3.4.1. Sổ tay (Workbook)
Sổ tay là một tập tin để lưu trữ các dữ liệu dưới dạng bảng tính, biểu đồ, ... Chúng ta có thể sử dụng các dữ liệu có trong Sổ tay để thống kê, tính toán, phân tích, vẽ biểu đồ, ... Mỗi Sổ tay có thể chứa nhiều bảng tính, vì vậy ta có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin.
Sổ tay còn được gọi là Workbook hoặc gọi là tập tin Excel. Tập tin Excel 2010 có phần mở rộng ngầm định là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible
Markup Language) thay cho định dạng chuẩn ở các phiên bản Excel trước đây
là XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu được an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoàị Nhờ vậy, các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. Trong tài liệu này sẽ sử dụng thuật ngữ Workbook.
Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet (hay còn gọi là Sheet) hay chart sheet, chỉ phụ thuộc vào bộ nhớ của máy tính. Ở chế độ ngầm định, mỗi workbook mới chứa 3 worksheet có tên là: Sheet1, Sheet2, Sheet3.
3.4.2. Bảng tính làm việc (Worksheet)
Bảng tính làm việc còn khi được gọi là “Worksheet” hoặc gọi là "sheet" hoặc gọi là Bảng tính, là nơi lưu trữ và làm việc với các dữ liệụ Một Bảng tính có nhiều cột (Column) và nhiều dòng (Row). Giao của cột và dòng gọi là Ô (Cell). Mỗi bảng tính làm việc được lưu trong một workbook.
Trong tài liệu này sẽ gọi WorkSheet là Bảng tính.
Trong Excel 2010, một Bảng tính chứa được 16,384 cột (Gấp 64 lần phiên bản Excel 2003) và 1,048,576 dòng (Gấp 16 lần phiên bản Excel 2003).
3.4.3. Bảng tính biểu đồ (Chart sheet)
Về bản chất, Bảng tính biểu đồ là một Bang tính trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một biểu đồ. Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng biểu đồ riêng lẻ thì Bảng tính biểu đồ là lựa chọn tối ưụ Trong toàn bộ tài liệu này sẽ gọi ChartSheet là Bảng tính biểu đồ.
3.4.4. Các thẻ bảng tính (Sheet tabs)
Các thẻ bảng tính là một thanh chứa tên các Bảng tính có trong WorkBook đặt ở góc trái phía dưới của cửa sổ workbook. Ta có thể di chuyển từ Bảng tính
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 87 này sang Bảng tính khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên Bảng tính cần đến trong thanh Các thẻ bảng tính (Hoặc bấm các tổ hợp phím Ctrl+Page Up để di chuyển sang Bảng tính bên trái, Ctrl+PageDown để di chuyển sang Bảng tính bên phải của thanh Sheet Tabs). Trong toàn bộ tài liệu này sẽ gọi là Các thẻ bảng tính.
Các thành phần của Các thẻ bảng tính 1. Về bảng tính đầu tiên bên trái trên Các thẻ bảng tính.
2. Về bảng tính bên trái của bảng tính hiện tại trên Các thẻ bảng tính. 3. Về bảng tính bên phải của bảng tính hiện tại trên Các thẻ bảng tính. 4. Về bảng tính cuối cùng bên phải trên Các thẻ bảng tính.
5. Danh sách các Bảng tính có trong Workbook. 6. Tạo một Bảng tính mớị
3.4.5. Con trỏ ô (Cell Cursor)
Con trỏ ô là một đường nét đậm bao quanh ô đang làm việc hiện tại của Excel. Có 3 cách để di chuyển con trỏ ô sau khi xem hoặc nhập dữ liệu ô:
- Bấm phím Enter: Cách này thường dùng. Con trỏ ô sẽ được di chuyển xuống ô bên dưới ô làm việc hiện tạị
- Bấm phím Tab: Con trỏ ô sẽ được di chuyển sang ô bên phải ô làm việc hiện tạị
- Bấm phím Mũi tên: Con trỏ ô sẽ được chuyển về ô gần ô làm việc hiện tại nhất theo hướng mũi tên.
