3.11.1. Thay đổi màn hình hiển thị bảng tính
Việc thay đổi màn hình hiển thị bảng tính hợp lý sẽ giúp người sử dụng làm việc hiệu quả hơn, đỡ mỏi mệt hơn. Để thay đổi màn hình hiển thị bảng tính, ta làm việc với các lệnh trong nhóm ribbon Workbook Views của thẻ ribbon View:
Ta cũng có thể thay đổi nhanh giữa các chế độ hiển thị bảng tính thông qua các lệnh nằm trên dòng trạng thái, ở góc dưới cùng bên phải màn hình Excel.
Chế độ Normal: Hiển thị nội dung bảng tính với bố cục đơn giản để người sử dụng có thể nhập và chỉnh sửa nhanh chóng. Người sử dụng không thể xem các yếu tố như tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang in. Màn hình hiển thị bảng tính không có thước ngang, thước dọc. Khi chuyển sang chế độ view khác mà quay lại Normal thì sẽ xuất hiện các dấu ngắt trang. Muốn ẩn dấu ngắt trang ở chế độ Normal, ta đóng Workbook và mở lạị
Để luôn ẩn dấu ngắt trang ở chế độ Normal, ta thực hiện:
+ Vào thẻ ribbon File\Options\Advanced\Tắt mục chọn Show page breaks.
Chế độ Page Llayout: Hiển thị bảng tính trên màn hình giống như trang in. Có thể xem các yếu tố như Lề; Ngắt trang; Tiêu đề đầu trang; Tiêu đề cuối trang.
Ở chế độ này, ta có thể thêm, sửa, xóa Tiêu đề đầu trang in; Tiêu đề cuối trang in bằng cách kích chuột trực tiếp vào vùng Tiêu đề đầu trang in hoặc Tiêu đề cuối trang in.
Chế độ Page Break Preview: Cho phép nhìn nội dung bảng tính ở chế độ tổng quan. Ở chế độ này, ta có thể nhìn thấy rõ các ngắt trang, phạm vi vùng in và có thể dễ dàng thay đổi vị trí ngắt trang, vùng in đó bằng thao tác đưa trỏ chuột nên các đường ngắt trang, vùng in và thực hiện thao tác rê chuột.
Chế độ Custom Views: Chế độ này cho phép người sử dụng lưu lại chế độ view hiện tại dưới một cái tên và cho phép chuyển nhanh về các chế độ view đã
lưu trữ thông qua các tên view đã có trong Excel.
Chế độ Full Creen: Hiển thị bảng tính toàn màn hình. Ở chế độ này, thanh công cụ truy cập nhanh, ribbon được ẩn đị Ta bấm phím ESC để quay về chế độ view trước đó.
3.11.2. Ẩn/Hiện một số thành phần của của sổ Excel
Để Ẩn/Hiện một số thành phần của cửa sổ Word, ta vào thẻ ribbon View và làm việc với các lệnh trong nhóm ribbon Show:
Lệnh Ruler : Ẩn/Hiện thước
Lệnh Gridlines : Ẩn/Hiện các đường kẻ lưới cho màn hình bảng
tính.
Lệnh : Ẩn/Hiện thanh công thức.
Lệnh : Ẩn/Hiện tên dòng, tên cột.
3.11.3. Thay đổi tỷ lệ hiển thị màn hành Excel
Để thay đổi tỷ lệ hiển thị màn hình bảng tính, ta vào thẻ ribbon View và làm việc với các lệnh trong nhóm ribbon Zoom:
Lệnh : Xuất hiện hộp thoại Zoom.
Lệnh : Đưa màn hình hiển thị bảng tính về tỷ lệ bình thường (100%).
Lệnh : Phóng to/thu nhỏ phần bảng tính đang chọn hiển thị với tỷ lệ tối đa trong cửa sổ có kích thước hiện tạị
3.11.4. Sắp xếp các cửa sổ hiển thị nội dung bảng tính
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 121 thao tác sắp xếp như sau:
+ Vào thẻ ribbon View/Kích chuột vào lệnh Arrange All . Xuất hiện hộp hội thoại Arange Windows:
- Tiled: Xếp các Workbook đang mở kiểu lát gạch.
- Horizontal: Xếp các Workbook đang mở hiển thị theo chiều ngang.
- Vertical: Xếp các Workbook đang mở hiển thị theo chiều dọc.
- Cascade: Xếp các Workbook đang mở hiển thị theo kiểu lợp ngóị
3.11.5. Chia màn hình hiển thị nội dung bảng tính
Để có thể cùng một lúc làm việc với 4 vùng khác nhau trong một tập tin bảng tính, ta có thể thực hiện thao tác chia màn hình hiển thị nội dung bảng tính như sau:
+ Đưa con trỏ ô về vị trí muốn chia màn hình thành 4 phần.
