặt" vì lịng hiếu khách của họ. Có thể chúng ta sẽ thấy một chiếc xe và ngƣời lái xe đợi sẵn ở sân bay. Có thể ngƣời ta sẽ đặt trƣớc cho chúng ta một phòng ở một khách sạn sang trọng nơi chúng ta đƣợc tiếp đãi nhƣ thƣợng khách. Hãy cẩn thận vì chúng ta có thể phải trả tiền cho tất cả mọi thứ và rồi đến ngày cuối cùng, ngƣời ta sẽ chìa hóa đơn thanh tốn ra. Hơn nữa, phía Việt Nam sẽ cảm thấy ngạc nhiên khi thấy phía đối tác chủ nhà ln tìm cách thiết đãi mình vào bất cứ lúc nào. Ở Trung Quốc, trách nhiệm của chủ nhà bao gồm cả đáp ứng cả mọi nhu cầu của khách, làm cho khách cảm thấy thoải mái. Nếu doanh nghiệp Việt Nam muốn tự do, hãy thông báo với họ một cách tế nhị rằng chúng ta sẽ gặp lại họ sau ở văn phịng cơng ty họ hơn là ở khách sạn nơi chúng ta ở
Về trang phục kinh doanh:
Trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc, trang phục phổ biến của nam giới là những bộ Comple truyền thống với áo sơ mi xanh và cà vạt màu dịu. Phái nữ thƣờng mặc quần áo có tính chất truyền thống, đầm hay áo cánh (dạng áo sơ mi) hoặc bất kỳ loại trang phục cao cấp nào. Áo mặc nên có cổ cao và màu dịu nhẹ nhƣ màu be, nâu. Bởi ngƣời Trung Quốc coi trọng truyền thống, coi trọng tính khiêm tốn, ơn hịa nên phụ nữ Trung Quốc thƣờng chọn giày đế bệt hoặc đế rất
thấp, đặc biệt là trong trƣờng hợp trơng cao hơn đối tác đàm phán. Giày cao gót chỉ đƣợc chấp nhận trong trƣờng hợp có nghi lễ tiếp đón khá sang trọng mà nhà ngoại giao nƣớc ngồi mời. Phía Việt Nam cũng nên tn theo truyền thống này để tạo ấn tƣợng tốt đẹp ban đầu với đối tác.
Các nguyên tắc khi gặp gỡ trực tiếp đối tác Trung Quốc:
- Tính đúng giờ đƣợc xem là tối quan trọng. Đối tác Trung Quốc khơng thích sự chờ đợi, thời gian trở thành yếu tố cần thiết cho một buổi đàm phán
- Rất hiếm khi ngƣời Trung Quốc giao dịch với những ngƣời họ không biết hoặc họ khơng tin tƣởng. Do đó việc tạo ra đƣợc ấn tƣợng giao thiệp tốt ban đầu với đối tác Trung Quốc là vô cùng quan trọng trƣớc khi tiến hành kinh doanh. Giữ cho mắt luôn tiếp xúc với mắt đối tác, sự né tránh nhìn vào mắt đối phƣơng thì đƣợc nghĩ nhƣ là sự khơng thành thật.
- Ngƣời Trung Quốc rất quan tâm đến việc trao danh thiếp, vì thế hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp Việt Nam có mang đủ danh thiếp, một mặt in tiếng Anh, mặt khác in tiếng Trung Quốc, đặc biệt in bằng tiếng địa phƣơng rất đƣợc hoan nghênh. Trong danh thiếp nên in chức danh, đặc biệt là chức danh của ngƣời có thâm niên để ra quyết định. Trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc, cốt lõi chính của việc trao đổi danh thiếp là quyết định ai là ngƣời có khả năng quyết định bên phía doanh nghiệp Việt Nam. Nếu cơng ty phía Việt Nam là lâu năm và lớn nhất ở quốc gia hoặc có tiếng tăm thì hãy thể hiện nó trên danh thiếp. Nên in danh thiếp bằng mực màu vàng vì màu vàng ở Trung Quốc thể hiện sự tiếng tăm và giàu có. Nên đƣa danh thiếp bằng cả hai tay và lật mặt danh thiếp ghi bằng tiếng Hoa để lên trên. Khi nhận danh thiếp của đối tác, cũng nên xem nó cẩn thận trƣớc khi đặt lên bàn, đừng bao giờ để danh thiếp ở túi quần sau bởi điều này xem nhƣ là sự thiếu tôn trọng đối với họ.