Con trỏ ô thường được sử dụng để xem giá trị, công thức trong ô; Sửa nội dung ô; Xóa nội dung ô; Chọn ô; ... khi sử dụng kết hợp với các phím chức năng tương ứng.
3.4.6. Ô (Cell)
Ô là giao của dòng với cột. Trong Excel 2010, mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ, gọi là địa chỉ ô.
Tuỳ theo cách chọn chế độ hiển thị tên cột mà địa chỉ ô được xác định khác nhaụ Trong tài liệu này sẽ chỉ sử dụng loại địa chỉ ô được dùng thông dụng, đó là gọi tên cột bằng các chữ cáị Khi đó, địa chỉ của một ô được xác định bởi:
<Tên cột><Tên dòng>
ạ Các loại địa chỉ ô:
* Địa chỉ tương đối:
Cách viết: <Tên cột><Tên dòng>
Ví dụ: D10, GC5, AH2000, ...
* Địa chỉ tuyệt đối:
Cách viết: <$Tên cột><$tên dòng>
Ví dụ: $CH$100, $M$1000, $A$5, ...
* Địa chỉ hỗn hợp:
Cách viết:
<$Tên cột><Tên dòng> (Tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc <Tên cột><$Tên dòng> (Tương đối cột, tuyệt đối dòng)
Ví dụ: $K350, CA$1000, $AM10, ....
Chú ý:
- Ta có thể nhập trực tiếp các loại địa chỉ ô trong công thức, ngoài ra ta có thể nhập địa chỉ ở dạng tương đối trong công thức, sau đó bấm phím F4 để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ ô.
- Các loại địa chỉ ô tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp đều có tác dụng chỉ đến một ô nào đó. Chúng sẽ có tác dụng hoàn toàn giống nhau khi không có thao tác sao chép công thức chứa các ô đó.
- Các loại địa chỉ ô chỉ khác nhau khi có sao chép công thức chứa các ô đó. Khi đó: Phần nào trong địa chỉ ô có dấu $ nằm ở trước thì sẽ luôn được cố định, không thay đổi; Phần nào trong địa chỉ ô không có dấu $ nằm ở trước thì sẽ chạy theo qui luật.
Ví dụ:
Giả sử tại ô D5 có chứ công thức: =A5+B$5+$C6+$H$1 Khi sao chép công thức đến:
- Ô A6 sẽ có công thức như sau: =A6+B$5+$C7+$H$1 - Ô AC5 sẽ có công thức như sau: =Z5+AA$5+$C6+$H$1 - Ô K20 sẽ có công thức như sau: =H20+I$5+$C21+$H$1 - Ô C1 sẽ có công thức như sau: =#REF!+A$5+$C2+$H$1
b. Tham chiếu đến các bảng tính khác:
Khi tham chiếu đến ô ở các bảng tính khác nhau trong cùng một Workbook, ta phải đưa thêm tên của bảng tính vào trước phần địa chỉ ô và đặt cách nhau bởi dấu !.
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 89
Tên bảng tính!Địa chỉ của ô
Còn khi tham chiếu đến ô ở bảng tính trong một Workbook khác, ta phải đưa thêm tên Workbook (đặt trong cặp dấu []) vào trước tên bảng tính rồi đến địa chỉ ô (giữa tên bảng tính và địa chỉ ô đặt cách nhau bởi dấu !).
[Tên Workbook]Tên bảng tính!Địa chỉ của ô
Ví dụ 1: Trong bảng tính sheet1, ta nhập công thức tại ô A1 như sau: =Sheet2!A2
Như vậy, ô A1 trong bảng tính sheet1 đã tham chiếu lấy giá trị của ô A2 trong bảng tính sheet2.