+ Vào thẻ ribbon View\Nhóm ribbon Windows\Kích chuột vào lệnh Split .
+ Đưa trỏ chuột về các đường chia màn hình và rê chuột để điều chỉnh lại các phần của màn hình chiạ
Chú ý:
Để hủy bỏ chế độ làm việc với Workbook chia 4 màn hình, ta kích chuột vào lệnh Split trong nhóm ribbon Window của thẻ ribbon View.
3.12. In bảng tính B1. Mở workbook cần in B1. Mở workbook cần in
B2. Thẻ ribbon File/Print (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+P). Khi đó xuất hiện cửa sổ Print:
1. Thanh cuộn dọc: Dùng để xem phần bảng tính bị che khuất 2 phía trên dướị
2. Thanh cuộn ngang: Dùng để xem phần bảng tính bị che khuất 2 bên trái phảị
3. Thanh thay đổi tỷ lệ: Dùng để thay đổi tỷ lệ hiển thị các trang in trong màn hình View.
4. Ẩn/hiện lề trang in: Khi các biểu tượng căn lề hiện ra, ta có thể thay đổi giá trị lề trên, dưới, trái, phải, lề tiêu đề trang in, độ rộng cột.
5. Số trang in: Hiển thị trang bảng tính hiện tại trên tổng số trang bảng tính có trong Workbook.
6. Số bản in: Cho phép thay đổi số bản in trên một trang in.
7. Tên máy in: Chọn máy in cần in. Tính năng này sử dụng khi in trên mạng.
8. Phạm vi in: Phạm vi các trang sẽ in:
- Print Active Sheets: In tất cả các trang của bảng tính đang làm việc hiện tạị
- Print entire workbook: In tất cả các bảng tính có trong workbook đang làm việc hiện tạị
- Pages To : In một số trang liên tục.
- Print seletion: In phần bảng tính đang chọn. Nếu mục này mờ cho biết chưa có phần bảng tính nào được chọn trước khi in.
9. Cách in: Cách in tự động chỉ sử dụng khi máy in có tính năng tự động in trên 2 mặt giấỵ
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 123
- Print on both sides: In trên 2 mặt giấy tự động.
10. Trật tự in các bản in, trang in: Tính năng này chỉ sử dụng khi in nhiều hơn một bản trên một trang in. Nếu không chọn phù hợp thì ta phải thực hiện thao tác chia lại các bản in sau khi in bằng taỵ
- Collated: In theo trật tự từng bản in.
- Un collated: In theo trật tự từng trang in.
11. Hướng in: Thao tác này thường được thực hiện trước trong Page setup.
- Portrait Orientation: In theo chiều dọc trang giấỵ
- Lanscape Orientation: In theo chiều ngang trang giấỵ
12. Khổ giấy: Thay đổi khổ giấy cho trang in. Thao tác này thường được thực hiện trước trong Page setup.
13. Lề trang in: Thay đổi lề cho trang in. Thao tác này thường được thực hiện trước trong Page setup.
14.Thay đổi tỷ lệ trang in:
- No Scaling: Không thay đổi tỷ lệ nội dung bảng tính trên trang in. - Fit sheet on One Page: Thay đổi tỷ lệ nội dung bảng tính vừa 1 trang in.
- Fit All Column on One Page: Thay đổi tỷ lệ độ rộng các cột trong bảng tính vừa 1 trang in.
- Fit All Rows on One Page: Thay đổi tỷ lệ chiều cao các dòng trong bảng tính vừa 1 trang in.
- Custom Scaling Options: Thay đổi tỷ lệ nội dung bảng tính trên trang in theo yêu cầu người sử dụng.
15. Định dạng trang in: Xuất hiện hộp thoại Page Setup.
16. Màn hình View: Hiển thị các trang bảng tính.
B3. Chọn các giá trị cần in.
B4. Kích chuột nào nút lệnh Print.
3.13. Các hàm cơ bản trong Excel
3.13.1. Các hàm toán học và lượng giác (Math & Trig)
Các hàm toán học và lượng giác giúp ta có thể giải các bài toán đại số, giải tích, hoặc lượng giác từ bậc tiểu học đến đại học,...
Các hàm trong phần này sắp theo trật tự: Các hàm không có đối số, hàm tính toán, hàm làm tròn, hàm lượng giác. Trong mỗi nhóm ribbon, các hàm xếp theo trật tự tên hàm theo vần A, B, C,...