- Theo thông lệ trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc, khi bƣớc vào phịng họp ngƣời trƣởng đồn sẽ vào trƣớc. Phía Việt Nam cần chú ý điều này
và làm giống nhƣ họ để tránh xác định sai ngƣời trƣởng đồn, ngƣời có tƣ cách quyết định.
Trong cuộc đàm phán ngƣời có quyền chức cao nhất là ngƣời đƣợc mong đợi để dẫn đầu cuộc thảo luận, sự ngắt ngang của bất kỳ cấp dƣới nào đƣợc xem nhƣ là cú sốc đối với ngƣời Trung Quốc. Khi đàm phán, thƣơng lƣợng doanh nghiệp Việt Nam nên khiêm tốn, vì trong văn hóa kinh doanh của ngƣời Trung Quốc, khiêm tốn là có đạo đức. Những yêu cầu cƣờng điệu, thái quá sẽ đƣợc xem xét với sự ngờ vực, và những yêu cầu cá biệt sẽ bị điều tra.
- Trong thƣơng lƣợng, hãy nhấn mạnh đến tính hịa hợp của hai cơng ty, mối quan hệ cá nhân hữu hảo và mong muốn đƣợc cộng tác với nhau… đó là những điều chính yếu. Lợi nhuận cũng rất quan trọng, nhƣng tốt nhất nên nhƣờng bƣớc một chút cho sự hài hịa của đơi bên.
- Đừng bao giờ chê bai phía đang cạnh tranh với mình (với hy vọng thuyết phục đối tác thƣơng luợng không làm việc với phía cạnh tranh đó), điều này tối kỵ trong văn hóa Trung Hoa, ngƣợc lại cũng đừng quá thành thật nhận cái yếu của mình so với phía cạnh tranh.
- Gửi kế hoạch trƣớc cho bên đối tác xem xét. Khi đến gặp để trình bày thì chỉ tóm tắt lại các điểm chính. Cố gắng tự tìm xem những điểm nào đối tác chƣa hiểu, bởi hiếm khi họ hỏi lại các điểm chƣa rõ, do sợ ngƣời trình bày bị “quê”. Nên chia buổi trình bày thành những khoảng dừng và yêu cầu ngƣời nghe đặt câu hỏi. Hãy kiên nhẫn vì sẽ có nhiều câu hỏi đi rất xa khỏi vấn đề. Khi trình bày ln nhớ “thƣa gửi” ngƣời trƣởng đồn cao niên.
- Ngƣời Trung Quốc khơng thích nói thẳng, trực tiếp mà thƣờng có sự dẫn dắt câu chuyện từ xa tới gần. Bởi theo quan niệm của họ, việc thiết lập mối quan hệ thân mật với đối tác là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công trong đàm phán. Ngƣời Trung Quốc tin tƣởng rằng mối quan hệ cá nhân mật thiết khơng dễ gì bị phá vỡ và mọi cam kết đều dựa trên sự tin tƣởng lẫn nhau. Hình thức văn hóa này đối lập với các nƣớc phƣơng
Tây vì các nhà đàm phán phƣơng Tây thƣờng muốn đi ngay vào vấn đề cần bàn bạc để nhằm đẩy nhanh quá trình đàm phán. Vì vậy phía Việt Nam cần có sự kiên nhẫn, thái độ tôn trọng để lắng nghe phía Trung Quốc trình bày mà khơng nên vội vàng hấp tấp ngắt lời vì việc ngắt lời đó sẽ làm cho ngƣời đang nói cảm thấy khơng đƣợc tơn trọng và có thể bị mất thể diện.
- Trong đàm phán, ngƣời Trung Quốc chẳng bao giờ nói khơng với bất kỳ một lời yêu cầu nào hay lộ vẻ khơng đồng ý ra ngồi mặt với bất kỳ điều gì. Họ ln che giấu tình cảm của mình, thƣờng là bằng một nụ cƣời mỉm hay cƣời to. Nếu có ai đáp lại một lời yêu cầu của chúng ta bằng cách nói “để sau” rồi sau đó “qn mất” thì điều đó thƣờng có nghĩa là họ khơng thể đáp ứng lời u cầu đó đƣợc. Khơng nên trả lời thẳng thừng vì điều đó bị xem là bất lịch sự. Thay vì nói khơng, chúng ta nên nói là “có lẽ”; “tơi sẽ nghĩ về điều này”; “chúng ta sẽ xem sau”. Ngƣời Trung Quốc cũng sẽ làm nhƣ vậy. Nên chú ý vì rằng cho dù đối tác Trung Quốc cƣời hay nói một cách ẩn ý là “khơng vấn đề gì đâu” ; “vấn đề khơng q nghiêm trọng” thì thật sự ý họ là “vẫn có vấn đề”. Chính vì họ khơng thích bị nói thẳng nên nếu có phê bình họ thì nên khéo léo hoặc là trình bày trong một dịp nào đó thích hợp. Vì thế những ngƣời thành công ở Trung Quốc là những bậc thầy về tâm lý ngoại giao hơn là kinh tế. Cách cƣ xử của họ ít nhiều cũng phụ thuộc vào cảm tính.