Ví dụ 2: Trong bảng tính sheet1 đang làm việc hiện tại của workbook Bang luong thang 2, ta nhập công thức tại ô D5 như sau:
=[Bang luong thang 1]Sheet1!A1
Như vậy, ô D5 trong bảng tính sheet1 của workbook Bang luong thang 2 đã tham chiếu lấy giá trị của ô A1 trong bảng tính sheet1 của Bang luong thang 1.
3.4.7. Vùng (Range)
Vùng là một tập hợp các ô có thể liên tục hoặc không liên tục trong một bảng tính. Có thể xem một ô cũng là một vùng. Vùng được xác định thông qua địa chỉ của các ô trong vùng hoặc thông qua tên gọi vùng.
ạ Xác định vùng qua địa chỉ các ô:
- Với các vùng gồm các ô liên tục hình chữ nhật thì địa chỉ của vùng xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và địa chỉ của ô góc dưới bên phải, giữa hai phần địa chỉ ô ngăn cách bởi dấu hai chấm (:).
- Với các vùng gồm các ô không liên tục thì phải liệt kê đầy đủ địa chỉ của từng thành phần trong địa chỉ của vùng, giữa các thành phần không liên tục thì dùng dấu phẩy (,).
Ví dụ: Địa chỉ vùng: A5:B10,C5,C7,D10:D20 bao gồm các ô từ A5 đến
B10, ô C5, ô C7 và các ô từ ô D10 đến ô D20.
b. Đặt tên cho vùng dữ liệu
Ngoài cách xác định vùng dữ liệu thông qua địa chỉ các ô như trên, Excel còn cho phép ta xác định vùng thông qua tên vùng. Việc đặt tên cho vùng dữ liệu giúp người sử dụng dễ nhớ, dễ sử dụng và nhanh chóng chọn lại vùng dữ liệu thông qua tên vùng.
+ Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên.
+ Thẻ ribbon Formulas\Nhóm ribbon Defined Names\Lệnh Define
Name\Lệnh Define Name .
Xuất hiện hộp thoại:
+ Nhập tên vùng cần đặt trong hộp văn bản Namẹ
+ Chọn phạm vi tên vùng có hiệu lực trong hộp chọn giá trị Scopẹ + OK.
Chú ý:
- Ngoài cách đặt tên vùng trên, ta có thể sử dụng lệnh Name box để đăt tên vùng như sau:
+ Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên + Kích chuột vào Name box
+ Nhập tên vùng mới (theo qui định) + Enter.
- Tên vùng phải có độ dài 255.
- Ký tự đầu tiên của tên vùng phải là ký tự chữ cái, hoặc ký tự gạch dưới (_), hoặc dấu gạch chéo ngược (\). Các ký tự còn lại trong tên cùng có thể là chữ cái, chữ số, dấu chấm
- Tên vùng không được sử dụng các ký tự: Ký tự trống, và một số kí tự đặc (Ví dụ như: *, /,...). Tên vùng không được giống các địa chỉ tham chiếụ Tên vùng không được đặt là C.
- Tên vùng không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
- Tên vùng mới trùng với tên vùng đã có thì vùng mới sẽ thay thế vùng cũ. c. Xóa, Sửa tên vùng
+ Formulas\Nhóm ribbon Defined Names\Lệnh Name Manager Xuất hiện hộp thoại:
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 91 + Chọn tên vùng cần xóa, sửạ
+ Kích chuột vào lệnh Delete để xóa tên vùng; Hoặc kích chuột vào Edit để sửa tên vùng (Sửa tên vùng trong hộp thoại Edit name xong kích chuột OK để kết thúc sửa tên vùng); Hoặc kích chuột vào Refers to để thay đổi vùng dữ liệu cho tên vùng đang chọn.