3.13.1.1. Hàm ABS()
ạ Chức năng: Tính trị tuyệt đối của một số.
b. Cú pháp: ABS(number)
Trong đó:
- number: Là biểu thức số cần lấy trị tuyệt đối
c. Ví dụ: 3.13.1.2. Hàm PI() ạ Chức năng: Trả về giá trị hằng số pi b. Cú pháp: Pi() c. Ví dụ: 3.13.1.3. Hàm RAND()
ạ Chức năng: Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1
b. Cú pháp: RAND()
c. Ví dụ:
3.13.1.4. Hàm FACT()
ạ Chức năng: Tính giai thừa của một giá trị số.
b. Cú pháp: FACT(number)
Trong đó:
- number: Là số dương cần tính giai thừạ
c. Chú ý:
- Nếu number âm, hàm FACT sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!
- Nếu number là số dương không nguyên thì hàm sẽ tính giai thừa cho phần nguyên của number.
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 125
3.13.1.5. Hàm SQRT()
ạ Chức năng: Tính căn bậc 2 của một số.
b. Cú pháp: SQRT(number)
Trong đó:
- number: Là số cần tính căn bậc 2.
c. Chú ý:
- Nếu number âm thì hàm SQRT trả về giá trị lỗi #NUM!
d. Ví dụ: 3.13.1.6. Hàm MOD() ạ Chức năng: Hàm tính số dư. b. Cú pháp: MOD(number,divisor) Trong đó: - number là số bị chiạ - divisor là số chiạ c. Chú ý:
- Nếu divisor =0 thì hàm MOD trả về giá trị lỗi #DIV/0! - Thực chất, hàm MOD tính bởi công thức:
MOD(a, b) = a - b*INT(a/b)
d. Ví dụ:
3.13.1.7. Hàm POWER()
b. Cú pháp: POWER(number,power)
Trong đó:
- number: Là số cần tính lũy thừạ number có thể là số thực. - power: Là số mũ.
c. Chú ý:
- Có thể sử dụng phép toán ^ thay thế cho hàm POWER
d. Ví dụ:
3.13.1.8. Hàm PRODUCT
ạ Chức năng: Tính tích các đối số.
b. Cú pháp: PRODUCT(number1, [number2], ...)
Trong đó:
- number1, number2, number3,...: Là các đối số cần tính tích.
c. Chú ý:
- Công thức =PRODUCT(A1, A2) tính tích của 2 ô A1*A2. Công thức =PRODUCT(A1:A4, C1:C2) tính tích các ô A1*A2*A3*A4*C1*C2
- Nếu đối số là mảng hoặc tham chiếu, thì chỉ có các số trong mảng hoặc tham chiếu đó mới được nhân. Các ô trống, giá trị logic hoặc chuỗi ký tự trong mảng hoặc tham chiếu sẽ bị bỏ quạ
d. Ví dụ: 3.13.1.9. Hàm EVEN() ạ Chức năng: Làm tròn một số đến số nguyên chẵn gần nhất. b. Cú pháp: EVEN(number) Trong đó: - number: Là số cần làm tròn đến số nguyên chẵn gần nhất. c. Chú ý:
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 127 - Nếu number không phải là dạng số, hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!
- Không xét đến dấu của đối số number, giá trị được làm tròn lên khi được điều chỉnh ra xa số 0. Nếu number là số nguyên chẵn, thì không làm tròn. d. Ví dụ: 3.13.1.10. Hàm INT() ạ Chức năng: Làm tròn đến số nguyên nhỏ gần nhất. b. Cú pháp: INT(number) Trong đó: - number: Là số thực cần làm tròn đến số nguyên nhỏ gần nhất. d. Ví dụ: 3.13.1.11. Hàm OĐ() ạ Chức năng: Làm tròn đến một số nguyên lẻ gần nhất. b. Cú pháp: OĐ(number) Trong đó: - number: Là gia trị số cần làm tròn. c. Chú ý:
- Nếu number không là số hoặc có dạng số, hàm OĐ trả về giá trị lỗi #VALUE!
- Bất kể dấu của number là gì, giá trị được làm tròn lên khi nó được điều chỉnh ra xa số không. Nếu số là số nguyên lẻ, sẽ không xảy
ra việc làm tròn nàọ
d. Ví dụ:
3.13.1.12. Hàm ROUND()
ạ Chức năng: Hàm làm tròn theo qui tắc làm tròn.
b. Cú pháp: ROUND(number, num_digits)
Trong đó:
- number: Là số cần làm tròn.
