bản có chức năng tự động lưu trữ nội dung văn bản đối với các tập tin văn bản đã được đặt tên. Chính vì vậy, sau khi mở tập tin văn bản mới, chúng ta nên thực hiện thao tác lưu trữ (để đặt tên cho tập tin văn bản).
- Bước 2: Nhập nội dung văn bản. Ở bước này, ta chỉ nên nhập nội dung văn bản mà không nên thực hiện đan xen với các thao tác khác như: Định dạng, căn chỉnh, soát sửa,... vì nếu làm như vậy sẽ giảm đáng kể tốc độ làm việc. Ở bước 2 này, ta cũng cần chủ động thực hiện đan xen với thao tác lưu trữ nội dung văn bản để bảo đảm nội dung văn bản đã nhập sẽ bị mất ít nhất nếu có sự cố.
- Bước 3: Hiệu chỉnh văn bản. Trong bước này, ta sẽ thực hiện các công việc như: Soát lỗi chính tả, trình bày văn bản.
Việc soát lỗi chính tả có thể soát bằng phương pháp thủ công hoặc bằng các phần mềm soát lỗi chính tả có trên máy tính. Nếu thực hiện bằng phương pháp thủ công, chúng ta nên thực hiện độc lập việc soát lỗi chính tả và soát ngữ pháp, câu cú. Đối với các văn bản tiếng Anh, ta có thể soát lỗi chính tả và ngữ pháp bằng tính năng Spelling & grammar được tích hợp sẵn trong Word 2010 và tính năng tự động sửa lỗi Auto Correct. Đối với văn bản tiếng Việt có thể sử dụng phần mềm VietSpell để kiểm tra phát hiện sai sót chính tả.
Việc trình bày văn bản bao gồm các thao tác Định dạng, căn chỉnh tài liệu,... Chúng ta nên thực hiện các thao tác trình bày văn bản theo trật tự từ đầu đến cuối văn bản.
Sau khi thực hiện hiệu chỉnh văn bản xong, chúng ta nên sử dụng tính năng Print preview (nếu có) để xem mô phỏng trang in xem đã được cân đối trên trang in chưa và thực hiện lại thao tác hiệu chỉnh văn bản cho đến khi đạt yêu cầụ
Trên thực tế, thao tác hiệu chỉnh văn bản mất khá nhiều công sức để thao tác và tư duỵ Chính vì vậy, chúng ta cũng cần phải chủ động thực hiện thao tác cất giữ đan xen trong quá trình hiệu chỉnh văn bản.
- Bước 4: In văn bản. Tại bước này, chúng ta cần xác định máy in sẽ sử dụng để đưa văn bản ra in (nếu sử dụng máy in trên mạng). Xác định in tất cả các trang hay in một số trang in và xác định số bản in trên mỗi trang in. Nếu số bản in trên mỗi trang in mà nhiều hơn 1 thì ta cần xác định in theo trật tự nàỏ In theo trật tự từng trang in hay theo trật tự từng bản in (để tránh phải chia lại văn bản sau khi in).
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 33