+ Kích chuột vào lệnh Closẹ
3.4.8. Các kiểu dữ liệu trong Excel
3.4.8.1. Kiểu số (Number)
Giá trị kiểu số có một số đặc điểm sau: - Sử dụng các ký tự từ 0 đến 9
- Có thể bắt đầu bởi dấu + hoặc –
- Giá trị số đặt trong cặp ngoặc tròn khi nhập trực tiếp vào ô được Excel hiểu là số âm.
- Thông thường, nếu trong giá trị kiểu số sử dụng dấu chấm ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân thì dấu phẩy sẽ được sử dụng để ngăn cách giữa hàng (nghìn, triệu, tỷ,...).
Ví dụ: Giả sử máy tính đang sử dụng dấu chấm ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân.
Dữ liệu nhập vào ô Kiểu dữ liệu Giá trị hiện trong ô
-100 Số -100 (50) Số -50 5.1 Số 5.1 1,000 Số 1000 1,5 Ký tự 1,5 1.000.000 Ký tự 1.000.000
3.4.8.2. Kiểu ngày (Date)
Dữ liệu kiểu ngày trong Excel tương đương với một giá trị số tự nhiên, trong đó ngày 1/1/1900 có giá trị số tương đương bằng 1. Như vậy, trong Excel chỉ có thể biểu diễn các dữ liệu ngày từ ngày 1/1/1900 trở lại đâỵ
Cách nhập dữ liệu kiểu ngày trong Excel được qui định bởi hệ điều hành Windows (Mục Region and Language trong Control panel). Khi nhập dữ liệu kiểu ngày trong Excel phải đặc biệt chú ý xem máy tính đang sử dụng định dạng ngày theo trật tự nào và nhập theo đúng trật tự đó. Thông thường có 2 dạng nhập dữ liệu phổ biến hay gặp là nhập theo trật tự: Tháng/Ngày/Năm hoặc Ngày/Tháng/Năm.
Ví dụ: Giả sử máy tính đang ở chế độ nhập giá trị ngày theo trật tự tháng/ngày/năm.
Dữ liệu nhập vào ô Kiểu dữ liệu Giá trị hiện trong ô
2/13/2014 Kiểu ngày 2/13/2014
2/13/14 Kiểu ngày 2/13/2014
13/2/2014 Kiểu ký tự 2/13/2014
5/2014 Kiểu ngày May-14
13/2010 Kiểu ký tự 13/2010
3/4 Kiểu ngày 4-Mar
15/4 Kiểu ký tự 15/4
3.4.8.3. Kiểu giờ (Time)
Dữ liệu kiểu giờ trong Excel tương đương với một giá trị số thực dương nhỏ hơn 1.
Cách nhập dữ liệu kiểu giờ trong Excel theo một trong các cách: Giờ:phút:giây; Giờ:Phút; Giờ AM; Giờ PM; Giờ:phút:giây AM Giờ:Phút PM
Ví dụ: Giả sử máy tính đang ở chế độ nhập giá trị ngày theo trật tự tháng/ngày/năm.
Dữ liệu nhập vào ô Kiểu dữ liệu Giá trị hiện trong thanh công thức
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 93
5 AM Kiểu giờ 5:00:00 AM
6:30:15 Kiểu giờ 6:30:15 AM
4:30 PM Kiểu giờ 4:30:00 PM
3.4.8.4. Kiểu chuỗi ký tự (Text)
Các giá trị nhập vào không phải kiểu số, kiểu ngày tháng, thời gian,... đều có thể coi là kiểu chuỗị
Để giá trị nhập vào luôn có kiểu ký tự, ta bắt đầu bởi dấu nháy đơn ( ' ).
Ví dụ:
Dữ liệu nhập vào ô Kiểu dữ liệu Giá trị hiện trong ô
009 Kiểu số 9
'009 Kiễu chuỗi ký tự 009 915a Kiễu chuỗi ký tự 915a Hà nội Kiễu chuỗi ký tự Hà nội
Chú ý:
Ở chế độ ngầm định, khi nhập giá trị nhập vào ô mà không phải kiểu ký tự thì luôn được Excel tự động căn lề phảị Riêng kiểu ký tự luôn căn lề tráị
3.4.9. Hàm trong Excel
Hàm là một chương trình con có sẵn trong Excel để thực hiện một yêu cầu nào đó về tính toán, xử lý, thống kê, ... mà bằng các phép toán có trong Excel không thể xử lý trực tiếp được.