- num_digits: Là số chữ số cần làm tròn.
c. Chú ý:
- Nếu num_digits>0 thì số được làm tròn tới số chữ số thập phân. - Nếu num_digits=0 thì số được làm tròn tới số nguyên gần nhất. - Nếu num_digits<0 thì số được làm tròn tới số chữ số phần nguyên.
d. Ví dụ:
3.13.1.13. Hàm SIN()
ạ Chức năng: Tính SIN của một góc
b. Cú pháp: SIN(number)
Trong đó:
- number: Là góc (tính bằng Ridian) mà ta muốn tính SIN.
c. Chú ý:
- Nếu đối số của bạn tính bằng độ, ta hãy nhân nó với PI()/180 hoặc dùng hàm RADIANS để chuyển đổi nó thành Radian.
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 129
d. Ví dụ:
3.13.1.14. Hàm COS()
ạ Chức năng: Tính COSIN của một góc.
b. Cú pháp: COS (number)
Trong đó:
- number: Là góc (tính bằng Ridian) mà ta muốn tính COSIN.
c. Chú ý:
- Nếu đối số của bạn tính bằng độ, ta hãy nhân nó với PI()/180 hoặc dùng hàm RADIANS để chuyển đổi nó thành Radian.
d. Ví dụ:
3.13.2. Các hàm thống kê (Statistical)
3.13.2.1. Hàm AVERAGE()
ạ Chức năng: Tính trung bình cộng của các đối số. b. Cú pháp: AVERAGE(number1, [number2], ...)
Trong đó:
- number1, number2, number3, ... : Là các đối số cần tính giá trị trung bình cộng.
c. Chú ý:
- Các đối số có thể là số hoặc tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số.
- Các giá trị logic và biểu thị số dạng văn bản mà bạn gõ trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được tính toán.
- Nếu một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô trống, thì những giá trị này sẽ bị bỏ qua; tuy nhiên những ô có giá trị 0 sẽ được tính.
- Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ khiến hàm xảy ra lỗị
- Nếu muốn tính cả các giá trị logic và ký tự dạng số trong một tham chiếu như là một phần của phép tính, hãy dùng hàm AVERAGEẠ
d. Ví dụ:
3.13.2.2. Hàm AVERAGEĂ)
ạ Chức năng: Tính trung bình cộng của các giá trị trong danh sách các đối số.
b. Cú pháp: AVERAGEĂvalue1, [value2], ...)
Trong đó:
- value1, value2, value3,....: Các giá trị đối số cần tính trung bình cộng.
c. Chú ý:
- Đối số có thể là: Số, Tên, Mảng hay tham chiếu có chứa số; ký tự dạng số hoặc giá trị logic.
- Các giá trị logic và ký tự dạng số mà gõ trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được tính toán.
- Đối số chứa giá trị TRUE (có giá trị là 1); đối số chứa giá trị FALSE (có giá trị là 0).
- Đối số tham chiếu hoặc mảng có chứa các giá trị ký tự hoặc ô chứa ký tự được coi có giá trị bằng 0 trong tính toán. Các giá trị hoặc ô trống sẽ được bỏ quạ
- Các đối số là giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ khiến hàm xảy ra lỗị
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 131 dạng số trong một tham chiếu như là một phần của tính toán, hãy dùng hàm AVERAGẸ
d. Ví dụ:
3.13.2.3. Hàm COUNT()
ạ Chức năng: Hàm COUNT đếm số ô chứa số và đếm các số trong danh sách các đối số. Dùng hàm COUNT để lấy được số mục nhập trong trường số trong một phạm vi hay mảng số.
b. Cú pháp: COUNT(value1, [value2], ...)
Trong đó:
- value1, value2, value3,...: Các giá trị đối số tham chiếu đến ô hoặc phạm vi mà ta muốn đếm số.
c. Chú ý:
- Các giá trị logic và ký tự dạng số mà bạn gõ trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được đếm.
- Các đối số là ký tự hay giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ không được đếm.
- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, chỉ các số trong mảng hay tham chiếu đó mới được đếm. Các ô trống, giá trị logic, ký tự hoặc giá trị lỗi trong mảng hoặc tham chiếu sẽ không được đếm.
- Nếu ta muốn đếm tất cả các giá trị logic, ký tự hoặc giá trị lỗi, hãy dùng hàm COUNTẠ
- Nếu ta chỉ muốn đếm những số đáp ứng một số điều kiện nào đó, hãy dùng hàm COUNTIF hoặc hàm COUNTIFS.
3.13.2.4. Hàm COUNTĂ)
ạ Chức năng: Hàm COUNTA đếm số ô không trống trong một