- Ngƣời Hoa thƣờng tránh biểu lộ cảm xúc của mình. Nếu muốn biểu lộ sự ham muốn về điều gì đó thì họ chỉ diễn đạt bằng cách nói bóng gió hay những điệu bộ giả vờ. Cịn trong tình cảm, họ thƣờng cảm thấy bối rối khi phải thổ lộ tâm sự của mình. Họ thƣờng có cử chỉ thẹn thùng, hai tay nắm chặt lại, khẽ quay mặt đi. Ngƣời Hoa thƣờng từ chối trả lời những câu hỏi về cảm xúc bởi lẽ họ có quá nhiều xúc cảm. Tuy nhiên họ biết cách giấu cảm xúc ở trong lịng.
- Vì ngƣời Hoa rất coi trọng chức tƣớc thứ bậc của ngƣời đàm phán nên trong quá trình ký hợp đồng nếu các quan chức cao cấp phía doanh
nghiệp Việt Nam khơng thể đến, chúng ta có thể tìm những cách sáng tạo để phía đối tác coi trọng hơn địa vị của những ngừơi đƣợc cử đến đàm phán. Sắp đặt một cú điện thoại gọi đến từ một quan chức cao cấp của công ty hoặc bổ nhiệm những ngƣời đàm phán vào các chức vụ có thanh thế trong công tác đặc biệt này.
- Chiến lƣợc đàm phán nói chung của ngƣời Hoa là tìm hiểu khi nào phía đối tác kết thúc đàm phán và trở về nƣớc, qua đó trì hỗn cuộc đàm phán để ép đối tác vào tình thế bắt buộc phải nhƣợng bộ khi mà ngày về nƣớc đang đến gần. Do đó phía Việt Nam cần tránh tiết lộ ngày giờ chính thức sẽ rời Trung Quốc hoặc có thể nói rằng chúng tơi sẽ ở lại cho đến khi nào cơng việc hồn tất.
- Doanh nhân Trung Quốc hiện vẫn cịn giữ thói quen xem ngày lành tháng tốt trƣớc khi ra quyết định hay ký kết hợp đồng. Vì thế nên đừng ngạc nhiên nếu nhƣ mọi việc dù đã sắp xếp xong nhƣng việc ký lại đƣợc dời qua một ngày khác.
- Sau khi kết thúc cuộc giao tiếp, thƣơng lƣợng:
Kết thúc cuộc giao tiếp, phía Việt Nam nên rời khỏi trƣớc đối tác Trung Quốc. Rời khỏi này đƣợc hiểu linh hoạt theo từng trƣờng hợp, một ví dụ điển hình là sau khi đàm phán xong nên đứng dậy trƣớc, sau đó đợi đối tác Trung Quốc đứng dậy, bắt tay rồi bƣớc ra khỏi phịng trƣớc.
Sau q trình đàm phán, nếu kết quả tốt đẹp chúng ta nên giữ mối quan hệ tốt với họ để có các thuận lợi sau này. Còn nếu nhƣ đàm phán thất bại, cũng đừng quá tuyệt vọng, chúng ta nên nhìn đối phƣơng dƣới lăng kính tích cực. Một đàm phán thất bại có thể là một đầu tƣ cho tƣơng lai, đừng để lại sau lƣng những cảm giác không tốt.
Để duy trì mối quan hệ, doanh nghiệp Việt Nam nên viếng thăm lui tới vài lần để đạt đƣợc mục tiêu. Ngƣời Trung Quốc thích thiết lập một mối quan
hệ thân thiết trƣớc khi kết thúc vụ làm ăn. Ngay cả khi hợp đồng đã đƣợc ký, ngƣời Trung Quốc vẫn tiếp tục thúc ép để có vụ làm ăn tốt hơn.