Chú ý:
- Hàm luôn trả về một giá trị thuộc một kiểu dữ liệu nào đó. -Tên hàm trong Excel không phân biệt chữ hoa, chữ thường. - Hàm luôn nằm trong một công thức.
- Dạng hàm tổng quát của một hàm:
Tên hàm(Đối số 1, Đối số 2,...., Đối số n)
- Trong dạng hàm tổng quát của một hàm, nếu đối số đặt trong ngoặc vuông [ ] thì không bắt buộc phải có, ngược lại bắt buộc phải có.
- Hàm không có đối số vẫn phải có cặp ngoặc tròn ( ) theo sau tên hàm.
- Khi nhập tên hàm trong Excel, nếu gõ dấu mở ngoặc tròn ( mà không thấy xuất hiện dạng hàm tổng quát thì tên hàm sai hoặc Hàm đang dùng thuộc nhóm hàm ngoại laị Nếu tên hàm sai, khi kết thúc nhập cho ô sẽ nhận được thông báo lỗi #NAMẺ
3.4.10. Biểu thức
ạ Biểu thức số
Gồm tập hợp các giá trị có kiểu số hoặc kiểu ký tự dạng số kết nối với nhau bởi các phép toán số học: + (Cộng) , - (Từ), * (Nhân), / (Chia), ^ (Luỹ thừa), % (Phần trăm).
- Các phép toán trong cặp ngoặc tròn được ưu tiên thực hiện trước.
- Trình tự ưu tiên các phép toán: Phần trăm thực hiện trước, rồi đến lũy thừa, tiếp theo là các phép toán nhân, chia và cuối cùng là cộng, trừ. Cùng mức độ ưu tiên sẽ thực hiện từ trái qua phảị
b. Biểu thức ký tự:
Gồm tập hợp các giá trị kết nối với nhau bởi phép toán & (và). Biểu thức ký tự trong Excel có chức năng chính là ghép các chuỗi ký tự lại thành một chuỗi ký tự.
Chú ý:
Trong biểu thức ký tự, chuỗi ký tự phải được đặt trong cặp dấu nháy kép "..."
c. Biểu thức so sánh
Gồm 2 biểu thức (có thể so sánh được với nhau trong Excel) kết nối với nhau bởi các phép toán so sánh:
= (bằng), > (lớn hơn), < (nhỏ hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng), <= (nhỏ hơn hoặc bằng), <> (khác nhau).
Chú ý:
- Biểu thức so sánh luôn trả về một trong 2 giá trị logic TRUE hoặc FALSẸ - Bản chất của giá trị logic là một giá trị số, trong đó giá trị logic TRUE có giá trị số tương ứng là 1, FALSE có trị số tương ứng là 0
- Các phép toán so sánh viết như sau là sai: =<, =>, >< , #
3.4.11. Công thức
Công thức trong Excel luôn bắt đầu bởi dấu bằng =, theo sau là biểu thức cần tính toán, xử lý, thống kê,...
Ô chứa công thức chỉ hiển thị giá trị kết quả của công thức. Còn công thức của ô sẽ hiển thị trên thanh công thức khi ta làm việc với ô đó.
3.5. Thao tác với Workbook 3.5.1. Mở Workbook mới 3.5.1. Mở Workbook mới
Kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào nút lệnh New/kích chuột vào nút lệnh Blank workboob (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N; Hoặc kích chuột vào nút lệnh New trên thanh truy cập nhanh nếu có) để mở một workbook mớị
Chú ý:
+ Để mở một workbook mẫu, ta kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào